文書檔案培訓要點檔案分為文書檔案、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產(chǎn)品）專門檔案三種大家對專門檔案的概念可能比較陌轉(zhuǎn)門檔案指的是象會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）訴訟檔案、病歷檔案、商標、地名檔案等等這些在從事某些專業(yè)性較強的活動中為了實現(xiàn)相關職能目標而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。按載體形態(tài)分，還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類不同載體的檔案有不同的整理方法和要求整理原則是相同即〃遵循文件的形成規(guī)律保持文件之間的有機聯(lián)系區(qū)分不同價值便于保管和利用〃。一、基本要求：這里我講的文書檔案整理操作方法屬于傳統(tǒng)立卷的方法因為我們永安市檔案館目前接收進館，還是沿用傳統(tǒng)立卷，沒有要求采用立卷改革。這樣，要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業(yè)標機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》國檔凰987]27號和《文書檔案案卷格式》GB/T970r88。二、整理方法：（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情漉此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件和材料。必須采取以下相應措施：1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的〃紅頭文件〃的歸檔。2才僉查本單位在年度工作中產(chǎn)生的〃白頭文件〃材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結(jié)、計劃表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。②綜合材料會議記錄本黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術人員等花名冊及主要業(yè)務工作登記簿;）年報表（業(yè)務、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關系、干部調(diào)動、行政事務等辦議、合同。以上收集到的〃紅頭文件〃和〃白頭文件〃材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。（二）分類：歸檔文件采用年度——問題（或機構(gòu)――-保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩(wěn)定縣級機關一般采用年度一問題一一保管期限分類法，不受科室變動調(diào)整所限制問題分類法比如綜合類、人事勞工類等，機構(gòu)分類法是用科室名稱做為類別名如辦公室、監(jiān)督指導科等等個別單位機構(gòu)數(shù)量多業(yè)務繁多，并且是各個科室自己組卷整理的也可以考慮按機構(gòu)分類。分類方案類別設定的多少主要看本單位歸檔材料的多少多的話，類別設置就多些，少的話，可以只設-4個類，個別文件材料極少的單位，如一年只有5卷以下的，可以不分類。分類方案一般有綜合類、黨群工作類、其他的業(yè)務工作類等等類與類之間不得交叉重復，如果選擇了問題分類法，就不能又夾雜組織機構(gòu)分類法。分類主要有以下幾個步驟：1.區(qū)分年度，這個主要是指有積存二個年度以上的文件材料未整理時，必須先分開年度，那么在分析具體的文件材料時，主要把握以下幾點：(1)年度以落款日期為準。如2009年形成的《2009年工作計劃》應歸入2009年，2008年形成的《2009-2010年工作規(guī)劃》應歸入2008年度。(2)跨年度的文件放入辦結(jié)或針對的年度。如跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年度歸檔則歸入2008年2009年形成的2008年的工作總結(jié)，歸入針對的008年。(3)文件沒有標注日期時，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。2、區(qū)分類別一般看文件的標題，如不夠清晰明確，再看文件的內(nèi)容，屬于哪個問題，就歸入相應的類別。3、區(qū)分保管期限將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為年、10年。永久保管檔案的的確定屬于歸檔范圍的文件哪些需要永久保存呢？可以概括為以下四個方面：①反映機關主要歷史面貌的文件材料。：大事記、組織改革、機構(gòu)設置、人員編制等文件材料。②反映機關行政管理彳亍政執(zhí)法活動的重要文件材料如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、重要合同、協(xié)議、國有資產(chǎn)管理等文件材料。③反映機關主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料本機關制定的方針政策性法規(guī)文件業(yè)務文件、調(diào)研報告、請示、批復、外事活動文件等。④反映機關人事管理活動的文件材糅口人事任免獎勵材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調(diào)動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌主要職能活動維護國家、機關和職工權(quán)益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。（三）組卷：把同一類同一保管期限的文件材料，分開來進行組卷。組卷的原則有以下幾點：1.把同一年度、同一類及同個保管期限的文件排在一起，不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。2在同一保管期限內(nèi)，把同一問題（或機構(gòu)、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動、同一項工作同一個會議）的文件排在一起即同一事由的相關文件應當排列在一起。是〃遵循文件的形成規(guī)律保持文件之間的有機聯(lián)系整理原則的體現(xiàn)。排列順序應保持相對固定。3.最后在同一案卷里，一般按問題分開排列，這樣擬寫案卷標題時也比較方便、有章可循。（四）擬寫案卷標題案卷標題有三個要素責任者、問題、文種名稱責任者需擬寫通用簡稱，列舉二、三個，多的話用等字概括問題簡要概括一下有幾個問題一般概括3-4個，最后，文種名稱列舉二、三個，比如：三明、永安市檔案局、中共永安市委編辦等關于機構(gòu)編制、人事任免、檔案工作的通知、意見。（五）編號檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。一般原先有進過館的單位才有全宗號，如沒有全宗號可暫時不填。2、目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，案卷目錄號一般是一年一個流水號。3、案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷號，歸檔案卷應依保管期限和分類方案的順序逐卷編號。4年度：文件形成年度，以位中文大寫，標注公元紀年，如二OO八，填寫在卷脊上；5保管期限：保管期限的填寫為永久30年、10年。6.順序號：卷內(nèi)文件的排列順序號。（六）編目—5—

檔案整理完目錄主要有案卷目錄、全引目錄、卷內(nèi)目錄三種。案卷目錄和全引目錄就是按格式填寫，比較簡單，這里主要說一下卷內(nèi)目錄的擬寫。卷內(nèi)目錄包括順序號、責任者、文號、題名、日期、頁號和備注等項目。.順序號：填寫文件排列的順序號。.責任者：指發(fā)文的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如〃福建省紀委〃，不能使用〃本廳〃〃省教育廳〃等含義不明，難判斷的簡稱。②聯(lián)合發(fā)文責任者過多時可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以體現(xiàn)〃以我為中心〃的精神。③未署責任者的歸檔文件，編目時應根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫。.文號：文件的發(fā)文字號，是由發(fā)文機關按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成。如閩政辦[2008]198號，沒有發(fā)文字號的不填寫。文號欄內(nèi)不得填寫諸如會議文件之一'等文件順序號亦不得填寫〃情況反映〃等刊物名稱。.題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不規(guī)范的，應根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫或補充標題，外加“丁號附于原標題之后。如福建省檔案局關于轉(zhuǎn)發(fā)國檔宸008]18號文件的通知，應重擬題名并抄錄為福建省檔案局關于轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局關于汛期檔案安全管理的幾點意的通知。.日期文件的形成時間以8位阿拉伯數(shù)字標注年月、日如2008070820081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫，y20081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫，y如20080708.頁號：每一件卷內(nèi)文件的頁號、文件中有圖文的頁面為一頁，有字的地方都要編頁號正反二面有字都要編這個要提請大家注意實際操作中，經(jīng)常會看到有的單位只編一面反面沒編。這是不對的應該有字的地方都要打頁碼，因為進館檔案在進行掃描時如果沒有頁碼檔號不全數(shù)據(jù)無法掛接，也就影響到檔案的利用。.備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注*”號，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。（七）裝訂用臘線將歸檔范圍中的歸檔文件以案卷〃為單位固定在一起裝訂便于保管利用，裝訂的卷皮應采用無酸紙制作各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買，以保證檔案卷皮卷盒制成材料的質(zhì)量發(fā)現(xiàn)有的單位自行購買的卷皮，用普通的牛皮紙，這是不符合進館要求的，到時進館時都要換掉。1、整理單位：確定以案卷為歸檔文件的整理單位。卷內(nèi)文件排酊般以每份文件為一件文件正本與定稿為一件正文與附件為一件原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格以一定的單位組合可裝訂在一起的為一件來文與復文各為一件未裝訂成套的會議材料各為一件E文與文件處理單為一件。2、單份文件的排列：排列具體要求，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。3、裝訂的部位與對齊方式及注意事項:文件裝訂時應以左、下側(cè)對齊，以便裝訂和利用。②裝訂時，應將保管期限為永久30年的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘金屬物不推薦采用不銹鋼訂書釘裝訂因為：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災I一般推薦采用〃三孔一線〃的臘線裝訂方法裝訂一般一卷不要超過150頁為宜。這個主要是考慮到將來復印利用方便另外裝訂的臘線要比較長打活結(jié)，留有余地，以便將來可以松開來復印。（八）編制檢索工具1、最后打印卷內(nèi)目錄，案卷目錄、全引目錄，編制目錄時，要編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄、全引目錄三種目錄都要有。個別單位只編制卷內(nèi)目錄，這是不行的。案卷目錄和全引目錄是作為檢索工具平常手工查找、檔案進館時都要求三種目錄一起進館的。卷內(nèi)目錄可以根據(jù)文件的大小、采聊喊16開紙打印，案卷目錄和全引目錄均需采