XXXX年辦公室行政管理-課件總則行為規(guī)范著裝規(guī)定電話及郵件管理公共圖書、報(bào)刊管理辦公用品管理資訊管理會(huì)議室管理總則行為規(guī)范辦公用品管理

辦公室管理名言小事成就大事,細(xì)節(jié)成就完美!

--戴維.帕卡德(惠普創(chuàng)始人)辦公室管理名言小事成就大事,行為規(guī)范辦公室管理須知之：行為規(guī)范辦公室管理須知之：行為規(guī)范1.1

注重辦公室的整潔、安靜，保持良好 的工作環(huán)境與秩序；1.2

不得在辦公室大聲喧嘩，兩個(gè)或兩個(gè) 以上員工需討論問(wèn)題時(shí)，須到會(huì)議室 進(jìn)行討論，以免影響其他員工的工作1.3

上班時(shí)間不得隨意閑逛、串崗、聊天 不得討論與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的其他事情1.4 不得參與對(duì)他人的非議，不得傳 播與工作無(wú)關(guān)的“小道消息”；行為規(guī)范1.1

注重辦公室的整潔、安靜，保持良好行為規(guī)范1.1

對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題需及時(shí)溝通、協(xié)商解決， 不得以爭(zhēng)吵的方式來(lái)解決問(wèn)題；1.2

發(fā)揚(yáng)團(tuán)體精神，加強(qiáng)理解與溝通，各部門間需 相互支持與合作，不得互相推諉。工作中相 互協(xié)作，對(duì)其他員工的合理要求，在力所能 及的范圍里，盡可能提供幫助；1.3

在日常工作中，做到“對(duì)事不對(duì)人”，而非“對(duì)人 不對(duì)事”；

1.5 注重辦公場(chǎng)所的清潔，使用過(guò)的紙張、廢物不 得隨意亂扔。每位員工負(fù)責(zé)清理并保持個(gè)人 辦公區(qū)域的干凈整潔，井然有序。離開座位 時(shí)放好椅子，以免影響通道；

行為規(guī)范1.1

對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題需及時(shí)溝通、協(xié)行為規(guī)范1.1

注重節(jié)約，合理利用辦公用品、復(fù)印紙張及 辦公設(shè)備；1.2

愛(ài)護(hù)公共財(cái)物，注重使用方法，提高效率；1.3

不得將與公事無(wú)關(guān)的人員帶到辦公區(qū)域；1.4

合理分配與使用電腦，禁止使用公司電腦玩游 戲

1.5 辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點(diǎn)。行為規(guī)范1.1

注重節(jié)約，合理利用辦公用品、復(fù)印紙張及辦公室管理須知之：著裝規(guī)定辦公室管理須知之：著裝規(guī)定著裝規(guī)定1.1

注重個(gè)人形象，穿著端莊、整潔、大方、得 體；1.2

工作時(shí)間禁止穿著以下衣物：休閑裝、拖鞋、 吊帶裝、短褲以及較為夸張、怪異的服飾等；1.3

女員工在工作時(shí)間內(nèi)不得穿著短裙、超短裙、 無(wú)袖裝等，工作時(shí)間內(nèi)不得涂指甲油，不得濃 裝艷抹,不得將頭發(fā)染成紅、綠等怪異顏色；1.4

男員工不得留指甲、不得蓄長(zhǎng)發(fā)、不得留胡須 注重體現(xiàn)個(gè)人的精神風(fēng)貌；1.5

對(duì)于違反以上規(guī)定的員工的處罰如下：1.5.1

更換著裝后方可上班（所需時(shí)間計(jì)員工缺勤）1.5.2

每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。著裝規(guī)定1.1

注重個(gè)人形象，穿著端莊、整潔、大方辦公室管理須知之：電話及郵件管理辦公室管理須知之：電話及郵件管理電話及郵件管理1.1

打電話時(shí)簡(jiǎn)明扼要，抓住關(guān)鍵，并盡可能降 低音量1.2

若無(wú)特殊理由，上班時(shí)間內(nèi)盡量避免拔打私 人電話，禁止長(zhǎng)時(shí)間拔打私人電話。私人電 話的費(fèi)用由員工個(gè)人承擔(dān)；

1.3 暫時(shí)離座時(shí)，同組或鄰座同事請(qǐng)主動(dòng)接聽來(lái) 電出差或休假時(shí)請(qǐng)使用電話機(jī)的自動(dòng)留言功 能；電話及郵件管理1.1

打電話時(shí)簡(jiǎn)明扼要，抓住關(guān)鍵電話及郵件管理1.1

對(duì)于一些重要的、保密的、緊急的文件可用 特快專遞寄發(fā)，對(duì)于一些不緊急的郵件請(qǐng)用 掛號(hào)、平信或普通包裹寄發(fā)；1.2

寄往相同地址的特快郵件請(qǐng)放在同一信封一 起寄出，以免發(fā)生不必要的開支；1.3

公司寄發(fā)的郵件均為公司往來(lái)文件或單據(jù)， 請(qǐng)勿在公司郵件中加入私人郵件；

1.4 郵件、快遞的交寄由前臺(tái)負(fù)責(zé)經(jīng)辦。電話及郵件管理1.1

對(duì)于一些重要的、保密的、緊辦公室管理須知之：公共圖書、報(bào)刊管理辦公室管理須知之：公共圖書、報(bào)刊管理公共圖書、報(bào)刊管理圖書管理公司圖書由管理部統(tǒng)一保存。如需借閱請(qǐng)到管理部進(jìn)行登記。借閱期為十五天，超過(guò)十五天后如需續(xù)借，請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)，每個(gè)續(xù)借期為十五天。個(gè)人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留圖書的，請(qǐng)辦理長(zhǎng)期借閱手續(xù)。

公共圖書、報(bào)刊管理圖書管理公共圖書、報(bào)刊管理報(bào)刊雜志管理1.1.1

為了方便大家借閱，對(duì)以公司名義訂閱的雜志， 將采用自助式管理辦法，即將雜志統(tǒng)一存 放于報(bào)刊室書柜中，每本雜志在第一頁(yè)中夾放一 張登記卡，借閱時(shí)，只需將登記卡取出，根據(jù)要 求填寫相關(guān)內(nèi)容后交前臺(tái)即可借走；歸還時(shí)將 雜志交前臺(tái)處，并作歸還記錄；1.1.2

以部門名義訂閱的雜志，將會(huì)由前臺(tái)直接送到部 門經(jīng)理手中，同時(shí)在登記卡上登記，閱后請(qǐng)送還 到前臺(tái)處，送還的雜志也將采用上述的自助方 式進(jìn)行管理；1.1.3

所有雜志借閱期為一個(gè)星期，如果需要續(xù)借，請(qǐng) 到前臺(tái)處重新登記，每個(gè)續(xù)借期為一個(gè)星期。個(gè) 人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留雜志，請(qǐng)?jiān)诘怯浛? 上登記。公共圖書、報(bào)刊管理報(bào)刊雜志管理公共圖書、報(bào)刊管理書刊保管1.1.1

借書人在借書前應(yīng)仔細(xì)檢查書刊是否有損壞， 如有破損請(qǐng)借書人主動(dòng)提出并讓負(fù)責(zé)人確認(rèn) 并做出證明；否則借書人將承擔(dān)賠償責(zé)任；1.1.2

請(qǐng)注意愛(ài)護(hù)書刊，保持書刊的整潔及完整性； 書刊超過(guò)規(guī)定借閱時(shí)間，請(qǐng)主動(dòng)辦理續(xù)借或 歸還手續(xù)，避免書刊的遺失。對(duì)于遺失的書 刊，借閱人應(yīng)照價(jià)賠償

1.13 有關(guān)圖書和報(bào)刊的目錄，可從公司內(nèi)部網(wǎng)上 查詢和下載。公共圖書、報(bào)刊管理書刊保管辦公室管理須知之：辦公用品管理辦公室管理須知之：辦公用品管理辦公用品管理1.1

在每月的20日前，各部門必須把本部門下月 所需的辦公用品預(yù)算清單報(bào)送人力資源及行 政部，管理部根據(jù)各部門所報(bào)預(yù) 算按需購(gòu)買；

1.2 加強(qiáng)領(lǐng)用登記制度，所有辦公用品及辦公耗 材的領(lǐng)用，須按實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量作出登記并簽 字確認(rèn)；辦公用品管理1.1

在每月的20日前，各部門必須辦公用品管理領(lǐng)用辦公用品注意事項(xiàng)1.1.1

合理領(lǐng)用個(gè)人辦公用品數(shù)量，不得囤積和浪費(fèi)；1.1.2

部分文具領(lǐng)用需以舊換新，如各種筆類；1.1.3

員工在調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，須交還計(jì)算器、磁盤盒、 筆架、直尺、訂書機(jī)、膠紙座等耐用物品；1.1.4

如有遺失，需賠償遺失物購(gòu)置價(jià)格的50%后方可 辦理調(diào)動(dòng)或離職手續(xù)；1.1.5

采用固定時(shí)間領(lǐng)用辦公用品：每周二和周五的下 午正常工作時(shí)間，為辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間；1.1.6

對(duì)于新入職員工，行政人員會(huì)在員工入職的第一 日準(zhǔn)備好相關(guān)辦公用品后電話通知其前來(lái)領(lǐng) 取；1.1.7

各部門領(lǐng)用辦公耗材時(shí)，需預(yù)領(lǐng)適量備用，避免 由于耗材的不足而影響正常運(yùn)作。辦公用品管理領(lǐng)用辦公用品注意事項(xiàng)辦公室管理須知之：資訊管理辦公室管理須知之：資訊管理資訊管理Internet訪問(wèn)管理1.1.1

員工如因工作需要訪問(wèn)Internet，需填寫《 Internetmail&Internet瀏覽申請(qǐng)表》并按 程序?qū)徟?，審批后交總部技術(shù)及采購(gòu)部處理；1.1.2

員工上網(wǎng)時(shí)不得非法操作，因非法操作所造成 硬件和軟件的損壞，視損壞程度的輕重進(jìn)行賠 償；1.1.3

員工可以上網(wǎng)查找與工作內(nèi)容有關(guān)的資料或相 關(guān)網(wǎng)站，但嚴(yán)禁登陸任何與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的網(wǎng) 站，尤其是涉及反動(dòng)、色情、賭博、聊天、游 戲等內(nèi)容的網(wǎng)站；

1.1.4 技術(shù)及采購(gòu)部負(fù)責(zé)員工上網(wǎng)情況的監(jiān)控及定期檢查， 發(fā)現(xiàn)有上述1.3情形者，將通知員工本人及其 部門負(fù)責(zé)人，情節(jié)嚴(yán)重者，將給予通報(bào)批評(píng)。

資訊管理Internet訪問(wèn)管理XXXX年辦公室行政管理-課件資訊管理E-mail系統(tǒng)使用管理1.1.1

公司的E－MAIL系統(tǒng)僅供公司員工工作需要；1.1.2

員工在發(fā)送郵件前需認(rèn)真檢查收件人名稱，嚴(yán) 禁將郵件發(fā)給與郵件內(nèi)容無(wú)關(guān)的人員；1.1.3

員工不得利用郵件傳輸任何非法的、中傷他人 的、辱罵性、恐嚇性、傷害性、騷擾性、庸 俗、淫穢等信息資料；1.1.4

員工不得在工作時(shí)間內(nèi)利用郵件傳送任何游戲 卡通、動(dòng)漫、屏保等與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的信息1.1.5

員工在發(fā)送郵件時(shí)必須為郵件填寫標(biāo)題；1.1.6

員工在發(fā)送郵件時(shí)，禁止使用個(gè)性圖標(biāo)；1.1.7

員工不得訂閱與工作無(wú)關(guān)的信息；資訊管理E-mail系統(tǒng)使用管理資訊管理軟件的使用1.1.1

員工只允許使用公司授權(quán)使用的軟件，未經(jīng) 技術(shù)及采購(gòu)部允許不得使用其他軟件；1.1.2

嚴(yán)禁未經(jīng)技術(shù)及采購(gòu)部允許攜帶任何存儲(chǔ)介 質(zhì)在公司的電腦上運(yùn)行，包括軟盤、光盤、 U盤、硬盤等，否則對(duì)設(shè)備的軟、硬件造成 的損壞，一律由使用者承擔(dān)；

1.1.3 未經(jīng)技術(shù)及采購(gòu)部許可，任何人不得私自下 載任何軟件。資訊管理軟件的使用辦公室管理須知之：會(huì)議室管理辦公室管理須知之：會(huì)議室管理會(huì)議室管理1.1

提前預(yù)定會(huì)議室，以便行政部合理安排，確 保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。1.2

愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)備，未經(jīng)許可不得擅自將會(huì)議 室內(nèi)一切設(shè)備、物品等移至它處使用。1.3

會(huì)議結(jié)束后，將各自座椅歸位，擺放整齊， 以便下個(gè)會(huì)議人員使用。

1.4 最后離開人員請(qǐng)關(guān)閉所有電源，包括使用的 電腦、投影儀、照明電等。若發(fā)現(xiàn)會(huì)議室內(nèi) 設(shè)備等物品不能正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人 力資源及行政部。會(huì)議室管理1.1

提前預(yù)定會(huì)議室，以便行政部合理辦公室管理須知之：辦公室自動(dòng)化辦公室管理須知之：辦公室自動(dòng)化

辦公室自動(dòng)化

將資訊、通訊及網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)等科技與辦公室中的人員、作業(yè)流程（Workflow），作有效的結(jié)合，使其成為一個(gè)完善的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，以改善辦公室作業(yè)品質(zhì)及工作效率，并提高辦公室生產(chǎn)力何謂『辦公室自動(dòng)化』？辦公室自動(dòng)化將資訊、通訊及網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)等科技與辦公室中的人辦公室自動(dòng)化的演進(jìn)

辦公室自動(dòng)化的演進(jìn)

辦公室自動(dòng)化的現(xiàn)狀

國(guó)內(nèi)辦公室的類型

傳統(tǒng)型

仍使用教傳統(tǒng)之機(jī)器設(shè)備，如：打字機(jī)、紙、筆、計(jì)算機(jī)…等等為主要工具進(jìn)行工作對(duì)于資訊反應(yīng)太慢，這類辦公室在國(guó)內(nèi)已不多了多點(diǎn)型

目前為數(shù)最多的。辦公室中已引進(jìn)個(gè)人電腦協(xié)助處理事務(wù)，但每臺(tái)電腦都是獨(dú)立作戰(zhàn)的單位區(qū)域型

在辦公室中已建立了區(qū)域網(wǎng)路，透過(guò)它可達(dá)到資訊分享、訊息交換及檔案管理的功能全球型

辦公室應(yīng)用網(wǎng)際網(wǎng)路(Internet)技述，使其資訊可與全球連線機(jī)動(dòng)型推翻掉傳統(tǒng)固定時(shí)間及地點(diǎn)上班的方式，使辦公室成為名符其實(shí)的資訊中心辦公室自動(dòng)化的現(xiàn)狀國(guó)內(nèi)辦公室的類型辦公室自動(dòng)化的效益

節(jié)省時(shí)間

工作比例的重新分配更好的資訊資源共享促進(jìn)溝通

辦公室無(wú)紙化辦公室自動(dòng)化的效益節(jié)省時(shí)間辦公室自動(dòng)化實(shí)例－政府機(jī)關(guān)

電子化政府的模范生

第一代公文管理系統(tǒng)電腦化公文管理第二代公文管理系統(tǒng)注重管理層面的問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)稽催管理功能，集中交換的公文處理方式，并導(dǎo)入光學(xué)條碼系統(tǒng)﹝barcode﹞，方便使用者輸入公文資料控管編號(hào)第三代公文管理系統(tǒng)納入文書制作系統(tǒng)，制定公文格式增加了電子公文交換的功能，采用目前時(shí)效最佳的e-mail傳遞方式效益文書校對(duì)及用印人力方面，由原來(lái)的7人合并作業(yè)后減為3人委外打字經(jīng)費(fèi)亦由每月約32萬(wàn)元降至每月約6萬(wàn)元每月節(jié)省約3萬(wàn)余張的公文記錄性用紙辦公室自動(dòng)化實(shí)例－政府機(jī)關(guān)辦公室自動(dòng)化實(shí)例－企業(yè)南方航空工業(yè)股份有限公司文件管理層面

教育訓(xùn)練資訊：記錄每位員工歷年訓(xùn)練心得報(bào)告、各磚案規(guī)范訓(xùn)練，提供各種訓(xùn)練課程與報(bào)名文件供員工取閱圖書媒題管理：提供圖書、媒體、工作報(bào)告、論文、期刊、專利等內(nèi)容摘要與保管人，便利需求者申借品質(zhì)文件管理：提供品質(zhì)手冊(cè)與環(huán)境手冊(cè)多重選項(xiàng)查訊保安環(huán)保文件管理：記錄保安環(huán)保作業(yè)程序文件，提供文件快速搜索查詢與各類表單下載辦公室自動(dòng)化實(shí)例－企業(yè)南方航空工業(yè)股份有限公司辦公室自動(dòng)化實(shí)例－企業(yè)流程控制層面

差勤管理：控管每位員工每年各類假別可休時(shí)數(shù)，與請(qǐng)假過(guò)程中會(huì)提醒員工相關(guān)資訊，如會(huì)受到扣款、已超過(guò)時(shí)數(shù)上限等等，每月初統(tǒng)計(jì)上月假曠時(shí)數(shù)供薪資系統(tǒng)處理差旅結(jié)報(bào)：控制要有公差事實(shí)才允許申請(qǐng)差旅費(fèi)，針對(duì)不同職等提供可申請(qǐng)交通費(fèi)、住宿費(fèi)、雜費(fèi)之上限，并要求輸入發(fā)票，車票等會(huì)計(jì)單據(jù)。會(huì)計(jì)單位審核后將資料送至ERP系統(tǒng)制票歸帳

費(fèi)用動(dòng)支與結(jié)報(bào)：一般費(fèi)用與固定費(fèi)用須先動(dòng)支申請(qǐng)奉核后，才允許支用與結(jié)報(bào)。結(jié)報(bào)申請(qǐng)請(qǐng)單經(jīng)會(huì)計(jì)單位審核后將資料送至ERP系統(tǒng)制票歸帳行政事務(wù)申核提送：內(nèi)含30種類型電子表單簽核作業(yè)，涵蓋生產(chǎn)制造單位、人事管理部門、綜合服務(wù)與資訊管理部門各項(xiàng)服務(wù)申請(qǐng)表單辦公室自動(dòng)化實(shí)例－企業(yè)流程控制層面員工績(jī)效考核管理：登載員工年度工作目標(biāo)與平時(shí)工作記錄，每季由各級(jí)主管根據(jù)工作成果與表現(xiàn)，輸入各項(xiàng)考核分?jǐn)?shù)奉核後通知員工查閱。物料申購(gòu)：需求單位提出申請(qǐng)單後，由申購(gòu)單位彙整並送專業(yè)、品保、預(yù)算、工安等部門會(huì)審，經(jīng)需求單位劃押後申購(gòu)資料傳至ERP系統(tǒng)，同時(shí)進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)作業(yè)。員工績(jī)效考核管理：登載員工年度工作目標(biāo)與平時(shí)工作記錄，每季由追蹤管理層面會(huì)議指示交辦事項(xiàng)追蹤管理：會(huì)議主席裁示交辦事項(xiàng)，逐條列示承辦單位與應(yīng)完成日期，由系統(tǒng)追蹤管制通知未完成單位承辦人員。電子公文管理：公文收發(fā)作業(yè)處理、每日追蹤未如期辦畢之公文同時(shí)發(fā)通知給承辦人與其主管、公文展辦處理作業(yè)、歸卷與結(jié)案公文的管理、公文傳送國(guó)家檔案管理局之處理週期校驗(yàn)管理：由品保部門登錄MSLO(MasterLayOut,成圖)與各類工具應(yīng)定期校驗(yàn)項(xiàng)目，由系統(tǒng)追蹤管制通知承辦人員執(zhí)行校驗(yàn)作業(yè)非工令報(bào)工：各專案負(fù)責(zé)人登載工作分項(xiàng)、參與人員及賦予各分項(xiàng)之工時(shí)，每週要求工作人員輸入實(shí)際投入工時(shí)，專案經(jīng)理可透過(guò)系統(tǒng)瞭解專案工時(shí)成本與工作完成百分比矯正行動(dòng)表：根據(jù)客戶投訴或內(nèi)部稽核單位發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的缺失後，由品保部門登錄矯正行動(dòng)需求單後送相關(guān)部門處理，若於計(jì)畫完成日未處理完畢者，由系統(tǒng)追蹤管制通知承辦人員

追蹤管理層面訊息公佈層面公司消息公佈欄：舉凡公司動(dòng)態(tài)、員工福利、政令宣導(dǎo)、科技新知、勞動(dòng)法令、品質(zhì)通報(bào)、勞資會(huì)議資訊、公司經(jīng)營(yíng)報(bào)告等等，由業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)單位公告之員工消息公佈欄：舉凡食、衣、住、行、育、樂(lè)等資訊，由員工自行公告之，屆臨公告期限，由系統(tǒng)自動(dòng)下載電腦系統(tǒng)運(yùn)作狀況記錄：記錄各型電腦系統(tǒng)異常運(yùn)作、檢修狀況、定期處理作業(yè)，可供相關(guān)人員管理與查閱民營(yíng)化相關(guān)資訊：公告民營(yíng)化作業(yè)相關(guān)法令、公司民營(yíng)化過(guò)程與現(xiàn)況、股票分配與認(rèn)購(gòu)原則、員工關(guān)切事項(xiàng)等等名片管理：可記載個(gè)人或公司名片、廠商資訊，便利日後郵件傳送與分享給他人使用訊息公佈層面電子郵件層面公司內(nèi)E-Mail：透過(guò)漢翔點(diǎn)將錄可快速傳送員工業(yè)務(wù)須配合執(zhí)行的信件通知InternetE-Mail：須要與外部人員進(jìn)行業(yè)務(wù)處理者，由單位主管核準(zhǔn)後即開放此功能電子Fax：結(jié)合傳真系統(tǒng)，可將傳真文件送至個(gè)人信箱，或由個(gè)人信箱傳送電子傳真文件VoiceMail：結(jié)合電話語(yǔ)音系統(tǒng)，當(dāng)電話無(wú)人接聽時(shí)可留言，系統(tǒng)自動(dòng)將語(yǔ)音留言以電子郵件送至對(duì)方個(gè)人信箱可供隨時(shí)收聽電子郵件層面互動(dòng)討論機(jī)制層面標(biāo)準(zhǔn)製程文件審查：工程人員編製每一製程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)範(fàn)，內(nèi)含施工前準(zhǔn)備事項(xiàng)、施工步序、施工後處理、品質(zhì)需求，然後分送相關(guān)製造與品保單位會(huì)審後，即完成一份標(biāo)準(zhǔn)文件供施工人員查閱提案與創(chuàng)新制度：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)有改善空間的問(wèn)題或新創(chuàng)意，可透過(guò)本系統(tǒng)描述提案與創(chuàng)意，送被提案單位(執(zhí)行單位)與審查委員評(píng)估並填寫意見與執(zhí)行效益，回覆提案人。提案獎(jiǎng)金每月彙總傳至新資系統(tǒng)處理問(wèn)卷調(diào)查：需求單位根據(jù)問(wèn)卷範(fàn)本製作題目，送給希望獲得樣本者填寫問(wèn)卷，收回問(wèn)卷後系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)問(wèn)卷結(jié)果討論園地：當(dāng)事者有任何問(wèn)題要詢?cè)L相關(guān)人員提出其見解時(shí)，可透過(guò)本園地腦力激盪後取得滿意的結(jié)果會(huì)議通知與會(huì)議室管理：會(huì)議發(fā)起人描述會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)並預(yù)約登錄會(huì)議室，選取參加人員後，即可送出會(huì)議通知單，系統(tǒng)於受邀人員閱信回覆後會(huì)告知發(fā)起人受邀人員是否可以參加互動(dòng)討論機(jī)制層面演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！XXXX年辦公室行政管理-課件總則行為規(guī)范著裝規(guī)定電話及郵件管理公共圖書、報(bào)刊管理辦公用品管理資訊管理會(huì)議室管理總則行為規(guī)范辦公用品管理

辦公室管理名言小事成就大事,細(xì)節(jié)成就完美!

--戴維.帕卡德(惠普創(chuàng)始人)辦公室管理名言小事成就大事,行為規(guī)范辦公室管理須知之：行為規(guī)范辦公室管理須知之：行為規(guī)范1.1

注重辦公室的整潔、安靜，保持良好 的工作環(huán)境與秩序；1.2

不得在辦公室大聲喧嘩，兩個(gè)或兩個(gè) 以上員工需討論問(wèn)題時(shí)，須到會(huì)議室 進(jìn)行討論，以免影響其他員工的工作1.3

上班時(shí)間不得隨意閑逛、串崗、聊天 不得討論與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的其他事情1.4 不得參與對(duì)他人的非議，不得傳 播與工作無(wú)關(guān)的“小道消息”；行為規(guī)范1.1

注重辦公室的整潔、安靜，保持良好行為規(guī)范1.1

對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題需及時(shí)溝通、協(xié)商解決， 不得以爭(zhēng)吵的方式來(lái)解決問(wèn)題；1.2

發(fā)揚(yáng)團(tuán)體精神，加強(qiáng)理解與溝通，各部門間需 相互支持與合作，不得互相推諉。工作中相 互協(xié)作，對(duì)其他員工的合理要求，在力所能 及的范圍里，盡可能提供幫助；1.3

在日常工作中，做到“對(duì)事不對(duì)人”，而非“對(duì)人 不對(duì)事”；

1.5 注重辦公場(chǎng)所的清潔，使用過(guò)的紙張、廢物不 得隨意亂扔。每位員工負(fù)責(zé)清理并保持個(gè)人 辦公區(qū)域的干凈整潔，井然有序。離開座位 時(shí)放好椅子，以免影響通道；

行為規(guī)范1.1

對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題需及時(shí)溝通、協(xié)行為規(guī)范1.1

注重節(jié)約，合理利用辦公用品、復(fù)印紙張及 辦公設(shè)備；1.2

愛(ài)護(hù)公共財(cái)物，注重使用方法，提高效率；1.3

不得將與公事無(wú)關(guān)的人員帶到辦公區(qū)域；1.4

合理分配與使用電腦，禁止使用公司電腦玩游 戲

1.5 辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點(diǎn)。行為規(guī)范1.1

注重節(jié)約，合理利用辦公用品、復(fù)印紙張及辦公室管理須知之：著裝規(guī)定辦公室管理須知之：著裝規(guī)定著裝規(guī)定1.1

注重個(gè)人形象，穿著端莊、整潔、大方、得 體；1.2

工作時(shí)間禁止穿著以下衣物：休閑裝、拖鞋、 吊帶裝、短褲以及較為夸張、怪異的服飾等；1.3

女員工在工作時(shí)間內(nèi)不得穿著短裙、超短裙、 無(wú)袖裝等，工作時(shí)間內(nèi)不得涂指甲油，不得濃 裝艷抹,不得將頭發(fā)染成紅、綠等怪異顏色；1.4

男員工不得留指甲、不得蓄長(zhǎng)發(fā)、不得留胡須 注重體現(xiàn)個(gè)人的精神風(fēng)貌；1.5

對(duì)于違反以上規(guī)定的員工的處罰如下：1.5.1

更換著裝后方可上班（所需時(shí)間計(jì)員工缺勤）1.5.2

每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。著裝規(guī)定1.1

注重個(gè)人形象，穿著端莊、整潔、大方辦公室管理須知之：電話及郵件管理辦公室管理須知之：電話及郵件管理電話及郵件管理1.1

打電話時(shí)簡(jiǎn)明扼要，抓住關(guān)鍵，并盡可能降 低音量1.2

若無(wú)特殊理由，上班時(shí)間內(nèi)盡量避免拔打私 人電話，禁止長(zhǎng)時(shí)間拔打私人電話。私人電 話的費(fèi)用由員工個(gè)人承擔(dān)；

1.3 暫時(shí)離座時(shí)，同組或鄰座同事請(qǐng)主動(dòng)接聽來(lái) 電出差或休假時(shí)請(qǐng)使用電話機(jī)的自動(dòng)留言功 能；電話及郵件管理1.1

打電話時(shí)簡(jiǎn)明扼要，抓住關(guān)鍵電話及郵件管理1.1

對(duì)于一些重要的、保密的、緊急的文件可用 特快專遞寄發(fā)，對(duì)于一些不緊急的郵件請(qǐng)用 掛號(hào)、平信或普通包裹寄發(fā)；1.2

寄往相同地址的特快郵件請(qǐng)放在同一信封一 起寄出，以免發(fā)生不必要的開支；1.3

公司寄發(fā)的郵件均為公司往來(lái)文件或單據(jù)， 請(qǐng)勿在公司郵件中加入私人郵件；

1.4 郵件、快遞的交寄由前臺(tái)負(fù)責(zé)經(jīng)辦。電話及郵件管理1.1

對(duì)于一些重要的、保密的、緊辦公室管理須知之：公共圖書、報(bào)刊管理辦公室管理須知之：公共圖書、報(bào)刊管理公共圖書、報(bào)刊管理圖書管理公司圖書由管理部統(tǒng)一保存。如需借閱請(qǐng)到管理部進(jìn)行登記。借閱期為十五天，超過(guò)十五天后如需續(xù)借，請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)，每個(gè)續(xù)借期為十五天。個(gè)人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留圖書的，請(qǐng)辦理長(zhǎng)期借閱手續(xù)。

公共圖書、報(bào)刊管理圖書管理公共圖書、報(bào)刊管理報(bào)刊雜志管理1.1.1

為了方便大家借閱，對(duì)以公司名義訂閱的雜志， 將采用自助式管理辦法，即將雜志統(tǒng)一存 放于報(bào)刊室書柜中，每本雜志在第一頁(yè)中夾放一 張登記卡，借閱時(shí)，只需將登記卡取出，根據(jù)要 求填寫相關(guān)內(nèi)容后交前臺(tái)即可借走；歸還時(shí)將 雜志交前臺(tái)處，并作歸還記錄；1.1.2

以部門名義訂閱的雜志，將會(huì)由前臺(tái)直接送到部 門經(jīng)理手中，同時(shí)在登記卡上登記，閱后請(qǐng)送還 到前臺(tái)處，送還的雜志也將采用上述的自助方 式進(jìn)行管理；1.1.3

所有雜志借閱期為一個(gè)星期，如果需要續(xù)借，請(qǐng) 到前臺(tái)處重新登記，每個(gè)續(xù)借期為一個(gè)星期。個(gè) 人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留雜志，請(qǐng)?jiān)诘怯浛? 上登記。公共圖書、報(bào)刊管理報(bào)刊雜志管理公共圖書、報(bào)刊管理書刊保管1.1.1

借書人在借書前應(yīng)仔細(xì)檢查書刊是否有損壞， 如有破損請(qǐng)借書人主動(dòng)提出并讓負(fù)責(zé)人確認(rèn) 并做出證明；否則借書人將承擔(dān)賠償責(zé)任；1.1.2

請(qǐng)注意愛(ài)護(hù)書刊，保持書刊的整潔及完整性； 書刊超過(guò)規(guī)定借閱時(shí)間，請(qǐng)主動(dòng)辦理續(xù)借或 歸還手續(xù)，避免書刊的遺失。對(duì)于遺失的書 刊，借閱人應(yīng)照價(jià)賠償

1.13 有關(guān)圖書和報(bào)刊的目錄，可從公司內(nèi)部網(wǎng)上 查詢和下載。公共圖書、報(bào)刊管理書刊保管辦公室管理須知之：辦公用品管理辦公室管理須知之：辦公用品管理辦公用品管理1.1

在每月的20日前，各部門必須把本部門下月 所需的辦公用品預(yù)算清單報(bào)送人力資源及行 政部，管理部根據(jù)各部門所報(bào)預(yù) 算按需購(gòu)買；

1.2 加強(qiáng)領(lǐng)用登記制度，所有辦公用品及辦公耗 材的領(lǐng)用，須按實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量作出登記并簽 字確認(rèn)；辦公用品管理1.1

在每月的20日前，各部門必須辦公用品管理領(lǐng)用辦公用品注意事項(xiàng)1.1.1

合理領(lǐng)用個(gè)人辦公用品數(shù)量，不得囤積和浪費(fèi)；1.1.2

部分文具領(lǐng)用需以舊換新，如各種筆類；1.1.3

員工在調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，須交還計(jì)算器、磁盤盒、 筆架、直尺、訂書機(jī)、膠紙座等耐用物品；1.1.4

如有遺失，需賠償遺失物購(gòu)置價(jià)格的50%后方可 辦理調(diào)動(dòng)或離職手續(xù)；1.1.5

采用固定時(shí)間領(lǐng)用辦公用品：每周二和周五的下 午正常工作時(shí)間，為辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間；1.1.6

對(duì)于新入職員工，行政人員會(huì)在員工入職的第一 日準(zhǔn)備好相關(guān)辦公用品后電話通知其前來(lái)領(lǐng) 取；1.1.7

各部門領(lǐng)用辦公耗材時(shí)，需預(yù)領(lǐng)適量備用，避免 由于耗材的不足而影響正常運(yùn)作。辦公用品管理領(lǐng)用辦公用品注意事項(xiàng)辦公室管理須知之：資訊管理辦公室管理須知之：資訊管理資訊管理Internet訪問(wèn)管理1.1.1

員工如因工作需要訪問(wèn)Internet，需填寫《 Internetmail&Internet瀏覽申請(qǐng)表》并按 程序?qū)徟?，審批后交總部技術(shù)及采購(gòu)部處理；1.1.2

員工上網(wǎng)時(shí)不得非法操作，因非法操作所造成 硬件和軟件的損壞，視損壞程度的輕重進(jìn)行賠 償；1.1.3

員工可以上網(wǎng)查找與工作內(nèi)容有關(guān)的資料或相 關(guān)網(wǎng)站，但嚴(yán)禁登陸任何與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的網(wǎng) 站，尤其是涉及反動(dòng)、色情、賭博、聊天、游 戲等內(nèi)容的網(wǎng)站；

1.1.4 技術(shù)及采購(gòu)部負(fù)責(zé)員工上網(wǎng)情況的監(jiān)控及定期檢查， 發(fā)現(xiàn)有上述1.3情形者，將通知員工本人及其 部門負(fù)責(zé)人，情節(jié)嚴(yán)重者，將給予通報(bào)批評(píng)。

資訊管理Internet訪問(wèn)管理XXXX年辦公室行政管理-課件資訊管理E-mail系統(tǒng)使用管理1.1.1

公司的E－MAIL系統(tǒng)僅供公司員工工作需要；1.1.2

員工在發(fā)送郵件前需認(rèn)真檢查收件人名稱，嚴(yán) 禁將郵件發(fā)給與郵件內(nèi)容無(wú)關(guān)的人員；1.1.3

員工不得利用郵件傳輸任何非法的、中傷他人 的、辱罵性、恐嚇性、傷害性、騷擾性、庸 俗、淫穢等信息資料；1.1.4

員工不得在工作時(shí)間內(nèi)利用郵件傳送任何游戲 卡通、動(dòng)漫、屏保等與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的信息1.1.5

員工在發(fā)送郵件時(shí)必須為郵件填寫標(biāo)題；1.1.6

員工在發(fā)送郵件時(shí)，禁止使用個(gè)性圖標(biāo)；1.1.7

員工不得訂閱與工作無(wú)關(guān)的信息；資訊管理E-mail系統(tǒng)使用管理資訊管理軟件的使用1.1.1

員工只允許使用公司授權(quán)使用的軟件，未經(jīng) 技術(shù)及采購(gòu)部允許不得使用其他軟件；1.1.2

嚴(yán)禁未經(jīng)技術(shù)及采購(gòu)部允許攜帶任何存儲(chǔ)介 質(zhì)在公司的電腦上運(yùn)行，包括軟盤、光盤、 U盤、硬盤等，否則對(duì)設(shè)備的軟、硬件造成 的損壞，一律由使用者承擔(dān)；

1.1.3 未經(jīng)技術(shù)及采購(gòu)部許可，任何人不得私自下 載任何軟件。資訊管理軟件的使用辦公室管理須知之：會(huì)議室管理辦公室管理須知之：會(huì)議室管理會(huì)議室管理1.1

提前預(yù)定會(huì)議室，以便行政部合理安排，確 保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。1.2

愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)備，未經(jīng)許可不得擅自將會(huì)議 室內(nèi)一切設(shè)備、物品等移至它處使用。1.3

會(huì)議結(jié)束后，將各自座椅歸位，擺放整齊， 以便下個(gè)會(huì)議人員使用。

1.4 最后離開人員請(qǐng)關(guān)閉所有電源，包括使用的 電腦、投影儀、照明電等。若發(fā)現(xiàn)會(huì)議室內(nèi) 設(shè)備等物品不能正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人 力資源及行政部。會(huì)議室管理1.1

提前預(yù)定會(huì)議室，以便行政部合理辦公室管理須知之：辦公室自動(dòng)化辦公室管理須知之：辦公室自動(dòng)化

辦公室自動(dòng)化

將資訊、通訊及網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)等科技與辦公室中的人員、作業(yè)流程（Workflow），作有效的結(jié)合，使其成為一個(gè)完善的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，以改善辦公室作業(yè)品質(zhì)及工作效率，并提高辦公室生產(chǎn)力何謂『辦公室自動(dòng)化』？辦公室自動(dòng)化將資訊、通訊及網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)等科技與辦公室中的人辦公室自動(dòng)化的演進(jìn)

辦公室自動(dòng)化的演進(jìn)

辦公室自動(dòng)化的現(xiàn)狀

國(guó)內(nèi)辦公室的類型

傳統(tǒng)型

仍使用教傳統(tǒng)之機(jī)器設(shè)備，如：打字機(jī)、紙、筆、計(jì)算機(jī)…等等為主要工具進(jìn)行工作對(duì)于資訊反應(yīng)太慢，這類辦公室在國(guó)內(nèi)已不多了多點(diǎn)型

目前為數(shù)最多的。辦公室中已引進(jìn)個(gè)人電腦協(xié)助處理事務(wù)，但每臺(tái)電腦都是獨(dú)立作戰(zhàn)的單位區(qū)域型

在辦公室中已建立了區(qū)域網(wǎng)路，透過(guò)它可達(dá)到資訊分享、訊息交換及檔案管理的功能全球型

辦公室應(yīng)用網(wǎng)際網(wǎng)路(Internet)技述，使其資訊可與全球連線機(jī)動(dòng)型推翻掉傳統(tǒng)固定時(shí)間及地點(diǎn)上班的方式，使辦公室成為名符其實(shí)的資訊中心辦公室自動(dòng)化的現(xiàn)狀國(guó)內(nèi)辦公室的類型辦公室自動(dòng)化的效益

節(jié)省時(shí)間

工作比例的重新分配更好的資訊資源共享促進(jìn)溝通

辦公室無(wú)紙化辦公室自動(dòng)化的效益節(jié)省時(shí)間辦公室自動(dòng)化實(shí)例－政府機(jī)關(guān)

電子化政府的模范生

第一代公文管理系統(tǒng)電腦化公文管理第二代公文管理系統(tǒng)注重管理層面的問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)稽催管理功能，集中交換的公文處理方式，并導(dǎo)入光學(xué)條碼系統(tǒng)﹝barcode﹞，方便使用者輸入公文資料控管編號(hào)第三代公文管理系統(tǒng)納入文書制作系統(tǒng)，制定公文格式增加了電子公文交換的功能，采用目前時(shí)效最佳的e-mail傳遞方式效益文書校對(duì)及用印人力方面，由原來(lái)的7人合并作業(yè)后減為3人委外打字經(jīng)費(fèi)亦由每月約32萬(wàn)元降至每月約6萬(wàn)元每月節(jié)省約3萬(wàn)余張的公文記錄性用紙辦公室自動(dòng)化實(shí)例－政府機(jī)關(guān)辦公室自動(dòng)化實(shí)例－企業(yè)南方航空工業(yè)股份有限公司文件管理層面

教育訓(xùn)練資訊：記錄每位員工歷年訓(xùn)練心得報(bào)告、各磚案規(guī)范訓(xùn)練，提供各種訓(xùn)練課程與報(bào)名文件供員工取閱圖書媒題管理：提供圖書、媒體、工作報(bào)告、論文、期刊、專利等內(nèi)容摘要與保管人，便利需求者申借品質(zhì)文件管理：提供品質(zhì)手冊(cè)與環(huán)境手冊(cè)多重選項(xiàng)查訊保安環(huán)保文件管理：記錄保安環(huán)保作業(yè)程序文件，提供文件快速搜索查詢與各類表單下載辦公室自動(dòng)化實(shí)例－企業(yè)南方航空工業(yè)股份有限公司辦公室自動(dòng)化實(shí)例－企業(yè)流程控制層面

差勤管理：控管每位員工每年各類假別可休時(shí)數(shù)，與請(qǐng)假過(guò)程中會(huì)提醒員工相關(guān)資訊，如會(huì)受到扣款、已超過(guò)時(shí)數(shù)上限等等，每月初統(tǒng)計(jì)上月假曠時(shí)數(shù)供薪資系統(tǒng)處理差旅結(jié)報(bào)：控制要有公差事實(shí)才允許申請(qǐng)差旅費(fèi)，針對(duì)不同職等提供可申請(qǐng)交通費(fèi)、住宿費(fèi)、雜費(fèi)之上限，并要求輸入發(fā)票，車票等會(huì)計(jì)單據(jù)。會(huì)計(jì)單位審核后將資料送至ERP系統(tǒng)制票歸帳

費(fèi)用動(dòng)支與結(jié)報(bào)：一般費(fèi)用與固定費(fèi)用須先動(dòng)支申請(qǐng)奉核后，才允許支用與結(jié)報(bào)。結(jié)報(bào)申請(qǐng)請(qǐng)單經(jīng)會(huì)計(jì)單位審核后將資料送至ERP系統(tǒng)制票歸帳行政事務(wù)申核提送：內(nèi)含30種類型