———宏華公司公章印信管理制度

篇1:宏華公司公章印信管理制度

公章印信管理制度

第一章總則

第一條

為保證四川宏華石油設(shè)備有限公司(以下簡稱"宏華公司'或"公司')印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)厲?性和牢靠性，防止不必要大事的發(fā)生，維護(hù)企業(yè)利益，特制定本制度。

其次條

本制度所指印章是指在公司發(fā)行或管理的文件以及憑證文書等于公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，需以公司或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威及效力作用而使用的印章;介紹信僅限在職員工公出、工作等用。

第三條

印章的分類：

(一)董事會(huì)印章;

(二)公司公章;

(三)各類專用章：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、質(zhì)檢專用章、報(bào)關(guān)專用章、出口發(fā)票專用章、收料專用章;

(四)專用私章：法定代表人專用私章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人專用私章;

(五)各部門工作印章;

(六)黨委印章;

(七)工會(huì)印章。

其次章印章、介紹信的保管

第四條

公司總經(jīng)理授權(quán)由公司辦公室指定專人全面負(fù)責(zé)公司的印章、介紹信的管理工作，監(jiān)督印章、介紹信的保管和使用。

第五條

印章管理人：

印章管理人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)本規(guī)定使用管理印章。各類印章的管理人如下：

(一)董事會(huì)印章由董事長管理;

(二)本規(guī)定第四條其次至五項(xiàng)印章由公司法定代表人授權(quán)以下人員管理：

1、公司公章：公司辦公室主任;

2、各類專用章：

①合同專用章：主管的副總經(jīng)理;

②財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章：財(cái)務(wù)部主任;

③質(zhì)檢專用章：質(zhì)量檢驗(yàn)部主任;

④報(bào)關(guān)專用章、出口發(fā)票專用章：主管副總經(jīng)理;

⑤收料專用章：供應(yīng)部主任。

3、各部門工作印章：各部門負(fù)責(zé)人。

4、專用私章：

①公司法定代表人專用私章：辦公室主任;

②公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人專用私章：財(cái)務(wù)部主任(組織機(jī)構(gòu)調(diào)整后，交由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)保管);

(三)黨委、工會(huì)印章的管理人由公司黨委、工會(huì)打算。

第六條

公司各類印章應(yīng)當(dāng)由管理人保管。依據(jù)工作需要印章管理人可授權(quán)其他工作人員詳細(xì)保管印章，但應(yīng)做好相關(guān)登記。

第七條

印章的刻制與更換由用章單位提出申請(qǐng)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理。

第八條

發(fā)生如下狀況，應(yīng)當(dāng)重新刻制、更換印章：

(一)印鑒的內(nèi)容因法定緣由發(fā)生變化;

(二)印章遺失;

(三)印章?lián)p毀;

(四)其他緣由導(dǎo)致印章不能或無法使用的情形。

第九條

發(fā)生本規(guī)定第八條情形的，原印章應(yīng)當(dāng)作廢;發(fā)生第八條第一項(xiàng)情形的，依據(jù)實(shí)際狀況，經(jīng)法定代表人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以作適當(dāng)延用處理。

第三章印章、介紹信的使用

第十條

印章使用的審批權(quán)限

(一)董事會(huì)印章的使用打算權(quán)歸公司董事長。

(二)公司印章的使用打算權(quán)歸公司法定代表人。

(三)公司法定代表人對(duì)本規(guī)定第三條其次至五印章的使用擁有肯定的打算權(quán)。其中，第三至五項(xiàng)印章的使用打算權(quán)由公司法定代表人依據(jù)實(shí)際工作分別授權(quán)如下：

1.各類專用章由公司分管領(lǐng)導(dǎo)打算使用;

2.專用私章由公司分管領(lǐng)導(dǎo)打算使用;

3.各部門工作印章由各部門主任打算使用。

(四)涉及法律等重要事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)法律顧問審核簽字。

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(五)黨委、工會(huì)印章的使用打算權(quán)由黨委、工會(huì)打算。

第十一條

印章的使用程序

(一)審批：

1.使用本規(guī)定第三條第一、二項(xiàng)印章;先填寫《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章管理登記薄》，經(jīng)審批獲準(zhǔn)后，連同需蓋章文件一并交印章保管人用印。

2.使用本規(guī)定第三條第三、四、五項(xiàng)印章：依據(jù)審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批獲準(zhǔn)后，方可用印。

3.假如領(lǐng)導(dǎo)外出，則以手機(jī)短信確認(rèn)，待領(lǐng)導(dǎo)返回公司后補(bǔ)簽。

4.本規(guī)定第三條第六、七項(xiàng)印章的審批，由黨委、工會(huì)確定。

(二)核對(duì)：印章保管人應(yīng)當(dāng)對(duì)文件內(nèi)容和《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章管理登記薄》上載明的簽署狀況予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無誤后方可用印。

第十二條

印章的用?。?/p>

(一)印章應(yīng)當(dāng)蓋在文件正面;

(二)印章一般蓋于公司名稱、部門名稱的中部，并能騎年蓋月;

(三)蓋印文件必要時(shí)應(yīng)當(dāng)蓋騎縫印;

(四)空白頁上不得用印。特別狀況下，需在空白的介紹信、信簽上用印的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由印章保管人編號(hào)存檔后方可用印。

(五)在公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等能證明公司主體資格及權(quán)利的復(fù)印

件上用印時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)加蓋"此復(fù)印件與原件全都，用途，有效期，再復(fù)印無效'等字樣的印章。

第十三條

印章原則上不允許帶出公司。確因工作需要將印章帶出訪用的，應(yīng)當(dāng)填寫《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章外借使用單》，載明事項(xiàng)，經(jīng)公司法定代表人或法定代表人授權(quán)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用;對(duì)于因工作需長期外借公章的，公章借用人員應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)用印登記制度，登記好用印內(nèi)容。

第十四條

印章保管人應(yīng)當(dāng)做好以下檔案保管工作：

(一)將印有公司文號(hào)的用印文件留存貳份，并準(zhǔn)時(shí)做好電子文檔的保存。

(二)建立印章使用登記臺(tái)帳。印章使用登記臺(tái)帳應(yīng)當(dāng)記錄每個(gè)印章的起印、廢止、每次使用的詳細(xì)狀況。

(三)妥當(dāng)保管《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章管理登記薄》、《四川宏華石油設(shè)備有限公司印章外借使用單》。

第十五條

介紹信開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫介紹信登記薄，一般事宜由主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批，重要事宜辦公室主任審批。

第四章法律責(zé)任

第十六條

任何單位及個(gè)人不得擅自刻制及更換印章，未經(jīng)批準(zhǔn)、未經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)刻制及更換的印章，不發(fā)生效力。

第十七條

印章的管理人員及保管人應(yīng)當(dāng)按本制度要求規(guī)范使用印章。對(duì)未能嚴(yán)格、規(guī)范使用印章以及濫用、誤用印章的，由印章管理人及保管人擔(dān)當(dāng)直接責(zé)任。

第十八條

公司在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、PDM、ERP等管理信息系統(tǒng)中引入電子印章和電子簽名，與用戶名一一對(duì)應(yīng)，并設(shè)置使用密碼。電子印章和電子簽名僅作為公司內(nèi)部流程運(yùn)轉(zhuǎn)和審批程序的辨識(shí)依據(jù)，不具備法律效力，對(duì)外不得使用。

第十九條

違反本制度規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)負(fù)責(zé)人予以處分，造成嚴(yán)峻損失或情節(jié)嚴(yán)峻的，擔(dān)當(dāng)法律責(zé)任。

第五章附則

其次十條

本制度由宏華公司辦公室負(fù)責(zé)制訂、修改并解釋。公司其他相關(guān)管理規(guī)定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執(zhí)行。

其次十一條

本制度未盡事宜，執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定。

其次十二條

本制度經(jīng)宏華公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過后生效實(shí)施。

篇2:辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度

辦公室管理制度

為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

文件收發(fā)規(guī)定

一、董事會(huì)和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會(huì)的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。

業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于商業(yè)隱秘的文件，核稿人應(yīng)當(dāng)注"隱秘'字樣，并確定報(bào)送范圍。隱秘文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

二、董事會(huì)和公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清晰，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。

三、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

四、外來的文件由辦公室文書負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

五、文件閱辦部門或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理狀況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明緣由。

檔案管理制度

一、全部檔案文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。

二、打印正式文件，必需按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署看法，然后打印。如發(fā)傳真均需逐項(xiàng)登記，以備查驗(yàn)。

三、文印人員必需按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時(shí)，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清晰的地方，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與有關(guān)人員校對(duì)清晰。

四、文件、傳真等應(yīng)準(zhǔn)時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。

五、嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重賜予罰款處理。

六、公司文件原件，照冊(cè)登記存檔。

七、檔案管理員未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，文件原稿不能向他人復(fù)印外借。

八、如公司辦理其它事宜領(lǐng)用文件時(shí)，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，承辦人辦理借還手續(xù)方可。

辦公用品購置領(lǐng)用規(guī)定

一、公司領(lǐng)導(dǎo)及未實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后購置。實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫手續(xù)，明確金額。需購置的，由部門負(fù)責(zé)人填寫《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經(jīng)理審核并報(bào)董事長批準(zhǔn)后辦理。

二、辦公用品購置后，須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷。

三、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報(bào)總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。

四、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

五、全部員工要勤儉節(jié)省，杜絕鋪張，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。

公章管理規(guī)定

一、公司文件