程序文件名稱：信息交流、協(xié)商與溝通管理程序版本：A/0受控狀態(tài)：實(shí)施日期：2010年9月10日頁(yè)碼：目的確保公司內(nèi)、外部信息交流暢通,便于快速有效獲取信息，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，做到上情下達(dá)、提高工作效率；掌握最新質(zhì)量、環(huán)保動(dòng)態(tài)、職業(yè)健康安全狀況，促進(jìn)公眾對(duì)公司改進(jìn)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全績(jī)效所作努力的理解和認(rèn)同。范圍適用于公司各部門、各層次人員之間的工作溝通，以及與公司內(nèi)、外部質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理因素有關(guān)的信息接收、反饋、處理等管理工作。職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理緊急信息的處理及緊急事故的調(diào)查和管理工作?？偨?jīng)辦負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司內(nèi)各部門職業(yè)衛(wèi)生信息交流以及與外部相關(guān)聯(lián)系的接收、文件的形成和答復(fù)；安環(huán)處負(fù)責(zé)環(huán)保、安全方面的內(nèi)、外信息的協(xié)商溝通與傳遞；質(zhì)量技術(shù)處協(xié)助經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)質(zhì)量方面信息的協(xié)商溝通；總經(jīng)辦負(fù)責(zé)與供方的信息溝通；經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)與客戶的信息溝通；其他各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的協(xié)商溝通與傳遞及與本部門有關(guān)的外部相關(guān)方環(huán)境與職業(yè)健康安全信息交流。職業(yè)健康安全員工代表代表員工行使職業(yè)健康安全監(jiān)督職能,維護(hù)員工的合法職業(yè)健康安全權(quán)益,負(fù)責(zé)與有關(guān)部門就有關(guān)職業(yè)健康安全信息進(jìn)行交流。4流程圖（見圖1）圖1協(xié)商和溝通控制流程圖5溝通過程及要求信息來源a）內(nèi)部信息：源于工作交往和上下或橫向關(guān)系發(fā)生。外部信息：源于相關(guān)職能部門、媒體、社會(huì)團(tuán)體、顧客等相關(guān)方的反應(yīng)。5.2信息的交流內(nèi)容質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理信息，可以分為內(nèi)部信息和外部信息，信息內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確可靠。內(nèi)容包括：質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方針目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案實(shí)施完成情況法律、法規(guī)及其他要求的更新等情況資源(人、財(cái)、物等)配備情況管理體系的運(yùn)行及內(nèi)審、外審情況公司內(nèi)、外的抱怨、投訴及重大事故影響作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)健康安全的變動(dòng)其他一些信息5.3信息的交流與溝通總經(jīng)理、副總經(jīng)理負(fù)責(zé)與政府職能部門、媒體、社會(huì)團(tuán)體、周邊居民建立良好的溝通環(huán)境，營(yíng)造良好的企業(yè)公眾形象。副總經(jīng)理負(fù)責(zé)與工程、技改合同方進(jìn)行信息溝通，對(duì)其環(huán)境/職業(yè)健康安全施加影響。詳見《可對(duì)相關(guān)方施加影響控制程序》?？偨?jīng)辦負(fù)責(zé)與供方的信息溝通，并對(duì)供方環(huán)境職業(yè)健康安全施加影響，以滿足相關(guān)方要求。詳見《可對(duì)相關(guān)方施加影響控制程序》、《采購(gòu)管理程序》。總經(jīng)辦負(fù)責(zé)與廢物處理方、政府職能部門的信息溝通。經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)與顧客、運(yùn)輸方的信息溝通，并對(duì)顧客、運(yùn)輸方環(huán)境職業(yè)健康安全施加影響，以滿足相關(guān)方要求。詳見《可對(duì)相關(guān)方施加影響控制程序》。當(dāng)顧客有要求時(shí)，應(yīng)盡快給予解決和答復(fù)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)與銀行、稅務(wù)等相關(guān)部門的信息溝通?？偨?jīng)辦與各部門、部門與部門之間、外部相關(guān)方與各職能部門之間的質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全信息交流不定期進(jìn)行。各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定，直接收集并傳遞日常正常信息；總經(jīng)辦按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定傳遞方針、目標(biāo)和指標(biāo)、管理方案、內(nèi)部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息。各部門就其相關(guān)方有關(guān)的重要環(huán)境因素、重大危險(xiǎn)源以口頭或書面文件的形式進(jìn)行傳達(dá)。員工應(yīng)適當(dāng)參與危險(xiǎn)源的辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和事件的調(diào)查。5.4信息的溝通方式5.4.1公司重大事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)通過口頭或書面指示、電話、公告、例會(huì)、文件等形式傳遞。5.4.2質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全信息交流可以采用通知、板報(bào)、書面資料(包括會(huì)議記錄記要等)討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊等方式予以傳遞。口頭(含電話)方式溝通——適用于需立即溝通或不需要留有證據(jù)的溝通事項(xiàng)。書面(含網(wǎng)上)方式溝通——包括：會(huì)議紀(jì)要、書面報(bào)告、公告欄以及各程序文件中規(guī)定的用于相互傳遞記錄或聯(lián)系單。例會(huì)方式溝通——建立例會(huì)制，以便就有關(guān)問題定期進(jìn)行協(xié)商和溝通。例會(huì)規(guī)定見表1，必要時(shí)各種會(huì)議可以合并召開。例會(huì)名稱會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間主持人參加人員記錄、紀(jì)要年冬總結(jié)會(huì)公司領(lǐng)導(dǎo)及中層以上管理人員作年終總結(jié)每1年一次總經(jīng)理中層管理人員總經(jīng)辦作會(huì)議記錄管理評(píng)審會(huì)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系適宜性、充分性、有效性評(píng)價(jià)。每年不少于一次總經(jīng)理全體評(píng)審員總經(jīng)辦傳遞評(píng)審報(bào)告總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、投資發(fā)展和綜合管理等方面問題；研究分析各部門工作目標(biāo)完成及考核情況；每月一次總經(jīng)理各部門、科室負(fù)責(zé)人總經(jīng)辦作會(huì)議記錄質(zhì)量、安全、環(huán)保會(huì)議分析上月質(zhì)量、安全、環(huán)保存在的問題并提出整改措施。每月一次總經(jīng)理各部門、科室負(fù)責(zé)人安環(huán)處作好會(huì)議紀(jì)要表1例會(huì)方式其他方式溝通——員工向班長(zhǎng)或員工代表提合理化建議等。內(nèi)外部主要信息溝通內(nèi)容、傳遞、接受、處理方式見附錄。5.5溝通要求a)在溝通過程中必須貫徹下級(jí)服從上級(jí)和下一級(jí)對(duì)上一級(jí)負(fù)責(zé)的原則，實(shí)事求是地匯報(bào)問題，處理問題、解決問題。b)有問題請(qǐng)求解決的報(bào)告人或部門(車間、班組)，兩次口頭匯報(bào)未得到回復(fù)時(shí)，可以越級(jí)匯報(bào)，不能放棄問題不管，第三次必須用書面形式進(jìn)行請(qǐng)示或聯(lián)系，以便有據(jù)可查和促進(jìn)問題的解決。本崗位解決不了的問題必須及時(shí)逐級(jí)向上請(qǐng)示，要杜絕因請(qǐng)示匯報(bào)不及時(shí)而給公司造成損失的情況發(fā)生。及時(shí)要求每位領(lǐng)導(dǎo)做到有布置必有檢查，每位員工在工作過程中，有請(qǐng)示必有匯報(bào)，及時(shí)進(jìn)行跟蹤管理，這樣才能保證件件事情和種種過程都會(huì)得到有效的解決。5.6結(jié)果反饋及處理5.6.1對(duì)一些由某個(gè)崗位或某個(gè)部門處理的信息，處理者應(yīng)將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門或信息提供者。6記錄

公司內(nèi)外部主要信息溝通一覽表信息來源序號(hào)信息內(nèi)容信息重要性提供部門/人接受部門/人溝通形式備注內(nèi)部信息1上級(jí)組織檢查+++總經(jīng)辦各部門口頭或書面2客戶考察參觀+++經(jīng)營(yíng)部各部門口頭3重大質(zhì)量事故+++發(fā)生部門各部門書面4重大環(huán)境污染事故+++發(fā)生部門各部門書面5重大安全事故+++發(fā)生部門各部門書面6人員招聘離職情況+總經(jīng)辦各部門書面7產(chǎn)品生產(chǎn)受阻++各班組相關(guān)部門口頭及例會(huì)8產(chǎn)品一般或偶然性質(zhì)量問題+質(zhì)量技術(shù)處經(jīng)營(yíng)部口頭9產(chǎn)品質(zhì)量系統(tǒng)性問題++質(zhì)量技術(shù)處經(jīng)營(yíng)部書面10生產(chǎn)設(shè)備故障+班組、生產(chǎn)處生產(chǎn)部口頭11過程檢驗(yàn)不合格+班組長(zhǎng)質(zhì)量技術(shù)處口頭12出廠檢驗(yàn)不合格++質(zhì)量主管質(zhì)量技術(shù)處口頭13員工情緒波動(dòng)++各部門、各班組長(zhǎng)總經(jīng)辦口頭14公司展開重要活動(dòng)+++主辦部門各部門例會(huì)或公告15與員工利益、福利相關(guān)的決定++總經(jīng)辦各部門書面16公司的決議決策+++總經(jīng)辦各部門書面外部信息1政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)+++各部門各部門書面