建設(shè)項目檔案管理規(guī)定培訓(xùn)2015年3月26日定義1項目檔案管理組織機構(gòu)及職責(zé)2項目文件的收集和編制3項目文件的整理和編目4項目文件的移交5問題案例6一、定義1.檔案

是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.建設(shè)項目

建設(shè)項目是指按一個總體設(shè)計進行建設(shè)施工，經(jīng)濟上行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的建設(shè)工程，它由一個或若干個有聯(lián)系的單項工程組成。3.單項工程

單項工程是指建設(shè)項目中具有獨立設(shè)計文件、可獨立織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項目的組成部分，也叫裝置或單元。4.單位工程單位工程是指具有獨立設(shè)計文件，可獨立組織施工,但建成后不能獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。5.分部工程

分部工程是指在單位工程中可以獨立組織施工的工程。在施工中是按專業(yè)劃分的。6.分項工程分項工程是指在分部工程下面細分的工程,也就是指在專業(yè)下按類別進行細分的工程。7.項目文件7.1項目文件是指建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及試生產(chǎn)、竣工驗收全過程中形成的以文字、圖表、聲像等形式存在的可追溯性文件，包括前期文件、設(shè)計文件、管理文件、施工文件、設(shè)備儀器類文件、監(jiān)理文件、試生產(chǎn)文件和竣工驗收文件等。7.2項目前期文件是指工程開工之前在可行性研究、立項、談判、審批、勘測、設(shè)計及工程準備過程中形成的文件。7.3項目管理文件是指建設(shè)項目期間在投資控制、設(shè)計、施工、質(zhì)量、商務(wù)、采購、財務(wù)等各方面進行有效的規(guī)劃、決策、組織、協(xié)調(diào)、控制時形成的綜合性文件。7.4項目施工文件是指建設(shè)項目施工過程中形成的反映工程項目建筑、安裝情況的文件。7.5項目竣工圖是指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。7.6項目監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位對項目工程質(zhì)量、工期和建設(shè)資金使用，以及對工程項目歸檔文件的審查等內(nèi)容進行控制的文件。7.7項目竣工文件是指項目竣工時形成的反映施工（指建筑、安裝）過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、竣工圖和監(jiān)理文件組成。7.8項目竣工驗收文件是指項目竣工驗收時形成的文件。8.項目文件歸檔

指建設(shè)項目的設(shè)計、施工、監(jiān)理單位在項目完成時向建設(shè)單位或者委托的承包單位移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件；項目建設(shè)單位各機構(gòu)將項目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報送檔案管理機構(gòu)。9.項目檔案

項目檔案是指從建設(shè)項目的提出、立項、審批、招投、勘察、設(shè)計、施工、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)（使用）全過程形成的經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。10.電子文件

是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。11.CAD電子文件

由CAD系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件。12.邏輯歸檔

指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。13.物理歸檔

指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。14.電子檔案

具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。15.歸檔辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。16.聲像檔案

國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。17.項目檔案的移交

項目中間交接后，承包商按照合同、協(xié)議或規(guī)定向項檔案室移交檔案；項目檔案通過專項驗收后，向生產(chǎn)使用單位移交。二、項目檔案管理組織機構(gòu)及職責(zé)1.組織機構(gòu)

為確保工程項目文件材料歸檔的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，項目文件歸檔和移交工作在公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實行集中管理、分級負責(zé)的原則。2.管理職責(zé)2.1公司檔案管理工作由質(zhì)量技術(shù)部檔案室歸口管理，負責(zé)公司和項目檔案的統(tǒng)一管理和檔案實體的日常管理工作；負責(zé)對項目文件的形成、收集、整理、歸檔工作進行檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督；負責(zé)項目檔案專項驗收的組織工作；接收和管理公司項目檔案。2.2機械動力部根據(jù)歸檔范圍和歸檔責(zé)任負責(zé)完成自身所形成文件的收集、整理和歸檔工作；負責(zé)對承包商所移交歸檔文件的檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督、審核、簽署等工作，并在交工資料的真實性、準確性、齊全性及完整性嚴格把關(guān)；項目施工管理部同時負責(zé)確定項目交工文件相關(guān)表格設(shè)置，填寫等編制標準，負責(zé)督促執(zhí)行相關(guān)標準，檢查交工文件形成的有效性，以及收集、積累、整理、組卷、編目的規(guī)范性，同時負責(zé)項目文件向質(zhì)量技術(shù)部檔案室移交的工作。2.3項目組的文控工程師每個月（因目前這兩個工程工期是3個半月左右，所以提報時間改為為每周）都要向檔案室對口檔案管理人員提交裝置建設(shè)進度計劃和設(shè)備進場開箱計劃，以便及時督促、檢查施工文件和設(shè)備文件的移交歸檔情況。2.4各部門、中心

負責(zé)做好本部門（中心）形成的各類應(yīng)當歸檔文件材料的收集、積累、整理、立卷及歸檔工作，同時對本部門（中心）歸檔檔案材料的真實性、準確性及完整性負責(zé)，對所利用的檔案負保護和保密責(zé)任。部門（中心）負責(zé)人是本部門(中心)各種文件材料歸檔工作的第一責(zé)任人，負責(zé)對本部門（中心）移交的歸檔文件材料的簽字核準工作；各部門（中心）兼職檔案員負責(zé)本部門（中心）應(yīng)歸檔文件材料的收集，同時檢查歸檔文件材料的齊全、完整、準確情況，并進行分類、整理后，編制移交清冊經(jīng)部門（中心）負責(zé)人簽字核準后移交至檔案室。三、項目文件的收集和編制1.收集和歸檔責(zé)任

項目文件由文件形成單位負責(zé)整理、歸檔工作，各責(zé)任單位必須按歸檔要求和歸檔時間做好歸檔文件的收集、整理、組卷、編目和移交歸檔。歸檔范圍、保管期限、歸檔份數(shù)及歸檔責(zé)任見《陜西神木化學(xué)工業(yè)有限公司建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》表5.1《工程建設(shè)項目文件歸檔范圍、保管期限和歸檔責(zé)任一覽表》，詳細歸檔范圍可參考《煤制油煤化工建設(shè)項目文件控制檔案管理業(yè)務(wù)手冊》中的《項目文件歸檔總目錄》,如圖：

備注：檔號由檔案室給定；交工文件執(zhí)行的標準及表格由機械動力部確定2.項目文件編制的基本準則

歸檔的項目文件必須完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，要能夠真實記錄和反映工程建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、設(shè)備安裝、調(diào)試、試生產(chǎn)及竣工驗收的全過程，做到圖物相符、數(shù)據(jù)可靠、簽署完備；

項目施工文件執(zhí)行《石油化工建設(shè)工程項目施工過程技術(shù)文件規(guī)定》(SH/T3543-2007)、《石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定》(SH/T3503-2007),一并交業(yè)主歸檔。項目文件整理時，要保持文件之間的有機聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理，案卷編目、裝訂等符合《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)的要求。3.項目文件編制質(zhì)量要求3.1歸檔文件應(yīng)做到字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認可手續(xù)齊備，所有簽字欄、意見欄、驗收結(jié)論、檢測結(jié)果等必須手簽，并應(yīng)剔除易腐蝕的金屬物，。3.2需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制；用熱敏紙形成的需要永久、長期保存的文件歸檔時應(yīng)附一份復(fù)印件。3.3材料質(zhì)量證明文件必須是加蓋生產(chǎn)廠檢驗專用章或質(zhì)量證明專用章的原件,或供應(yīng)商在產(chǎn)品質(zhì)量文件復(fù)印件加蓋確認印章的延續(xù)性質(zhì)量證明文件。3.4合同應(yīng)明確竣工圖的繪制責(zé)任（尤其對于非EPC或EPCM裝置）。一般由EPC承包商或設(shè)計單位負責(zé)編制。在圖簽欄內(nèi)注明“竣工階段”，圖簽欄內(nèi)的設(shè)計、校核、審核等簽署齊全。若竣工圖根據(jù)設(shè)計變更在最終版設(shè)計發(fā)生修改,應(yīng)在竣工圖注明修改依據(jù)的變更單號。竣工圖完成后應(yīng)加蓋并簽署竣工圖章，所有竣工圖應(yīng)逐張加蓋竣工圖章。圖紙目錄、說明、材料表、設(shè)備表、工藝規(guī)格表等文字材料、表格（一般為A4或A3幅面）首頁的背面（左下角，距左邊20mm+10mm，距下邊20mm+10mm)加蓋竣工圖章。圖紙一般加蓋在圖標題欄上方或附近空白處，無加蓋竣工圖章的位置時，可加蓋在“標題欄”的背面處；竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅色印泥。設(shè)計單位、監(jiān)理單位應(yīng)逐張簽署竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)齊全、清楚；“簽名欄”不得由他人代簽或以個人印章代替簽名，應(yīng)是簽名本人可辨識的手寫體原筆跡簽名，其中“編制人”“審核人”原則上不能為同一個人。“現(xiàn)場監(jiān)理”及“總監(jiān)”應(yīng)由專業(yè)監(jiān)理工程師和總監(jiān)分別簽名?？⒐D章中的設(shè)計單位和監(jiān)理單位應(yīng)填寫相關(guān)單位的完整名稱，名稱以印章形式為宜?？⒐D章中的日期一般填寫竣工圖編制完成的日期，也可填寫工程中間交接或者竣工交接的日期。結(jié)構(gòu)專業(yè)的圖紙應(yīng)加蓋結(jié)構(gòu)設(shè)計資質(zhì)章；壓力容器設(shè)備圖紙應(yīng)加蓋壓力容器資質(zhì)章；竣工圖章的標準格式見圖所示:說明:1）字體“竣工圖”為宋體三號，其他為宋體五號；2）在刻制竣工圖章時，應(yīng)表達單位全稱；3）當建設(shè)工程實施EPCM承包管理模式時，竣工圖章中的“監(jiān)理單位”應(yīng)改為“EPCM單位”，“現(xiàn)場監(jiān)理”應(yīng)改為“專業(yè)負責(zé)人”，“總監(jiān)”應(yīng)改為“項目經(jīng)理”。3.5竣工圖應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》的要求折疊，幅面為A4大小、手風(fēng)琴式，圖面向里，且標題欄顯露在右下角。如圖所示：3.6錄音、錄像文件應(yīng)保持載體的有效性。3.7長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。4.施工文件的審查要求各裝置（單元）在中間交工驗收前，為了確保施工文件的真實、可靠以及與實物的一致性，各裝置（單元）在工程實體子單位或分部工程驗收1個月內(nèi)及時組織進行內(nèi)容審查，中間交工驗收過程中，各專業(yè)驗收小組在驗收實物的同時，必須審查施工文件的內(nèi)容，主要是審查材料質(zhì)量證明、設(shè)備、儀表等制造廠商文件以及竣工圖等，并在“施工文件內(nèi)容三方會審單”中簽署審查意見

。5.項目文件的歸檔時間和份數(shù)5.1項目前期文件在前期階段及時歸檔2套（至少1套原件），電子版文件DVD光盤2份。5.2設(shè)計文件的歸檔應(yīng)在設(shè)計階段結(jié)束后歸檔。對于基礎(chǔ)設(shè)計文件應(yīng)整理歸檔2套(至少1套原件)；詳細設(shè)計文件歸檔2套（藍圖）；設(shè)計管理文件在各設(shè)計階段結(jié)束后完成歸檔2套（至少1套原件）；設(shè)計文件電子版DVD光盤歸檔2份。

5.3項目管理文件由各相關(guān)部門負責(zé)，按年度進行收集、整理、組卷、保存，在項目完工時歸檔2套（至少1套原件），施工管理文件（含中間交工驗收文件）在完成裝置(單元)中間交工驗收后1個月內(nèi)完成整理、組卷并歸檔2套，至少1套原件，電子版DVD光盤2份。5.4試生產(chǎn)文件由生產(chǎn)運營部負責(zé)收集、保存，在試生產(chǎn)結(jié)束后歸檔2套（至少1套原件）。5.5施工文件（含施工圖）在工程實體子單位或分部工程驗收3個月內(nèi)進行整理、組卷，并完成內(nèi)容的審核、確認，經(jīng)機械動力部驗收案卷質(zhì)量后移交綜合辦公室檔案室歸檔，歸檔2套，電子版DVD光盤2份。5.6竣工圖在工程實體中交驗收后3個月內(nèi)完成整理、組卷，并完成內(nèi)容的審核、確認，盒內(nèi)散裝，按各個專業(yè)單獨整理、組卷后移交2套，電子版光盤2份（PDF和DWG兩種格式。5.7設(shè)備、儀器類資料包括：制造廠產(chǎn)品合格證、規(guī)格書、產(chǎn)品外形圖、裝配圖、安裝指導(dǎo)、操作指南、維修手冊、備品備件清單、檢查報告記錄、特種設(shè)備監(jiān)檢證書及其他相關(guān)文件圖紙等。業(yè)主采購的由采購部和項目組負責(zé)組織開箱驗收，并提交檔案室2套副本進行管理保存，發(fā)放機械動力部和中心使用，以滿足工廠聯(lián)動試車和試生產(chǎn)的需要。在1個月之內(nèi)，另外將2套（1正1副）完整的設(shè)備廠商資料由采購部進行整理、組卷后，提交檔案室驗收歸檔，同時歸檔電子版DVD光盤2份；承包商采購的設(shè)備儀器，開箱驗收后，由項目組專業(yè)工程師負責(zé)提交檔案室2套副本，發(fā)放機械動力部及相關(guān)中心進行使用，另外將1正1副，在一個月內(nèi)由承包商整理、組卷后，經(jīng)監(jiān)理和項目組審核合格后，向檔案室移交歸檔，同時歸檔電子版DVD光盤2份。5.8業(yè)主采購的材料類文件原件由采購部統(tǒng)一整理歸檔，承包商以復(fù)印件形式歸檔，加蓋采購部部門專用章。5.9監(jiān)理文件應(yīng)在完成中間交工后3個月，與承包商的施工文件同時歸檔，歸檔2套（至少1套原件），電子版DVD光盤2份。5.10項目建設(shè)過程中所形成的重大事件的照片、錄音、錄像文件，由形成承包單位及管理部門及時收集、整理、保存，按年度或項目中交后，向檔案室歸檔2套。四、項目文件的整理和編目1.項目文件整理組卷原則1.1項目文件的整理組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理的要求。1.2本項目所有應(yīng)歸檔文件的整理、組卷，由文件的形成單位或承辦單位負責(zé)，由相關(guān)部門或?qū)I(yè)驗收小組審核，并按歸檔時間要求移交檔案室，歸檔時，同時移交電子版文件。2.項目文件整理組卷方法2.1建設(shè)單位各單位形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備儀器類文件、施工文件、生產(chǎn)試運行文件及竣工驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按階段、裝置或單位工程整理組卷。生產(chǎn)試運行文件由生產(chǎn)運營部負責(zé)收集、整理、組卷后，一并歸入項目檔案中。2.2項目管理文件按問題和時間整理組卷，其中施工管理文件按裝置、問題、時間整理。2.3勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，按裝置和專業(yè)整理組卷。2.4施工文件的整理、組卷2.4.1施工文件以裝置為基礎(chǔ)，按專業(yè)組卷，分別組成綜合、土建、設(shè)備、管道、電氣電信、儀表卷；2.4.2同一專業(yè)的交工文件按綜合、材料質(zhì)量證明、施工記錄分別組冊。同一裝置如有幾個施工單位分別建設(shè)其單位工程、分部、分項工程時，所形成的施工文件原則上應(yīng)單獨整理組卷，不同施工單位之間的資料不拆分，不互相拼接，但必須由總承包商在交工技術(shù)文件說明中加以說明；2.4.3建筑工程類（包括鋼結(jié)構(gòu)和水暖衛(wèi)生設(shè)備、管道）文件，按單位工程整理組卷；2.4.4設(shè)備安裝工程類文件（包括設(shè)備附屬鋼操作平臺）按設(shè)備位號、安裝工藝順序組卷；同一臺設(shè)備的記錄放置在一起，輔助機應(yīng)編入主機設(shè)備項目中，本系統(tǒng)設(shè)備的保溫、保冷、脫脂、防腐等一并編入；2.4.5管道安裝工程類文件（包括室外給排水工程）應(yīng)按安裝工序順序組卷，閥門檢驗、調(diào)試、保溫、保冷、脫脂、防腐等一并編入；2.4.6電氣安裝工程類應(yīng)按供配電系統(tǒng)每臺設(shè)備和系統(tǒng)位號順序組卷；2.4.7儀表安裝工程類文件應(yīng)按控制、檢測系統(tǒng)位號順序組卷；2.4.8設(shè)備、原材料和半成品質(zhì)量證明文件按單項（單位）工程、專業(yè)整理，并按照品種、規(guī)格、材質(zhì)、質(zhì)量證明文件類型等分類、順序組卷，列明目錄和材料的使用部位和數(shù)量。2.5竣工圖組卷2.5.1竣工圖的編制要求工程承包單位在項目竣工后必須按合同要求，由設(shè)計單位編制竣工圖，編制竣工圖時應(yīng)注意：2.5.1.1原則上要求所有圖紙全部根據(jù)設(shè)計變更及現(xiàn)場施工實際情況進行重新繪制，將圖紙的“設(shè)計階段”更改為“竣工階段”。發(fā)生變更的圖紙需在圖紙說明中注明相關(guān)設(shè)計變更單號。2.5.1.2如果現(xiàn)場施工過程中，施工圖沒有發(fā)生變更，且仍然完整并整潔，那么可以將施工圖加蓋竣工圖章作為竣工圖。2.5.1.3凡在施工過程中發(fā)生變更的，承包商（或設(shè)計單位）要根據(jù)現(xiàn)場施工實際情況全部重新繪制并出圖。2.5.1.4院標、企標重復(fù)利用圖必須編入竣工圖中；同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的國家、地方標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號。2.5.2竣工圖按專業(yè)排列，同專業(yè)的竣工圖則按圖號順序排列。2.5.3竣工圖按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)并分專業(yè)按原設(shè)計（施工）圖紙目錄、圖號順序排列組卷。不應(yīng)把不同專業(yè)的圖紙組成一個案卷；也不應(yīng)把相同專業(yè)而不同設(shè)計（施工）圖紙目錄的圖紙組成一個案卷，也就是說，要按照原設(shè)計(施工)圖紙目錄排序，一個目錄的圖紙組成一個案卷或者多個分卷。2.5.4某一專業(yè)圖紙按原設(shè)計（施工）圖紙目錄排列較多時，可視情況組成若干分卷，各卷的題名應(yīng)有區(qū)別標識。2.5.5竣工圖總目錄放在竣工圖的第一卷，各專業(yè)或各區(qū)域的第一卷應(yīng)該有該專業(yè)或該區(qū)域的總目錄，專業(yè)下應(yīng)有各設(shè)計單元的分目錄。2.6監(jiān)理文件按綜合冊、施工監(jiān)理冊分別組冊，如文件較少可組成綜合卷。SH/3903報驗封皮和報驗資料一起組冊。監(jiān)理文件按照裝置、單位工程整理，按照“文種-問題-時間”進行組卷排列；監(jiān)理通知單與監(jiān)理回復(fù)單一一對應(yīng)組卷。施工文件中已經(jīng)完成組卷的內(nèi)容，在監(jiān)理文件中不必重復(fù)組卷。2.7同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。2.8設(shè)備廠商文件的編制要求

設(shè)備廠商文件按照裝置組卷，以靜設(shè)備、動設(shè)備、電氣設(shè)備、通訊設(shè)備等排列，卷內(nèi)文件按照依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖紙、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。一臺多冊資料的根據(jù)實際情況可以組一冊或多冊。外文設(shè)備廠商資料要翻譯成中文，將外文、中文及電子版同時提交檔案室歸檔。所有設(shè)備廠商資料須掃描成PDF格式的電子版，DVD光盤2套。2.9交工文件的照片資料各編制單位的照片資料放在綜合卷的最后單獨成卷，交工技術(shù)文件總目錄中體現(xiàn)。2.9.1開工前的原址原貌照片；2.9.2地基與基礎(chǔ)工程、隱蔽工程、主體工程施工節(jié)點照片、重要設(shè)備安裝的照片；2.9.3施工組織、工程質(zhì)量檢查、工程質(zhì)量缺陷及質(zhì)量事故處理情況的照片；2.9.4工程建設(shè)過程中的重要會議、領(lǐng)導(dǎo)視察、主要關(guān)鍵點、節(jié)點、儀式等及其它重要活動。2.9.5照片資料：一套彩色沖洗7寸照片，1套DVD電子光盤，彩色沖洗的照片放入照片檔案盒中。單張照片需要填寫說明，如圖：照片拍攝時間用8位阿拉伯數(shù)字表示，事例：2015年3月26日寫作20150326；攝影者一般填寫個人，必要時可填寫單位；參見號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔號；照片號在冊內(nèi)的排列從1開始編寫；文字說明應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。電子版的照片，需在每張照片正下方書寫：題名、照片號、時間、攝影者，和彩色沖洗的照片排列順序一一對應(yīng)。照片在冊內(nèi)排列時從開工前的原址原貌盡量按照專業(yè)分類集中擺放，工程例會等會議照片按照會議類別集中擺放。2.10電子文件2.10.1電子文件轉(zhuǎn)換要求:電子文件是在紙質(zhì)交工技術(shù)文件審查合格后，對“紙質(zhì)交工技術(shù)文件正本”進行逐頁掃描而成。掃描文件格式為：PDF或TIF、DWG等格式，一卷為一個掃描文件，文件包的命名要與紙質(zhì)版的案卷題名一致；文本文件的掃描線數(shù)宜為200dpi,圖形文件的掃描線數(shù)宜為400dpi，掃描后的圖像要清晰、完整、沒有斑點3.案卷內(nèi)文件的排列規(guī)則3.1管理性文件按問題、時間或重要程度排列。3.2設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、產(chǎn)品合格證、檢測、試驗報告、隨機圖樣、安裝使用說明及操作維修手冊等順序排列。3.3竣工圖按裝置、專業(yè)、圖號排列。3.4施工文件按管理、依據(jù)、評定、驗收、建筑、安裝、檢測實驗記錄排列。3.5卷內(nèi)文件排列，一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，文在后；正文在前,附件在后；印件在前，定（草）稿在后。3.6施工文件和監(jiān)理文件各卷冊內(nèi)的文件，歸檔內(nèi)容有重復(fù)時，如質(zhì)量檢驗評定記錄等，在向業(yè)主歸檔時，只需歸檔施工文件中的內(nèi)容，不需重復(fù)歸檔。3.7案卷內(nèi)文件排列具體順序詳見《項目文件歸檔總目錄》，如圖：3.7.1交工文件內(nèi)容三方會審單如圖：3.7.2交工技術(shù)文件說明及總目錄各單位在交工資料中根據(jù)實際情況編寫，包括所承擔(dān)工程的簡要說明及依據(jù)標準、施工依據(jù)、本卷分冊情況及編制單位，本卷、冊組卷主要內(nèi)容，其它需要說明的事項。交工技術(shù)文件說明及交工技術(shù)文件總目錄如圖：4.案卷編目規(guī)則4.1卷內(nèi)文件頁號的編寫4.1.1卷內(nèi)文件排列后，凡有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號，所有頁碼一律用鉛筆進行編寫。4.1.2頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角,背面在左下角；圖紙，頁碼一律在右下角（一般在圖標題欄外右下角）。4.1.3成套圖樣或印刷成冊文件，凡自成卷的，已有連續(xù)頁號的，不必重新編寫頁號；否則，重新編寫頁號。凡以“件”歸檔的，均應(yīng)加蓋檔號章，加蓋在右上角空白處，檔號章的式樣如圖：4.1.4每卷獨立編寫頁號（指各卷頁號應(yīng)從“1”開始編寫），各卷之間不連續(xù)編寫頁號（指同一類案卷中，分卷和分卷之間的頁號不能連續(xù)編寫或打?。?.1.5案卷外封面、卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表不編寫頁號，原有圖紙（指竣工圖案卷）目錄編寫頁號。4.2卷內(nèi)目錄編制

內(nèi)應(yīng)編制覆蓋所有資料的“卷內(nèi)目錄”,如圖：

主要內(nèi)容如下：4.2.1序號:應(yīng)用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號；4.2.2文件編號（文件形成單位的編號）:應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號、設(shè)備位號或項目代號；4.2.3責(zé)任者:應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；4.2.4文件題名:應(yīng)填寫文件標題全稱；4.2.5日期:應(yīng)填寫文件形成日期，以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日（如：20150512），如一份文件有幾個日期，則填寫該文件的起止日期如隱蔽工程檢驗收記錄，最早日期為“20150330”,最晚日期“20150612”則日期應(yīng)填寫為“20150330-20150612”。案卷內(nèi)某些文件一頁中有幾個日期，一般填寫最晚日期。4.2.6頁號:應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標注的頁號即起止頁號，起止頁號之間用“-”連接。4.2.7備注（需要時填寫）。4.3案卷封面和脊背的編制

案卷封面采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。內(nèi)封面采用神華煤化工的封面A和B,實行總承包的工程用B,未實行總承包的工程用A,外封面采用“檔案封面”，如圖：

主要內(nèi)容如下：4.3.1案卷題名:應(yīng)簡明、準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名稱、裝置名稱、裝置代碼、單位工程名稱、專業(yè)和文件名稱等；項目名稱應(yīng)與批準的原立項、設(shè)計（包括代號）相符。歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文；4.3.1.1項目施工文件案卷題名結(jié)構(gòu)建設(shè)項目名稱+單項工程名稱+（單位工程名稱）+專業(yè)名稱+文件名稱；建設(shè)項目名稱+單位工程名稱+專業(yè)名稱+文件名稱。例：陜西神木化學(xué)工業(yè)有限公司一期703硫回收改造項目土建專業(yè)卷——1#爐鋼結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)施工記錄冊4.3.1.2項目竣工圖卷題名結(jié)構(gòu)建設(shè)項目名稱+單項工程名稱+（單位工程名稱）+專業(yè)名稱+竣工圖名稱；建設(shè)項目名稱+單位工程名稱+專業(yè)名稱+竣工圖名稱。例：陜西神木化學(xué)工業(yè)有限公司二期702Ⅱ凈化放空筒改造項目管廊管架結(jié)構(gòu)竣工圖4.3.1.3項目設(shè)備檔案（或設(shè)備隨機文件）題名結(jié)構(gòu)建設(shè)項目名稱+單項工程名稱+（單位工程名稱）+（設(shè)備位號）設(shè)備名稱+設(shè)備隨機文件/設(shè)備竣工文件；建設(shè)項目名稱+單位工程名稱+（設(shè)備位號）設(shè)備名稱+設(shè)備隨機文件/設(shè)備竣工文件。例：陜西神木化學(xué)工業(yè)有限公司二期702Ⅱ凈化放空筒改造項目V702Ⅱ01..罐設(shè)備竣工文件4.3.1.4項目監(jiān)理文件案卷題名結(jié)構(gòu)建設(shè)項目名稱+單項工程名稱+（單位工程名稱）+專業(yè)名稱+監(jiān)理文件名稱；建設(shè)項目名稱+單位工程名稱+專業(yè)名稱+監(jiān)理文件名稱。4.3.2立卷單位：應(yīng)填寫文件組卷部門或項目負責(zé)部門；4.3.3起止日期：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；4.3.4保管期限：參考《項目文件歸檔總目錄》填寫保管期限，同一案卷內(nèi)有不同的保管期限劃分時，以保管期限最長的文件的期限為準填寫該卷的保管期限。4.3.5密級：應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級；4.3.6檔號：應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位的檔案分類編號方案，填寫檔案的全宗號、分類號和案卷流水號。施工文件的檔號，在整理組卷時由建設(shè)單位統(tǒng)一給定；4.3.7背脊采用“檔案背脊”，應(yīng)填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞，如圖：4.4卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)備考表”，如圖：4.4.1卷內(nèi)備考表要標明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人、檢查人、立卷時間；4.4.2卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后；4.4.3互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，并注明其載體形式。5.案卷的裝訂5.1勘察設(shè)計文件原則上要求是A4大小，圖紙和文字裝訂成冊，厚度不超過5厘米。5.2基礎(chǔ)設(shè)計文件采用裝訂成冊或打孔成冊，不能散裝或打捆交付（一般保留設(shè)計單位原文件的成冊形式，不宜拆卷重新裝訂）。每冊裝訂厚度不得超過3厘米。封面和脊背采用可插入式的硬塑質(zhì)文件夾，文件夾的尺寸為310毫米×250毫米（最大寬度不超過270毫米）。5.3詳細設(shè)計和竣工圖，由設(shè)計單位（或承包商）歸檔（備注：現(xiàn)由承包商整理）。圖紙不裝訂，散頁裝盒。散頁裝盒的施工圖及竣工圖只需要在圖紙目錄上加蓋檔號章即可，對頁數(shù)較多的A3、A4幅面的圖紙如，文字材料、材料表、設(shè)備表或管道空視圖等，可以是非藍圖。圖紙裝盒的厚度按專業(yè)圖紙的多少合理分配，一般不超過2、3、4、5或6厘米。詳細設(shè)計只需附上案卷外封面、卷內(nèi)目錄及備考表即可，不需附上案卷內(nèi)封面和會審單等。在沒有圖紙目錄的情況下，需逐張加蓋并填寫檔號章，例如設(shè)備廠商文件的附圖等。5.4施工文件中，文字材料采用整卷三點一線的線裝形式，每卷幅面大小為A4，厚度不超過2、3、4、5或6厘米。5.5設(shè)備廠商文件不需要三點一線進行裝訂，在卷內(nèi)各獨立成冊文件封面右上角空白位置加蓋并填寫檔號章。5.6承包商（包括