淺談高職院校教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新淺談高職院校教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新

近年來(lái)，我國(guó)職業(yè)教育事業(yè)開(kāi)展迅速，高職院校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)條件、教學(xué)能力不斷增強(qiáng)，但教學(xué)檔案管理工作相對(duì)滯后，與高職院校的高速開(kāi)展不相適應(yīng)。而眾所周知，教學(xué)檔案管理不但是衡量高職院校管理能力和教育質(zhì)量的重要因素，也是促進(jìn)高職院校教學(xué)質(zhì)量和管理水平不斷提升的重要途徑，強(qiáng)化高職院校教學(xué)檔案管理，使其更好地效勞于高職院校教育工作，有著很強(qiáng)的必要性。鑒于此，筆者將結(jié)合實(shí)際工作情況，就高職院校教育檔案管理工作現(xiàn)狀和創(chuàng)新途徑進(jìn)行討論，冀望為高職院校教育檔案管理工作的創(chuàng)新和改良提供參考。[1]

1高職院校教學(xué)檔案管理現(xiàn)有問(wèn)題

目前，我國(guó)高職院校對(duì)教學(xué)檔案管理工作普遍重視缺乏，在硬件條件改善、工作隊(duì)伍建設(shè)和工作理念創(chuàng)新等方面存在顯著的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為：

1.1重視缺乏，檔案意識(shí)淡薄

近年來(lái)，我國(guó)高職教育事業(yè)快速開(kāi)展，許多高職院校在辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)條件、師資力量、科研能力等方面發(fā)生了重大變化，在辦學(xué)水平不斷提高的時(shí)期，高職院校管理工作繁忙而復(fù)雜，學(xué)校教學(xué)、管理的各個(gè)方面均需要足夠的管理力量的投入。[2]而檔案管理工作由于性質(zhì)特殊，其工作質(zhì)量的好壞不會(huì)立即、直接影響學(xué)校辦學(xué)，因而許多高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其不夠重視，也導(dǎo)致教職工不足檔案管理意識(shí)，對(duì)?檔案法》及國(guó)家關(guān)于高等院校檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)章制度了解缺乏，沒(méi)能按規(guī)定和要求進(jìn)行檔案收集工作，導(dǎo)致檔案資源匱乏且利用率低下。

1.2經(jīng)費(fèi)缺乏，管理根底單薄

由于重視度缺乏，許多高職院校往往將經(jīng)費(fèi)更多地投入到能夠直接改善辦學(xué)條件的工程中，在一定程度上擠占了檔案管理工作經(jīng)費(fèi)。由于資金投入的不足，檔案管理根底相對(duì)單薄，信息化檔案管理落實(shí)不到位，加之其他檔案管理設(shè)施、設(shè)備陳舊，對(duì)檔案管理工作的高效發(fā)展造成了較大的妨礙。[3]

1.3檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作滯后

一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是確保高職院校檔案管理工作科學(xué)性、有效性和標(biāo)準(zhǔn)性的重要根底。但目前我國(guó)高職院校在檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)方面較為落后，許多檔案管理人員在入職前后并未接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理工作培訓(xùn)教育，對(duì)檔案管理工作對(duì)高職院校的重要性認(rèn)識(shí)缺乏，不足使命感和責(zé)任心，且對(duì)國(guó)家和學(xué)校關(guān)于檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度掌握缺乏，不能按規(guī)定發(fā)展各項(xiàng)檔案管理工作。與此同時(shí)，很多檔案管理人員對(duì)信息化檔案管理知識(shí)和技能的掌握缺乏，對(duì)其根本理論、知識(shí)和操作技能不夠了解，直接制約了高職院校信息化檔案管理改革的進(jìn)程。[4]

1.4檔案效勞意識(shí)缺乏

檔案管理工作應(yīng)主動(dòng)效勞于高職院校教育工作，但目前，檔案管理部門不足效勞意識(shí)，不能主動(dòng)進(jìn)行教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，工作中重保管，輕利用的問(wèn)題遲遲得不到解決。[5]許多教育檔案管理人員的工作意識(shí)仍然停留在“看家收攤〞、“你查我找〞的層面上，許多利用檔案較高的檔案資源未被及時(shí)開(kāi)發(fā)，而已有的高質(zhì)量檔案資源也常常被束之高閣不能物盡其用。

2高職院校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新改良對(duì)策

針對(duì)上述問(wèn)題，認(rèn)為當(dāng)前高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新與改良應(yīng)從下列幾個(gè)方面做起：

2.1加強(qiáng)重視，轉(zhuǎn)變意識(shí)

加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視，是促進(jìn)該項(xiàng)工作不斷創(chuàng)新和開(kāi)展的重要根底，對(duì)此高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充沛認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案管理工作的意義和作用，將教育檔案管理工作當(dāng)做一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，對(duì)此應(yīng)采取下列幾項(xiàng)措施：1〕強(qiáng)化宣傳教育，使高職院校廣闊教職工認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，使其積極地參與和支持教學(xué)檔案管理工作，自覺(jué)從事力所能及的檔案資源開(kāi)發(fā)和維護(hù)工作；2〕建立健全教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立綜合檔案室，不斷健全教學(xué)檔案管理組織機(jī)構(gòu)；3〕健全高職院校教學(xué)檔案管理工作規(guī)章制度。建立完善的檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的有力措施和可靠保證。建立健全檔案工作管理體制，完善檔案工作各項(xiàng)制度，使學(xué)校的檔案工作有章可循，保證檔案質(zhì)量。強(qiáng)調(diào)各部門按工作目標(biāo)責(zé)任制和學(xué)校制定的檔案、臺(tái)帳、資料、報(bào)表的要求，結(jié)合年終考核與個(gè)人年終獎(jiǎng)金掛鉤外，還要作為年終評(píng)優(yōu)選先的依據(jù)，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量與效率的全面提升。

2.2增加資金投入，改善工作根底

?檔案法》第十三條中指出，各級(jí)各類檔案管理單位的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)“采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化〞。對(duì)此，高職院校應(yīng)結(jié)合學(xué)校開(kāi)展情況和現(xiàn)有條件對(duì)檔案管理工作投入適當(dāng)?shù)馁Y金、人力和物力，逐步改善教學(xué)檔案管理工作設(shè)施、設(shè)備等硬件條件。[6]積極引進(jìn)信息化檔案管理設(shè)備和相關(guān)軟件，組織檔案管理人員積極學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識(shí)和技能，全面落實(shí)信息化教學(xué)檔案管理，以提升教學(xué)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，促進(jìn)管理效率的進(jìn)一步提升。

2.3強(qiáng)化教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

建立一支具備極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的檔案管理工作隊(duì)伍，無(wú)疑能使高職院校教學(xué)檔案管理工作事半功倍，對(duì)此應(yīng)采取下列措施：1〕制定科學(xué)的檔案人才培養(yǎng)方案，并采取相應(yīng)的培訓(xùn)教育伎倆，積極吸引優(yōu)秀的專業(yè)檔案管理人才和優(yōu)秀的應(yīng)屆畢業(yè)生，就新入職的檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，一方面提升檔案隊(duì)伍穩(wěn)定性，另一方面促進(jìn)整個(gè)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的不斷提升；2〕提升檔案人員薪資待遇，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員的有效鼓勵(lì)，改善其工作狀態(tài)，激發(fā)其工作潛能；3〕強(qiáng)化職業(yè)道德建設(shè)，幫忙教學(xué)檔案管理人員樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀和工作態(tài)度，不斷提升職業(yè)道德涵養(yǎng)。

2.4樹(shù)立效勞意識(shí)

充沛發(fā)揮教學(xué)檔案管理工作的效勞職能應(yīng)從下列幾方面做起：1〕對(duì)所有檔案用戶包括校內(nèi)校外的公眾用戶，在保密制度、網(wǎng)絡(luò)平安許可的范圍內(nèi)，通過(guò)全方位、多層次、多樣化的效勞方式、效勞伎倆滿足其使用需求；2〕樹(shù)立主動(dòng)效勞觀念。結(jié)合檔案信息用戶的工作需要、心理需要和對(duì)檔案資源的要求主動(dòng)開(kāi)發(fā)和提供相應(yīng)的檔案資源。防止被動(dòng)的工作狀態(tài)，盡可能的主動(dòng)提供效勞。此外，對(duì)一些特殊用戶也可提供有償效勞，并將所得資金用于學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步改革與創(chuàng)新。

3總結(jié)

綜上所述，高職院校教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)重要的根底性工作，它應(yīng)效勞于高職院校教學(xué)工作的不斷改良和開(kāi)展，促進(jìn)高職院校辦學(xué)水平的不斷提高。但目前，高職院校多處在快速開(kāi)展時(shí)期，對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視普遍缺乏，滯礙了教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新與改良，時(shí)期不能充沛發(fā)揮應(yīng)有的作用。在此背景下，高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以身作那么，加強(qiáng)對(duì)檔