行政管理部的崗位職責(zé)

(一)總則

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，使公司內(nèi)部治理制度化，提高辦事效率、降低行政成本特制的本規(guī)定。

其次條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括：海報(bào)打印制作、辦公及清潔用品管理、庫(kù)房管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理、職工工作餐管理、會(huì)議會(huì)務(wù)管理工作、辦公區(qū)域綠植監(jiān)督管理、公車使用及日常的維護(hù)保養(yǎng)、公司公共區(qū)域衛(wèi)生清潔工作、電子設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)、房屋及停車場(chǎng)所得修繕維護(hù)、公司支配的臨時(shí)工作等。

(二)海報(bào)打印張貼管理

第三條海報(bào)的打印素材由廣告宣揚(yáng)部門供應(yīng)。

第四條行政管理部依據(jù)海報(bào)的要求對(duì)供應(yīng)的素材進(jìn)行調(diào)整，上傳給制作單位。

第五條行政管理部審核制作單位制作小樣，合格后取回。制作加工成海報(bào)懸掛在指定地點(diǎn)。

(三)辦公及清潔用品的管理

第六條辦公用品的購(gòu)發(fā)：

1.每月月底前，各部、中心負(fù)責(zé)人依據(jù)本部門所需選購(gòu)的辦公用品制定《物品申購(gòu)單》；

2.行政管理部指定專人制定每月辦公用品及其他物品方案及預(yù)算；經(jīng)行政總監(jiān)審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購(gòu)回，并依據(jù)申購(gòu)單通知申購(gòu)部門，申購(gòu)部門填寫物品領(lǐng)用單，領(lǐng)取使用。

3.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室依據(jù)部室負(fù)責(zé)人供應(yīng)的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；

4.負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開支適當(dāng)、取得正規(guī)發(fā)票、用品運(yùn)輸保管完好；

5.負(fù)責(zé)管理發(fā)放辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)肯定要由領(lǐng)取人員簽字；

第七條清潔用品的購(gòu)發(fā)：

1.清潔用品依據(jù)保潔實(shí)際工作需要統(tǒng)一購(gòu)買、建立賬本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。

2.清潔用品要依據(jù)性質(zhì)分類、留意防腐蝕、防火、防潮等安保工作。

3.清潔用品分批分次的想保潔人員發(fā)放，出庫(kù)單肯定要有領(lǐng)取人簽字，并由衛(wèi)生管理員監(jiān)督其合理使用。

(四)庫(kù)房管理

第八條庫(kù)房物資的存放必需按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡。

第九條選購(gòu)人員購(gòu)入的物品必需附有合格證及入庫(kù)單，入庫(kù)時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)覺(jué)短缺或損壞，應(yīng)馬上拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)覺(jué)實(shí)物與入庫(kù)單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫(kù)房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。

第十條物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。

第十一條嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)手續(xù)，物資出庫(kù)必需填寫出庫(kù)單，領(lǐng)取人當(dāng)面清點(diǎn)簽收。

第十二條庫(kù)房物資一般不行外借其他公司，特別狀況須由行政管理中心總經(jīng)理經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)，商定歸還日期，方可借出。庫(kù)房保管員負(fù)責(zé)督促歸還事宜。

第十三條嚴(yán)格管理帳單資料，全部帳冊(cè)、帳單要填寫干凈、清晰、計(jì)算精確?????，不得隨便涂改。如有更改應(yīng)在更改處加蓋記賬人員名章或者簽字。

第十四條庫(kù)存物品應(yīng)至少每月盤點(diǎn)一次，做到賬實(shí)相符、賬賬相符。第十四條庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無(wú)關(guān)工作人員入內(nèi)，庫(kù)內(nèi)必需配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。

(五)報(bào)刊及郵寄收發(fā)管理

第十五條報(bào)刊管理人員每半年根據(jù)公司的要求作出訂閱報(bào)刊方案及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。

第十六條報(bào)刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報(bào)刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。任何人不得隨便將報(bào)刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)。

第十七條行政管理部前臺(tái)崗位負(fù)責(zé)為各部門登記管理收發(fā)信件、郵件。

1.私人信件，一律實(shí)行自費(fèi)，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。

2.全部公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；

(六)職工餐的日常管理

第十八條公司給員工供應(yīng)中餐及晚餐。均采納對(duì)外承包方式。第十九條由前臺(tái)人員依據(jù)到崗及來(lái)訪客人狀況，填寫用餐明細(xì)表，依據(jù)明細(xì)表按人份定制自助餐午餐及晚餐。

其次十條行政管理部工作餐外聯(lián)人員負(fù)責(zé)每日工作送餐簽單，并依據(jù)職工用餐的詳細(xì)狀況對(duì)菜品的品質(zhì)、口味、種類等進(jìn)行記錄，準(zhǔn)時(shí)與送餐店長(zhǎng)聯(lián)系，準(zhǔn)時(shí)調(diào)整菜品。

其次十一條行政管理部外聯(lián)人員依據(jù)每周送餐單據(jù)及送餐公司供應(yīng)的發(fā)票填寫報(bào)銷憑證，行政總監(jiān)審核后，上報(bào)財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理部報(bào)銷付款。

(七)會(huì)議會(huì)務(wù)管理工作

其次十二條公司日常例會(huì)：行政部外事接待人員負(fù)責(zé)預(yù)備會(huì)議室，支配會(huì)間的.服務(wù)工作。

其次十三條新聞發(fā)布會(huì)：公司新聞發(fā)布會(huì)統(tǒng)一部署，行政部外聯(lián)人員負(fù)責(zé)大會(huì)前的溝通協(xié)調(diào)等工作。會(huì)議當(dāng)天主要負(fù)責(zé)支配車輛接送及嘉賓用餐等工作，會(huì)后負(fù)責(zé)結(jié)賬及報(bào)銷。

(八)辦公區(qū)域綠植監(jiān)督管理

其次十四條公司綠植管理及維護(hù)工作由外包單位負(fù)責(zé)，外聯(lián)人員負(fù)責(zé)依據(jù)綠植的生長(zhǎng)狀況監(jiān)督園丁的維護(hù)工作，對(duì)生長(zhǎng)欠佳的綠植協(xié)商更換。

(九)公車日常的使用及維護(hù)保養(yǎng)

其次十五條公司的公車采納專人負(fù)責(zé)制，執(zhí)行車輛管理制度

(十)公司環(huán)境衛(wèi)生的日常管理

其次十六條行政部保潔員負(fù)責(zé)公共區(qū)域的衛(wèi)生打掃及保持工作，負(fù)責(zé)餐后的清潔工作，負(fù)責(zé)清潔用品的放置工作，周一至周五日常清掃，周六對(duì)個(gè)別區(qū)域進(jìn)行集中清掃。

其次十七條行政部依據(jù)公司員工的工作區(qū)域，就近劃分出每個(gè)人的衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，由衛(wèi)生管理員對(duì)每天的衛(wèi)生狀況進(jìn)行監(jiān)督管理工作。員工每日負(fù)責(zé)打掃自己的責(zé)任區(qū)，日常保潔等工作。衛(wèi)生管理員對(duì)保潔的工作進(jìn)行監(jiān)督考核。