《采購與應(yīng)付系統(tǒng)》幻燈片本課件PPT僅供大家學(xué)習(xí)使用學(xué)習(xí)完請自行刪除，謝謝！本課件PPT僅供大家學(xué)習(xí)使用學(xué)習(xí)完請自行刪除，謝謝！《采購與應(yīng)付系統(tǒng)》幻燈片本課件PPT僅供大家學(xué)習(xí)使用目錄教學(xué)要求重點(diǎn)難點(diǎn)第一節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)系統(tǒng)概述第二節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo)第三節(jié)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)流程第四節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造分析第五節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程思考題目錄教學(xué)要求教學(xué)要求了解采購與應(yīng)付系統(tǒng)的概述和目標(biāo)掌握采購與應(yīng)付系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程熟悉并掌握采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造掌握采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程教學(xué)要求了解采購與應(yīng)付系統(tǒng)的概述和目標(biāo)重點(diǎn)采購與應(yīng)付系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造重點(diǎn)難點(diǎn)采購業(yè)務(wù)流程圖采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造采購與退貨數(shù)據(jù)流程圖難點(diǎn)采購業(yè)務(wù)流程圖第一節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)系統(tǒng)概述一、采購的概念采購是企業(yè)物資供給部門按已確定的物資采購方案，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需的各種物資的過程。當(dāng)企業(yè)的購貨活動與貨款的支付在時(shí)間上不一致，即購進(jìn)物資而未付款時(shí)，就開成了應(yīng)付賬款。二、采購管理的概念采購管理是通過采購申請、采購訂貨、采購檢驗(yàn)入庫、采購?fù)素洝⒉少彴l(fā)票管理、采購結(jié)算、供給商檔案管理、價(jià)格及供貨信息管理等功能從而實(shí)現(xiàn)對采購過程和應(yīng)付賬結(jié)算進(jìn)展全過程跟蹤管理和控制。第一節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)系統(tǒng)概述一、采購的概念第二節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo)

采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo) 完成應(yīng)付賬款的核算與管理采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo)及時(shí)準(zhǔn)確地完成采購訂貨管理。完成采購的日常業(yè)務(wù)處理。實(shí)現(xiàn)其他有關(guān)業(yè)務(wù)的管理。完成采購分析和統(tǒng)工作，將各種信息傳遞到其他子系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)傳輸通道，實(shí)現(xiàn)各種系統(tǒng)之間的傳輸與共享。第二節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo) 采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo) 完

第三節(jié)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)流程一、采購業(yè)務(wù)流程〔一〕采購業(yè)務(wù)流程圖圖3-1采購業(yè)務(wù)流程圖

第三節(jié)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)流程一、采購業(yè)務(wù)流程圖3-1采（二）采購業(yè)務(wù)流程分析

圖3-1我們給出了采購業(yè)務(wù)流程圖，下面我們將對該業(yè)務(wù)流程圖做出描述。物料使用部門根據(jù)需求（或生產(chǎn)計(jì)劃），編制采購申請單，經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)，批準(zhǔn)的采購申請單提交采購部門，未批準(zhǔn)的采購申請返回需求部門。采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請單、庫存結(jié)存信息和供應(yīng)商信息，選擇合適的供應(yīng)商并填寫采購訂單（采購合同），經(jīng)主管人員審批后交供應(yīng)商確認(rèn)，確認(rèn)的訂單除了提交供應(yīng)商外，如果需預(yù)付款，還要交出納人員根據(jù)訂單金額進(jìn)行預(yù)付款處理。 （二）采購業(yè)務(wù)流程分析

采購訂單是采購系統(tǒng)的核心單據(jù)之一，供給商得到訂單后，進(jìn)展發(fā)貨處理。供給商的發(fā)貨處理，生產(chǎn)兩個單據(jù)，一個是發(fā)運(yùn)單，一個是銷售發(fā)票，由于流程的原因，這兩個單據(jù)常常到達(dá)企業(yè)的時(shí)序是有先后的，采購企業(yè)將根據(jù)不同的到達(dá)時(shí)序做不同的處理。不同的處理將在應(yīng)付業(yè)務(wù)流程中說明。供給商提交發(fā)運(yùn)單給采購部門，采購部門進(jìn)展審核，不合格的發(fā)運(yùn)單退回供給商，合格的發(fā)運(yùn)單提交給采購員填寫收貨通知單并提交質(zhì)檢質(zhì)檢員，質(zhì)檢員根據(jù)到貨的數(shù)量和質(zhì)量對收貨通知單進(jìn)展確認(rèn)。不合格的收貨通知單返回采購員，由采購員填寫退貨通知單給供給商進(jìn)展退貨處理；庫管員根據(jù)確認(rèn)的收貨通知單的數(shù)量，進(jìn)展入庫處理?！恫少徟c應(yīng)付系統(tǒng)》教學(xué)課件庫管員根據(jù)確認(rèn)的收貨數(shù)量，填寫外購入庫單。采購成本對各企業(yè)來說是本企業(yè)的秘密，一般庫倉庫人員不參與采購價(jià)格的管理，因此入庫單只涉及數(shù)量。外購入庫單提交倉庫主管進(jìn)行審核。不合格的外購入庫單返回采購員，由采購人員做進(jìn)一步處理。一方面?zhèn)}庫要根據(jù)合格的外購入庫單的倉庫聯(lián)更新庫存臺賬，另一方面合格的外購入庫單要提交財(cái)務(wù)部門，由相關(guān)財(cái)務(wù)人員分別進(jìn)行材料核算和應(yīng)付款處理。對于材料核算和應(yīng)付款的管理這兩個崗位，可采用兩崗位合一，也可分別設(shè)往來會計(jì)和材料合計(jì)，規(guī)模不同的企業(yè)各有不同。庫管員根據(jù)確認(rèn)的收貨數(shù)量，填寫外購入庫單。采購成本對各

二、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程〔一〕采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖圖3-2采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖

二、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程〔一〕采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖圖3-2〔二〕采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程分析采購?fù)素浀臉I(yè)務(wù)流程一般有兩種情況：一種是在采購業(yè)務(wù)流程中，采購人員填寫的收貨通知單提交質(zhì)檢部門根據(jù)收到的物料進(jìn)展確認(rèn)，假設(shè)物料數(shù)據(jù)或質(zhì)量不合格，那么退還給采購部門，由采購部門填制退貨通知單直接給供給商。這種退貨不涉及入庫單的問題。這里我們重點(diǎn)說明一下已經(jīng)入庫的物料的退貨業(yè)務(wù)。采購?fù)素浭紫纫上嚓P(guān)部門提出退貨申請，經(jīng)采購部門審核批準(zhǔn)后由采購員填寫退貨通知單，提交給庫管員。庫管員根據(jù)通貨通知單，填寫紅字外購入庫單，進(jìn)展出庫處理，流程跟采購入庫一樣，只是數(shù)據(jù)是相反的。〔二〕采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程分析三、應(yīng)付業(yè)務(wù)流程〔一〕應(yīng)付業(yè)務(wù)流程圖圖3-3應(yīng)付業(yè)務(wù)流程圖三、應(yīng)付業(yè)務(wù)流程〔一〕應(yīng)付業(yè)務(wù)流程圖圖3-3應(yīng)付業(yè)務(wù)流程〔二〕應(yīng)付業(yè)務(wù)流程分析（1）出納付款對于出納這個崗位，主要進(jìn)行付款的處理。付款有三種典型的情況：一是預(yù)付款，出納人員根據(jù)采購部門的采購訂單，預(yù)付給供應(yīng)商，并做相應(yīng)會計(jì)憑證：借：預(yù)付賬款——XX供應(yīng)商XXXX 貸：銀行存款/現(xiàn)金XXXX二是償還對供應(yīng)商的欠款，會計(jì)分錄為： 借：應(yīng)付賬款——XX供應(yīng)商XXXX 貸：銀行存款/現(xiàn)金XXXX三是對于現(xiàn)付業(yè)務(wù)，根據(jù)要求現(xiàn)付采購結(jié)算單給供應(yīng)商付款，會計(jì)分錄為： 借：物資采購XXXX 貸：銀行存款/現(xiàn)金XXXX〔二〕應(yīng)付業(yè)務(wù)流程分析（1）出納付款〔2〕采購結(jié)算

采購結(jié)算是對采購發(fā)票進(jìn)展管理并根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購本錢的過程。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購部門錄入的發(fā)票、采購訂單、出納填制的付款單、倉庫填制的入庫單等單據(jù)地行核對，對采購本錢進(jìn)展分?jǐn)偅藢τ唵?、入庫單、采購發(fā)票的數(shù)量與單價(jià)。當(dāng)采購發(fā)票錄入或入庫單確認(rèn)后，系統(tǒng)根據(jù)采購訂單號自動從采購子系統(tǒng)調(diào)入采購訂單文件與相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)展核對，如果核對無誤，那么對采購本錢進(jìn)展確認(rèn)和分?jǐn)?，并產(chǎn)生結(jié)算單，作為憑證處理和更新往來臺賬的根底?！?〕采購結(jié)算

采購結(jié)算是對采購發(fā)票進(jìn)展管理并根據(jù)采購發(fā)票（3）應(yīng)付業(yè)務(wù)核算財(cái)務(wù)部門根據(jù)倉庫提交的外購入庫單、采購部門提交的采購發(fā)票和采購訂單以及出納提交的預(yù)付款的付款單，進(jìn)行采購結(jié)算，并根據(jù)采購結(jié)算單進(jìn)行賬務(wù)處理。首先核對外購入庫單與采購發(fā)票，若采購發(fā)票先到而貨物未到，則做在途物資處理，會計(jì)分錄應(yīng)為：借：在途物資XXX 應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）XXX 貸：現(xiàn)金/銀行存款/應(yīng)付賬款/預(yù)付賬款XXX若采購發(fā)票未到而貨物先到，則應(yīng)做暫估入庫處理，會計(jì)分錄應(yīng)為（實(shí)際成本為例）： 借：原材料XXX應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）XXX 貸：現(xiàn)金/銀行存款/應(yīng)付賬款/預(yù)付賬款XXX 然后是外購入庫單或采購發(fā)示與結(jié)算單中相應(yīng)數(shù)據(jù)的核對，若已經(jīng)付款，若以上憑證的貸方科目為現(xiàn)金；若已經(jīng)預(yù)付款，貸方科目為預(yù)付賬款；若沒有付款，則貸方科目為應(yīng)付賬款。（3）應(yīng)付業(yè)務(wù)核算第四節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造分析一、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造圖圖3-4采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖第四節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造分析一、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能二、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造說明〔一〕初始設(shè)置1、采購類型采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設(shè)定的工程，用戶在使用采購管理系統(tǒng)，填制采購入庫單等單據(jù)時(shí)，會涉及到采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，也需要建立采購類型工程。采購類型不分級次，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)展設(shè)立。例如：從國外購進(jìn)、國內(nèi)購進(jìn)、從省外購進(jìn)、從本地購進(jìn)；從生產(chǎn)廠家購進(jìn)，從批發(fā)企業(yè)購進(jìn)；為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。2、發(fā)運(yùn)方式用戶在處理采購業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)中的運(yùn)輸方式時(shí)，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定這些運(yùn)輸方式。本功能完成對運(yùn)輸方式的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印運(yùn)輸方式。二、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造說明3、供給商檔案建立供給商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應(yīng)付賬管理效勞的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進(jìn)展采購結(jié)算、應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計(jì)時(shí)都會用到供貨單位檔案，因此必須應(yīng)先設(shè)立供給商檔案，以便減少工作過失。在輸入單據(jù)時(shí)，如果單據(jù)上的供貨單位不在供給商檔案中，那么必須在此建立該供給商的檔案。4、期余額設(shè)置

本設(shè)置是第一次啟用該系統(tǒng)時(shí)對應(yīng)付往來臺賬的期初數(shù)據(jù)進(jìn)展錄入，設(shè)置完成后往來臺賬的期初數(shù)應(yīng)與往來明細(xì)賬的期初數(shù)一樣，同時(shí)也要將期初暫估入庫期初在途等數(shù)據(jù)記入采購賬中，期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能輸入。3、供給商檔案5、其他設(shè)置●業(yè)務(wù)控制該設(shè)置是對入庫單編號及發(fā)票默認(rèn)稅率的設(shè)置。編號有手動編號和系統(tǒng)自動編號兩種，稅率可根據(jù)有關(guān)規(guī)定設(shè)置?！窆矃?shù)是對存貨是否分類、供給商是否分類、是否啟用外幣、輔助計(jì)量單位、啟用會計(jì)月分等的設(shè)置，可根據(jù)需要設(shè)置。●結(jié)算選項(xiàng)該項(xiàng)是對費(fèi)用是否分?jǐn)偟饺霂毂惧X進(jìn)展設(shè)置，如果是商業(yè)企業(yè)那么不設(shè)置該項(xiàng)。●應(yīng)付參數(shù)包括應(yīng)付款核銷方式〔單據(jù)、產(chǎn)品〕，預(yù)付款核銷方式〔余額，單據(jù)〕，匯兌損益方式〔月末處理〕，應(yīng)付確認(rèn)日期依據(jù)〔業(yè)務(wù)日期，單據(jù)日期〕，現(xiàn)金折扣是否顯示等?！恫少徟c應(yīng)付系統(tǒng)》教學(xué)課件〔二〕、業(yè)務(wù)處理1、采購訂單采購訂單是購銷雙方共同簽署的、以此確認(rèn)采購活動的標(biāo)志，相當(dāng)于采購合同。采購訂單應(yīng)根據(jù)采購申請和供應(yīng)商檔案文件進(jìn)行填寫，當(dāng)與供貨單位簽定采購意向協(xié)議時(shí)，可以將采購協(xié)議輸入計(jì)算機(jī)，并打印出來報(bào)采購主管審批。它是物資在采購業(yè)務(wù)中流動的起點(diǎn)，是采購管理系統(tǒng)的核心。包括訂單的新增、修改、刪除、審核等，經(jīng)審核后的訂單不能修改、刪除。采購訂單的內(nèi)容可以直接錄入，也可以從購貨合同數(shù)據(jù)復(fù)制。審核訂單可以有三種含義，用戶可以根據(jù)企業(yè)需要進(jìn)行選擇一種：①采購訂單輸入計(jì)算機(jī)后，交由供貨單位確認(rèn)后的訂單；②如果訂單是由專職錄入員輸入的，由業(yè)務(wù)員進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，輸入正確的訂單；③經(jīng)過采購主管批準(zhǔn)了的訂單。〔二〕、業(yè)務(wù)處理1、采購訂單2、采購入庫單 采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)按進(jìn)出倉庫方向劃分為：外購入庫單、退貨單〔在計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)流程中章采用紅字外購入庫單表示退貨單〕；按業(yè)務(wù)類型劃分為：普通業(yè)務(wù)入庫單、特殊業(yè)務(wù)入庫單等。采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或采購發(fā)票產(chǎn)生。在實(shí)際工作中，用戶可根據(jù)到質(zhì)檢員確認(rèn)的收貨通知單直接在計(jì)算機(jī)上填制采購入庫單〔即前臺處理〕，也可以先由人工制單而后集中輸入〔即后臺處理〕，用戶采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，一般來說業(yè)務(wù)量不多或根底較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，那么比較適合采用后臺處理方式。2、采購入庫單3、采購?fù)素?當(dāng)由于質(zhì)量不合格、價(jià)格不正確等因素，或與采購訂單工合同的相關(guān)條款不相符等原因需要把物料退回供貨方時(shí)需要處理的業(yè)務(wù)。采購?fù)素浄謨煞N情況，一種情況是還沒有入庫，經(jīng)質(zhì)部門檢驗(yàn)不合格，直接退回給供貨方；另一種情況是已經(jīng)入庫的物料的退貨，這種情況需要填寫退貨通知單，提交庫管員填寫紅字外購入庫單進(jìn)展退貨處理，并對有關(guān)付款與應(yīng)付單據(jù)進(jìn)處理。3、采購?fù)素?、采購結(jié)算

采購結(jié)算是對采購發(fā)票進(jìn)展管理并根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購本錢的過程。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購部門錄入的發(fā)票、采購訂單、出納填制的收款單、倉庫填制的入庫單等單據(jù)地行核對，對采購本錢進(jìn)展分?jǐn)偟?。采購結(jié)算功能主要是進(jìn)展采購結(jié)算，最后生成結(jié)算結(jié)算單。 采購發(fā)票功能包括采購發(fā)票的輸入、修改、刪除，采購員將輸入的采購發(fā)票提交材料會計(jì)和往來會計(jì)，分別進(jìn)展采購結(jié)算和應(yīng)付賬處理。已經(jīng)提交材料會計(jì)與往來會計(jì)的采購發(fā)票不能修改和刪除。 采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬，是根據(jù)采購發(fā)票和入庫單來確認(rèn)采購本錢的過程。在手工業(yè)務(wù)中，采購員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批的采購發(fā)票和經(jīng)倉庫確認(rèn)的入庫單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購本錢。在計(jì)算機(jī)條件下，由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供“自動采購結(jié)算〞和“人工輔助采購結(jié)算〞兩種功能來自動確認(rèn)采購本錢?！褡詣硬少徑Y(jié)算自動采購結(jié)算模塊的功能是將與核對結(jié)果完全相符的采購發(fā)票自動生成結(jié)算表，如果不完全相符，那么提示用手工輔助采購結(jié)算?！袷止ぽo助采購結(jié)算 手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是：對入庫單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符的暫估業(yè)務(wù)進(jìn)展結(jié)算；對因采購發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi)用進(jìn)展結(jié)算；對采購貨物的“溢余短缺〞進(jìn)展結(jié)算等。最后，生成采購結(jié)算表，確認(rèn)每種物料的采購本錢。4、采購結(jié)算

采購結(jié)算是對采購發(fā)票進(jìn)展管理并根據(jù)采購發(fā)票確〔三〕應(yīng)付款處理1、付款單處理 付款單處理是將已支付款項(xiàng)以付款單的形式錄入到應(yīng)付賬款子系統(tǒng)的過程，它是應(yīng)付業(yè)務(wù)處理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。包括錄入付款單、進(jìn)展核銷處理、形成預(yù)付款等。錄入付款單是出納根據(jù)采購訂單或往來會計(jì)的付款通知單進(jìn)展付款；核銷是對于已經(jīng)付訖的款項(xiàng)在往來臺賬中做刪除處理；預(yù)付款是指按購貨合同規(guī)定預(yù)付給供給單位的款項(xiàng)，在處理時(shí)可以錄入預(yù)付單，將該筆款項(xiàng)作為預(yù)付款處理。在實(shí)際應(yīng)用中，有兩種情況：一種是當(dāng)預(yù)付的貨款大于企業(yè)已有的欠款金額時(shí)，將支付的貨款一局部核銷應(yīng)付款，余額作為預(yù)付款；另一種是支付的貨款全部作為預(yù)付款，以后可以通過預(yù)付沖應(yīng)付沖減該賬戶 付款單是支付款項(xiàng)〔包括貨款、預(yù)付款、代收款〕后填寫的付款憑證。退款單是因采購?fù)丝疃钪频氖湛顔螕?jù)，本案以紅字付款單處理?！踩硲?yīng)付款處理

2、轉(zhuǎn)賬處理 轉(zhuǎn)賬處理，即業(yè)務(wù)處理完成后生成相應(yīng)的記賬憑證，并傳遞到總賬子系統(tǒng)的過程，包括立即制單和批量制單兩種方式：立即制單是相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理完成后立即生成憑證；批量制單晨所有業(yè)務(wù)處理完畢后，使用制單功能進(jìn)行批處理制單。 往來會計(jì)根據(jù)采購結(jié)算單、采購發(fā)票、外購入庫單填制轉(zhuǎn)賬憑證，如果是發(fā)票先到就做在途物資，如果是貨物先到就暫估入庫，待發(fā)票到達(dá)后，可以根據(jù)該入庫單和發(fā)票做報(bào)賬結(jié)算處理。 對于入庫的記價(jià)，可采用計(jì)劃成本與實(shí)際成本兩種方法，這兩種方法的詳細(xì)說明見庫存模塊。2、轉(zhuǎn)賬處理（四）賬表處理 賬表處理模塊主要是相關(guān)報(bào)表的生成與查詢，包括采購業(yè)務(wù)報(bào)表與應(yīng)付核算報(bào)表兩大類。1、采購業(yè)務(wù)報(bào)表此類報(bào)表包括各種單據(jù)列表、采購明細(xì)表與采購統(tǒng)計(jì)表等2、應(yīng)付核算報(bào)表此類報(bào)表包括賬齡分析表，供應(yīng)商往來賬明細(xì)表等。（四）賬表處理第五節(jié)、采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程一、數(shù)據(jù)流程圖〔一〕采購數(shù)據(jù)流程圖圖3-5采購模塊數(shù)據(jù)流程圖第五節(jié)、采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程一、數(shù)據(jù)流程圖圖3-5采〔二〕采購?fù)素洈?shù)據(jù)流程圖圖3-6采購?fù)素浤K數(shù)據(jù)流程圖〔二〕采購?fù)素洈?shù)據(jù)流程圖圖3-6采購?fù)素浤K數(shù)據(jù)流程圖〔三〕應(yīng)付數(shù)據(jù)流程圖

圖3-7應(yīng)付模塊數(shù)據(jù)流程圖〔三〕應(yīng)付數(shù)據(jù)流程圖圖3-7應(yīng)付模塊數(shù)據(jù)流程圖二、主要數(shù)據(jù)字典〔一〕數(shù)據(jù)項(xiàng)定義

二、主要數(shù)據(jù)字典〔一〕數(shù)據(jù)項(xiàng)定義

〔二〕外部實(shí)體描述〔二〕外部實(shí)體描述〔三〕數(shù)據(jù)存儲描述〔三〕數(shù)據(jù)存儲描述〔四〕數(shù)據(jù)流描述〔四〕數(shù)據(jù)流描述思考題簡述采購與應(yīng)付系統(tǒng)的概述和目標(biāo)簡述采購與應(yīng)付系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程簡述采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造思考題簡述采購與應(yīng)付系統(tǒng)的概述和目標(biāo)《采購與應(yīng)付系統(tǒng)》幻燈片本課件PPT僅供大家學(xué)習(xí)使用學(xué)習(xí)完請自行刪除，謝謝！本課件PPT僅供大家學(xué)習(xí)使用學(xué)習(xí)完請自行刪除，謝謝！《采購與應(yīng)付系統(tǒng)》幻燈片本課件PPT僅供大家學(xué)習(xí)使用目錄教學(xué)要求重點(diǎn)難點(diǎn)第一節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)系統(tǒng)概述第二節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo)第三節(jié)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)流程第四節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造分析第五節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程思考題目錄教學(xué)要求教學(xué)要求了解采購與應(yīng)付系統(tǒng)的概述和目標(biāo)掌握采購與應(yīng)付系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程熟悉并掌握采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造掌握采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程教學(xué)要求了解采購與應(yīng)付系統(tǒng)的概述和目標(biāo)重點(diǎn)采購與應(yīng)付系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程采購與應(yīng)付系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造重點(diǎn)難點(diǎn)采購業(yè)務(wù)流程圖采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造采購與退貨數(shù)據(jù)流程圖難點(diǎn)采購業(yè)務(wù)流程圖第一節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)系統(tǒng)概述一、采購的概念采購是企業(yè)物資供給部門按已確定的物資采購方案，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需的各種物資的過程。當(dāng)企業(yè)的購貨活動與貨款的支付在時(shí)間上不一致，即購進(jìn)物資而未付款時(shí)，就開成了應(yīng)付賬款。二、采購管理的概念采購管理是通過采購申請、采購訂貨、采購檢驗(yàn)入庫、采購?fù)素?、采購發(fā)票管理、采購結(jié)算、供給商檔案管理、價(jià)格及供貨信息管理等功能從而實(shí)現(xiàn)對采購過程和應(yīng)付賬結(jié)算進(jìn)展全過程跟蹤管理和控制。第一節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)系統(tǒng)概述一、采購的概念第二節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo)

采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo) 完成應(yīng)付賬款的核算與管理采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo)及時(shí)準(zhǔn)確地完成采購訂貨管理。完成采購的日常業(yè)務(wù)處理。實(shí)現(xiàn)其他有關(guān)業(yè)務(wù)的管理。完成采購分析和統(tǒng)工作，將各種信息傳遞到其他子系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)傳輸通道，實(shí)現(xiàn)各種系統(tǒng)之間的傳輸與共享。第二節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo) 采購與應(yīng)付系統(tǒng)目標(biāo) 完

第三節(jié)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)流程一、采購業(yè)務(wù)流程〔一〕采購業(yè)務(wù)流程圖圖3-1采購業(yè)務(wù)流程圖

第三節(jié)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)流程一、采購業(yè)務(wù)流程圖3-1采（二）采購業(yè)務(wù)流程分析

圖3-1我們給出了采購業(yè)務(wù)流程圖，下面我們將對該業(yè)務(wù)流程圖做出描述。物料使用部門根據(jù)需求（或生產(chǎn)計(jì)劃），編制采購申請單，經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)，批準(zhǔn)的采購申請單提交采購部門，未批準(zhǔn)的采購申請返回需求部門。采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請單、庫存結(jié)存信息和供應(yīng)商信息，選擇合適的供應(yīng)商并填寫采購訂單（采購合同），經(jīng)主管人員審批后交供應(yīng)商確認(rèn)，確認(rèn)的訂單除了提交供應(yīng)商外，如果需預(yù)付款，還要交出納人員根據(jù)訂單金額進(jìn)行預(yù)付款處理。 （二）采購業(yè)務(wù)流程分析

采購訂單是采購系統(tǒng)的核心單據(jù)之一，供給商得到訂單后，進(jìn)展發(fā)貨處理。供給商的發(fā)貨處理，生產(chǎn)兩個單據(jù)，一個是發(fā)運(yùn)單，一個是銷售發(fā)票，由于流程的原因，這兩個單據(jù)常常到達(dá)企業(yè)的時(shí)序是有先后的，采購企業(yè)將根據(jù)不同的到達(dá)時(shí)序做不同的處理。不同的處理將在應(yīng)付業(yè)務(wù)流程中說明。供給商提交發(fā)運(yùn)單給采購部門，采購部門進(jìn)展審核，不合格的發(fā)運(yùn)單退回供給商，合格的發(fā)運(yùn)單提交給采購員填寫收貨通知單并提交質(zhì)檢質(zhì)檢員，質(zhì)檢員根據(jù)到貨的數(shù)量和質(zhì)量對收貨通知單進(jìn)展確認(rèn)。不合格的收貨通知單返回采購員，由采購員填寫退貨通知單給供給商進(jìn)展退貨處理；庫管員根據(jù)確認(rèn)的收貨通知單的數(shù)量，進(jìn)展入庫處理?！恫少徟c應(yīng)付系統(tǒng)》教學(xué)課件庫管員根據(jù)確認(rèn)的收貨數(shù)量，填寫外購入庫單。采購成本對各企業(yè)來說是本企業(yè)的秘密，一般庫倉庫人員不參與采購價(jià)格的管理，因此入庫單只涉及數(shù)量。外購入庫單提交倉庫主管進(jìn)行審核。不合格的外購入庫單返回采購員，由采購人員做進(jìn)一步處理。一方面?zhèn)}庫要根據(jù)合格的外購入庫單的倉庫聯(lián)更新庫存臺賬，另一方面合格的外購入庫單要提交財(cái)務(wù)部門，由相關(guān)財(cái)務(wù)人員分別進(jìn)行材料核算和應(yīng)付款處理。對于材料核算和應(yīng)付款的管理這兩個崗位，可采用兩崗位合一，也可分別設(shè)往來會計(jì)和材料合計(jì)，規(guī)模不同的企業(yè)各有不同。庫管員根據(jù)確認(rèn)的收貨數(shù)量，填寫外購入庫單。采購成本對各

二、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程〔一〕采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖圖3-2采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖

二、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程〔一〕采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程圖圖3-2〔二〕采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程分析采購?fù)素浀臉I(yè)務(wù)流程一般有兩種情況：一種是在采購業(yè)務(wù)流程中，采購人員填寫的收貨通知單提交質(zhì)檢部門根據(jù)收到的物料進(jìn)展確認(rèn)，假設(shè)物料數(shù)據(jù)或質(zhì)量不合格，那么退還給采購部門，由采購部門填制退貨通知單直接給供給商。這種退貨不涉及入庫單的問題。這里我們重點(diǎn)說明一下已經(jīng)入庫的物料的退貨業(yè)務(wù)。采購?fù)素浭紫纫上嚓P(guān)部門提出退貨申請，經(jīng)采購部門審核批準(zhǔn)后由采購員填寫退貨通知單，提交給庫管員。庫管員根據(jù)通貨通知單，填寫紅字外購入庫單，進(jìn)展出庫處理，流程跟采購入庫一樣，只是數(shù)據(jù)是相反的?！捕巢少?fù)素洏I(yè)務(wù)流程分析三、應(yīng)付業(yè)務(wù)流程〔一〕應(yīng)付業(yè)務(wù)流程圖圖3-3應(yīng)付業(yè)務(wù)流程圖三、應(yīng)付業(yè)務(wù)流程〔一〕應(yīng)付業(yè)務(wù)流程圖圖3-3應(yīng)付業(yè)務(wù)流程〔二〕應(yīng)付業(yè)務(wù)流程分析（1）出納付款對于出納這個崗位，主要進(jìn)行付款的處理。付款有三種典型的情況：一是預(yù)付款，出納人員根據(jù)采購部門的采購訂單，預(yù)付給供應(yīng)商，并做相應(yīng)會計(jì)憑證：借：預(yù)付賬款——XX供應(yīng)商XXXX 貸：銀行存款/現(xiàn)金XXXX二是償還對供應(yīng)商的欠款，會計(jì)分錄為： 借：應(yīng)付賬款——XX供應(yīng)商XXXX 貸：銀行存款/現(xiàn)金XXXX三是對于現(xiàn)付業(yè)務(wù)，根據(jù)要求現(xiàn)付采購結(jié)算單給供應(yīng)商付款，會計(jì)分錄為： 借：物資采購XXXX 貸：銀行存款/現(xiàn)金XXXX〔二〕應(yīng)付業(yè)務(wù)流程分析（1）出納付款〔2〕采購結(jié)算

采購結(jié)算是對采購發(fā)票進(jìn)展管理并根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購本錢的過程。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購部門錄入的發(fā)票、采購訂單、出納填制的付款單、倉庫填制的入庫單等單據(jù)地行核對，對采購本錢進(jìn)展分?jǐn)?，核對訂單、入庫單、采購發(fā)票的數(shù)量與單價(jià)。當(dāng)采購發(fā)票錄入或入庫單確認(rèn)后，系統(tǒng)根據(jù)采購訂單號自動從采購子系統(tǒng)調(diào)入采購訂單文件與相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)展核對，如果核對無誤，那么對采購本錢進(jìn)展確認(rèn)和分?jǐn)?，并產(chǎn)生結(jié)算單，作為憑證處理和更新往來臺賬的根底。〔2〕采購結(jié)算

采購結(jié)算是對采購發(fā)票進(jìn)展管理并根據(jù)采購發(fā)票（3）應(yīng)付業(yè)務(wù)核算財(cái)務(wù)部門根據(jù)倉庫提交的外購入庫單、采購部門提交的采購發(fā)票和采購訂單以及出納提交的預(yù)付款的付款單，進(jìn)行采購結(jié)算，并根據(jù)采購結(jié)算單進(jìn)行賬務(wù)處理。首先核對外購入庫單與采購發(fā)票，若采購發(fā)票先到而貨物未到，則做在途物資處理，會計(jì)分錄應(yīng)為：借：在途物資XXX 應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）XXX 貸：現(xiàn)金/銀行存款/應(yīng)付賬款/預(yù)付賬款XXX若采購發(fā)票未到而貨物先到，則應(yīng)做暫估入庫處理，會計(jì)分錄應(yīng)為（實(shí)際成本為例）： 借：原材料XXX應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）XXX 貸：現(xiàn)金/銀行存款/應(yīng)付賬款/預(yù)付賬款XXX 然后是外購入庫單或采購發(fā)示與結(jié)算單中相應(yīng)數(shù)據(jù)的核對，若已經(jīng)付款，若以上憑證的貸方科目為現(xiàn)金；若已經(jīng)預(yù)付款，貸方科目為預(yù)付賬款；若沒有付款，則貸方科目為應(yīng)付賬款。（3）應(yīng)付業(yè)務(wù)核算第四節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造分析一、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造圖圖3-4采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖第四節(jié)采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造分析一、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能二、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造說明〔一〕初始設(shè)置1、采購類型采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設(shè)定的工程，用戶在使用采購管理系統(tǒng)，填制采購入庫單等單據(jù)時(shí)，會涉及到采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，也需要建立采購類型工程。采購類型不分級次，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)展設(shè)立。例如：從國外購進(jìn)、國內(nèi)購進(jìn)、從省外購進(jìn)、從本地購進(jìn)；從生產(chǎn)廠家購進(jìn)，從批發(fā)企業(yè)購進(jìn)；為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。2、發(fā)運(yùn)方式用戶在處理采購業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)中的運(yùn)輸方式時(shí)，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定這些運(yùn)輸方式。本功能完成對運(yùn)輸方式的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印運(yùn)輸方式。二、采購與應(yīng)付系統(tǒng)功能構(gòu)造說明3、供給商檔案建立供給商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應(yīng)付賬管理效勞的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進(jìn)展采購結(jié)算、應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計(jì)時(shí)都會用到供貨單位檔案，因此必須應(yīng)先設(shè)立供給商檔案，以便減少工作過失。在輸入單據(jù)時(shí)，如果單據(jù)上的供貨單位不在供給商檔案中，那么必須在此建立該供給商的檔案。4、期余額設(shè)置

本設(shè)置是第一次啟用該系統(tǒng)時(shí)對應(yīng)付往來臺賬的期初數(shù)據(jù)進(jìn)展錄入，設(shè)置完成后往來臺賬的期初數(shù)應(yīng)與往來明細(xì)賬的期初數(shù)一樣，同時(shí)也要將期初暫估入庫期初在途等數(shù)據(jù)記入采購賬中，期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能輸入。3、供給商檔案5、其他設(shè)置●業(yè)務(wù)控制該設(shè)置是對入庫單編號及發(fā)票默認(rèn)稅率的設(shè)置。編號有手動編號和系統(tǒng)自動編號兩種，稅率可根據(jù)有關(guān)規(guī)定設(shè)置?！窆矃?shù)是對存貨是否分類、供給商是否分類、是否啟用外幣、輔助計(jì)量單位、啟用會計(jì)月分等的設(shè)置，可根據(jù)需要設(shè)置?！窠Y(jié)算選項(xiàng)該項(xiàng)是對費(fèi)用是否分?jǐn)偟饺霂毂惧X進(jìn)展設(shè)置，如果是商業(yè)企業(yè)那么不設(shè)置該項(xiàng)?！駪?yīng)付參數(shù)包括應(yīng)付款核銷方式〔單據(jù)、產(chǎn)品〕，預(yù)付款核銷方式〔余額，單據(jù)〕，匯兌損益方式〔月末處理〕，應(yīng)付確認(rèn)日期依據(jù)〔業(yè)務(wù)日期，單據(jù)日期〕，現(xiàn)金折扣是否顯示等。《采購與應(yīng)付系統(tǒng)》教學(xué)課件〔二〕、業(yè)務(wù)處理1、采購訂單采購訂單是購銷雙方共同簽署的、以此確認(rèn)采購活動的標(biāo)志，相當(dāng)于采購合同。采購訂單應(yīng)根據(jù)采購申請和供應(yīng)商檔案文件進(jìn)行填寫，當(dāng)與供貨單位簽定采購意向協(xié)議時(shí)，可以將采購協(xié)議輸入計(jì)算機(jī)，并打印出來報(bào)采購主管審批。它是物資在采購業(yè)務(wù)中流動的起點(diǎn)，是采購管理系統(tǒng)的核心。包括訂單的新增、修改、刪除、審核等，經(jīng)審核后的訂單不能修改、刪除。采購訂單的內(nèi)容可以直接錄入，也可以從購貨合同數(shù)據(jù)復(fù)制。審核訂單可以有三種含義，用戶可以根據(jù)企業(yè)需要進(jìn)行選擇一種：①采購訂單輸入計(jì)算機(jī)后，交由供貨單位確認(rèn)后的訂單；②如果訂單是由專職錄入員輸入的，由業(yè)務(wù)員進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，輸入正確的訂單；③經(jīng)過采購主管批準(zhǔn)了的訂單?！捕?、業(yè)務(wù)處理1、采購訂單2、采購入庫單 采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)按進(jìn)出倉庫方向劃分為：外購入庫單、退貨單〔在計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)流程中章采用紅字外購入庫單表示退貨單〕；按業(yè)務(wù)類型劃分為：普通業(yè)務(wù)入庫單、特殊業(yè)務(wù)入庫單等。采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或采購發(fā)票產(chǎn)生。在實(shí)際工作中，用戶可根據(jù)到質(zhì)檢員確認(rèn)的收貨通知單直接在計(jì)算機(jī)上填制采購入庫單〔即前臺處理〕，也可以先由人工制單而后集中輸入〔即后臺處理〕，用戶采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，一般來說業(yè)務(wù)量不多或根底較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，那么比較適合采用后臺處理方式。2、采購入庫單3、采購?fù)素?當(dāng)由于質(zhì)量不合格、價(jià)格不正確等因素，或與采購訂單工合同的相關(guān)條款不相符等原因需要把物料退回供貨方時(shí)需要處理的業(yè)務(wù)。采購?fù)素浄謨煞N情況，一種情況是還沒有入庫，經(jīng)質(zhì)部門檢驗(yàn)不合格，直接退回給供貨方；另一種情況是已經(jīng)入庫的物料的退貨，這種情況需要填寫退貨通知單，提交庫管員填寫紅字外購入庫單進(jìn)展退貨處理，并對有關(guān)付款與應(yīng)付單據(jù)進(jìn)處理。3、采購?fù)素?、采購結(jié)算

采購結(jié)算是對采購發(fā)票進(jìn)展管理并根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購本錢的過程。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購部門錄入的發(fā)票、采購訂單、出納填制的收款單、倉庫填制的入庫單等單據(jù)地行核對，對采購本錢進(jìn)展分?jǐn)偟?。采購結(jié)算功能主要是進(jìn)展采購結(jié)算，最后生成結(jié)算結(jié)算單。 采購發(fā)票功能包括采購發(fā)票的輸入、修改、刪除，采購員將輸入的采購發(fā)票提交材料會計(jì)和往來會計(jì)，分別進(jìn)展采購結(jié)算和應(yīng)付賬處理。已經(jīng)提交材料會計(jì)與往來會計(jì)的采購發(fā)票不能修改和刪除。 采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬，是根據(jù)采購發(fā)票和入庫單來確認(rèn)采購本錢的過程。在手工業(yè)務(wù)中，采購員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批的采購發(fā)票和經(jīng)倉庫確認(rèn)的入庫單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購本錢。在計(jì)算機(jī)條件下，由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供“自動采購結(jié)算〞和“人工輔助采購結(jié)算〞兩種功能來自動確認(rèn)