1、檔案管理學(xué)第一部份 檔案一、 檔案的起源：我國(guó)最早的檔案是甲骨檔案，產(chǎn)生于公元前年前的殷商時(shí)期，是我國(guó)考古工作者在河南安陽(yáng)小屯村發(fā)掘的。甲骨文是指刻在龜甲和獸骨上的文字，是迄今為止發(fā)現(xiàn)的我國(guó)歷史上最早的文字記錄，內(nèi)容多是商王室占卜的記錄。占卜雖然是一種迷信，但在當(dāng)時(shí)的歷史條件下，卻是商王朝的一種重要活動(dòng)，凡祭祀、軍事、農(nóng)耕、狩獵或者關(guān)于風(fēng)雨、年成、疾病等，都要占卜，記載在龜甲或獸骨上，集中保存起來(lái)，通常說(shuō)中國(guó)有幾千年文字可考的歷史，主要是以這些甲骨檔案為信證，因而它是我們的國(guó)寶。甲骨檔案的發(fā)現(xiàn)是偶然的，發(fā)現(xiàn)者是王懿榮先生，傅斯年年組織挖掘了安陽(yáng)殷墟，此前有些散存在社會(huì)上。商、周時(shí)期，還有鑄在青

2、銅器上的銘文，記載王族恩賜、征戰(zhàn)經(jīng)過(guò)、劃定疆界等。春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，冶煉技術(shù)有很大大發(fā)展，鄭國(guó)大夫子產(chǎn)首先將刑書(shū)鑄于鼎上，叫做刑鼎，歷史上成文法的公布，大致上始于這一時(shí)期。還有些是將文告之類的刻在石頭上。金文檔案和金石檔案統(tǒng)稱為金石檔案。此外還有簡(jiǎn)牘檔案，即書(shū)寫(xiě)在竹片和木牘上的文字，事情簡(jiǎn)單、字?jǐn)?shù)不多，寫(xiě)在狹長(zhǎng)的單片竹簡(jiǎn)或較方的木牘上即可；事情重大，字?jǐn)?shù)很多，則簡(jiǎn)片連起來(lái)，匯集成冊(cè)，“造冊(cè)上報(bào)”這個(gè)詞，就是那時(shí)傳下來(lái)的?！败爸耠y書(shū)”這個(gè)成語(yǔ)，也是那時(shí)流傳下來(lái)的。馨：用盡的意思，即用盡所有的竹簡(jiǎn)也難書(shū)寫(xiě)完。秦漢以后，一些重要文件用絲織品書(shū)寫(xiě)，稱縑帛檔案。縑帛檔案可以卷成一卷、一軸，所以量詞用卷、卷軸

3、。西漢時(shí)期，蔡倫在公元年發(fā)明紙張，導(dǎo)致了檔案制成材料的第一次革命。（造價(jià)低，體積小，便于交流）。檔案制成材料的第二次革命是現(xiàn)代照片的誕生（年）及計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)。年月日日在北京召開(kāi)了第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)，為慶祝這次大會(huì)的召開(kāi)，郵電部發(fā)行了一套郵票，名為中國(guó)古代檔案珍藏，共四枚。、 甲骨檔案商代龜甲（商代出士的刻辭卜甲）、 簡(jiǎn)牘檔案漢代木牘（中國(guó)最早的郡級(jí)檔案）、 金石檔案明代鐵券、 紙質(zhì)檔案清代圖書(shū)（清帝向比利時(shí)國(guó)君遞送的國(guó)書(shū)）這套照片記載著檔案的發(fā)展歷程。二、檔案的定義：各國(guó)對(duì)檔案一詞下的定義有所不同。如：美國(guó)大百科全書(shū)（）“檔案，是在執(zhí)行法律和處理事務(wù)中制成或收到的因具有永久價(jià)值而保存起來(lái)的文

4、件的有機(jī)體，包括文稿、簿冊(cè)、地圖、錄音帶和其他文獻(xiàn)材料在內(nèi)?！狈ㄌm西共和國(guó)檔案法（）：“任何自然人和法人、任何國(guó)家機(jī)關(guān)或組織、任何機(jī)構(gòu)和部門，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”構(gòu)成比較科學(xué)的檔案定義，應(yīng)該包括四個(gè)要素：、來(lái)源，、屬性，、形態(tài)，、特點(diǎn)。檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。檔案法第二條：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。含義

5、：、來(lái)源：由文件轉(zhuǎn)化來(lái)的。文件轉(zhuǎn)化成檔案應(yīng)具備三個(gè)條件，辦理完畢的文件。辦理完畢是指文書(shū)處理程序上告一段落。正在承辦中的文件不是檔案。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，但不是所有文件的歸宿。有查考利用價(jià)值的文件，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。按一定規(guī)律保存起來(lái)的文件。經(jīng)過(guò)分類、立卷集中保存起來(lái)的文件。、屬性：是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中形成的。形成者：官方性質(zhì)的各種機(jī)關(guān)單位；半官方性質(zhì)的或非官方性質(zhì)的社團(tuán)組織，某些個(gè)人。特定的社會(huì)活動(dòng)：機(jī)關(guān)，依法行政；社團(tuán)，行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)；個(gè)人，手稿、信件、家譜等。、形式：一是指檔案信息的記錄方式：文字、圖表、聲音、圖像。二是指檔案載體的形

6、式，比如甲骨、簡(jiǎn)牘、紙張、照片、磁帶等。、 特征：是歷史的原始記錄，是特定的形成者在當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物，不是事后編寫(xiě)或隨意收集的材料，具有原始性的特點(diǎn)。三、檔案的作用：檔案的作用是多方面的，概括起來(lái)有兩個(gè)基本方面：即憑證作用和參考作用。憑證作用：落實(shí)政策，法律訴訟等參考作用：制定計(jì)劃，組織生產(chǎn)，編寫(xiě)史料、水利設(shè)施等。四、檔案的種類：按內(nèi)容分有文書(shū)、人事、會(huì)計(jì)、科技、戶籍、婚姻、房地產(chǎn)等第二部份檔案管理體制我國(guó)檔案管理的基本原則是，集中統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于黨和國(guó)家各項(xiàng)工作的利用。如何體現(xiàn)和貫徹這一原則？成立機(jī)構(gòu)檔案機(jī)構(gòu)：檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)檔案館國(guó)家綜

7、合檔案館、國(guó)家專業(yè)檔案館、部門檔案館、廠礦、學(xué)校檔案館等。檔案室關(guān)系：上級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)對(duì)下級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系，檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案館、檔案室具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系；機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系，各級(jí)各類檔案館室之間均無(wú)隸屬關(guān)系，但有協(xié)作關(guān)系。第三部份機(jī)關(guān)檔案與機(jī)關(guān)檔案工作、 機(jī)關(guān)：泛指國(guó)家、政黨和人民團(tuán)體為實(shí)現(xiàn)其職能而組織的某些固定的能獨(dú)立行使職權(quán)的機(jī)構(gòu)。根據(jù)職能性質(zhì)的不同，我國(guó)現(xiàn)行機(jī)關(guān)大致分為：國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)行政機(jī)關(guān)黨務(wù)機(jī)關(guān)司法機(jī)關(guān)軍事機(jī)關(guān)、 機(jī)關(guān)檔案：是各種類型的機(jī)關(guān)在履行職能的活動(dòng)中形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種原始記錄。有文書(shū)檔案和

8、專門檔案（如訴訟、婚姻、審計(jì)檔案等）之分。、 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)關(guān)檔案工作有三項(xiàng)內(nèi)容：對(duì)本機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行管理對(duì)本系統(tǒng)及其下屬單位的檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)對(duì)本單位文書(shū)處理部門和業(yè)務(wù)部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。檔案管理工作可歸納為：對(duì)本機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行管理。檔案管理可歸納為兩個(gè)方面，八個(gè)環(huán)節(jié)，一是檔案實(shí)體管理，即：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)，信息管理，即：檢索、編研、利用。對(duì)本系統(tǒng)及直屬單位檔案進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。以國(guó)家關(guān)于檔案工作的原則、方針、法規(guī)、制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)，對(duì)本系統(tǒng)所屬單位的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)劃、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。對(duì)本單位文書(shū)處理部門和業(yè)務(wù)部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)

9、行指導(dǎo)。對(duì)機(jī)關(guān)各部門的文件從形成、積累到立卷歸檔的全過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)，包括歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔質(zhì)量，即歸檔制度。第四部分：各工作環(huán)節(jié)一、 收集、 內(nèi)容：檔案館、室保存的大量檔案，不是自身形成的，而是向各機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)各部門以及個(gè)人接收或征集來(lái)的，此環(huán)節(jié)稱收集。收集工作有以下三方面的內(nèi)容：本機(jī)關(guān)文書(shū)部門和業(yè)務(wù)部門移交的檔案。收集與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料，如業(yè)務(wù)刊物、文件匯編等。接收撤銷機(jī)關(guān)的檔案。、 意義：收集收集工作是貫徹檔案工作基本原則的重要內(nèi)容和具體措施。收集工作為檔案工作提供物質(zhì)前提。收集工作的好壞關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)，尤其影響檔案的開(kāi)發(fā)利用。、 要求：注意檔案的形成特點(diǎn)：處理完畢、有

10、查考價(jià)值、規(guī)律、避免“有文必檔”。必須注意系統(tǒng)性、完整性，能反映本單位的歷史面貌和工作特色。加強(qiáng)與各部門聯(lián)系、掌握機(jī)關(guān)活動(dòng)情況。、 措施：確保齊全完整。注意歸檔外的收集：結(jié)合節(jié)日前的保密檢查收集。結(jié)合機(jī)構(gòu)的調(diào)整與人員的調(diào)動(dòng)收集。結(jié)合工作的階段性收集（重要會(huì)議的結(jié)束、案件處理完畢等）。增加機(jī)關(guān)工作人員的歸檔意識(shí)：宣傳內(nèi)容主要是檔案法，方式有會(huì)議、展覽、陳列等。列入機(jī)關(guān)管理制度和目標(biāo)考核內(nèi)容。二、征集：特色檔案：突出反映本地自然地貌、疆域沿革、歷史發(fā)展、風(fēng)土人情，名人軼事，典籍掌故、物產(chǎn)資源等。做到以下幾個(gè)方面：一是廣泛深入地進(jìn)行調(diào)查研究，明確本地區(qū)地方特色，制定規(guī)劃、明確內(nèi)容、要求、方法、步驟等

11、。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三是注意收集與之相關(guān)的資料。本館有：名優(yōu)特產(chǎn)，四特酒、豐城凍米糖，高安大觀樓腐竹等的資料、獲獎(jiǎng)證書(shū)、照片。名人：胡桔根，全省玉茗花戲劇節(jié)獲一、二、三、四屆編劇一等獎(jiǎng)，木鄉(xiāng)長(zhǎng)等的手高、評(píng)價(jià)文章等。清江中學(xué)的剪紙、體育獲獎(jiǎng)?wù)掌?。二、整理?意義 檔案的整理工作是檔案利用的前提。檔案整理促進(jìn)檔案的收集。檔案的整理便于檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和檢索。、 內(nèi)容就是對(duì)檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目，使檔案由無(wú)序變有序。具體內(nèi)容，區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的的編制等等。、 原則： 保持文件之間的歷史聯(lián)系（來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式），如請(qǐng)求和批復(fù)、底稿和正稿、正文與附表

12、。特殊的如房地產(chǎn)檔案 地契房契及買賣情況、房籍檔案、婚姻檔案等。整理檔案必須利用原有基礎(chǔ)。整理檔案必須便于保管利用。、 全宗與全宗劃分（一） 全宗： 全宗就是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)或者人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的整體。是組成部分國(guó)家檔案的基本單位。檔案必須按全宗來(lái)整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。這樣才能科學(xué)地保持文件之間的歷史聯(lián)系，全面地反映機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史面貌，便于檔案的保管利用。全宗不僅是個(gè)整理方法問(wèn)題也是一條原則，一條理論，稱為全宗原則或全宗理論。全宗理論的形成和發(fā)展，對(duì)整個(gè)檔案工作產(chǎn)生的巨大影響，全宗理論的確定，對(duì)檔案館（室）的檔案管理，有闐重要的指導(dǎo)和組織作用。 全宗理論

13、的形成和發(fā)展：十八世紀(jì)歐洲一些國(guó)家采用的是事由原則，即按照事由（問(wèn)題）來(lái)整理檔案，而不管是由哪個(gè)機(jī)關(guān)形成的檔案。是圖書(shū)的分類模式。缺點(diǎn)是混淆了檔案的來(lái)龍去脈，模糊了檔案形成的具體的歷史背景，給檔案的查找利用造成了很大的困難。十九世紀(jì)中葉，1841年，法國(guó)人提出“尊重全宗”的原則。1881年，普魯士人提出“登記室原則”，即不要打亂機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)室整理的形態(tài)。1989年，荷蘭人提出來(lái)源原則，即維護(hù)檔案在機(jī)關(guān)形成時(shí)的本來(lái)面貌和有機(jī)聯(lián)系。我國(guó)古代雖然沒(méi)有全宗理論，但管理檔案是按各關(guān)、衙署來(lái)分別保管的，即近似于全宗思想，如宋代，全國(guó)從中央到地方都建立了各級(jí)檔案庫(kù)存架閣庫(kù)，吏、戶、禮、兵、刑、工六部的檔案，在部

14、里存三年后送架閣庫(kù)，在那里是各自分開(kāi)保存的。明清兩代，后湖黃冊(cè)庫(kù)、皇史宬、內(nèi)閣大庫(kù)等，都是具有國(guó)家規(guī)模的檔案館，保存的多為皇家御用檔案文冊(cè)，在管理上是分開(kāi)朝代，分開(kāi)形成機(jī)關(guān)的，如明代的六部，清代的內(nèi)閣，軍機(jī)處，內(nèi)務(wù)府等，無(wú)具有按“全宗”管理檔案的樸素思想。中華人民共和國(guó)成立以后，我國(guó)實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，使全宗理論有了發(fā)展和完善，如全宗構(gòu)成的條件，如何區(qū)分全宗、人物全宗、全宗的補(bǔ)充形式、判定檔案所屬全宗。 全宗構(gòu)成的條件，立檔單位，一個(gè)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體必須在行政上、財(cái)務(wù)上和組織人事上具有一定的獨(dú)立，具體說(shuō)：第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義對(duì)外行文。第二，是一個(gè)預(yù)算會(huì)計(jì)單位或是獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核

15、算單位，第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)和人員，并有一定的人事任免權(quán)（第一條為主） 人物全宗，社會(huì)知名人士，如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。包括：著作、手稿、日記、信件、遺囑經(jīng)及記載個(gè)人家族或家庭社會(huì)活動(dòng)的全部材料及社會(huì)給予的有關(guān)材料（報(bào)道、評(píng)價(jià)等）立檔單位的變化和全宗的劃分由于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展變化和工作的需要，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些機(jī)關(guān)單位的撤銷、合并、增設(shè)以及名稱的變化、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等，有些會(huì)影響全宗的劃分，有的不影響，主要應(yīng)辨別哪些是根本性變化，哪些是非根本性的。如：舊政權(quán)機(jī)關(guān)與解放后人民政府機(jī)關(guān)，其政治性質(zhì)根本不同，應(yīng)該將檔案分開(kāi)，各自構(gòu)成全宗。機(jī)

16、關(guān)工作地點(diǎn)、名稱、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的變更，職能的擴(kuò)大、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整等，不屬根本性變化，不產(chǎn)生新的立檔單位，變化前后同屬于一個(gè)全宗。5分類分類就是在區(qū)分全宗的基礎(chǔ)上，對(duì)立檔單位所形成的檔案按其來(lái)源、產(chǎn)生的時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分成若干層次和類型，構(gòu)成有機(jī)體系。各種分類方法：年度分類法：每一年分一個(gè)類。優(yōu)點(diǎn)，簡(jiǎn)便易行，能保持文件之間在時(shí)間方面的聯(lián)系。注意跨年度文件的處理，計(jì)劃、總結(jié)應(yīng)按落款日期歸檔，涉及到幾個(gè)年度的，如五年規(guī)劃、十年規(guī)劃，規(guī)劃放在針對(duì)的第一年，總結(jié)放在針對(duì)的最后一年，會(huì)議如跨年度，文件不能拆散，放入會(huì)議開(kāi)幕的一年。組織機(jī)構(gòu)分類法，按立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類，優(yōu)點(diǎn)，反映文件之間在來(lái)

17、源方面的聯(lián)系，標(biāo)準(zhǔn)明確，簡(jiǎn)單易行。問(wèn)題分類法，又稱事由分類法，優(yōu)點(diǎn)，保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，便于按專題查找，提供利用。各種分類方法的聯(lián)合使用：因?yàn)榱n單位存在時(shí)間長(zhǎng)，檔案數(shù)量多，在實(shí)際實(shí)際工作中很少單純使用一種分類法，一般都是分層分類，幾種方法結(jié)合使用。比如：年度組織機(jī)構(gòu)分類法優(yōu)點(diǎn)：與文書(shū)部門和業(yè)務(wù)部門立卷歸檔結(jié)合起來(lái)，每年歸檔的案卷依次排架，不必留空，不需倒架。組織機(jī)構(gòu)年度分類法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的立檔單位或撤銷單位，但要預(yù)留空架，否則第年要倒架。年度問(wèn)題分類法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化比較多的全宗，便于按問(wèn)題查找。問(wèn)題年度分類法適用于撤銷單位和歷史檔案，機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（年國(guó)家檔案局

18、頒布）一般應(yīng)采用年度組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。各機(jī)關(guān)應(yīng)按照檔案內(nèi)容和載體的不同，制定統(tǒng)一的分類方案，又稱分類大綱。：立卷一個(gè)全宗的文件經(jīng)過(guò)分類以后，各類內(nèi)還要進(jìn)一步系統(tǒng)化，將將文件組成案卷，稱立卷（組卷）。程序：組成案卷單位擬寫(xiě)案卷標(biāo)題卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄與備考表案卷封面的編目與案卷的裝訂。案卷的組合方法及擬寫(xiě)案卷標(biāo)題：個(gè)方法，即按六個(gè)特征立卷：?jiǎn)栴}特征。如人事任免、機(jī)構(gòu)調(diào)整等。作者特征。即文件制發(fā)機(jī)關(guān)，如中共某某縣委、某某省委組織部等。文種特征。如各項(xiàng)工作計(jì)劃、各種會(huì)議記錄、通知、報(bào)告等。時(shí)間特征。地區(qū)特征。下發(fā)機(jī)關(guān)來(lái)文或向下的行文。收發(fā)文機(jī)關(guān)特征，種特征的聯(lián)合使用，如某某市委組織部部務(wù)會(huì)議記錄，包括作者、問(wèn)題文種。又如某某市委組織部關(guān)于某某縣干部任免的通知，包括了作者地區(qū)、問(wèn)題、文種。頁(yè)號(hào)，