第五章檔案判定1/50第一節(jié)檔案判定工作任務(wù)和意義一、檔案判定工作內(nèi)容鑒：繁體字為“鑑”，本義是古代用來盛水或冰青銅大盆，可照人。甲骨文中“鑒”字，就是一種人跪在地上對(duì)著臉盆照臉象形文字。后來，用銅制成而用以照形者,亦謂之鑑,聲轉(zhuǎn)為鏡。引申為認(rèn)真看，辨別。2/50判定：辨別并確定事務(wù)真?zhèn)?、?yōu)劣等。檔案判定：指對(duì)檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值判定。我們檔案界一般所說檔案判定，是對(duì)檔案價(jià)值判定，這里所說檔案價(jià)值是指檔案對(duì)社會(huì)有用性，對(duì)社會(huì)有用，就是“優(yōu)”，就是“玉”，對(duì)社會(huì)沒有用，就是“劣”，就是“石”。說形象一點(diǎn)，檔案判定主要目標(biāo)就是要辨別“玉石”。3/50檔案判定工作內(nèi)容詳細(xì)來說，包括下列三個(gè)方面：（一）制定標(biāo)準(zhǔn)制定檔案價(jià)值判定標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表；（二）確定期限詳細(xì)判定檔案材料價(jià)值，確定其保管期限；（三）找出無保存價(jià)值檔案，銷毀挑出不需保存和保管期滿又無繼續(xù)保存價(jià)值檔案給予銷毀。概括上述內(nèi)容，主要是確定哪些檔案需要保存和保存多長(zhǎng)時(shí)間（即所謂“存”），哪些檔案無須保存即可銷毀（即所謂“毀”）。

4/50二、檔案判定意義（一）檔案判定是“去粗取精”，提升管理效益科學(xué)措施。

伴隨時(shí)間推移，社會(huì)實(shí)踐和各項(xiàng)工作發(fā)展，檔案數(shù)量不停增加，有些檔案失去了保存價(jià)值，致使庫(kù)存檔案顯得龐雜起來，假如“玉石不分”地所有保存，勢(shì)必影響對(duì)有價(jià)值檔案管理和利用。

5/50（二）檔案判定是關(guān)系“檔案存亡”一項(xiàng)非常嚴(yán)厲工作。1、預(yù)測(cè)性和主觀性2、決斷性和不可逆性國(guó)際檔案界也多公認(rèn)“文獻(xiàn)判定這項(xiàng)工作，或許是檔案工作者所有工作中最困難和最主要一項(xiàng)專業(yè)活動(dòng)?！?/50三、我國(guó)檔案判定工作現(xiàn)狀

在我國(guó)，檔案判定工作始終是個(gè)難題，不是沒有正常開展，就是力度不夠，處于停滯或半停滯狀態(tài)。這造成了有價(jià)值檔案淹沒于大量無價(jià)值檔案海洋之中，不能充足發(fā)揮檔案作用，造成了大量人力物力揮霍，影響了館藏優(yōu)化，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)發(fā)展。那么，造成這種后果原因何在呢？7/50（一）工作量繁重，需判定數(shù)量浩大。（二）判定理論不夠完善，很難有效地指導(dǎo)判定工作。（三）判定人員怕承當(dāng)責(zé)任，不會(huì)判定，不想判定，鑒而不銷。8/50英國(guó)要求：1660年前檔案禁毀。德國(guó)要求：16世紀(jì)此前案卷不許銷毀。俄國(guó)要求：19世紀(jì)下半葉此前文獻(xiàn)不許銷毀。印度要求：凡123年以上文獻(xiàn)一律不得銷毀。第二節(jié)判定檔案標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)我國(guó)要求：1923年此前明清檔案和革命歷史檔案應(yīng)劃為免禁毀檔案，所有永久保存。9/50

（一）決定檔案保存價(jià)值原因1、檔案本身特點(diǎn)和情況是決定檔案保存價(jià)值基礎(chǔ)。2、社會(huì)利用需要是決定檔案保存價(jià)值社會(huì)原因。10/50（二）檔案判定標(biāo)準(zhǔn)

判定檔案必須遵循從維護(hù)國(guó)家和人民整體利益出發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，用全面、歷史、發(fā)展、效益觀點(diǎn)確定檔案價(jià)值。11/501、全面觀點(diǎn)（1）把檔案本身特點(diǎn)和社會(huì)利用需要結(jié)合起來，全面評(píng)價(jià)檔案價(jià)值。（2）全面聯(lián)系地分析有關(guān)文獻(xiàn)和文獻(xiàn)多種原因。（3）全面地預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案利用需要。12/502、歷史觀點(diǎn)分析檔案價(jià)值必須把檔案放在它所形成歷史環(huán)境中，去詳細(xì)分析檔案內(nèi)容和形式以及檔案文獻(xiàn)互相關(guān)系，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)需要考慮檔案價(jià)值。不能簡(jiǎn)單地用目前眼光去看待以往檔案。13/503、發(fā)展觀點(diǎn)判定檔案價(jià)值不能“近視眼”，應(yīng)瞻前顧后，既要看到目前作用，也要看到將來需要。14/504、效益觀點(diǎn)檔案價(jià)值判定必須充足考慮檔案管理成本、投入與檔案效益之間關(guān)系。爭(zhēng)取使用有限檔案保管資源發(fā)揮最大作用。15/50判定檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案起源標(biāo)準(zhǔn)檔案起源是指檔案形成者。檔案形成者在社會(huì)上以及在機(jī)關(guān)內(nèi)地位、作用和職能可影響甚至決定檔案價(jià)值。判定檔案價(jià)值時(shí)，檔案起源特性意義主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：1.它是作為國(guó)家各級(jí)檔案館確定檔案搜集范圍基本根據(jù)。2．機(jī)關(guān)在判定檔案時(shí)，應(yīng)注意辨別不一樣作者。3．在本機(jī)關(guān)制成文獻(xiàn)中，詳細(xì)撰寫者、制發(fā)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案價(jià)值產(chǎn)生影響。16/50（二）檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最主要、最本質(zhì)因素。

1．檔案內(nèi)容主要性。2．檔案內(nèi)容獨(dú)特性。3．檔案內(nèi)容時(shí)效性。4．除上述三方面之外，對(duì)檔案內(nèi)容真實(shí)性、完備性等也要加以考查，以精確把握檔案內(nèi)容價(jià)值。17/50（三）檔案形式特性標(biāo)準(zhǔn)檔案形式特性是指文獻(xiàn)名稱、責(zé)任者、形成時(shí)間、載體形態(tài)、統(tǒng)計(jì)方式等。在某種情況下，它們也也許對(duì)檔案價(jià)值發(fā)生影響。1．文獻(xiàn)名稱。2．文獻(xiàn)形成時(shí)間。3．文本。4．文獻(xiàn)外形特點(diǎn)。18/50（四）相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)

從理論上講，每一份文獻(xiàn)價(jià)值取決于檔案客體屬性及其滿足利用者需要程度，但從我國(guó)檔案管理體制和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，在事實(shí)上尚有一種被判定檔案與其他檔案相比較而存在價(jià)值。例如，有些文獻(xiàn)內(nèi)容雖反應(yīng)了重大問題，但只是點(diǎn)滴情況，而另外已有其他主要文獻(xiàn)更全面詳細(xì)地反應(yīng)了這一情況，則其價(jià)值就也許不大了；反之，當(dāng)反應(yīng)同一問題主要文獻(xiàn)已不存在時(shí)，反應(yīng)點(diǎn)滴情況次要文獻(xiàn)也就也許有主要價(jià)值了。19/50

檔案保管期限表是用表冊(cè)形式列舉各類起源、內(nèi)容和形式檔案保管期限一種提醒性文獻(xiàn)，它是判定檔案價(jià)值，確定檔案保管期限根據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。第三節(jié)檔案保管期限表20/50（一）永久保管檔案。其期限在50年以上。凡是反應(yīng)本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌、對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家和歷史研究具有久遠(yuǎn)利用價(jià)值檔案，列為永久保管檔案。一、現(xiàn)行檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期21/50（二）長(zhǎng)期保管檔案。其期限在16—50年。凡是反應(yīng)本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值文獻(xiàn)材料，列為長(zhǎng)期保管檔案。22/50（三）短期保管檔案。其期限在23年下列。凡是在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參照利用價(jià)值文獻(xiàn)材料，列為短期保管檔案。23/50

檔案保管期限表一般由次序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總“說明”等部分組成。其中條款和保管期限是最基本項(xiàng)目。有關(guān)要求：1、文字說明：應(yīng)寫明制定檔案保管期限表法規(guī)政策根據(jù)。2、條款名稱：應(yīng)具有概括性、排他性、簡(jiǎn)要性和可操作性，文字要精確簡(jiǎn)潔。

二、檔案保管期限表構(gòu)造24/50

教學(xué)檔案保管期限表

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

序號(hào)條款名稱保管期限

1上級(jí)下達(dá)有關(guān)教學(xué)工作文獻(xiàn)材料長(zhǎng)期2

………………3

………………

附注：……

25/50一、檔案判定辦法

對(duì)檔案保存價(jià)值判定，從其判定對(duì)象規(guī)模和范圍來說，能夠分為宏觀判定和微觀判定兩種。（一）宏觀判定宏觀判定是指以檔案文獻(xiàn)之間有機(jī)聯(lián)系為基礎(chǔ)，以立檔單位為中心，通過度析和鑒別全宗檔案形成者所承當(dāng)社會(huì)職能及其計(jì)劃、任務(wù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)保持社會(huì)歷史記憶主要程度，決定各個(gè)立檔單位形成檔案整體保持價(jià)值。第四節(jié)檔案判定工作制度與組織26/50（二）微觀判定微觀判定是針對(duì)一種詳細(xì)單位檔案或?qū)ζ渲心巢糠帧⒛愁?、某卷、某件檔案判定。

宏觀判定與微觀判定是互相制約，前者對(duì)后者具有指導(dǎo)作用，后者是前者基礎(chǔ)。有了宏觀判定，就有助于微觀判定。假如不做或沒有做好宏觀判定，沒有宏觀判定指導(dǎo)，微觀判定很難做好，工作起來就非常困難，會(huì)徒然增加許多工作量。27/50（三）直接判定法對(duì)檔案直接判定，是對(duì)檔案進(jìn)行微觀判定期采取一種辦法。直接判定法，要求逐件逐張地審查文獻(xiàn)，而不但僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判斷其價(jià)值。這里還必須說明一點(diǎn)，直接判定法并不是要求每一種檔案判定人員對(duì)每一份文獻(xiàn)都從頭至尾讀一遍，而是只要求有一名檔案判定人員（也許是文獻(xiàn)管理人員，也也許是檔案管理人員）見到過文獻(xiàn)、檔案實(shí)體，根據(jù)文獻(xiàn)、檔案實(shí)體提出判定意見或劃分保管期限。對(duì)于其他檔案判定人員（包括領(lǐng)導(dǎo)人、各方面責(zé)任人、專家、學(xué)者等），只能要求他們對(duì)個(gè)別、重點(diǎn)檔案進(jìn)行直接判定，一般只能進(jìn)行間接判定。28/50彈性處理辦法1、保存從寬，銷毀從嚴(yán)；2、孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；3、本機(jī)關(guān)從寬，外機(jī)關(guān)從嚴(yán)；4、介于兩可之間，就高不就低；（即先確定最低保存期限，待保存期限滿后再行判定。）補(bǔ)充：5、歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴(yán)；6、解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴(yán)；7、首腦機(jī)關(guān)從寬，一般機(jī)關(guān)從嚴(yán)；8、上機(jī)機(jī)關(guān)從寬，下級(jí)機(jī)關(guān)從嚴(yán)；9、撤消機(jī)關(guān)從寬，現(xiàn)行機(jī)關(guān)從嚴(yán)；基本思想，都是謹(jǐn)慎地判定檔案價(jià)值，而又留有一定實(shí)踐檢查余地，以減少價(jià)值預(yù)測(cè)失誤。29/50（一）檔案銷毀清冊(cè)

檔案銷毀清冊(cè)一般以全宗為單位來編制，每一清冊(cè)最少應(yīng)一式兩份，一份留檔案館（室），一份送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查同意，假如要報(bào)檔案行政機(jī)關(guān)立案，則需一式三份。

二、檔案銷毀30/50檔案銷毀清冊(cè)序號(hào)案卷或文獻(xiàn)題名年代目錄號(hào)卷號(hào)或文號(hào)卷內(nèi)文獻(xiàn)頁（件）數(shù)原期限銷毀原因備注31/50（二）檔案銷毀辦法1、準(zhǔn)備銷毀檔案，未同意前應(yīng)由單位系統(tǒng)保管；2、對(duì)已確定銷毀檔案，可“暫緩執(zhí)行”，過一段時(shí)間審查一遍后再實(shí)行銷毀。3、通過審查同意后，一般可將需銷毀檔案送造紙廠打成紙漿或碎紙機(jī)銷毀。不準(zhǔn)拿作他用或出賣。4、銷毀檔案必須派倆人以上監(jiān)銷，直至檔案確已銷毀，監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)說明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并簽字。銷毀清冊(cè)作永久保存。32/50回顧與思考33/50選擇題檔案界一般所從事檔案判定，主要是指（）判定。A、檔案真?zhèn)蜝、檔案利用價(jià)值C、檔案社會(huì)價(jià)值D、檔案保存價(jià)值34/50選擇題檔案保存價(jià)值是由（

）兩個(gè)方面原因決定。A、檔案利用率

B、檔案本身特點(diǎn)C、社會(huì)利用需求

D、社會(huì)檔案意識(shí)E、社會(huì)發(fā)展水平35/50回憶與思考1、檔案判定概念？2、檔案判定工作內(nèi)容？3、檔案判定工作任務(wù)？4、檔案判定工作意義？5、判定檔案標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)？36/50選擇“彈性原理”中“留有余地”辦法主要是指（

）。A、保存從寬，銷毀從嚴(yán)

B、復(fù)本從寬，孤本從嚴(yán)C、銷毀從寬，保存從嚴(yán)

D、孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)E、本機(jī)關(guān)從寬，外機(jī)關(guān)從嚴(yán)37/50選擇題全國(guó)各個(gè)單位判定檔案時(shí)使用根據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)是（）。同一系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)單位判定檔案使用根據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)是（）。A、通用檔案保管期限表B、專門檔案保管期限表C、同系統(tǒng)檔案保管期限表D、同類型單位檔案保管期限表E、單位檔案保管期限表38/50選擇題按我國(guó)現(xiàn)行要求，文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，其中，短期為（）。A、50年以上B、50年下列C、23年以上D、23年下列39/50選擇題本機(jī)關(guān)主要批示、報(bào)告、總結(jié)，綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變等文獻(xiàn)材料，列為（）保管。A、永久B、長(zhǎng)期C、短期D、不予保存40/50選擇題文書檔案保管期限年限從文獻(xiàn)產(chǎn)生后（）開始算起。A、第一年B、第二年C、第三年D、第四年41/50選擇題判定檔案價(jià)值基本辦法是（

）A、直接判定法

B、間接判定法C、動(dòng)態(tài)判定法

D、靜態(tài)判定法42/50選擇題直接判定一般是以（

）為基本單位進(jìn)行。A、全宗

B、目錄C、案卷

D、文獻(xiàn)43/50選擇題直接判定法要求判定人員采?。?/p>

）辦法審查檔案材料。A、逐一目錄

B、逐一案卷C、逐一文獻(xiàn)

D、逐張