1、合同管理程序編制集團成本管理中心日期2012年5月16日審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目的規(guī)范集團公司及異地公司合同管理，減少錯誤成本，確保公司的利益，防范和控制合同風(fēng)險。術(shù)語和定義合同：廣義的合同，具體指以公司名義對外簽訂的一切合同、協(xié)議或合同性文件。狹義的合同指以公司名義對外簽訂的各類國內(nèi)及涉外經(jīng)濟合同，如商品采購、銷售，房屋租賃、保險，工程承包，加工承攬以及聯(lián)營、兼并、合資、合作、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同等，但即時結(jié)清者、采用固定格式的勞動合同等除外。下面所稱合同如無特別說明均指廣義的合同。合同性文件：指以會議紀(jì)要、承諾書等方式表達的關(guān)鍵合同要點，并具有法律約束力的

2、書面文件。合同責(zé)任部門：根據(jù)成本責(zé)任劃分及專業(yè)管理需求，相關(guān)專業(yè)管理部門對本專業(yè)管理范圍的合同的簽署、執(zhí)行及信息歸集負責(zé)，稱為相關(guān)合同的責(zé)任部門。合同負責(zé)人：合同負責(zé)人主要負責(zé)協(xié)調(diào)與組織合同的履約實施，具體承擔(dān)與合同有關(guān)的事務(wù)，保證合同執(zhí)行按規(guī)定全面到位；負責(zé)合同履約期間，履約雙方往來文件、簽證、信件等相關(guān)合同檔案的管理，及合同檔案的完整移交行政檔案管理部門。一般情況下由集團各中心負責(zé)人及異地公司總經(jīng)理指定分管部門負責(zé)人擔(dān)任合同負責(zé)人。適用范圍集團公司及異地公司的合同標(biāo)準(zhǔn)化、合同策劃（分判）、合同審查（評標(biāo)與談判）、合同執(zhí)行（合同分析、合同交底、合同監(jiān)督、合同支付、合同跟蹤、合同變更、合同索賠

3、）合同評價與獎懲等工作環(huán)節(jié)相關(guān)管理。職責(zé)異地公司合同責(zé)任部門根據(jù)成本控制標(biāo)桿，編制本部門責(zé)任范圍內(nèi)的合同分判清單；根據(jù)合同分判清單指定相應(yīng)的合同負責(zé)人；對審定的本部門合同分判清單存檔備案，作為招標(biāo)及合同管理的主要依據(jù)；跟蹤本部門合同分判清單執(zhí)行情況；審核并確定合同技術(shù)條款；負責(zé)在定標(biāo)基礎(chǔ)上組織合同談判；根據(jù)合同談判結(jié)果，組織合同簽定的相關(guān)工作；按照集團合同簽定的流程要求，負責(zé)合同會簽工作；對相關(guān)合同進行備案管理；負責(zé)本部門合同臺帳的登記，合同動態(tài)信息的歸集；負責(zé)本部門合同“實際+預(yù)測”的月度統(tǒng)計分析。負責(zé)將合同簽約信息及臺帳動態(tài)信息向成本管理部備案。合同責(zé)任人起草合同技術(shù)條款；參與合同會簽與審

4、批的每一個程序，并對其他人的會簽審批意見作出回應(yīng)或修 改；負責(zé)協(xié)調(diào)、組織相關(guān)合同的履約實施以及過程監(jiān)督；負責(zé)合同動態(tài)信息的及時歸集；負責(zé)合同“實際+預(yù)測”的月度統(tǒng)計分析，負責(zé)合同執(zhí)行中的成本超支報警。 異地公司成本部審核合同分判清單，并報異地公司總經(jīng)理審定；將地區(qū)總經(jīng)理審定后的合同分判清單報集團審核；對合同分判清單存檔備案，作為招標(biāo)及合同管理的主要依據(jù)；跟蹤合同分判清單執(zhí)行情況；負責(zé)合同經(jīng)濟條款的起草；負責(zé)合同條款的審核，對經(jīng)濟條款把關(guān)；依照集團制度與授權(quán)，參與合同商務(wù)談判；按照集團合同簽定的流程要求，負責(zé)合同會簽工作；監(jiān)督合同的簽訂，嚴(yán)防合同簽定中徇私舞弊行為；負責(zé)工程合同經(jīng)濟條款執(zhí)行的過程

5、監(jiān)督；負責(zé)工程合同“實際+預(yù)測”的月度統(tǒng)計分析及合同執(zhí)行中的成本超支報警；負責(zé)工程類合同簽約及臺帳信息匯總統(tǒng)計，形成月度報表，并報集團公司成本 管理部；建立本公司的合同管理總臺帳，全面掌握合同的簽定、履行及成本狀況，進行合同動態(tài)管理。集團各職能中心審核業(yè)務(wù)屬類合同，針對合同中涉及的專業(yè)技術(shù)條款提出專業(yè)意見；按照職責(zé)及授權(quán)范圍對合同進行參與、審查、監(jiān)督和糾偏等管理工作，承擔(dān)各類業(yè)務(wù)合同的歸口備案管理，通過審查監(jiān)督合同訂立、合同執(zhí)行與變更。集團成本管理中心負責(zé)組織集團有關(guān)專業(yè)職能部門對各異地公司合同分判清單進行審核，定稿后發(fā)送異地公司；對各異地公司合同分判清單存檔備案，作為評標(biāo)及合同管理的主要依據(jù)

6、；對集團各異地公司合同分判清單的履行情況做動態(tài)管理；審核合同，針對合同中經(jīng)濟條款提出專業(yè)意見；對項目類合同進行備案管理，形成合同匯總臺帳，作為成本動態(tài)管理的依據(jù)；負責(zé)工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本的統(tǒng)籌編制與修改完善；負責(zé)招標(biāo)文件中合同商務(wù)條款的審核；負責(zé)對集團所有項目合同簽約及動態(tài)信息的管理、分析。負責(zé)牽頭組織，有選擇地對各異地公司合同執(zhí)行進行總結(jié)評估。 集團領(lǐng)導(dǎo)層 按照審批權(quán)限履行相關(guān)的合同和合同性文件的審批。工作規(guī)定合同管理原則合同管理的總目標(biāo)是達到行為規(guī)范化，傳遞程序化，經(jīng)營管理和合同管理一體化的標(biāo)準(zhǔn)，將公司合同風(fēng)險降到最低。集團在合同管理體制上采取統(tǒng)一的歸口與分類管理相結(jié)合的辦法。合同管理要切實做

7、到人員、制度落實，實行有領(lǐng)導(dǎo)主管、有專人專管的體系,切實做到分工明確。為對合同進行集中性、規(guī)范性管理，在集團董秘處專門設(shè)一名合同管理員，主要職責(zé)是負責(zé)合同報批、蓋章、銷毀等程序性工作，涉及需與合同相對方溝通確認等實際性工作仍由業(yè)務(wù)部門辦理。委托與授權(quán)法定代表人可依法對外簽訂經(jīng)濟合同，其他人作為法定代表人的代理人簽訂合同時必須有法定代表人的書面授權(quán)，且不得超越授權(quán)權(quán)限。任何人未經(jīng)授權(quán)，不得以本集團及下屬公司名義對外簽訂合同。經(jīng)濟合同必須加蓋公章或合同專用章。集團的公章和合同專用章集中由集團設(shè)專人保管，合同經(jīng)辦人必須經(jīng)法定代表人或授權(quán)人的書面批準(zhǔn)文件方可用印。業(yè)務(wù)人員外出聯(lián)系業(yè)務(wù)，原則上不準(zhǔn)攜帶已

8、蓋公章或合同專用章的空白合同書，如確因特殊需要，必須攜帶已蓋公章或合同章的空白合同外出簽訂的，必須同時符合下列條件：A. 經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員提出書面報告，明確空白合同書使用范圍，受托人的權(quán)限、期限。B 須經(jīng)集團主管領(lǐng)導(dǎo)審查加具意見，報法定代表人批準(zhǔn)。C. 持有法定代表人簽署的法人授權(quán)委托書。D、經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員應(yīng)盡量爭取公司利益最大化，并簽訂保證書，保證其在簽訂合同時不會存在假公濟私現(xiàn)象。已蓋合同專用章的空白合同書由合同管理員統(tǒng)一編號發(fā)放，簽訂合同返回后，未使用完的蓋章空白合同書應(yīng)及時交還合同管理員銷號。訂立合同的基本要求必須遵守國家的法律、法規(guī)及各地方有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,避免簽訂無效合同。必須以維護集團合

9、法權(quán)利和提高經(jīng)營效率為宗旨，貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償” 的雙贏原則。訂立合同條款文字的表達必須準(zhǔn)確、清晰，各方當(dāng)事人權(quán)力和義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，內(nèi)容要素包括（不限于）：A.簽約各方的名稱、地址、聯(lián)系人及方法B.合同標(biāo)的及數(shù)量要求C.質(zhì)量及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求D.價款或報酬E.履約期限、地點和方式F.違約責(zé)任G.解決爭議的辦法H.合同生效約定I.合同編號和簽約日期合同形式有書面、口頭、電子等其他形式，本集團要求對外訂立的正式合同，一律采用書面（紙質(zhì)）的合同文本形式，并在現(xiàn)有條件下優(yōu)先考慮參照集團提供的各類合同示范文本訂立合同。簽訂合同應(yīng)確定履約地在我方所在地,并力爭由我方所在地仲裁委員會仲

10、裁或我方所在地人民法院管轄。歸口管理部門對違反國家和集團管理規(guī)定的合同條款有最終否決權(quán)。合同分類管理項目合同除綜合歸口管理部門外，合同履約實施過程根據(jù)授權(quán)由合同負責(zé)人（合同責(zé)任部門）和專業(yè)分管部門負責(zé)。各專業(yè)分管部門須嚴(yán)格按照授權(quán)文件要求對從合同履約過程中的監(jiān)督、控制直至履約順利完成負責(zé)。分類與專業(yè)分管（包括不限于）如下:序號類別合同或協(xié)議名稱主要專業(yè)分管部門1土地類合同土地轉(zhuǎn)讓、拍賣、出讓合同/拆遷補償?shù)韧恋孬@取相關(guān)合同投資管理中心/開發(fā)部2前期類合同勘察/規(guī)劃/設(shè)計/評估/顧問等設(shè)計部3施工類合同工程施工合同/與工程施工相關(guān)合同工程管理中心/成本部4采購類合同電梯供貨及安裝合同/甲供材料設(shè)

11、備等采購管理中心（成本管理中心采購組）5租售營銷類合同銷售合同/租賃合同/委托代理合同/策劃合同/廣告媒介合同/委托物業(yè)管理合同等營銷管理中心6財務(wù)與資金類合同借貸合同/按揭合同/抵押合同/擔(dān)保合同/抵押物保險合同/審計合同等與資金和財務(wù)管理相關(guān)的商務(wù)合同計劃財務(wù)管理中心7人事類合同員工聘用合同人力資源中心8行政類合同辦公室裝修合同/非生產(chǎn)性資產(chǎn)采購合同/辦公室租用合同/宿舍租用合同/會議事務(wù)安排類別合同等與行政事務(wù)相關(guān)的合同綜合管理中心其他按專業(yè)歸口管理 關(guān)鍵事項合同談判重大合同項目需按公司要求和“公開、公平、公正”的原則，對外招投標(biāo)，招投標(biāo)文件中的法律條款，應(yīng)經(jīng)法務(wù)管理中心預(yù)先審查認可。下

12、列合同原則上必須有法務(wù)管理中心人員參與談判： 合同標(biāo)的在 500 萬元人民幣或等額外幣以上的。 B. 聯(lián)營、兼并、合資、合作、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同。 C. 知識產(chǎn)權(quán)類合同。 D. 合同履行期限在三年(含三年)以上的長期性合同。 E. 公司總裁或分管計財副總裁或分管該項業(yè)務(wù)的直接領(lǐng)導(dǎo)認為有必要的合同。 F. 特別重大的合同（如國際貿(mào)易、重大項目投資等金額在500萬元以上的合同），必須組織精干的談判班子，包括懂政策、熟悉業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)干部和懂技術(shù)、法律、財務(wù)的專業(yè)人員。 合同項目經(jīng)過前期篩選洽談，進入實質(zhì)性的合同談判階段，需要法務(wù)管理中心參與的，業(yè)務(wù)部門負責(zé)人應(yīng)視具體情況提前一段合理時間向法務(wù)管理中心發(fā)出內(nèi)部

13、聯(lián)系函，寫明談判時間，地點，談判內(nèi)容及需法務(wù)管理中心提供的具體協(xié)助等，并負責(zé)提供相關(guān)背景資料。 法務(wù)管理中心收到上述內(nèi)部聯(lián)系函后，根據(jù)具體事項和公司整體工作安排指派相關(guān)法律人員參加。如有其他事務(wù)沖突難以安排的，與業(yè)務(wù)部門協(xié)商改期，不能協(xié)商的，報各自上級領(lǐng)導(dǎo)共同協(xié)商處理。 法務(wù)管理中心參與重大合同項目的談判，負責(zé)防范法律風(fēng)險和法律條款的把關(guān)，對其他事項只起輔助和參考建議的作用。合同起草或與對方聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等工作，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負責(zé)。 合同審查與批準(zhǔn)由合同責(zé)任部門申報，根據(jù)權(quán)責(zé)逐級審批。合同責(zé)任部門應(yīng)對送審合同資料的真實性、可行性、完整性等方面負責(zé)；董秘處合同管理員對合同資料的形式完整性和傳遞及時性負責(zé)

14、；財務(wù)部門對己方的履約能力和稅務(wù)問題等方面負責(zé)；法務(wù)管理中心對合同的合法性、合規(guī)性負責(zé)；分管副總總攬全局，全面對總裁負責(zé)。如因?qū)彶閷徟?zé)任人的過錯最終導(dǎo)致公司損失的，各級審查審批部門在其職責(zé)范圍內(nèi)依其過錯程度承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。合同責(zé)任部門應(yīng)在合同訂立前收集如下資料，合同送審時一并提交：A. 對方的主體資格。經(jīng)辦人員有義務(wù)全面調(diào)查了解合同相對方的主體資格,并應(yīng)要求對方提供加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、組織機構(gòu)代碼證書復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、特許經(jīng)營許可證復(fù)印件等證明資料。必要時還須深入了解其注冊情況的真實性。B. 對方資信情況，看其是否具備履約能力。如對方有關(guān)資金證明不足履約的，應(yīng)要求其提供

15、履約保函或有實力的企業(yè)法人單位擔(dān)保。C. 對方是個人的，應(yīng)收齊其個人及擔(dān)保人（如有）身份證或護照復(fù)印件。D. 對方單位發(fā)生重大變更(如企業(yè)名稱、法定代表人、注冊資本、注冊地址等)，業(yè)務(wù)部門必須重新提供上述文件。E. 如合同總價在人民幣100萬元或等值外幣以上或我司需先履行合同義務(wù)的，業(yè)務(wù)部門還應(yīng)對對方的涉訴情況、債權(quán)債務(wù)情況等進行調(diào)查，以保證對方的履約能力。 F. 簽約前，還必須要求對方提供加蓋單位公章的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明書，作為簽訂合同的法定憑證;與授權(quán)代理人簽訂合同的，還應(yīng)要求對方出具法定代表人身份證明書、法人授權(quán)委托書及被授權(quán)人身份證復(fù)印件，同時審查對方授權(quán)委托書規(guī)定的授權(quán)權(quán)限

16、、期限及被委托人的身份證明。合同條款的分類和審查責(zé)任A. 法律條款：合同中有關(guān)擔(dān)保、雙方權(quán)利義務(wù)、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決等條款為法律條款，由法務(wù)管理中心審查。B. 商務(wù)條款：合同具體標(biāo)的、數(shù)量、價款、定金、保證金、付款方式、履行期限、地點等條款屬商務(wù)條款，由成本和計財部門根據(jù)公司需要和授權(quán)與對方談判確定，審查部門對此提出參考意見或建議。C. 技術(shù)條款：合同中有關(guān)設(shè)備的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)、工程范圍、委托事項、成果提交、售后服務(wù)等具體要求屬技術(shù)條款，由合同責(zé)任部門專業(yè)人員審查，審查部門可提出參考意見或建議，但不負責(zé)實質(zhì)性審查。D. 知識產(chǎn)權(quán)條款：合同中有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓的范

17、圍、年限等具體要求由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)管理中心共同審查，并報集團領(lǐng)導(dǎo)審批。合同送審要求：1）合同送審前，合同經(jīng)辦人及業(yè)務(wù)部門，應(yīng)負責(zé)就合同的以下內(nèi)容進行自檢：A. 簽約雙方的名稱是否準(zhǔn)確；B. 合同及附件中的專業(yè)技術(shù)約定；C. 為完成合同項目，所必須的雙方職責(zé)；D. 合同及附件行文前后有無文字、數(shù)據(jù)等的錯誤或矛盾。2）送審時必須嚴(yán)格按規(guī)定填寫合同審查審批表，并按照本制度6.2.3之具體規(guī)定收集齊對方相關(guān)資料。若上述資料不齊，或無法提供的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)特別書面說明。3）合同經(jīng)辦人員未按上述規(guī)定向?qū)彶槿苏f明有關(guān)情況，致使公司遭受損失的，合同經(jīng)辦人和經(jīng)辦人所在合同責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。合同審查內(nèi)容：

18、1）合同責(zé)任部門對合同審查的內(nèi)容包括：A. 合同的經(jīng)濟性，包括市場供應(yīng)、需求情況調(diào)研屬實性；市場供應(yīng)、需求價格預(yù)測可靠、合理性；應(yīng)予考慮的其它經(jīng)濟因素。B. 合同的技術(shù)性，包括技術(shù)依據(jù)真實、可靠性；技術(shù)措施完備、可行性；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、可行性。C. 合同的可行性，整體項目技術(shù)具有可靠性；經(jīng)濟效益或社會效益具有真實性；具有可操作性。 D. 合同的安全性，涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護或限制措施；簽訂合同不會導(dǎo)致本公司商譽、商業(yè)秘密及其他利益受損。E、業(yè)務(wù)部門認為必須審核的其他內(nèi)容。2） 財務(wù)部門對合同審查的內(nèi)容包括：A. 合同涉及資金的使用是否符合公司統(tǒng)一的資金調(diào)度計劃；B、資金是否在集團核

19、定的預(yù)算內(nèi)；C. 資金、資產(chǎn)的合法性，包括資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)是否合法；資金、資產(chǎn)的用途及使用方式是否合法。 D. 價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性： 價款、酬金的確定是否合理、合法；資金結(jié)算、酬金支付方式是否明確、具體、合法；資金支付時間的財務(wù)可行性、是否符合集團利益及要求；與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他事項。 E.稅票的種類、開具時間等；F.財務(wù)部門認為需審查的其他內(nèi)容。 3) 法務(wù)管理中心對合同的審查內(nèi)容包括：A. 合同的形式要件是否齊備合法。即合同文本是否規(guī)范、合同附件包括對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、特種經(jīng)營許可證復(fù)印件、法定代表人身份證明書、法人授權(quán)委托書等是否齊全、合法，對方單位是否加蓋公

20、章及在復(fù)印件上簽字。B. 主體資格是否合格。主要審查對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件是否有效（即是否經(jīng)過工商年檢）、是否具有相應(yīng)的資質(zhì)證件、其合同行為是否超越法律禁止的特許經(jīng)營范圍，是否具備相應(yīng)資信能力。C. 合同內(nèi)容是否明確、具體、合法，合同條款是否完整、齊備，文字有無歧義，設(shè)定的權(quán)利和義務(wù)是否具體、確切。重大的經(jīng)濟合同、技術(shù)合同、涉及公司資本運營的有關(guān)合同應(yīng)當(dāng)訂有保密條款、廉潔協(xié)議。D. 簽約程序有無特殊要求。對于法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)后方可生效的合同，應(yīng)告知合同經(jīng)辦人員依法辦理。4) 各部門審查人主要依據(jù)經(jīng)辦部門提交的書面資料，對合同及相關(guān)資料進行獨立審查并發(fā)表意見，不受其他人員的

21、干涉。5) 送審合同形式要件不齊備或不合法，主體資格不合格時，合同審查人有權(quán)退回合同或要求經(jīng)辦部門補齊相關(guān)合法證件。合同審查人認為對方單位資信能力不足，確有必要進行資信調(diào)查時，可提出建議。 6）各部門合同審查人對送審合同涉及的專業(yè)技術(shù)問題和技術(shù)條款有權(quán)提出看法和建議，對經(jīng)詢問后經(jīng)辦人及其業(yè)務(wù)部門仍未說明清楚的問題，有權(quán)提出保留意見或不予審查。合同審查時限：合同責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)實際情況在合同審查審批表上標(biāo)明緊急程度，法律部、計劃財務(wù)管理中心按特急、急、一般的順序進行審查，未注明緊急程度的按一般處理。2）緊急程度為同一級別的，審查人一般按送審時間順序進行審查。如遇特殊情況，審查人有權(quán)從公司整體利益出

22、發(fā)，分輕重緩急程度，調(diào)整合同審查時間順序。3) 一般合同，二個工作日內(nèi)審查完畢，較重大或復(fù)雜的合同，在三個工作日內(nèi)審查完畢。特殊情況需要延長的，經(jīng)審查部門與業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人或部門經(jīng)理協(xié)商后適當(dāng)延長。協(xié)商不成的，報共同上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商處理。合同審查意見:1) 各部門審查意見應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可以”等模糊性詞語。否則，視為對合同沒有審查。2) 送審合同經(jīng)各部門合同審查人審查并提出修改意見，業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)按照修改意見修改，之后將修改稿連同合同原稿交由原合同審查人復(fù)核。對經(jīng)合同審查人審核修改后的合同，再次修改送審的，經(jīng)辦人應(yīng)將修改處向合同審查人說明或在合同中標(biāo)明。復(fù)核不合格的，合同審

23、查人有權(quán)退回，要求其繼續(xù)修改直至合格。3) 合同審查完畢，各部門審查人應(yīng)提出明確的審查意見后，將審查完成的合同退回合同管理員進入下一個審批環(huán)節(jié)。4) 合同經(jīng)審查存在問題的，審查人可以口頭或書面形式通知經(jīng)辦人，并將合同移交合同管理員退回。經(jīng)辦人再次送審合同的，應(yīng)附送退回人退回時的書面意見。5) 送審合同（含預(yù)審合同）規(guī)定過于簡單，不能說明主要問題或雙方責(zé)任極不明確時，合同審查人有權(quán)不作具體修改，而在就合同存在的問題提出建議后，將合同移交合同管理員退回。6) 合同經(jīng)辦人或業(yè)務(wù)部門對合同審查人的審查意見有異議時，應(yīng)對該審查人明確提出，并闡明理由。雙方經(jīng)協(xié)商不能達成一致意見時，報各自上級主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。

24、7) 合同經(jīng)辦人或業(yè)務(wù)部門對合同審查人意見有異議，堅持要求上報的，合同審查人應(yīng)將審查意見在合同審查審批表或其他相關(guān)表格上注明，由經(jīng)辦人報上級領(lǐng)導(dǎo)裁決。8) 如有需要，合同審查人可采取合同評審意見表的形式進行審查。對于審查人出具的意見表等，經(jīng)辦人必須隨合同一起上報。9) 合同審查人認為合同中存在需提醒經(jīng)辦部門及經(jīng)辦人員特別注意的重要事項時，可在合同審查結(jié)束時填寫合同履行注意事項表交經(jīng)辦部門簽收。10) 合同評審中形成的一系列意見和表格等為公司內(nèi)部機密，未經(jīng)授權(quán)許可，任何人不得向公司以外的人員包括合同對方提供。11) 為避免工作被動和反復(fù)，合同在對方簽字蓋章確認之前，應(yīng)盡可能先通過我方評審；對方是

25、否蓋章不影響我司對合同的評審；同時，對于我司單方修改過條款，經(jīng)辦人也必須及時征得經(jīng)對方同意，方可審批用印。否則，由此造成的后果，由經(jīng)辦人負責(zé)。 合同印章管理原則上合同需由對方先同意或蓋章，然后送交總裁審批。合同由對方當(dāng)事人簽字蓋章后，經(jīng)辦人及業(yè)務(wù)部門應(yīng)審查合同是否由對方法定代表人或授權(quán)代表人簽字并加蓋公章，且合同正文及附件是否蓋上騎縫章。不符合上述要求的，經(jīng)辦人應(yīng)退回并要求對方改正。合同送交總裁審批前，業(yè)務(wù)部門必須認真核對合同內(nèi)容，一旦定稿不得再有改動。經(jīng)總裁審批同意后，合同經(jīng)法務(wù)管理中心加蓋審核章確認與審核通過的合同版本一致后，才能送交合同章管理員用印。每份合同除應(yīng)在蓋章處蓋章后，還須在合同

26、側(cè)面加蓋騎縫章。合同業(yè)務(wù)部門或其他相關(guān)人員若在總裁審批后簽訂前發(fā)現(xiàn)合同文本確有錯誤，需填寫審批后合同修改申請表，由法務(wù)管理中心審批。修改后的合同，涉及商務(wù)條款或技術(shù)條款內(nèi)容更改或法律條款的重大更改的，需要重新進行審批，由經(jīng)辦人按合同審批程序重新上報審批。其他文字性修改，經(jīng)法務(wù)管理中心審核后不再重新審批。總裁審批后若有大的改動，合同須退回重新修訂，然后再報總裁批示；若為非實質(zhì)性的小改動可在改動處由經(jīng)辦人及法務(wù)管理中心簽字后加蓋校正章或合同章。由總裁簽字的原件將由檔案管理員保留存檔。已審合同因故未能簽署，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時通知合同管理員登記備案。因特殊情況造成已蓋章合同作廢的，業(yè)務(wù)部門需報合同管理員

27、，由合同管理員與法務(wù)管理中心共同辦理銷毀手續(xù)。合同檔案管理經(jīng)審批通過并簽訂的內(nèi)容合法、形式要件合格的合同原件連同合同審查審批表及合同履行過程中所形成的各種單據(jù)、憑證和相關(guān)資料，應(yīng)及時交由檔案管理員歸檔，同時由業(yè)務(wù)部門投入運作。對沒有簽字或者沒有蓋章等不符合合同形式要件的合同在存檔時，檔案管理員應(yīng)退回相關(guān)部門補齊。除與政府部門簽訂的或傳真即生效的特殊合同外，一般合同版本應(yīng)留存于檔案室、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門至少各一份。檔案管理員應(yīng)及時對歸檔合同進行登記。檔案管理人員應(yīng)健全合同臺帳管理，所有送存合同原件均應(yīng)由合同經(jīng)辦人在合同原件簽收登記表上簽字。對經(jīng)辦人送存的合同原件,合同管理人員應(yīng)統(tǒng)一登記、編號,分類

28、保管歸檔并裝訂成冊。檔案管理人員保管的合同原件，可經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)后調(diào)閱、復(fù)印，原則上不準(zhǔn)借出。特殊情況下需要借出的，必須辦理書面出借手續(xù)，重要的合同還須相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。合同檔案的保管期限：1） 國內(nèi)、外貨物買賣合同：A、已按時履約無糾紛的小額合同，短期保管（三年）；金額較大的（100萬元人民幣或等值外幣以上）做長期保管（十年）。B、凡發(fā)生索賠、理賠或有其他糾紛、遺留問題及特殊情況的做長期保管（十年）。2） 國內(nèi)、外成套項目買賣、投資、工程承包、房地產(chǎn)項目、勞務(wù)合作、科技合作等合同、協(xié)議，及實施中形成的主要文件材料等，重要的永久保管，一般的長期保管。3）合同保管期限屆滿，報集團領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)后，由檔

29、案室在法務(wù)管理中心的參與下銷毀。合同的履行與監(jiān)督合同依法成立,即具有法律約束力,必須嚴(yán)格遵守,全面履行。合同責(zé)任部門及合同經(jīng)辦人負責(zé)合同的履行,具體事項如：1）履行合同義務(wù)（如辦理付款，接受或驗收標(biāo)的物，通知對方履行等）；督促合同相對方履行合同義務(wù)； 及時填寫合同履行情況跟進表，并在填寫內(nèi)容發(fā)生變化時及時將該表報送法務(wù)管理中心備查；起草或準(zhǔn)備相關(guān)資料提交法務(wù)管理中心審核，根據(jù)審核人的要求補充相關(guān)資料或解答相關(guān)問題；辦理合同公證、變更、補充等手續(xù)。與合同相對方聯(lián)絡(luò)等合同履行過程中的其他事項。合同履行的跟蹤、審核及監(jiān)督1）法務(wù)管理中心有權(quán)根據(jù)實際情況，安排專人負責(zé)對合同履行情況進行檢查，了解合同權(quán)

30、利義務(wù)、進度、付款等執(zhí)行情況，合同業(yè)務(wù)部門及經(jīng)辦人應(yīng)予以配合。2）合同經(jīng)辦人應(yīng)及時將合同履行情況填寫合同履行情況跟進表并報送法務(wù)管理中心，并及時將合同履行中的異常情況通知法務(wù)管理中心。3）法務(wù)管理中心在跟蹤合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)合同履行有偏差時，應(yīng)及時通過內(nèi)部聯(lián)系函通知合同業(yè)務(wù)部門及經(jīng)辦人采取措施糾正偏差，并視偏差具體情況決定是否向領(lǐng)導(dǎo)匯報。合同付款的跟蹤監(jiān)督：合同付款由合同責(zé)任部門和財務(wù)部門負責(zé)辦理。具體事項按公司財務(wù)制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。合同異議的審查及監(jiān)督1）合同履行過程中，合同雙方或單方對合同所涉法律條款或合同執(zhí)行具體事宜提出異議時或發(fā)生爭執(zhí)時，業(yè)務(wù)部門及經(jīng)辦人不能解決，應(yīng)及時填寫合同爭議

31、審核表，并將所有資料提交法務(wù)管理中心進行審核。2）法務(wù)管理中心對上述異議事項是否合法及符合合同目的等方面進行審查后，應(yīng)填寫合同爭議審核表，并視情況交還經(jīng)辦人簽收或上報領(lǐng)導(dǎo)。合同補充修改的審查及監(jiān)督1）對經(jīng)審批通過的合同或協(xié)議，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按合同或協(xié)議條款執(zhí)行，不得私自修改合同或協(xié)議。若遇合同或協(xié)議條款發(fā)生變更時，對于補充和修改的條款應(yīng)按規(guī)定及時送審和報批后，方可執(zhí)行新的合同或協(xié)議條款。2）任何人以傳真、會議紀(jì)要、備忘錄、補充協(xié)議等形式對已通過審查的合同進行任何實質(zhì)性修改和變更的，必須再次填寫合同審查審批表并提供所有相關(guān)資料按合同審查流程重新報審。向合同對方發(fā)出的一般函件及對方提出意見的函

32、件報法務(wù)管理中心審核。3）實質(zhì)性修改或變更指對合同履行方式、價款、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、質(zhì)量保修期、糾紛解決方式等條款作出修改或變更。4）已審并生效合同的修改，經(jīng)重新報審?fù)ㄟ^后，應(yīng)在修改處加蓋合同雙方合同專用章或校正章并由合同雙方授權(quán)委托人簽名確認。5）對私自修改合同或協(xié)議條款并執(zhí)行者，視情節(jié)按獎懲規(guī)定給予處罰，直至追究其法律責(zé)任。合同糾紛處理合同發(fā)生糾紛，需要法務(wù)管理中心出具法律意見的，業(yè)務(wù)部門按要求填寫書面的法律咨詢 意見表，并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后連同相關(guān)資料一并交法務(wù)管理中心處理。在糾紛未由總裁指定移送法務(wù)管理中心處理之前，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)處理，法務(wù)管理中心可提供參考法律意見和必要的協(xié)助，不直接負責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、談判等。合同在履行過程中發(fā)生糾紛的，具體經(jīng)辦人及其經(jīng)辦部門首先應(yīng)積極協(xié)商解決;經(jīng)協(xié)商，確實無法解決而需法務(wù)管理中心通過法律程序解決的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)以文件呈批表的形式將爭議情況上報，由總裁指定法務(wù)管理中心處理。法務(wù)管理中心得到總裁批復(fù)后，轉(zhuǎn)入訴訟流程處理。 支持文件7.1 【采購管理程序】7.2 【成本管理程序】7.3 【權(quán)責(zé)手冊】 記錄和表單合同審查審批表8.2合同評審意見表 合 同 審 查 表 （工程類合同適用）提交單位提交人