ZZZ學(xué)院學(xué)生檔案管理暫行辦法

第一章

總則第一條

為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，維護(hù)檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善學(xué)校學(xué)生檔案管理服務(wù)體系，有效地建立、保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，保障學(xué)生正當(dāng)權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)學(xué)生檔案管理工作的政策、規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條

學(xué)生檔案管理要堅(jiān)持為學(xué)生服務(wù)原則，貫徹真實(shí)性、完整性和保密性的基本方針。第三條

本辦法適用于取得我校學(xué)籍的全日制普通高等教育本、專科學(xué)生。第二章

檔案的接收與管理第四條

學(xué)生檔案實(shí)行校、學(xué)院（系、部）兩級(jí)管理，學(xué)生工作處就業(yè)指導(dǎo)中心為學(xué)生檔案的歸口管理部門，各學(xué)院（系、部）具體負(fù)責(zé)學(xué)生在校期間的檔案材料收集、整理、歸檔和保管工作。第五條

新生入學(xué)后，一律將本人檔案交所在學(xué)院（系、部）辦公室，由學(xué)院（系、部）指定專人保管。如檔案材料不符合要求或材料不全，新生應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。第三章

歸檔范圍與要求第六條

學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間應(yīng)該歸檔的材料包括以下內(nèi)容：入學(xué)時(shí)材料：高中畢業(yè)生登記表、高考報(bào)名信息表、高考體檢表、入團(tuán)志愿書、學(xué)生基本情況表、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)表或綜合素質(zhì)報(bào)告冊(cè)、普通高校錄取新生綜合信息登記表、高考成績(jī)等材料；入學(xué)后材料：畢業(yè)成績(jī)單、休學(xué)審批表、退學(xué)審批表、轉(zhuǎn)學(xué)審批表、轉(zhuǎn)專業(yè)審批表、復(fù)學(xué)審批表、學(xué)年自我鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料、團(tuán)員材料、高校畢業(yè)生登記表、學(xué)生基本情況登記表、實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)士學(xué)位申請(qǐng)書（本科）、考取教師資格證學(xué)生材料(申請(qǐng)表、體檢表、思想品德鑒定表)等材料。第七條

各類材料只能用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，文字要清晰。第八條

歸檔材料必須完整、真實(shí)。個(gè)人文字材料必須有本人簽字。凡規(guī)定由有關(guān)部門審查蓋章的材料，必須加蓋部門公章。第九條

所有歸檔材料必須是手續(xù)完備的最終材料。第十條

上交學(xué)校歸檔材料前，有關(guān)單位應(yīng)使用學(xué)校統(tǒng)一印制的學(xué)生專用檔案袋，按照檔案袋上提示內(nèi)容注明學(xué)生的有關(guān)信息。裝入檔案袋中的學(xué)生材料，要認(rèn)真核對(duì)，保證檔案材料不錯(cuò)裝、漏裝。歸檔材料交接時(shí)，交接雙方經(jīng)辦人要履行簽字手續(xù)。第十一條

如歸檔材料不符合歸檔要求，接收單位有權(quán)退回，由送交單位按要求重新組織整理。第四章

檔案的查閱第十二條

因工作需要，以下人員可閱學(xué)生檔案：1.學(xué)校、學(xué)院（系、部）領(lǐng)導(dǎo)；2.與學(xué)生管理有關(guān)的職能部門、教學(xué)單位負(fù)責(zé)人或具體經(jīng)辦人；3.持有證明或介紹信的外單位人事部門等來(lái)人；其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得借閱學(xué)生檔案。第十三條

檔案查閱人必須按規(guī)定履行查閱登記手續(xù)，并注明查閱事由。第十四條

任何人查閱檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料；未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。第十五條

任何人查閱檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。因工作需要須摘記材料要妥善保管。第十六條

學(xué)生檔案一般只能在檔案室查閱。如因工作需要必須借出使用時(shí)，應(yīng)說(shuō)明理由，經(jīng)學(xué)院（系、部）檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可辦理借出手續(xù)。辦理借出手續(xù)時(shí)應(yīng)注明日期并保證按期歸還。第五章

檔案轉(zhuǎn)遞及查詢第十七條

檔案的轉(zhuǎn)遞由學(xué)生工作處就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理。第十八條

畢業(yè)生檔案寄出前，學(xué)生工作處就業(yè)指導(dǎo)中心要逐一審查檔案寄往地址是否準(zhǔn)確，寄往單位是否具有接收檔案的資格，以免錯(cuò)寄或遺失。第十九條

各學(xué)院（系、部）轉(zhuǎn)交到學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)中心檔案時(shí)，必須有專人負(fù)責(zé)辦理檔案轉(zhuǎn)交登記手續(xù)并填寫《檔案移交書》。因違紀(jì)受到處分的學(xué)生檔案單獨(dú)整理，交學(xué)生處學(xué)生科，學(xué)生科審核、封檔后轉(zhuǎn)交就業(yè)指導(dǎo)中心。第二十條

檔案轉(zhuǎn)遞后，學(xué)生工作處就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)檔案的查詢工作，查詢期為半年。離校學(xué)生尤其是畢業(yè)生要主動(dòng)向檔案接收單位查詢檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案未到，應(yīng)及時(shí)告知學(xué)生工作處就業(yè)指導(dǎo)中心，以免檔案遺失，如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實(shí)可予以補(bǔ)辦，補(bǔ)辦內(nèi)容僅限大學(xué)期間檔案。第二十一條

個(gè)人檔案一般不允許自帶，有特殊情況需要自帶的，必須持檔案接收單位接收函和本人有效證件。第六章

工作要求第二十二條

未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得私自扣留、截留應(yīng)歸檔案材料。所有學(xué)生應(yīng)歸檔材料必須按要求歸檔。組織部、教務(wù)處、團(tuán)委等部門要及時(shí)將學(xué)生入黨材料、學(xué)生成績(jī)、入團(tuán)材料等相關(guān)材料移交各學(xué)院（系、部）。第二十三條

學(xué)生檔案整理完畢后，要按學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)中心通知及時(shí)移交；如因歸檔不及時(shí)或不符合要