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資料范本本資料為word版本,可以直接編輯和打印,感謝您的下載某廣場物業(yè)工作制度及流程地點: 時間: 說明:本資料適用于約定雙方經(jīng)過談判,協(xié)商而共同承認,共同遵守的責(zé)任與義務(wù),僅供參考,文檔可直接下載或修改,不需要的部分可直接刪除,使用時請詳細閱讀內(nèi)容安徽國購Shoppingmall廣場物業(yè)工作制度及流程1、公司相關(guān)制度和流程文件管理制度第一條總則1.1為確保文件管理正常、順利進行,促進公司管理工作的效率,特制定本辦法。1.2所謂“文件”,是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀(jì)要、規(guī)定、報表等。1.3文件的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送由行政部負責(zé)。第二條文件的類別2.1絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。2.2秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文件。2.3機密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。2.4普通。指非機密文件。第三條外來文件的收發(fā)及處置3.1外來文件全部由行政部接收,在《外來文件收發(fā)簿》中登記,填寫《文件處理標(biāo)簽》由總經(jīng)理批示后,下發(fā)相關(guān)部門處理,行政部在處理時按下列要點處置。3.1.1一般文件予以啟封,分送各部門。3.1.2私人文件不必開啟,直接送收件人。3.1.3分送各部門的文件若有差錯,必須立即退回行政部。3.2普通文件的處理原則3.2.1由部門負責(zé)人以上人員負責(zé)對文件進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理,或者由其指定下屬對文件進行具體處理。3.2.2如果遇到重要或異常事項,必須及時與上一級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。3.2.3各種有關(guān)聯(lián)的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。3.3機密文件的處理原則3.3.1機密文件原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。3.3.2指名或親啟文件,原則上應(yīng)在封面上注明文件所涉及事項的要點和發(fā)文者姓名,并由發(fā)文者封緘。3.3.3到達的指名或親啟文件,原則上由文件上所指明的部門負責(zé)人或個人開啟,其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者,不受本條規(guī)定的約束。第四條內(nèi)部文件的制發(fā)4.1各部門因工作業(yè)務(wù)需要下發(fā)文件時,由部門擬訂文件交行政部,由行政部統(tǒng)一格式編號擬定《文件審批表》交相關(guān)部門會簽,由總經(jīng)理審批后下發(fā)。4.2文件編號規(guī)則4.2.1公司文件:涉及公司重大經(jīng)營決策、規(guī)章制度、人事變動等事宜,均以公司文件下發(fā)。編號規(guī)則:皖國購司字(XXXX)000號(XXXX為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。4.2.2總經(jīng)理辦公室文件:臨時的通知等以辦公室文件下發(fā),編號規(guī)則:皖國購辦字(XXXX)000號(XXXX為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。4.2.3會議紀(jì)要:凡公司會議形成的重大決定均應(yīng)以會議紀(jì)要形式下發(fā),編號規(guī)則為:皖國購紀(jì)字(XXXX)000號(XXXX為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。4.2.4記錄表格:各部門使用的紀(jì)錄表格在初次使用前必須到行政部進行編號,無編號的表格不允許在部門之間流轉(zhuǎn)。編號規(guī)則:Q/GG-XX-001流水號部門代碼記錄前綴例如:行政部代碼XZ,物業(yè)部代碼WY,財務(wù)部代碼CW,電腦部代碼DN等。4.3文件的受控:為確保下發(fā)文件在適用的場所使用和對密級的控制,必須對下發(fā)文件進行控制,控制其分發(fā)場所。公司所有下發(fā)文件必須有密級標(biāo)識和文件受控號。受控章形:4.4文件下發(fā)4.4.1需要在使用部門留存的文件必須以紙質(zhì)文件或電子文件下發(fā),下發(fā)時各部門必須在《文件簽收簿》簽收登記。4.4.2不需要在使用部門留存的,在文件正本上附《文件傳閱表》交相關(guān)部門傳閱,文件被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在《文件傳閱表》上填寫閱覽后的意見。4.5文件存檔4.5.1公司的外來文件和內(nèi)部文件在處置完畢后一個工作日必須交檔案室存檔,否則將追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.5.2各部門指定一名工作人員管理部門的文件,公司下發(fā)的文件各部門必須完整保存,行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況,發(fā)現(xiàn)公司機密性文件使用、保存不當(dāng)或遺失,將追究文件管理人員的責(zé)任。4.5.3檔案管理人員應(yīng)對每年的文件進行整理,集中封存。4.6文件查閱4.6.1原則上部門查閱文件,應(yīng)在部門查閱,檔案室不接受查閱。4.6.2因工作或業(yè)務(wù)需要,查閱公司機密性文件,應(yīng)辦理文件查閱審批手續(xù)后,方可在檔案室查閱。第五條執(zhí)行時間此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行,由行政部負責(zé)解釋。第六條相關(guān)記錄(見:表格匯總)6.1《文件樣稿》。6.2《會議紀(jì)要樣稿》。6.3《外來文件收發(fā)簿》。6.4《文件處理標(biāo)簽》。6.5《文件審批表》。6.6《文件簽收簿》。6.7《文件傳閱表》。會議管理制度第一條會議組織和安排為避免會議過多或重復(fù),公司正常會議一律納入會議管理制度,原則上一律按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。1.1公司級會議1.1.1公司全體員工大會:報請總經(jīng)理批準(zhǔn),綜合管理部負責(zé)組織。每年12月召開,對全年的工作進行總結(jié)、表彰,安排部署下年度總體經(jīng)營計劃,因其他特殊需要,可臨時召開;1.1.2總經(jīng)理辦公會議:由綜合管理部組織,每月底召開,總經(jīng)理主持;對上月的工作進行總結(jié)和下月的工作部署,討論、研究、決定公司經(jīng)營活動中發(fā)生的重大問題及解決方案;1.1.3行政例會:每周一召開,由總經(jīng)理主持。各部門進行工作匯報和安排下一步的工作計劃;1.2專題會議:即全公司的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會議(如經(jīng)營活動分析會、設(shè)備管理會議等)。由總經(jīng)理批準(zhǔn),每月底召開,各業(yè)務(wù)部門負責(zé)組織;1.3部門工作會議:由各部門主管決定召開并負責(zé)組織。1.4小組會:由各部門的班組(小組)決定并負責(zé)組織。1.5商場營業(yè)員晨會:每天由各樓管帶領(lǐng)營業(yè)員練習(xí)有關(guān)營業(yè)用語、安排或傳達公司的工作事項;1.6上級公司或外單位在我公司召開的會議或業(yè)務(wù)會,一律由綜合管理部受理安排,有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)同做好會務(wù)工作。1.7其他會議的安排,凡涉及多個部門主管參加的會議,均須于會議召開前一天經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由綜合管理部統(tǒng)一安排。1.8凡綜合管理部已列入會議計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的其他會議時,召集部門應(yīng)提前一天報綜合管理部調(diào)整會議計劃。未經(jīng)同意,任何人不得隨便打亂正常會議計劃。1.9對于準(zhǔn)備不充分、重復(fù)性或無多大實際作用的會議,綜合管理部請示后有權(quán)拒絕安排。1.10對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相近的幾個會議,綜合管理部請示后有權(quán)安排合并召開。1.11各部門會議必須服從公司統(tǒng)一安排,各部門小會不應(yīng)在公司例會同期召開(與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外),應(yīng)堅持小會服從大會,局部服從整體的原則。第二條會議準(zhǔn)備2.1除例行會議以外,應(yīng)在會議召開的前一天下發(fā)《會議通知》,通知會議的議題、地點、時間、出席及列席人員等。2.2會議主持人和召集部門及與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作(包括擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)炎要點、工作計劃草案、決議或決定草案、落實會場、通知與會者等)。2.3參加公司會議的人員無特殊原因不能請假,如需請假須經(jīng)主持人(部門)批準(zhǔn)。2.4有以下原因者,高層以上管理人員可提議臨時或提前召開會議:2.4.1有重要事項需提交會議討論決定。2.4.2各部門重要業(yè)務(wù)管理人員錄用及辭退。第三條會議相關(guān)規(guī)定3.1會議主持人3.1.1會議主持人應(yīng)提前5分鐘到達會議地點。3.1.2會議主持人在會議開始時應(yīng)說明會議的議題和議程。3.1.3主持人應(yīng)對會議及發(fā)言的時間進行控制,有權(quán)終止與會議議題無關(guān)的發(fā)言。3.1.4主持人應(yīng)對會議中討論或決策性議題作出決定,并對決定的實施及完成時間、責(zé)任人進行溝通后作出明確。3.2發(fā)言規(guī)定:參會人員工作匯報應(yīng)列提綱,發(fā)言言簡意賅,限定時間5分鐘。3.3參會人員紀(jì)律規(guī)定3.3.1與會人員應(yīng)按通知的時間提前到達會議地點,不得遲到,遲到者拒絕進入會場,按會議缺勤處理,罰款50元。3.3.2與會人員中途不得退出,特殊原因確需離開會場,須經(jīng)主持人同意后方可離開會場。3.3.3與會人員應(yīng)保持會場的秩序,不得大聲說話或交頭接耳,或做與會議無關(guān)的其他事情。3.3.4會議期間,不得隨意走動,手機應(yīng)關(guān)機或設(shè)置振動狀態(tài),原則上不允許在會場進行通話,確需通話,不得影響會議。3.3.5會議結(jié)束后,與會人員應(yīng)主動恢復(fù)好座椅的位置。3.4會議結(jié)束后對會議形成的決定(議)或需會后實施的事項應(yīng)形成會議紀(jì)要下發(fā)參會部門或人員,會議紀(jì)要屬公司內(nèi)部重要文件,具有一定范圍的保密性,未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。3.5綜合管理部應(yīng)根據(jù)下發(fā)的會議紀(jì)要事項的完成時間、責(zé)任人、及完成結(jié)果進行跟進檢查,未按要求完成的應(yīng)說明原因,否則按未完成工作進行考核。第四條執(zhí)行時間此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行,由綜合管理部負責(zé)解釋。附則晨會管理辦法第一條總則為加強各部門的溝通、交流,便于各項工作的布置、檢查和考核,特制定此辦法。第二條職責(zé)2.1總經(jīng)理辦公室負責(zé)晨會的組織工作;2.2綜合管理部負責(zé)晨會布置的工作和晨會檢查的工作考核;2.3總值班負責(zé)晨會的主持工作;2.4主管級(含)以上人員負責(zé)各自工作完成情況的匯報;2.5主管級(含)以上人員負責(zé)接受其他部門(人)的工作質(zhì)詢。第三條晨會內(nèi)容3.1工作出現(xiàn)的問題和矛盾;3.2各部門之間需要協(xié)調(diào)處理的事項;3.3檢查工作進度和工作的完成情況;3.4安排、布置工作;3.5對完成的工作效果進行評估和未完成工作的考核;3.6其他工作。第四條參加人員主管級(含)以上員工。第五條晨會時間每周四早晨8:40。第六條晨會紀(jì)律6.1所有參加晨會人員必須準(zhǔn)時到達會場,遲到給予罰款50元;6.2參會人員必須關(guān)閉手機或?qū)⑹謾C設(shè)置成振動狀態(tài),來電不允許接聽,否則,每次罰款20元;6.3參會人員不得中途離開會場,否則給予罰款20元。第七條考核(見《考核管理辦法》)第八條備注此辦法由綜合管理部負責(zé)解釋。附件:《工作任務(wù)單》考勤管理制度第一條總則保障公司正常、高效的工作秩序,加強員工的考勤管理,保證員工的休息權(quán)利。第二條適用范圍公司的行政班工作時間為:上午9:00-12:00,下午13:30-18:00;季節(jié)性調(diào)整另行通知,部分崗位按照特殊崗位上班時間要求上班。公司全體員工每天上下班都必須登陸考勤機考勤,考勤結(jié)果由綜合管理部匯總定期公布并計算薪資。鑒于工作特殊性,外派人員實行上下班簽到考勤。員工上、下班須親自簽到、打卡,不得托人或受托。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)托人或受托考勤,委托人和被委托人實行警告處罰,并罰款50元;如再次違規(guī)實行訓(xùn)誡處罰,并罰款100元;三次違規(guī)者給予除名。出差人員出差期間不需簽到、簽退,出差前需填寫《出差申請單》,出差結(jié)束后須憑《出差申請單》到綜合管理部辦理相關(guān)手續(xù)。員工凡當(dāng)日遲到在15分鐘以內(nèi)按遲到處理,15分鐘以上至半日之內(nèi)者按曠工半天處理,超過半日者按曠工一天處理;員工凡當(dāng)日早退在15分鐘以內(nèi)按早退處理,15分鐘以上半日以內(nèi)者按曠工半天處理,超過半日按曠工一天處理。員工無故遲到或早退一次予以罰款10元,累計三次遲到(早退)作曠工一日處理;無故曠工半日,扣發(fā)當(dāng)日薪資的50%;無故曠工1日,扣發(fā)當(dāng)日全部薪資。員工無正當(dāng)理由連續(xù)曠工時間超過15天,或者一年以內(nèi)累計曠工時間超過30天的,予以除名處理(解除勞動關(guān)系)。因天災(zāi)人禍或其它不可抗力而遲到等,經(jīng)查實,不作遲到(曠工)計;因天氣惡劣、交通堵塞、忘記等原因造成考勤遲到,當(dāng)事人需立即報告綜合管理部,綜合管理部查證后酌情處理。任何類別的假期都需部門負責(zé)人事前批準(zhǔn),并到綜合管理部登記。如有緊急情況,不能事先請假,應(yīng)在兩小時以內(nèi)電話通知本部門負責(zé)人并在上班當(dāng)日補辦手續(xù),否則以遲到或曠工計。正常情況下所有人員須先到公司報到后,方能外出辦理各項業(yè)務(wù),如因工作需要先辦理公事再上班的,需在上班前日填寫《外出申請單》并報綜合管理部;上班期間因業(yè)務(wù)需要,須外出辦公務(wù)者,應(yīng)填寫《外出申請單》并報綜合管理部。違反上述規(guī)定,以遲到或曠工計。第三條附則3.1本管理辦法由綜合管理部負責(zé)解釋。3.2本管理辦法的擬定或者修改由綜合管理部負責(zé),報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.3本管理辦法自頒布之日起實施。2、物業(yè)管理部制度及流程鑰匙管理作業(yè)規(guī)程1目的規(guī)范物業(yè)部所有鑰匙(辦公柜、屜鑰匙除外)的管理,保衛(wèi)商場安全,預(yù)防罪案發(fā)生。2適用范圍適用于本轄區(qū)物業(yè)。3主要職責(zé)3.1客服部負責(zé)備用鑰匙的管理。3.2工程部負責(zé)工程鑰匙的管理及工程鑰匙箱的管理。3.3保安部負責(zé)保安鑰匙的管理及保安鑰匙箱的管理。4程序要點4.1物業(yè)部所有鑰匙除管理部門留存一套供日常使用外,多余全部交客服部存留備用,備用鑰匙的借用須由借用部門主管級及以上人員同意,并在《鑰匙領(lǐng)用登記表》的“鑰匙借用登記欄”辦理借用登記手續(xù),。4.2所有鑰匙不得外借,確因工作需要外借的,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理同意并由客服統(tǒng)一辦理。4.3消防控制中心及配電房均設(shè)鑰匙箱一個,作為保安工程鑰匙存放處。4.4所有鑰匙要分類、分樓層編號、標(biāo)識。4.5物業(yè)部所有鑰匙不得私自配制或帶離商場。4.6鑰匙若發(fā)現(xiàn)遺失,鑰匙保管人須及時向部門主管匯報,在客服部《鑰匙領(lǐng)用登記表》上的“鑰匙遺失和配制欄”中做好報失確認登記,由部門主管簽字確認,客服部安排換鎖,其所需費用由遺失人承擔(dān),并給予當(dāng)事人紀(jì)律處分。4.7所有鑰匙用后須及時歸還并做好歸還簽收工作,不得隔日或隔班(特殊情況下須使用部門主管人員說明原因并在《鑰匙領(lǐng)用登記表》進行登記)。4.8鑰匙領(lǐng)用人在離職時,須將領(lǐng)用的鑰匙如數(shù)交還,由其上一級管理者負責(zé)收回客服部,并在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上辦理注銷手續(xù),部門經(jīng)理/主管核實后在離職移交手續(xù)上簽字確認。4.9若鑰匙箱鑰匙遺失,并有急事需鑰匙的,可打破鑰匙箱掛鎖,事后應(yīng)寫書面報告說明上報客服部。4.10工程部所有設(shè)備機房鑰匙均各留一把,列出鑰匙清單放在配電房鑰匙箱內(nèi),備用鑰匙箱的鑰匙,由工程部變配電當(dāng)值人員負責(zé)保管和交接。
4.11保安部所有門、通道門、安全門的鑰匙均應(yīng)放入監(jiān)控中心鑰匙箱內(nèi),個人手里不允許留存鑰匙,開店、閉店鑰匙的使用由當(dāng)值保安部主管指定專人領(lǐng)取或由內(nèi)保當(dāng)值領(lǐng)班領(lǐng)取,其它時段需主管級人員同意并簽字確認。4.12打開鑰匙箱,使用鑰匙時配電房/控制中心當(dāng)值人員應(yīng)在《鑰匙使用登記表》上登記辦理使用手續(xù),配電房/控制中心當(dāng)值人員交接班應(yīng)做好移交清點簽收。5相關(guān)文件6工作記錄6.1《鑰匙領(lǐng)用登記表》6.2《鑰匙使用登記表》維修處理作業(yè)規(guī)程1目的保障物業(yè)各部件及設(shè)施設(shè)備的高效正常運轉(zhuǎn),創(chuàng)造「國購廣場」良好的經(jīng)營環(huán)境。2適用范圍適用于本轄區(qū)物業(yè)。3主要職責(zé)3.1物業(yè)管理員或配電房值班員負責(zé)記錄具體報修內(nèi)容,并及時傳達至物業(yè)工程維修人員;3.2物業(yè)巡視人員負責(zé)報修內(nèi)容的確認。3.3物業(yè)工程維修人員負責(zé)維修工作。4程序要點4.1業(yè)戶報修4.1.1物業(yè)客服接待接受業(yè)戶的報修要求,做好報修內(nèi)容的登記:(1) 報修業(yè)戶姓名;(2)業(yè)戶詳細地址;(3)聯(lián)系電話;(4)報修內(nèi)容;(4)報修內(nèi)容;(5)預(yù)約時間。4.1.2通知物業(yè)工程人員開具工程維修單,并由工程負責(zé)人簽字確認是否屬于保修范圍后進行維修作業(yè);4.1.3維修人員對報修內(nèi)容進行核實,迅速持單趕往現(xiàn)場,根據(jù)實際情況維修和處理并準(zhǔn)確填寫維修服務(wù)單:4.1.3.1屬維修范圍的,盡快維修處理;4.1.3.2如維修需用材料或更換材料的,應(yīng)向業(yè)戶說明,如果材料是業(yè)戶提供的,維修人員應(yīng)檢驗材料是否合格,對于檢驗不合格的材料應(yīng)主動提示業(yè)戶使用材料的后果,并將檢驗結(jié)果在維修服務(wù)單中注明,但最終應(yīng)尊重業(yè)戶的選擇;4.1.3.3如業(yè)戶提出委托維修人員購買材料,維修人員應(yīng)說服業(yè)戶能自行購買。報修項目屬物業(yè)服務(wù)合同之外或不及的維修項目,應(yīng)耐心向業(yè)戶講明,取得諒解,請業(yè)戶另外采取措施;4.1.4維修時保持服務(wù)理念,確?!叭智濉焙汀叭3帧?,即分清時間、地點、場合和保持噪音最低、保持場地干凈、保持擺設(shè)原樣;對產(chǎn)生垃圾的維修項目應(yīng)適當(dāng)防護,維修完畢后,維修人員應(yīng)在維修單上注明完工時間,清理維修現(xiàn)場并將維修垃圾帶走。4.1.5維修結(jié)束后,維修人員請業(yè)戶查驗,業(yè)戶滿意后在維修單上簽字認可;4.1.6維修完畢后,維修人員向物業(yè)客服接待回復(fù)說明,物業(yè)客服接待在接待記錄本上該項報修的內(nèi)容的處理結(jié)果欄內(nèi)注明已處理完畢,并及時回訪,非客服接待接報的維修在維修結(jié)束后也應(yīng)及時反饋給客服接待予以記錄并安排回訪;4.1.7工程主管每周周五前到各班組將本周維修單匯總回收,對維修內(nèi)容、工作質(zhì)量及耗材進行審核后交于客服部;4.1.8客服部倉庫管理人員根據(jù)維修單進行耗材統(tǒng)計,并在每月25日前將有償維修服務(wù)部分匯總通過帳扣形式傳遞到財務(wù)部結(jié)算。4.1.9從倉庫領(lǐng)料進行的維修,維修單編號填寫在出庫單備注欄內(nèi),維修單按月整理存檔。4.1.10物業(yè)部管理人員對維修記錄及內(nèi)容進行抽檢。4.2機電設(shè)備、公共設(shè)施報修、維修處理:4.2.1接到報修,物業(yè)管理員通知機電維修人員處理;4.2.2機電維修人員接到報修或在自己的巡視檢查中發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)立即趕往現(xiàn)場處理;4.2.3維修完畢后,做好維修記錄;如是物業(yè)管理員通知的,應(yīng)及時向其回復(fù);屬于更換材料的應(yīng)填寫工程維修單;4.2.4接到維修人員回復(fù),物業(yè)管理員應(yīng)在報修處理結(jié)果欄內(nèi)注明處理完畢,并根據(jù)情況回訪;4.2.5物業(yè)部,工程部管理人員對維修內(nèi)容、耗料進行檢查、核實。4.2.6每月月初工程主管根據(jù)上月機電設(shè)備和公共設(shè)施維修記錄統(tǒng)計分析公共設(shè)施和機電設(shè)備的維修維護情況、耗料使用情況。4.3報修處理流程4.3.1業(yè)戶報修處理流程:業(yè)戶報修通知物業(yè)工程維修維修人員趕往現(xiàn)場處維修結(jié)束,業(yè)戶簽收維修人員交單物業(yè)客服接待回訪、存檔發(fā)現(xiàn)問題或接到報修通知物業(yè)工程維修人員維修人員趕往現(xiàn)場處理維修完畢,做好記錄并向物業(yè)客服接待回復(fù)物業(yè)客服接待核實記錄處理結(jié)果回訪并記錄存檔4.3.2商場公共設(shè)施報修處理流程:5相關(guān)文件《維修服務(wù)人工費用清單》6工作記錄6.1《物業(yè)接待記錄》6.2《維修服務(wù)單》6.3《維修登記表》第三條業(yè)戶進撤柜作業(yè)規(guī)程1目的規(guī)范業(yè)戶進撤柜流程,避免或減少成品及公司利益損失。2適用范圍適用于本轄區(qū)商場物業(yè)。3主要職責(zé)3.1物業(yè)客服部負責(zé)業(yè)戶進撤柜流程的監(jiān)督及相關(guān)手續(xù)的辦理。3.2工程部負責(zé)進場確認、裝修監(jiān)督及撤柜時的成品檢查等工作3.3保安部負責(zé)進場協(xié)助及撤柜的監(jiān)督工作。4程序要點業(yè)戶裝修申請4.1流程裝修申請核準(zhǔn)施工進場完工檢視辦理相關(guān)手續(xù)圖紙審核4.1審圖4.1.1物業(yè)客服接招商部傳遞的新業(yè)戶裝修設(shè)計圖紙后組織工程人員對電路設(shè)計、安裝設(shè)計、用電量、成品保護、消防設(shè)施安全等內(nèi)容進行審核并簽署意見,客服部從總體設(shè)計及用電安全、用電負荷、消防安全等內(nèi)容進行審核并簽署意見。簽署相關(guān)規(guī)定規(guī)定(包括成品恢復(fù)相關(guān)規(guī)定),發(fā)送《裝修守則》相關(guān)資料。4.1.2審核意見經(jīng)物業(yè)經(jīng)理核準(zhǔn)后隨圖紙一并返回至招商部,物業(yè)客服留存復(fù)印件并建立新業(yè)戶檔案,圖紙審核一般不超過三天;簽署相關(guān)規(guī)定規(guī)定,發(fā)送《裝修守則》相關(guān)資料。4.1.3客服管理員將新業(yè)戶資料輸入《二裝審圖歸檔登記表》上。4.2進場4.2.1新業(yè)戶圖紙審核完畢后即可提出進場及裝修申請。4.2.2客服管理員取出新業(yè)戶檔案請業(yè)戶:(他這里是“客服管理員確認費用交納后取出新業(yè)戶檔案請業(yè)戶:”)a) 簽認圖紙審核意見;b) 簽認費用明細表并開具收款通知單帶其至財務(wù)部交款;(他這里是“簽定裝修守則;”)c) 費用核查;(他這里是“相關(guān)租賃合同備案?!保ヾ) 業(yè)戶手冊、裝修守則及二裝材料要求發(fā)放;e) 文字資料簽認;(從d到e他這里沒有)4.2.3鋪面交接4.2.3.1客服管理員填寫《鋪面/單元接收確認表》并請工程人員安排鋪面交接工作;4.2.3.2鋪面交接時各項目應(yīng)如實、全面填寫,電表指數(shù)欄應(yīng)填寫表具編號及電表指數(shù);4.2.3.3接收確認表經(jīng)工程人員及客戶簽認后立即返回客服部。4.2.4請客戶確認進場時間及施工時限,填寫《入店申請表》及《施工許可證》,在物業(yè)經(jīng)理審批后發(fā)放。(他這里是“《施工許可證》,在物業(yè)經(jīng)理審批后發(fā)放?!保?.2.5客服管理員根據(jù)費用收取情況及施工人員身份證復(fù)印件(一式兩份,一份留存,一份制作出入證)簽發(fā)施工人員出入證;4.2.6客服管理員根據(jù)情況核對費用收取情況開具《滅火器發(fā)放通知單》通知保安部發(fā)放滅火器。4.2.7通知工程部在施工時間內(nèi)留電,通知保安部、工程部現(xiàn)場監(jiān)督裝修施工,有問題立即反饋至客服部。4.2.8客服管理員整理新業(yè)戶檔案并正式歸檔,同時在《二裝審圖歸檔登記表》電子檔上予以更新。(他這里有一條“4.2.3.9客服管理員填寫《二裝情況內(nèi)部告知單》(一式三份)交安保、工程部簽收?!保?.3完工驗收及退費4.3.1新業(yè)戶裝修完工后客服管理員開具《裝修竣工驗收/整改單》安排工程人員進行驗收。4.3.2驗收通過可根據(jù)《裝修竣工驗收/整改單》填寫《退費申請表》辦理退費。4.3.3如有需整改項目,在《裝修竣工驗收/整改單》上注明并限期整改,由工程人員跟進直至驗收通過。4.3.4退費情況在《二裝審圖歸檔登記表》電子檔退費欄內(nèi)予以更新后歸入該業(yè)戶檔案存檔;4.3.5退費一般在裝修完工并通過驗收一個月以后辦理退費手續(xù)。4.4撤柜4.4.1客服管理員接到招商部某專柜撤柜預(yù)估費用通知函后立即聯(lián)系工程人員預(yù)估電費及成品保護預(yù)估費用,客服部預(yù)估垃圾清運費用,待客服部負責(zé)人確認后傳遞至招商部,復(fù)印件留存客服部并根據(jù)預(yù)估費用更新《二裝審圖歸檔登記表》電子檔退場欄相關(guān)信息。4.4.2客服管理員接到招商部某專柜撤柜通知函后即聯(lián)系業(yè)戶辦理入店申請,一般撤柜人數(shù)控制在5人以內(nèi),撤柜工作人員一般要提供身份證復(fù)印件辦理臨時出入證,特殊情況可由業(yè)戶在《入店申請表》作出擔(dān)保承諾。4.4.3客服管理員根據(jù)函告日期開具《退柜呈核表》交保安部辦理,同時通知工程部跟進撤柜,成品保護、電表指數(shù)、建筑垃圾清理情況等都填寫在《退柜呈核表》上,請業(yè)戶簽認后第二天上午傳遞至客服部。4.4.4客服部根據(jù)《退柜呈核表》內(nèi)容查驗業(yè)戶檔案,將費用結(jié)算情況填寫在《退柜結(jié)算單》上請物業(yè)經(jīng)理核準(zhǔn)后交于財務(wù)部,客服部留存一份,根據(jù)結(jié)算情況將《二裝審圖歸檔登記表》電子檔退場欄內(nèi)予以更新,《退柜呈核表》及《退柜結(jié)算單》一起歸入該業(yè)戶檔案。4.4.5退柜業(yè)戶檔案以紅色標(biāo)簽標(biāo)注并另行歸檔。5相關(guān)文件6工作記錄6.1《二裝審圖歸檔登記表》6.2《鋪面/單元接收確認表》6.3《入店申請表》6.4《施工許可證》6.5《裝修竣工驗收/整改單》6.6《滅火器發(fā)放通知單》6.7《退費申請表》6.8《退柜呈核表》6.9《退柜結(jié)算單》(這些都沒有,他的是“4.2.4二裝監(jiān)督4.2.4.1工程部、保安部根據(jù)《二裝監(jiān)督匯總表》所列項目進行監(jiān)督,并將監(jiān)督檢查情況記錄在《二裝監(jiān)督匯總表》上,二裝施工結(jié)束后《二裝監(jiān)督匯總表》交于客服部存入該業(yè)戶檔案。4.2.5完工驗收及退費4.3.1新業(yè)戶裝修完工后客服管理員開具《裝修竣工驗收/整改單》安排工程人員進行驗收。4.3.2驗收通過可根據(jù)《裝修竣工驗收/整改單》填寫《退費申請表》辦理退費。4.3.3如有需整改項目,在《裝修竣工驗收/整改單》上注明并限期整改,由工程人員跟進直至驗收通過。4.3.4退費情況在《二裝審圖歸檔登記表》電子檔退費欄內(nèi)予以更新后歸入該業(yè)戶檔案存檔;4.3.5退費一般在裝修完工并通過驗收一個月以后辦理退費手續(xù)。5.0相關(guān)文件6.0工作記錄1、《二裝審圖歸檔登記表》2、《鋪面/單元接收確認表》3、《入店申請表》4、《施工許可證》5、《二裝監(jiān)督匯總表》6、《裝修竣工驗收/整改單》7、《滅火器發(fā)放通知單》8、《退費申請表》8、《退柜呈核表》9、《退柜結(jié)算單》10、《二裝情況內(nèi)部告知單》”)第四條辦公區(qū)管理作業(yè)規(guī)程1目的通過規(guī)范辦公區(qū)日常管理工作,確保辦公區(qū)對外形象規(guī)范、統(tǒng)一,設(shè)備運行正常。2適用范圍適用于公司所有辦公區(qū)域日常管理工作。3職責(zé)3.1客服部負責(zé)人負責(zé)物業(yè)辦公區(qū)日常的統(tǒng)籌管理工作。3.3客服管理員負責(zé)物業(yè)辦公區(qū)域日常管理的督促工作。3.4辦公區(qū)各崗位工作人員負責(zé)本崗位日常的管理。4作業(yè)要點4.1物品整理4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責(zé)人報告,并采取相應(yīng)的補救措施。4.1.3上班時應(yīng)保持桌面整潔、物品擺放有序,辦公桌不允許擺放與工作無關(guān)的物品。4.1.4下班前應(yīng)將辦公桌面清理干凈,椅子擺放整齊。4.2辦公設(shè)備的使用、維修及保養(yǎng)4.2.1辦公設(shè)備包括:電腦、電話、空調(diào)及其他設(shè)備。辦公設(shè)備操作按設(shè)備說明書要求執(zhí)行。4.2.2辦公設(shè)備按正常程序開啟、使用和關(guān)閉,使用應(yīng)盡量避免頻繁開關(guān),每天開關(guān)一般不超過4次。4.2.3常用辦公設(shè)備的定期保養(yǎng)、專業(yè)維修,一般委托專業(yè)公司完成。4.3環(huán)境管理4.3.1衛(wèi)生a) 辦公區(qū)衛(wèi)生由外判單位指定保潔人員負責(zé),管理員按巡視檢查內(nèi)容檢查和督促保潔員做好辦公區(qū)衛(wèi)生,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味。b) 各崗位員工負責(zé)其使用的辦公桌、椅及辦公設(shè)備的衛(wèi)生保潔工作;c) 垃圾處理統(tǒng)一放進垃圾桶內(nèi)。4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由綠化工負責(zé)進行養(yǎng)護和修剪。管理員負責(zé)辦公花草及綠色植物的檢查督促,并確定擺放位置是否恰當(dāng)、植物是否缺水、有無病枯等情況,并及時反饋到綠化工處理。4.3.3安全管理4.3.3.1各崗位員工應(yīng)具有高度的安全防范意識,下班時將重要資料放入安全地方,關(guān)好電源及門窗等。4.3.3.2客服管理員協(xié)助保安部做好辦公區(qū)的安全管理工作,在每天行政班下班后巡視辦公區(qū)燈具、門窗、電腦等電器設(shè)備是否關(guān)閉及是否有安全隱患,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.3.4公司辦公區(qū)夜間的安全管理由保安部負責(zé),值班保安人員應(yīng)巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄。a) 消防設(shè)施;b) 辦公室、財務(wù)室門是否上鎖;c) 水龍頭及空調(diào)等辦公設(shè)備的關(guān)閉情況;d) 人員加班情況等。5工作記錄第五條對講機使用管理辦法一、 總則1、 對講機的使用頻道由公司統(tǒng)一設(shè)定,任何部門(人)因工作需要更改通訊頻道或因特殊原因需要增設(shè)臨時使用頻道,必須報經(jīng)行政部批準(zhǔn)后方可實施。否則將追究相關(guān)人員的責(zé)任。2、 原則上對講機由行政部統(tǒng)一管理,各部門領(lǐng)用對講機應(yīng)到行政部辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。3、 部門領(lǐng)用的對講機使用分布狀況應(yīng)報行政部備案。二、 對講機的保管維修與使用1、對講機的維修1.1正常損壞,交行政部統(tǒng)一維修。1.2因保管不當(dāng),造成丟失、滅失或人為損壞無法修復(fù),由使用部門(人)按原采購價格予以賠償。1.3因保管、使用不當(dāng),造成受潮或附件人為損壞,其維修費用由使用部門(人)承擔(dān)。1.4電池使用年限為18個月,天線、掛件、配件使用年限為1年。1.5對講機維修時間超過1天,行政部應(yīng)提供備用設(shè)備給使用部門,以確保工作正常開展。2、 對講機使用人員不得利用對講機進行工作以外的聯(lián)絡(luò)(包括聊天、嬉鬧等)。一經(jīng)發(fā)現(xiàn),每次罰款50元。3、 對講機發(fā)生故障后,應(yīng)立即報修,因延誤工作,將追究使用人員的責(zé)任。4、 對講機使用要求4.1上班后即刻打開對講機,保證對講機通信正常。4.2對講機不要暴露于太陽直射處或熱源附近。4.3不要將對講機放在多塵、潮濕處或不穩(wěn)定物體的表面。4.4對講機電池每次充電不得超過12小時。4.5如發(fā)現(xiàn)對講機通信異常、異味或冒煙,應(yīng)立即關(guān)掉電源,卸下電池。4.6禁止在爆炸性環(huán)境中(可燃氣體、粉塵、可燃煙塵)操作對講機。4.7車輛加注燃料或加油站停車時,關(guān)掉對講機電源,停止使用。4.8每天早晨更換電池進行充電,以確保對講機的正常使用。4.9使用對講機注意文明用語,避免談及與工作無關(guān)的內(nèi)容。4.10不得擅自打開對講機進行維修。4.11下班時,要將對講機放在指定位置或妥善保管,不準(zhǔn)自行帶回家。三、對講機呼叫或應(yīng)答規(guī)范用語及代號1、對講機規(guī)范用語甲:XXX呼叫……樓面(…區(qū)域)xxx。乙:XXX收到,請講。
甲:通話內(nèi)容XXX甲:通話內(nèi)容XXX是否收到?乙:內(nèi)容不清,請重復(fù)。甲:通話內(nèi)容……,xxx是否收到?乙:XXX收到。甲:通話完畢。2、 代號2號一一吃飯5號2號一一吃飯5號一一緊急事件8號一一換崗人員未到3號一一喝茶6號一一特別事9號一一火警4號一一一般事件件7號一一休息3、 通話注意事項3.1對講機使用必須嚴格遵守對講機規(guī)范用語。3.2使用對講機時語言簡明、清晰、禮貌,以便提高工作效率。3.3對講機只能用于工作用途,不得談?wù)撆c工作無關(guān)之事。3.4通話時不得使用粗魯、謾罵及不文明語言,否則一經(jīng)查實,予以處罰。3.5通話時,呼叫和應(yīng)答應(yīng)選擇僻靜處。除非情況特殊,任何持機人員不得在人員密集處大肆通話。3.6對講機的音量應(yīng)調(diào)至適量,即可收到訊息,又不會影響周圍客戶。第六條臨時工程施工管理作業(yè)規(guī)程1目的為保障本物業(yè)管理服務(wù)單位轄區(qū)范圍內(nèi)的公共安全、有序,配合完成各項施工并適時予以督導(dǎo),以符合政府主管部門對物業(yè)單位的指導(dǎo)要求,特制定本規(guī)程。2適用范圍適用于本物業(yè)管理服務(wù)單位轄區(qū)范圍內(nèi)的的臨時工程施工管理,以及經(jīng)營性質(zhì)的各類廣告促銷、特種經(jīng)營活動的施工管理。3主要職責(zé)3.1參照「國購廣場」《業(yè)戶手冊》、《裝修守則》的管理約定,對接受業(yè)主或使用人委托的施工單位進行適時監(jiān)督管理,并協(xié)調(diào)有關(guān)物業(yè)供給事宜。3.2對工程設(shè)計施工圖紙(方案)予以審定,并出具物業(yè)方意見。3.3將有關(guān)工程過程中的進展情況,予以適時通報業(yè)主或使用人。3.4對工程需整改事項予以書面通報,并配合施工方完成整改。3.5對工程所需水電費用進行統(tǒng)計核算并結(jié)算款項到帳。4程序要點4.1圖紙(方案)審定4.1.1業(yè)主或使用人提交工程項目資料,物業(yè)方聯(lián)系國購廣場項目部(必要時)進行審定,并出具書面意見。4.1.2簽定《施工備案申請表》、《承諾書A版》。注14.1.3辦理《施工許可證》、《出入證》。注2施工方進場4.2.1施工方提交施工進度計劃表于物業(yè)方備案,并辦理進場手續(xù)。物業(yè)方協(xié)調(diào)有關(guān)單位配合施工方進場。4.3現(xiàn)場巡檢4.3.1物業(yè)方客服部、工程部、保安部具體執(zhí)行施工現(xiàn)場的巡檢工作,并填寫相關(guān)記錄。4.3.2對施工過程中的違規(guī)事項予以制止,并落實整改事項。4.4工程完工檢視4.4.1物業(yè)方在工程完工時的完工檢視,并不代表政府主管部門的驗收,僅限于物業(yè)項目下的職責(zé)。4.4.2物業(yè)方對完工檢視中發(fā)現(xiàn)的不符合審定意見項,需做出整改要求,并出具書面意見。注1:當(dāng)華云項目部進場施工時,簽署《承諾書A版》。注2:當(dāng)非營業(yè)時間進入商場施工時,物業(yè)必須另外開具《入店申請表》。5相關(guān)文件《業(yè)戶手冊》《裝修守則》6工作記錄《入店申請表》《施工備案申請表》《施工承諾書A》《施工承諾書B》《整改單》《施工跟進匯總表》《臨時施工人員出入證》《施工進度計劃表》《施工會審意見書》[國購廣場]施工安全管理規(guī)定(三樓)所有進入施工現(xiàn)場的工人,必須攜身份證復(fù)印件到物業(yè)部辦理施工證,憑有效施工證進入施工現(xiàn)場,非施工人員請至物業(yè)部申請領(lǐng)取施工證后方可進入施工現(xiàn)場。所有在施工現(xiàn)場動用明火的,必須經(jīng)物業(yè)保安部同意,辦理動火證,配備滅火器,并有專人負責(zé)現(xiàn)場監(jiān)督,自行制訂防護措施,清理現(xiàn)場可燃物后方可動火。施工現(xiàn)場用電必須由專業(yè)電工從事作業(yè),嚴禁亂拉亂接電線,嚴禁使用生活中大功率電器(電水壺、電爐)等。所有留宿施工現(xiàn)場的施工人員必須到物業(yè)保安部辦理相關(guān)手續(xù),登記備案。進入施工現(xiàn)場的員工必須配戴安全帽,并要遵守現(xiàn)場安全管理規(guī)定,服從現(xiàn)場管理人員的指揮。施工現(xiàn)場嚴禁吸煙。施工現(xiàn)場嚴禁挪用或破壞消防器材、設(shè)施設(shè)備等。施工現(xiàn)場不得在地面拖拉、滾動物品等現(xiàn)象及噪音過大影響賣場經(jīng)營。不得在施工現(xiàn)場做飯、飲酒及酒后施工。物品外運必須至物業(yè)部辦理物品放行手續(xù)或持本單位確認負責(zé)人簽字之放行單,并配合現(xiàn)場核對檢查。十一、如有違反施工管理規(guī)定的視情節(jié)將處以50-1000元罰款。第七條物業(yè)管理部員工獎懲考核細則實施辦法一、總則為了正確、客觀、全面地評價員工的工作任務(wù)完成情況、個人業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)提升情況、是否遵守公司規(guī)章制度和
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