-.z事業(yè)單位考試公共根底知識—公文格式規(guī)*之常用公文寫作〔三〕【導(dǎo)語】下面介紹常用公文寫作中的請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要的寫作特點及格式。五、請示(一)請示的用途具體說來，遇到以下問題需要用請示行文。1.對上級有關(guān)方針、政策、指示或法律、法規(guī)不夠明確或有不同理解，需要上級機關(guān)作出明確解釋和答復(fù);2.從本地區(qū)本單位的實際情況出發(fā)，需要對上級的*項政策、規(guī)定作出變通處理，有待上級重新審定明確作答;3.在工作中出現(xiàn)了新情況，新問題需要處理而又無章可循、無法可依，需要上級機關(guān)作出明確指示;4.需要請求上級解決本地區(qū)、本單位的*一具體問題和實際困難;5.按上級機關(guān)和主管部門有關(guān)政策規(guī)定，不經(jīng)請示有關(guān)部門批準(zhǔn)，無權(quán)自行處理的問題;6工作中出現(xiàn)一些涉及面廣而職能部門無法獨立解決的困難和問題，必須請示上級領(lǐng)導(dǎo)或綜合部門，以求得他們的協(xié)調(diào)和幫助。除此之外，凡自己職權(quán)*圍的工作，經(jīng)過努力能處理和解決好的問題、困難，應(yīng)盡力自行解決，不要動輒請示，把矛盾上交。(二)請示的寫作請示的構(gòu)造是相對穩(wěn)定的。1.標(biāo)題不能把文種“請示〞誤為“請示報告〞、“報告〞或者“申請〞;標(biāo)題中的事由要明確，語言要簡明。不宜寫為“關(guān)于請求(或申請)****的請示〞，“請示〞本身就含有請求、申請的意思了。2.主送機關(guān)一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)用抄送形式。3.正文請示正文一般由請示原因、請示事項和請示結(jié)語三局部組成。請示原因應(yīng)簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、依據(jù)。在概述情況時，不能籠統(tǒng)、模糊;在陳述困難時，不能夸張事實。這局部仍然不是請示的重點所在，是為請示事項作鋪墊的。因此，不要輕重倒置，喧賓奪主。請示事項這是文章重點，是請求上級機關(guān)給予指示、批復(fù)、答復(fù)的具體事項。內(nèi)容要具體，所提建議和要求要切實可行：用語要明確肯定，不能模糊其辭;假設(shè)內(nèi)容稍多時，可分條列項;語氣要得體，一般應(yīng)寫“擬〞怎么辦，而不能寫“決定“怎么辦，因既已“決定〞就不必請示了。請示結(jié)語常用“妥否、請批復(fù)〞、“特此請示，請予審定〞、“請批準(zhǔn)〞“請審批〞等慣用語。不要用“可否(妥否、當(dāng)否)，請批準(zhǔn)〞之類不合邏輯的用語作結(jié)。正文根據(jù)內(nèi)容多少，可分別采用篇段合一式、三段式、總分條文式。不管采用哪種構(gòu)造，請示總是循請示原因—請示事項—請示要求的遞進(jìn)思路成文的。(三)撰寫請示的考前須知1.內(nèi)容力求單一，應(yīng)一文一事。2.制發(fā)請示時要注意與上下左右各方面的協(xié)調(diào)。請示不宜多頭主送、多級主送，一般只主送一個直接上級。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不得直接主送領(lǐng)導(dǎo)者個人，更不應(yīng)同時主送多位領(lǐng)導(dǎo)，以免因違反行文制度或者領(lǐng)導(dǎo)批示的不盡一致而誤時誤事。請示一般不得越級上報。請示不得抄送一下級機關(guān)、單位，以免在上級作出批復(fù)說明態(tài)度前造成混亂。3.注意請示與報告的區(qū)別。4.正式印發(fā)請不送上級時，應(yīng)在文頭注明簽發(fā)人、會簽人**。六、批復(fù)(一)批復(fù)的特點批復(fù)個顯著特點就是有針對性。它總是針對下級機關(guān)、單位呈報的請示被動行文。上級決不會主動發(fā)出批復(fù)，總是下級有請示，上級才有批復(fù)。批復(fù)內(nèi)容總是針對下級來文的請示事項作出答復(fù)的。批復(fù)事項緊扣請示事項明確作答，不能答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。批復(fù)的主送對象一般就是請示的發(fā)文單位，有時甚至標(biāo)題就表達(dá)出針對性而與其他公文不同。例如?國家稅務(wù)總局關(guān)于中外合資企業(yè)中燕**不享受“內(nèi)資〞福利企業(yè)稅收優(yōu)惠政策問題對市稅務(wù)局的批復(fù)?，標(biāo)題中就寫明了受文機關(guān)。(二)批復(fù)的寫法批復(fù)的構(gòu)造和寫法都比擬穩(wěn)定。例如：國務(wù)院關(guān)于同意**省撤銷溫江縣設(shè)立**市溫江區(qū)的批復(fù)**省人民政府：你省?關(guān)于撤銷溫江縣設(shè)置溫江區(qū)的請示?(川府〔2001〕75號)收悉。同意撤銷溫江縣，設(shè)立**市溫江區(qū)，以原溫江縣的行政區(qū)域為溫江區(qū)的行政區(qū)域。區(qū)人民政府駐柳城鎮(zhèn)。溫江區(qū)的各類機構(gòu)要按照“精簡、效能〞的原則設(shè)置，所需經(jīng)費和人員編制由你省自行解決。國務(wù)院二○○二年四月十四日1.標(biāo)題除按公文標(biāo)題的通常寫法外，還可把主送機關(guān)、單位寫進(jìn)標(biāo)題。如前面提到的例子。2.主送機關(guān)一般就是呈報請示來文的發(fā)文機關(guān)。3.正文包括批復(fù)對象、批復(fù)事項和批復(fù)結(jié)語三局部。(1)批復(fù)對象指批復(fù)所針對的請示事項。必須在正文開頭引述來文的標(biāo)題、文號，有的還極其簡要地直接引述來文所請示的事項。引述應(yīng)十分簡練，一般都用一句話說清楚。(2)批復(fù)事項是批復(fù)的主要局部，它要針對請示事項給予明確答復(fù)或具體指示。批復(fù)內(nèi)容應(yīng)一文一事。對一下級請示事項的答復(fù)，應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點明確，語言簡潔明了，不能模棱兩可，模糊其辭，使下級無所適從。(3)批復(fù)結(jié)語一般在正文末尾寫上“特此批復(fù)〞并加上句號。假設(shè)緊縮寫為“此復(fù)〞，也要加卜句號。少數(shù)批復(fù)也在結(jié)語局部簡要提出執(zhí)行要求。正文視內(nèi)容多少，可分別采用篇段合一式、三段式(三局部各一段)、兩段式(省去結(jié)語局部)或總分條文式構(gòu)造。4.落款注明發(fā)文機關(guān)、成文日期。七、函(一)函的用途函的應(yīng)用*圍比擬廠一泛，加之行文比擬自由，印發(fā)方便，傳遞靈活，使用簡便，因而使用頻率亦較高。它可具體用于以下幾個方面。1.平級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系、往來;2.向無上下級隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請示批準(zhǔn)有關(guān)事項;3.業(yè)務(wù)主管部門向無上下級隸屬關(guān)系的機關(guān)單位答復(fù)審批事項;4.機關(guān)單位對個人的公務(wù)聯(lián)系，如答復(fù)群眾來信之類;5.上卜級機關(guān)之間涉及一些事務(wù)性的具體事項的聯(lián)系、詢問答復(fù)。(二)函的分類1.按照內(nèi)容和用途，函可以分為以下幾類。(1)商洽函指用于平行機關(guān)單位之間和不相隸屬機關(guān)單位之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜的函。例如商調(diào)干部、聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)、查詢或了解有關(guān)人和事、洽談業(yè)務(wù)工作等。(2)請批函指向平級的或不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的請求批準(zhǔn)函，和業(yè)務(wù)主管部門向平級的或不相隸屬的機關(guān)單位制發(fā)的審批函。有關(guān)機關(guān)、單位涉及部門業(yè)務(wù)工作，需向平級的或不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門(例如人事局、財政局、稅務(wù)局等等)請求批準(zhǔn)，但又因互相之間不是上下級的隸屬關(guān)系而不宜用請示行文，就應(yīng)用函。同理，有關(guān)主管部門向平級的或不相隸屬的機關(guān)單位批準(zhǔn)、批復(fù)*些業(yè)務(wù)事項(例如干部錄用、調(diào)動、經(jīng)費撥付、稅收減免等等)，因無上下級的隸屬關(guān)系而不宜用批復(fù)行文，也就應(yīng)用復(fù)函了。但在實際工作中，這類函常常誤用為請示、報告、批復(fù)，這是應(yīng)該格外注意的。(3)詢問答復(fù)函指用于上下級機關(guān)之間互相詢問答復(fù)處理有關(guān)具體問題的函。上下級機關(guān)之間問答*個具體問題，聯(lián)系、告知或處理*項具體工作，而又不宜采用指示、通知、批復(fù)、報告、請示等文種時，則可使用函。2.按照文面規(guī)格，函還可以分為公函和便函。公函的格式較為正規(guī)，它按信函式公文(函件)格式印制。便函的內(nèi)容多涉及事務(wù)性的具體事項，格式更為靈活、簡便，寫法較自由，可不寫標(biāo)題、不編文號。便函也常不列入正式文件處理。不少機關(guān)單位有專門的便函用紙或者便函本。3.按照行文方向，函又可分為去函和復(fù)函。去函也叫來函，即是主動發(fā)出的函。復(fù)函則是答復(fù)來函、來文所提出的問題或事情，被動發(fā)出的函件。請求批準(zhǔn)函如：**省國家平安廳關(guān)于請求批準(zhǔn)錄用1996年大中專畢業(yè)生的函省人事廳：根據(jù)?中共**省委組織部、**省人事廳關(guān)于1996年省級機關(guān)錄用應(yīng)屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生的通知?(川人〔1996〕**號)規(guī)定，我們對擬錄用到我廳機關(guān)工作的大中專畢業(yè)生按規(guī)定程序進(jìn)展了統(tǒng)一考試、面試、體檢、政審。經(jīng)廳黨組研究，擬錄用大中專畢業(yè)生24名。現(xiàn)將有關(guān)錄用審批材料報上，請審批。：錄用審批材料24份**省國家平安廳一九九六年三月二十五日審批函例文：**省人民政府辦公廳關(guān)于同意**市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規(guī)定的函**幣人民政府：你市?關(guān)于報請制定城市房屋拆遷補償評估方法的請示?(成府發(fā)〔2001〕222號)收悉。經(jīng)省政府研究，現(xiàn)函復(fù)如下：一、根據(jù)國務(wù)院?城市房屋拆遷管理條例?第二十四條：“貨幣補償?shù)慕痤~，根據(jù)被拆遷房屋的區(qū)位、用途、建筑面積等因素，以房地產(chǎn)市場評估價格確定。具體方法由省、自治區(qū)、直轄市人民政府制定。〞鑒于目前制定適用全省城市房屋拆遷補償評估規(guī)定的條件尚不成熟，省政府原則同意**市人民政府根據(jù)實際需要先行制定有關(guān)規(guī)定。二、**市人民政府制定城市房屋拆遷補償評估規(guī)定時，應(yīng)認(rèn)真考慮和吸收省級有關(guān)部門提出的修改意見(修改稿附后)，以利于與今后省政府制定的規(guī)定相銜接。同時，省人民政府的規(guī)定制定并發(fā)布后，**市人民政府的規(guī)定內(nèi)容如果與其有抵觸或不一致的，應(yīng)按省人民政府的規(guī)定執(zhí)行。：**市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規(guī)定(修改稿)**省人民政府辦公廳(印章)二○○一年十二月二十日(略)(三)函的寫作1.標(biāo)題可按公文的一般要求寫。假設(shè)是去函，標(biāo)題中文種只寫“函〞;假設(shè)是復(fù)函，則應(yīng)寫明“復(fù)函〞。2.主送機關(guān)。3.正文這是函的主干局部，不同類型、用途的函寫法稍有不同。假設(shè)是商洽函、詢答函的去函，要把商洽的原委、詢問的問題、告知的情況等，寫得清楚簡明，以便得到對方的支持、理解和答復(fù)。假設(shè)是復(fù)函，一般要先引用來函標(biāo)題，再引文號，或者在開頭寫明“*月*日關(guān)于*個問題的來函收悉〞之類，然后針對來件詢問的問題、商洽的工作給予明確答復(fù)，以示互相支持或認(rèn)真負(fù)責(zé)。正文的語言要得體而有分寸，要對不同的行文對象采取不同的語氣。要注意禮貌用語。正文結(jié)尾處要恰當(dāng)運用習(xí)慣用語，如是去函可用“特此函告〞、“請即函復(fù)〞之類，也可寫“清予支持(協(xié)助)〞，并緊接“為感〞、“為荷〞、“為盼〞等語。其后都要加句號。有的也可不要結(jié)尾語。請求批準(zhǔn)函的正文，亦可寫上“請批準(zhǔn)〞、“請子審批〞之類結(jié)語，以表示對業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)的尊重(但不宜寫“請予指示〞)。而審批函的結(jié)尾，則不必寫上“特此批復(fù)〞之類，而可寫上“特此函復(fù)〞之類結(jié)語，也表示對對方的尊重。例如：**省人事廳關(guān)于同意錄用***等**名同志為國家公務(wù)員的復(fù)函省平安廳：你廳?關(guān)于請求批準(zhǔn)錄用1996年大中專畢業(yè)生的函?(國安政〔1996〕18號)收悉。根據(jù)?中共**省委組織部、**省人事廳關(guān)干局部省級機關(guān)從1996年應(yīng)屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生中考試錄用國家公務(wù)員和機關(guān)工作人員的通知?(川人〔1996〕**號)的規(guī)定，經(jīng)考試、考核合格，同意錄用***籌**名同志為國家公務(wù)員。特此函復(fù)。附：錄用人員**省人事廳印章一九九六年三月二十九日(略)八、會議紀(jì)要(一)會議紀(jì)要的特點1.內(nèi)容的記實性它是在會議后期或者會后根據(jù)會議記錄和各種會議材料整理而成的，注重真實、客觀、準(zhǔn)確、全面地反映會議情況和會議精神，不容隨意深化、拔高。2.表述的紀(jì)要性它不像會議記錄那樣對會議發(fā)言和會議內(nèi)容逐一記載，它是對會議結(jié)果的擇要歸納。3.作用的限定性它只對與會單位、與會人員或者規(guī)定的有關(guān)方面有約束力，要求他們共同遵守、執(zhí)行會議議定事項。假設(shè)需在更大*圍內(nèi)發(fā)揮作用，則要由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)用“通知〞下發(fā)執(zhí)行。(二)會議紀(jì)要的分類和作用根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為兩類：辦公會議紀(jì)要、其他會議紀(jì)要。辦公會議紀(jì)要用以傳達(dá)機關(guān)、單位召開的辦公會議研究的工作、議定的事項和布置的任務(wù)，要求與會單位和有關(guān)方面、有關(guān)人員共同遵守、執(zhí)行。其他會議紀(jì)要指專門工作會議、專題討論會、座談會、學(xué)術(shù)研究會等等會議形成的紀(jì)要。這類紀(jì)要，有的起通報會議情況的作用，使有關(guān)人員盡快知道會議的根本情況和主要精神;有的具有指導(dǎo)作用，它所傳達(dá)的會議精神，是指導(dǎo)有關(guān)方面開展工作的。根據(jù)寫法的不同，會議紀(jì)要又可分為決議式紀(jì)要、概述式(綜合式)紀(jì)要和記錄式紀(jì)要三種類型。(三)辦公會議紀(jì)要的寫作辦公會議紀(jì)要由標(biāo)題和正文兩局部構(gòu)成。標(biāo)題常寫成會議名稱加紀(jì)要的形式，如?**市政府2006年第*次辦公會議紀(jì)要?，或者事由加紀(jì)要的形式，如?關(guān)于綜合治理**地段社會治安現(xiàn)場辦公會紀(jì)要?。正文可以分為兩局部。第一局部是會議組織情況?？梢院喴刂鹨粚懗鰰h時間、地點、出席人員、主持人、列席人員、缺席人員、記錄人等，有的還寫明主要議題。辦公會議紀(jì)要常用這種寫法，以備查考，作為有關(guān)部門執(zhí)行紀(jì)要的依據(jù)。如果與議決事項關(guān)系不大，這局部也可以寫得更概括、簡單一些，只概述一下主要的情況就行了。第二局部是會議議定事項，這是紀(jì)要的主要局部。要寫明研究的工作、作出的決定、布置的任務(wù)、將采取的措施等。假設(shè)會議涉及的內(nèi)容較多，這局部可采用決議式的寫法，分條列項，簡明扼要、嚴(yán)謹(jǐn)有序地寫明會議議決的事項。假設(shè)研究的事項比擬單一，這局部亦可采用概述式寫法。從會議實際情況出發(fā)，辦公會議紀(jì)要可一文數(shù)事。(四)其他會議紀(jì)要的寫作這類會議紀(jì)要的標(biāo)題，除可采用辦公會議紀(jì)要標(biāo)題的兩種形式外，還可采用新聞式雙標(biāo)題，如?齊抓共管，綜合治理——**市青少年教育研究會紀(jì)要?。這類會議紀(jì)要的正文，包括會議組織情況和會議主要