1、采購管理制度及操作流程一、 目的為了進一步加強公司制度管理，健全企業(yè)采購管理制度，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證采購工作的正常化、規(guī)范化，特制定此制度。二、 工作程序（一） 采購原則1.采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。2.采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。3.配件采購應盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應商洽談。（二）采購申請1.采購之前，采購經(jīng)辦人依照所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量，需求日期及注意事項填寫“物品申請單或采購定單”。2.緊急采購時，由采購部門在“物品申請單”上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。3.若

2、撤銷采購，應立即通知總務后勤人員或采購部人員，以免造成不必要的損失。（三）采購流程1、詢價、比價、議價 （1）經(jīng)辦人員應對廠商的報價資料進行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡方式向供應廠商議價。 (2)凡是最低采購量超過請購量的，采購經(jīng)辦人員在議價后，應在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認后上報。 (3)采購經(jīng)辦人員接到“材料采購單”后應依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進行議價，議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導。 (4)采購部門接到請購部門（生產(chǎn)部、總經(jīng)理辦）以電話聯(lián)絡的緊急采購情況，主管應立即指定經(jīng)辦人員先行

3、詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。 2、訂購 (1)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準的“材料采購單”后，應以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”，材料需按款號標明分包包裝。 (2)各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把“物品申請單或采購定單”交到財務部進行審核，報總經(jīng)理審批后，方能進行采購。(3)采購物料定單必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定PO單號報總經(jīng)理審批后復印一份交與財務。3、整理付款 （1）材料倉庫應按照已辦妥收料的入庫單單，經(jīng)與供應商送貨核對無誤后，于第二日將原始單送會計部門。 （2）缺交應補足者，請購部門應依照實收

4、數(shù)量，進行整理付款。 （3）超交應經(jīng)主管批準后，才能依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。 (四)采購經(jīng)辦人職責1. 建立供應商資料與價格記錄。2. 做好采內(nèi)參市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。3. 詢價、比價、議價及定購作業(yè)。4. 所購物品的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進度的控制。5. 做好平時的采購記錄及對帳工作。（五）采購方式一般情況，采購部門依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購： 1集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。 2長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定

5、供應廠商，議定長期供應價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。 3.未經(jīng)公司主管領(lǐng)導書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有材料供應商；如有更適合供應商而需要替換原供應商的，采購部必須提交書面變更供應商陳述材料，獲得書面批準后方可變更。 4.詢價、議價結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導書面同意方可定價，否則公司不予認可價格；由此引起后果由責任人負全責。 5.采購作業(yè)合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負責，否則視為無效。 6.工程等大額材料合同簽訂由分管采購副總經(jīng)理以上級別人員辦理。（六）采購實施1.“物品申請表”批準簽字且到財務部備案后，辦理借支采購金額或通知財務辦進匯款手續(xù)。2.采購人員按核準的“采購定單或物料申

6、請表”向供應商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后，才能辦理入倉手續(xù)。（七）采購付款方式1.物品采購無論金額多少，一律由經(jīng)辦人簽字，財務經(jīng)理審核，總經(jīng)理核準簽字后方可報銷。2.物料采購付款必須見供應商提供送貨單及我司開出的入庫單、采購定單、收款收據(jù)等單據(jù)方可結(jié)款或開支票。（八）采購經(jīng)辦人行為規(guī)范1. 采購人員應本著質(zhì)優(yōu)價廉的基本原則，經(jīng)過多方詢價、議價、比價后填寫定“采購定單或物品采購申請單”。2. 采購經(jīng)辦人應盡職盡責，不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反原則作出不適當行為者，給予辭退，情節(jié)嚴重者提交公安機關(guān)處

7、理。三、附采購流程圖：公司生產(chǎn)物料采購流程采購定單審批流程采購部人員填寫公司采購定單并編號”財務部批準采購部門主管批準 （一 份） 采購人員分發(fā)“采購定單”給相關(guān)部門并自己保留一份?？偨?jīng)理、總監(jiān)批準 采購人員根據(jù)已批準“采購定單”實施采購并通知倉庫驗貨事宜 倉庫驗收入庫入庫單傳送流程圖財務審核入庫單及付款倉庫驗收物料并根據(jù)送貨單開具入庫單，入庫單必須注明PO單號并留存一聯(lián) 第三聯(lián) 憑入庫單、送貨單、PO單結(jié)款 第三聯(lián) 請 款第二聯(lián) 供 應 商 采 購 對 帳 1、供應商要提供盡可能詳細的資金、經(jīng)營許可證、產(chǎn)品、生產(chǎn)規(guī)模、資信認證等相關(guān)報告。資料越詳細越好。2、采購商將對供應商提供的資料做一個詳

8、細的歸類，把這些客戶歸在哪類客戶，并且給出是否值得扶持、資金是否值得肯定的內(nèi)部分析。3、采購商對供應商的工廠查看。視察廠家規(guī)模是否與他們提供的基礎(chǔ)資料一致。如果有不一致的地方就不予考慮合作。4、采購商向供應商提出樣品需求?？礃悠返某叽纭⒁?guī)格以及其他參數(shù)是否符合需求。5、采購商要通過技術(shù)分析，要有檢驗部門的分析結(jié)果。檢驗包括其價格、質(zhì)量以及其他是否符合要求。6、如果符合要求，采購商對供應商下達一個評審通知書。符合要求的供應商可以進入采購商的供應鏈。對于再好的供應商來說，首先要進入采購商的供應鏈，才能有資格為其提供產(chǎn)品服務。7、采購商與供應商進行初期的商業(yè)談判，正常的談判時間在三個月。8、雙方簽定合同。9、供應商開始對采購商提供小批量的產(chǎn)品。10、采購商對供應商的小批量產(chǎn)品進行復查。所有的小批量產(chǎn)品必須進行嚴格的實驗檢查。11、如果小批量產(chǎn)品通過審核，那么此供應商將為加入采購商的產(chǎn)品目錄。12、供應商加入采購商的產(chǎn)品目錄，每一個目錄都需要自己去評審，每一