第三章黨政機關公文（下）第三章目錄第一節(jié)通知第二節(jié)通報第三節(jié)報告第四節(jié)請示第五節(jié)批復第六節(jié)議案第七節(jié)函第八節(jié)紀要第一節(jié)通知一、通知的適用范圍通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。通知的適用范圍廣，從公布國家的政策法令，到基層單位的事務告知，無論是黨、政、軍機關，群眾團體，還是企事業(yè)單位，上至中央，下至地方，單位無論大小都可以使用通知這種公文形式。由于通知的限定性小，機動性、靈活性大，所以處理各種事項用其他公文不好歸類和使用時，常常考慮用通知來發(fā)文。通知均以機關名義發(fā)布。二、通知的特點（一）適應性強這里有三個含義：一是從行文主體上說，不僅國家機關使用，企事業(yè)單位及社會團體、各個部門也都可以使用；二是從公文內容上看，它既可以傳達行政法規(guī)等帶有指令性的內容，也可以傳達工作任務、召開會議等一般內容；三是從隸屬關系來看，既可以用于下行文，也可以用于平行文。（二）準確具體通知屬于傳達告知性公文，特別要求忠實于被傳達的內容，不能遺漏，也不能走樣，要求極為準確。因為通知的內容一般都具有執(zhí)行性或周知性，所以還必須具體明白，絕不能含糊其辭。（三）結構靈活根據通知所傳達內容的繁簡，通知的結構有時是多段的，有時是獨段的，或分項，或篇段合一，均酌情而定。在內容層次的安排上也較靈活。三、通知與命令（令）、決定的區(qū)別通知在強制性、約束性、權威性上弱于命令（令）和決定。通知自身不創(chuàng)造規(guī)范而只是傳達應辦應知事項；通知的事項更加具體細微；用途廣泛、作用明顯，除了指示性通知可取代指示的部分功能，知照性通知可用于使有關各方周知情況和問題外，其他幾類通知還可以使其他有關文件履行生效程序或使其升格，擴大效力范圍。四、通知與通告的區(qū)別第一，通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文；而通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。第二，通知的對象一般只限于某些人或某些單位；通告的對象比較廣泛，一般是社會公眾，不專指某些人或單位。第三，通知的事項一般需要辦理或執(zhí)行，而通告的事項一般只需要遵守和知曉。第四，通知的內容不一定完全公布于眾，而通告的內容一般要公之于眾。五、通知的種類（一）會議通知：這類通知是以通知召開一個會議的有關事項為內容的。（二）批轉性通知：這類通知是用于上級機關根據工作需要和本機關的職權范圍批準并轉發(fā)下級機關的公文。（三）轉發(fā)性通知：它用于上級機關根據工作需要，向所屬下級機關轉發(fā)上級機關、平級機關和不相隸屬機關的公文。轉發(fā)性通知使被轉發(fā)公文的權威性得到證實，用以指導所屬下級機關結合實際情況，正確執(zhí)行公文內容或者從中學習借鑒有關經驗教訓。（四）指示性通知：用于上級機關根據工作需要和本機關的權限范圍，傳達要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行的事項。（五）發(fā)布性通知：這類通知是上級機關發(fā)布行政規(guī)定、條例、章則、辦法等規(guī)章制度和其他重要文件時使用：的通知。（六）任免通知：它是上級機關任免和聘用干部時，對所屬下級機關下達的一種較為特殊的知照性通知。（七）一般事項性通知：它是要求下級機關辦理執(zhí)行或需要周知的事項。六、通知的寫法（一）標題通知的標題常用的寫法有兩種：一種是發(fā)文機關、事由、文種三要素俱全，另一種標題是只有發(fā)文事由和文種兩要素。（二）受文單位受文單位即被通知對象或主送單位。一般是單位，有時也可是個人。（三）正文通知的正文是通知的主體，即通知的內容。１．一般事項性通知的正文２．指示性通知的正文３．批轉、轉發(fā)性通知的正文４．發(fā)布性通知的正文（四）簽署和日期通知的正文結束后還要將發(fā)文機關的名稱寫上，然后再寫成文日期，最后要加蓋公章。七、撰寫通知的注意事項第一，要認真仔細。第二，被通知單位的名稱要寫清寫全。第二節(jié)通報一、通報的適用范圍通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。通報可以用于表揚和批評，因此它屬于褒貶和告誡性公文。通報又可以傳達情況，因此它也屬于傳達和告知性公文。二、通報的特點（一）客觀真實通報的內容不僅必須真實準確，而且還有典型性、代表性，能起較廣泛的教育作用，所傳達的重要精神也應對一個時期或一個方面的工作有重要的指導意義。（二）周知范圍較廣由于通報所列內容具有典型性，需要推廣，因此，一般通報下發(fā)的范圍較廣。（三）及時通報行文的目的，在于盡快地把情況傳達下去，以引起廣泛注意，促進工作，因此撰寫通報特別要求及時。（四）靈活它主要表現(xiàn)在：報知的對象不是特定的，即不是專對某個機關單位或個人，而是眾所周知的；通報沒有周期長短的限制，有事實才有通報的必要，反之，沒必要也不用通報；另外，通報沒有三級行文關系的限制，即通報可以同時用于上行、平行和下行。三、通報與通告、通知的區(qū)別（一）受文對象不同通告、通報的受文對象比較廣泛，不確指；通知的受文對象是具體的。（二）發(fā)文目的與要求程度不同通告一般只是需要知道或遵守；通報是通過好的、壞的典型事例對大家進行教育，以便改進工作，或者把一些情況告訴對方，使之了解。（三）具體寫法不同通告、通知寫的是要求，多用祈使語句；通報寫的則是事，多用敘述寫法。四、通報與決定的區(qū)別通報在表彰先進、批評錯誤方面與有關的表彰、處分決定有明顯的區(qū)別。一是目的不同。通報是起著教育作用，目的是要下級機關和有關人員吸取經驗教訓；決定則有一定規(guī)定性，起確定作用，目的是依據職權進行表彰或懲戒。二是對象不同。通報的對象是具有典型意義的人或者是事，而決定則可適用于所有的人或者事。三是內容有所不同。通報的內容比較寬泛，但不如決定具體、精細；通報可以總結經驗教訓并提出要求，而決定一般不涉及此類內容。五、通報的種類（一）表彰性通報表彰性通報用于表揚好人好事，表彰先進單位、先進事跡、先進人物，以此來指導工作，向下級機關或者有關人員明確提倡什么，使之做有可學，行有所宗。（二）批評性通報批評性通報主要是用于揭露問題、批評錯誤的通報。（三）情況通報情況通報是為傳達某種重要情況時使用的一種文體。六、通報的寫法（一）標題通報的標題與一般公文標題大致相同，由發(fā)文單位、事由和文種（通報）組成。通報標題有直述式和轉述式兩種寫法。（二）正文通報正文的寫作方式也包括直述式和轉述式兩種。（三）發(fā)文單位及日期如標題中已有發(fā)文單位，那么只寫日期和加蓋公章即可；標題中沒有發(fā)文單位的，正文下面一定要寫發(fā)文單位。日期即成文的年、月、日。七、撰寫通報的注意事項第一，寫入通報的內容必須是真實和典型的。第二，對獎懲性的通報，就其內容來說，表揚和批評一定要旗幟鮮明，恰如其分，不能含糊其辭和隨意夸大縮小。遣詞造句要講究分寸，力求準確無誤。第三節(jié)報告一、報告的適用范圍報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。報告通常用于向上級反映工作的進展情況；反映工作中出現(xiàn)的有關情況和問題；匯報有關行政法規(guī)、規(guī)章、重大行政措施的執(zhí)行情況；匯報上級交辦的工作任務的完成情況；匯報一個時期或者一個方面的綜合情況；提出糾正有關偏向的建議并建議轉發(fā)執(zhí)行；回復上級機關提出的詢問；有關問題或事故的責任者檢討分析自己的錯誤等。報告是一種陳述性的公文。從行文關系上看，報告是一種典型的上行文。二、報告的特點和種類（一）報告的特點１．已然性這是指將已經做過的事情或已經發(fā)生的情況及問題寫成報告，其內容是客觀現(xiàn)實的反映，而不是展望和推想。２．總結性因為報告的內容是已經做過的工作，或已發(fā)生的情況，所以，在向上級報告的時候就要對問題進行綜合分析、歸納，即總結。否則，寫成的報告就會變成羅列現(xiàn)象、過程，因而也就失去了寫報告的意義。３．陳述性在報告的寫作方式上，主要使用敘述方法。做了什么工作，具體情況如何，應該如實地敘述清楚。其中包括必要的分析、說明及簡單的議論；但就其內容上的表述手段，主要還是陳述性。（二）報告的種類報告，按其呈報要求可分為呈報性報告、呈轉性報告和呈復性報告。呈報性報告是指下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議。呈轉性報告是指下級機關將有關事項或者要求報送上級機關，請求上級機關批準并轉發(fā)給有關的機關、地區(qū)的報告，這類報告的結尾有“以上報告，如無不妥，請批轉各地執(zhí)行”的字樣。呈復性報告是指下級機關答復上級機關對有關事項的詢問，一般是專題報告。報告，按其內容可分為綜合報告和專題報告、工作報告和情況報告。三、報告的寫法（一）標題一般由規(guī)范化的“三要素”即發(fā)文機關、報告內容和文種（報告）組成；也可以由事由和文種組成，省略發(fā)文單位。（二）正文報告的正文一般也分為開頭、主體和結尾三部分。（三）簽署及日期如果標題是“兩要素”的寫法，或者即使標題是“三要素”寫法，為了鄭重起見，也是先寫發(fā)文單位全稱，再寫成文的日期。四、撰寫報告應注意的事項第一，要注意明確寫作目的。一是根據目的確定報告的具體種類，二是根據目的選擇典型材料和重點內容。第二，報告的材料應確實、可靠。各單位通過報告向上級匯報工作、反映情況和問題，其目的是讓上級機關掌握全面真實情況，以便制定相應的方針、政策。所以“報告”材料要翔實、可靠，而不能用不負責任的“據說”、“傳聞”、“估計”和“可能”的材料。第三，報告里的觀點要正確。報告里不僅有材料，而且還有根據材料概括出的觀點。如果報告的觀點錯了，那么上級機關根據第二手材料綜合的觀點也會是錯誤的。第四，文字要簡練。第四節(jié)請示一、請示的適用范圍請示適用于向上級機關請求指示、批準。請示一般以機關單位的名義發(fā)出，在國家行政機關中，為了明確行政領導負責制，重要的請示，比如涉及有關全國或者一個地區(qū)、一個方面工作的方針、政策、計劃和重大行政措施等事項的請示，也可以由機關單位的正職行政領導簽署發(fā)出。二、請示的特點（一）行文關系具有固定性請示的行文不能超越法定的隸屬關系，而且一般是逐級行文。（二）行文的內容具有單一性凡較規(guī)范的請示，都是具有這種單一性的，即一篇請示的公文只寫一件事或一個問題，亦即所謂的“一文一事”、“一事一請示”。這樣做的原因是由行政管理權限及行文效果所決定的。（三）行文目的具有鮮明性這主要表現(xiàn)在兩個方面：一是對請示事項或問題所持的意見是非常明確的，二是對上級機關的有關請求也同樣是非常明確的。在這里，一切的含糊其辭都是不允許的。三、請示的作用請示是公文中最常見的上行文種之一。具體作用主要有：請求上級機關明確新的方針、政策；請上級機關審批本機關制定的重要方針、政策、計劃和重大措施；遇到重大問題或者因以前無原則規(guī)定難以處理的新問題時，請上級機關指示；在執(zhí)行有關的命令、指示、決定或方針、政策、法律、法規(guī)過程中，有關部門意見不統(tǒng)一時，請上級機關予以協(xié)調或仲裁；請上級轉請有關方面協(xié)助辦理本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位無法解決的問題；請求上級機關幫助解決工作中遇到的確屬無力自行解決的困難；情況特殊，難以執(zhí)行上級的統(tǒng)一規(guī)定時，請求上級批準，作變通處理；要求分配任務，請求項目、經費、機構、編制和任免、聘請干部；申報其他按規(guī)定需由上級機關審核批準的事項。四、請示與報告的區(qū)別（一）行文目的不同請示用于向上級請求指示或批準某些事項，待上級明確審批意見后再開展或結束工作，在請示中可以向上級明確提出務必予以答復的要求；報告卻不能請求指示或批準，更不能要求必須復文。（二）兩個文種的作用不同請示對工作起到起始或中續(xù)作用；報告則起到匯報工作、反映情況供上級了解或參考的作用。（三）兩個文種的形成時間不同請示只能在事前，報告則在事后或事情進行當中形成。五、請示的種類（一）不了解或不明確的問題的請示（二）工作進程中發(fā)現(xiàn)的情況和遇到的新問題，涉及具體政策的制定、執(zhí)行、認識的請示（三）專題問題的請示六、請示的寫法（一）標題請示的標題由請示單位的法定名稱、事由（請示事項）和文種（請示）組成。標題中的事由必須是對請示的主要內容的精練概括，一般為請示事項或問題的名目。（二）主送單位即請示單位的直接上級機關。如有雙重隸屬關系時，則應主送能夠直接批復的隸屬上級，另一上級機關則以抄報處理。即主送單位只能是一個。不要輕易越級行文。如因特殊需要，必須越級行文時，應在報送更高的隸屬上級機關的同時，抄報被越過的直接隸屬的上級機關。（三）正文請示的正文包括請示緣由、請示事項及請示批準的希望或要求。（四）簽署及日期請示全文之后要寫上請示單位的全稱和請示正式簽發(fā)的時間，完整的年、月、日。七、撰寫請示的注意事項第一，必須做到“一文一事一請示”。第二，撰寫請示事項時，意見要具體明確，不能含混不清，不置可否。第三，凡請示事項或問題的解決涉及有關單位者，應事先商同有關單位，或在請示中加以說明。第四，一定要把請示與報告區(qū)分開來，不能混用，亦不能寫成“請示報告”。第五節(jié)批復一、批復的適用范圍批復適用于答復下級機關的請示事項。批復是專門針對下級機關的請示而發(fā)的，一般是“一請示一批復”，不涉及請示以外的其他事項。它屬于指示性下行文。二、批復的特點（一）指令性強批復用于答復下級機關請示的事項，因而可以被視為一種被動的指示，批復的意見具有指令作用。（二）針對性強批復是針對下級的請示而形成的一個文種，批復回答的問題，是請示中的具體事項，它明確答復下級機關是否同意批準其所請示的事項。（三）政策性強批復針對請示事項所作的回答，必須以一定的方針政策為依據，一定要堅持原則，照章辦事，絕不能隨心所欲。即使不同意請示的事項，也要按照有關的政策加以說明，以加深對方對有關方針政策、法律法規(guī)的理解。（四）簡明性三、批復的寫法（一）標題批復的標題一般都是規(guī)范的“三要素”的寫法，即由發(fā)文單位的全稱、事由和文種構成，（二）主送單位批復的主送單位即原請示單位，換言之，答復的是誰的請示，主送單位就應該是誰。若帶有普遍指導意義，需要發(fā)給下級機關的，則用抄送的形式。另外，標題中如有請示單位的，則不必再寫主送單位。（三）正文批復的正文一般都很簡短，因為它不像通知和指示那樣詳細闡述道理或意義，也不必像請示那樣充分說明理由，而是答復問題。正文一般由引語和答復意見兩部分組成。（四）簽署及日期批復因具有通知和指示的性質，所以文中要寫發(fā)文機關名稱和成文具體時間；如果標題中已有發(fā)文機關名稱，正文后也不再寫發(fā)文機關而只寫成文日期。但無論是哪一種都必須加蓋發(fā)文機關公章，以示嚴肅性。四、撰寫批復的注意事項第一，針對性和真實性。寫批復意見必須依照黨和國家的方針、政策，針對所請示的問題，并核實請示緣由的真實性，實事求是地給予明確答復。第二，明確性和具體性。寫批復，意見要明確，不可模棱兩可；意見還應盡量具體，以利下級機關執(zhí)行。第三，及時性和一致性。第四，正確使用批復與答復函兩個文種。第六節(jié)議案一、議案的適用范圍本節(jié)所介紹議案，指《黨政機關公文處理工作條例》中規(guī)定的公文種類之一，適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。國家機關所提各議案必須是在審議議案的國家各級權力機關的職權范圍以內的重要事項。議案制發(fā)機關除提出議案外，一般還應當向審議議案的國家各級權力機關提出議案的說明，以介紹提出議案的原因、設想和理由；必要的時候，有關負責人應當?shù)綍卮鹳|詢。二、議案的特點和作用（一）議案的特點１．法定的制作主體制作議案的主體只能是各級人民政府即國務院和省、直轄市、縣、市轄區(qū)人民政府。各工作部門無權提出議案，因而也不能使用議案這一文種。２．特定的內容根據《憲法》、《地方各級人民代表大會和各級人民政府組織法》的規(guī)定，各級人民政府提出議案的內容必須是屬于人民代表大會或者人民代表大會常務委員會職權范圍內的問題，超出其職權范圍的不能作為議案提出。３．時限性強各級人民政府必須在人民代表大會或者人民代表大會常務委員會舉行會議的時候提出議案。會議后提出的，不能列為議案。４．建議的可行性議案提出后，要經過審議。為使議案獲得通過，議案必須言之有理，并使所提建議具有可行性。只有這樣，議案才能獲得批準。５．語言簡明議案一般都要附有提請審議事項草案和說明材料，所以議案的正文一般寫得簡潔明確，語言極為精練，只要明確寫出提請審議的事項即可。（二）議案的作用議案有利于監(jiān)督和改進政府工作，有利于發(fā)揚民主和加強法制建設，有利于充分發(fā)揮人民代表的參政議政作用，有利于發(fā)揮廣大人民群眾的聰明才智。三、議案的類型（一）立法案：國家行政機關制定的行政法規(guī)需要提請國家權力機關審議或請求國家權力機關制定某項法規(guī)提出的議案。（二）重大事項決議決定案：國家行政機關就本行政區(qū)域內某些重大事項提請國家權力機關進行審議，并請示作出決議或決定的議案。（三）人事任免與撤職案：國家行政機關向國家權力機關提請審議任免國家工作人員或撤銷該級國家權力機關選舉或任命的國家工作人員職務的議案。（四）機構變動與批準條約案：國家行政機關向國家權力機關提請審議有關機構變動或批準條約的議案。（五）其他事項案：由于人民代表大會或者人民代表大會常務委員會的職權很多，議案的類型也很多，如授予榮譽稱號案等等。四、議案的結構和寫法（一）標題標題要簡明扼要地寫明要求解決什么問題。一般有兩種形式：一種是三要素組成的完全式標題，即發(fā)文機關、事由、文種（議案）。（二）主送機關議案的主送機關是固定的，要寫出全稱或規(guī)范化簡稱，明確標出同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會的名稱。（三）正文這是議案的主體，包括案據、方案和結語三部分。它包括提出問題、說明理由、解決這些問題的建議等。（四）簽署與日期議案的署名由法律規(guī)定。以國家行政機關為例，國務院向全國人民代表大會或者全國人民代表大會常務委員會提出的議案，由國務院總理簽署。地方各級人民政府向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提出議案時，都應由國家行政機關的法人代表署名、蓋章，成文日期以法人代表簽發(fā)日期為準。五、撰寫議案應注意的事項第一，符合職權。所提議案既不能超越負責審議議案的國家權力機關的職權，也不能超越提出議案的行政機關的自身職權。第二，一事一案。不得把許多事項并列到一個議案中提出，以免造成國家權力機關在審議時的困難。第三，內容簡潔，論證有力，語言莊重、準確、規(guī)范。第七節(jié)函一、函的適用范圍函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。二、函的特點（一）行文關系比較靈活函主要用于平行或不相隸屬的單位相互之間的往來，既可以是具有隸屬關系的單位，也可以是沒有隸屬關系的單位，平級之間或上下級之間都可以使用。（二）具有商洽性和咨詢性函主要用于平行或不相隸屬單位之間就一般事項進行聯(lián)系、商洽或者對其主要業(yè)務范圍的某一特殊具體事項的請求予以批準或答復，而不涉及某一方面或者全局性的國計民生、方針政策等重大事件，因而一般不具有指導或指示作用。（三）具有雙向性

既有問函，又有復函。三、函與通知的區(qū)別（一）性質、目的不同函的目的是用于平行或不相隸屬的機關之間互相商洽公務或詢問與答復問題，因而它的性質是商洽平行式的公文，一般不具有指揮、指導性。通知的目的主要是用于傳達告知，此外還具有上級對下級的指導作用。（二）行文關系不同函主要在同級機關和不相隸屬的機關之間使用，它不受上下級、平級隸屬關系的限制，屬平行文。通知，除會議通知外，一般用于上級機關對下級機關行文，大部分屬于下行文。（三）作用效力不同函的作用是商討、詢問、答復問題，它沒有領導作用，一般不具有行政的約束力，更沒有法律效力。通知則可用于上級對下級布置工作、發(fā)布文件、作出指示等，具有行政的約束力。四、函與批復的區(qū)別首先，可以從概念上加以界定。函是用來相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準的。批復是專門用來答復請示事項的。其次，從作用與行文關系上來區(qū)分。批復的作用僅限于有隸屬關系或業(yè)務主管關系的上級對所管轄的機關單位行文，準與不準的態(tài)度鮮明，往往具有通知和指示的性質，它只能是下行文。而函的答復更多為平級行文，并只具有商洽性。聯(lián)系與咨詢的答復，一般情況都是平行文。五、請示函與請示的區(qū)別公文處理中，平行單位之間請示與申請批準內容的函混淆的情況時有發(fā)生。它們雖然都有請示的性質，但也有明顯的區(qū)別，主要在于以下兩點：第一，請示是上行文，函是平行文。第二，請示的受文單位和制發(fā)單位之間的關系是領導與被領導的關系，函的制發(fā)單位與受文單位是平行或不相隸屬的關系。六、函的種類函按其內容性質分，有商洽函、詢問函、告知函和答復函等多種。按其行文方向分，可分為去函（也稱為發(fā)函）和復函兩種。七、函的寫法（一）標題函的標題有兩種。一種是全要素標題，即包括發(fā)文單位、事由及文種。另一種標題由兩要素組成，即事由和文種組成。（二）受文單位去函的受文單位一般只有一個，但有時因問題涉及兩個以上單位，也可以同時把兩個以上單位寫上。（三）正文函的正文是文件的主要部分，強調就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。（四）簽署與日期函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。八、撰寫函的注意事項第一，表達要簡要明白，切忌用語繁瑣和詞不達意。第二，行文要懇切實在，要直陳其事，切忌轉彎抹角和賣弄詞句。第三，措詞要適度得體，正確體現(xiàn)機關的職權范圍，既不過分寒暄，也不簡單生硬。第八節(jié)紀要一、紀要的適用范圍紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。紀要是一種特殊文種，主要用于傳達會議的主要精神和要求，與會單位共同遵守執(zhí)行的事項，以溝通情況、交流經驗、統(tǒng)一認識、指導工作。二、紀要的作用紀要記載會議情況，向上級匯報，向下級傳達，供有關方面了解情況、反映問題，因而能幫助上級了解情況，指導下級在工作中更好地貫徹黨的方針政策。另外，紀要貫徹傳達會議的議定事情，要求有關單位共同執(zhí)行，特別是紀要一旦被領導機關批轉或轉發(fā)，就同上級機關所發(fā)的其他正式文件一樣具有指導下級的工作的作用。三、紀要的特點（一）紀實性紀要是會議的產物，其內容是對會議情況的真切記錄和科學整理，沒有任何虛構成分，具有真實性。（二）綜合性紀要不僅反映領導機關的意圖和結論，也反映與會者的意見及會議的一般過程。（三）及時性紀要對寫作時限要求很緊、很嚴，有的是在會議將近結束時就要寫出，多數(shù)是在會議結束后較短時間內就要寫出來。（四）特殊性紀要形成后，一般只主送各有關與會單位。同時，由于與會各單位的地位、組織系統(tǒng)歸屬、具體職能范圍各不相同，因此，它與其他公文文種不同，一般不單獨對下行文。如需下發(fā)執(zhí)行，應下發(fā)通知，將會議紀要作為附件發(fā)出。四、紀要與決議的區(qū)別（一）內容、性質不同紀要的事由可大可小，而且可以是周知的；決議的事由一般都是單位或部門里的重大問題或事項，一般不具有周知性。紀要對會議情況有一個客觀的介紹，對一些決議事項要作出說明或者闡述；決議沒有這方面的內容。（二）形成程序不同紀要是在會議記錄的基礎上概括提煉出來的內容要點，寫好后只需主管領導審閱同意，即可正式發(fā)文。決議必須經過某一級機構或組織的正式會議審議表決這一法律程序，在法定的票數(shù)通過后才能生效并正式發(fā)文。（三）內容含量不同紀要的內容可多可少，事件可大可小?？梢允悄骋皇马椀臎Q定，也可以是不同性質的事項的決定。決議只能是對某一方面或某一特定的重要問題作出決定，一般不涉及日常的具體工作，更不同時涉及多方面或多項事務。五、紀要與會議記錄的區(qū)別（一）對象不同：會議記錄一般是有會必錄，凡屬正式會議都要作記錄，作為內部資料存檔備考，或作為進一步分析研究問題和檢查總結工作的依據。紀要主要記述重要會議情況，其作用是上呈下達會議精神。所以，只有當需要向上級匯報或向下級傳達會議精神時，才有必要將記錄整理成紀要。（二）方法不同：會議記錄必須隨著會議進程進行，有會必錄，逐項記載，越詳細越好，直到會議結束。紀要必須在會議結束后，在記錄的基礎上加工整理而成。（三）寫法不同：記錄作為客觀紀實材料，它要求原原本本地記錄原文原意。紀要是將記錄經過加工提煉之：后形成的正式公文，它集中反映了會議的精神實質，具有高度的概括性和鮮明的政策性。（四）作用不同：會議記錄不具備指導工作的作用，一般不向上級報送，也不向下級分發(fā)，只作為資料和憑：證保存。紀要經過上級機關審批，就可以作為正式文件印發(fā)，有的還直接在報刊上發(fā)表，讓有關單位貫徹執(zhí)行，因而它對工作有指導作用六、紀要與會議簡報的區(qū)別（一）承擔任務不同會議簡報只是簡報的一種形式，它的作用只是為了交流信息和提供情況，以達到溝通情況的目的，一般不具有約束力。紀要，當它作為指示性文件出現(xiàn)的時候，具有一定的權威性。它的結論可以指導有關方面統(tǒng)一認識，它的決定要求有關方面貫徹執(zhí)行。（二）篇幅長短不同會議簡報要求文字簡約，以“簡”為特征。紀要則不受篇幅限制，該長則長，當短即短，以“要”為主要特征。（三）形成時間不同會議簡報一般在會中分期編號，隨時交流；而紀要通常在會后形成。一個會議可以出一期或若干期簡報，但會議紀要只能有一個。七、紀要的種類（一）指令性