第１章秘書的涵義[本章學(xué)習(xí)要求]●從職業(yè)角度認(rèn)知秘書的涵義和職責(zé)●認(rèn)知秘書職業(yè)化的意義●理解秘書工作的特征●理解秘書工作的要求第一節(jié)什么是秘書一、情景案例在文學(xué)作品里，公司里的秘書往往被描述成這樣一個(gè)特殊群體：靚麗的外表，時(shí)尚的裝束，浪漫的感情，豐厚的收入……容易給人一種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)——秘書是花瓶，吃的是青春飯。事實(shí)上，現(xiàn)代秘書更注重能力和悟性。國外的高級(jí)秘書多為三四十歲的成熟女性，比如比爾·蓋茨的秘書露寶女士，上任時(shí)就是一位42歲的有四個(gè)孩子的母親。露寶把微軟公司看成一個(gè)大家庭，她一直自覺以一個(gè)成熟女性特有的縝密與周到，把公司里里外外打理得妥妥貼貼。露寶以她的教養(yǎng)、經(jīng)驗(yàn)和能力在微軟享有很高的地位，深受比爾·蓋茨的器重和員工的尊重。有人說，比爾·蓋茨是微軟的董事長，露寶是微軟的家長。比爾·蓋茨曾說過：“我和微軟的成功因?yàn)橛新秾毭貢鴮?shí)務(wù)一、情景案例第一節(jié)什么是秘書

在國外，“秘書”一詞源于拉丁文的“secretarius”，意思是“可靠的職員”。英語中的秘書（secretary）與秘密（secret）有著密切的聯(lián)系?，F(xiàn)代西方國家的秘書概念形成于資產(chǎn)階級(jí)工業(yè)革命時(shí)期，是工業(yè)社會(huì)的產(chǎn)物，主要指一種職位或職業(yè)及具有此職位的職員或從事此職業(yè)的人員。（一）秘書的界定二、基本知識(shí)

國際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)

秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下，表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確的判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。歐洲專業(yè)秘書協(xié)會(huì)

秘書對(duì)其上司的活動(dòng)和工作范圍有足夠的了解，能夠替上司分擔(dān)很多工作。她能在一定的范圍內(nèi)作出決定和發(fā)出指示，并在做生意的場合代表她的上司。美國《韋氏秘書手冊(cè)》

今天的秘書決不再是單純的接待員兼打字員，因?yàn)樵絹碓蕉嗟慕?jīng)理希望自己的秘書成為行政管理的助手，以便自己有可能從繁瑣的日常事務(wù)及專門事務(wù)中解脫出來……秘書已經(jīng)成為決策者和執(zhí)行者之間的一座橋梁……一個(gè)精干而可靠的秘書不僅是經(jīng)理和工作人員之間的橋梁，而且還應(yīng)當(dāng)是協(xié)助經(jīng)理的左右手中國秘書學(xué)家常崇宜

秘書，是從事信息性、事務(wù)性、技術(shù)性工作，近距離綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理的職員。下面是從職業(yè)的角度列出的一些有代表性的解釋或描述：中國秘書學(xué)者楊樹森

秘書就是直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)，并以腦力勞動(dòng)為主的工作人員。中國秘書學(xué)家常崇宜

秘書，是從事信息性、事務(wù)性、技術(shù)性工作，近距離綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理的職員。中國秘書學(xué)者楊樹森

秘書就是直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)，并以腦力勞動(dòng)為主的工作人員。中國秘書學(xué)者譚一平

秘書就是為了給上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人中國國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》

秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。（二）秘書的分類作為一種現(xiàn)代的社會(huì)職業(yè)，秘書的種類越來越多，橫向分類也越分越細(xì)。我國對(duì)秘書的分類主要有：1．從秘書服務(wù)的對(duì)象劃分從秘書服務(wù)的對(duì)象劃分，可以分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。公務(wù)秘書是指在國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、國有企事業(yè)單位中，由組織或人事部門選派的承擔(dān)秘書工作的人員，在編制上屬于該單位干部。私人秘書是指由私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭聘請(qǐng)并為私人服務(wù)的秘書。私人秘書在遵守國家法律的前提下，向自己的雇傭聘任者負(fù)責(zé)。他們的工作制度和工作方式具有很大的靈活性和多樣性。2．從秘書工作的性質(zhì)劃分

從秘書工作的性質(zhì)劃分，可以分為黨政秘書、企業(yè)秘書、商務(wù)秘書等。

黨政秘書是輔助黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)集體實(shí)施決策與管理，保障機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的秘書?，F(xiàn)在我國通用的秘書工作的各項(xiàng)原則規(guī)范，主要是針對(duì)黨政秘書制定的。

企業(yè)秘書是在公司企業(yè)中專門為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌公司的各項(xiàng)事務(wù)而服務(wù)的秘書。在私有企業(yè)工作的屬于私人秘書性質(zhì)，在國有企業(yè)工作的屬于公務(wù)秘書性質(zhì)。

商務(wù)秘書是在公司企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)中，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)處理各類商業(yè)性事務(wù)的秘書。目前在我國公司企業(yè)中，純粹的商務(wù)秘書還不多，隨著人們對(duì)商務(wù)秘書在商務(wù)運(yùn)作中的重要性有了更進(jìn)一步的了解和認(rèn)識(shí)，這種局面將會(huì)得到改善。3．從秘書業(yè)務(wù)的內(nèi)容劃分

從秘書業(yè)務(wù)的內(nèi)容劃分，可以分為行政秘書、機(jī)要秘書、文字秘書、事務(wù)秘書、會(huì)議秘書、公關(guān)秘書等。

行政秘書是指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理公務(wù)、實(shí)施管理的秘書機(jī)要秘書是指處理機(jī)關(guān)機(jī)密文件的秘書文字秘書是指專職從事以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書，具有較強(qiáng)的口頭與文字表達(dá)能力，俗稱“筆桿子”。事務(wù)秘書是指負(fù)責(zé)總務(wù)、后勤等事務(wù)性工作或負(fù)責(zé)照顧高層領(lǐng)導(dǎo)、專家生活的秘書會(huì)議秘書是指專門從事會(huì)議策劃、組織、安排、協(xié)調(diào)等工作的秘書公關(guān)秘書是指能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)關(guān)系、處理矛盾、樹立和維護(hù)組織良好形象的秘書

（三）秘書的分級(jí)1．初級(jí)秘書初級(jí)秘書主要從事操作性的服務(wù)工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常程序性的瑣事和雜務(wù)2．中級(jí)秘書中級(jí)秘書主要從事輔助管理事務(wù)和部分操作性事務(wù)，消除領(lǐng)導(dǎo)在決策與管理過程中的各種技術(shù)障礙3．高級(jí)秘書高級(jí)秘書是指秘書部門的負(fù)責(zé)人、助理、首腦機(jī)關(guān)的專職秘書等在社會(huì)實(shí)踐中，對(duì)于初級(jí)秘書、中級(jí)秘書和高級(jí)秘書的劃分方法及相應(yīng)要求，由于各國國情和管理體制等不同而均有差異。（四）秘書職業(yè)化1．我國秘書職業(yè)化的過程

2．我國秘書職業(yè)化的特征（1）服務(wù)對(duì)象多元化（2）業(yè)務(wù)工作專門化（3）勞動(dòng)價(jià)值商品化（4）商務(wù)秘書女性化（5）資格認(rèn)定制度化三、技能訓(xùn)練■訓(xùn)練１下面是《東方魔鬼辭典》和《辦公室魔鬼辭典》中對(duì)“秘書”和“文秘”的解釋，請(qǐng)結(jié)合本節(jié)所學(xué)的基本知識(shí)對(duì)其作出評(píng)判。秘書1．不必打字好，只須線條好。2．董事太太的敵人。3．只消說“董事正在開會(huì)，何時(shí)結(jié)束很難說”便可領(lǐng)取薪金的漂亮女子。文秘1．沏茶倒水者的美稱。2．用化妝盒多于用筆的職工。3．電話最多的紀(jì)錄保持者。4．坐在椅子上等待結(jié)婚之人。秘書

1．領(lǐng)導(dǎo)喜歡有人輔佐，不喜歡有人超過。

2．如果你想向上司提出忠告，你應(yīng)該顯得只是在提醒他某種他本來就知道不過偶然忘掉的東西。

3．至高權(quán)力的守護(hù)者。他們通過處理日程安排、電話和電子郵件而控制著通往權(quán)力的大門?！鲇?xùn)練２下面是人們對(duì)秘書及秘書工作的一些形象化的描繪，請(qǐng)?bào)w會(huì)其中的真義所在。

·從事秘書工作這一行，別人睡覺我清醒，別人度假我站崗，別人娛樂我工作，加班是正常的，不加班是不正常的。·有人風(fēng)趣地說：秘書工作“無法無天”，不受勞動(dòng)法保護(hù)，沒有星期天的概念?！ゎI(lǐng)導(dǎo)開會(huì)我先來，看看座位怎么排；領(lǐng)導(dǎo)講話我先講，看看話筒響不響?！鲇?xùn)練３回憶你看過的文學(xué)作品或影視作品中的秘書人物（或有秘書特征的人物），比如金庸小說《鹿鼎記》中的韋小寶、電視劇《喬家大院》中的孫茂才等，請(qǐng)共同討論分析這些人物身上有什么是值得我們學(xué)習(xí)的？又有什么是我們必須摒棄的？■訓(xùn)練４根據(jù)下列的測試量表對(duì)自己是否適合從事秘書工作進(jìn)行測量。你適合做秘書工作嗎？自我分析二十條：（1）你是不是認(rèn)為，要當(dāng)元帥的士兵不一定是好士兵。（2）小時(shí)候，媽媽如果讓你去打醬油，買菜，再到郵局幫她寄信，回來的時(shí)候還要幫爸爸取放在朋友處的材料，你是不是習(xí)慣先很好地計(jì)劃一下，再有條不紊地完成呢？（3）當(dāng)你工作的時(shí)候，你是不是說“上帝保佑，又到了星期一了”。（4）當(dāng)你考慮一個(gè)問題沒有答案的時(shí)候，能不能換個(gè)角度，甚至從逆向角度加以考慮。（5）小時(shí)候，你能不能看一天的螞蟻搬家。（6）你是不是更喜歡讓別人拿主意，你照著完成即可呢？（7）你無意中知道了別人的一個(gè)秘密，你總是能很好地保密。（8）你從小就很喜歡和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的歡。（9）你是否在做好一件事情之前，就開始很好地考慮后面的事情。（10）上學(xué)時(shí)，是否嘗試過騎自行車長途旅行？（11）小時(shí)候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你會(huì)幫助他做得更好。（12）當(dāng)你成功地完成一件事情后，功勞卻記在了別人頭上，而你從不會(huì)很在意。（13）你從小就是個(gè)熱心腸的人，喜歡到處張羅。（14）說真的，你覺得自己雖然不是個(gè)作家但是文筆還真的不呢。（15）你從小就很細(xì)致，做事情一絲不茍。（16）你喜歡和比你強(qiáng)的人物在一起，并不覺得有壓力。（17）你有一項(xiàng)了不起的本事，那就是很善于彌補(bǔ)別人或者事情的不足。（18）你從小就會(huì)揣摩爸爸媽媽的心思，因此他們也總是夸你是個(gè)很懂事的孩子。（19）你的口才不錯(cuò)。（20）