文件和資料控制管理制度1目的明確安全管理制度文件的制定、頒發(fā)、培訓、執(zhí)行、考核、評審、修訂，使礦山標準化體系文件得到有效控制和管理，確保體系文件的適宜性、有效性和使用場所都能及時得到有效版本。2范圍適用于礦山標準化體系文件的控制。3職責3.1礦山標準化手冊由礦長組織編制、修改、審核，最高管理者批準后發(fā)布實施。3.2礦山負責文件的統(tǒng)一管理。3.3相關單位負責主管區(qū)域內文件的編寫、評審、修訂，文件使用單位負責所用文件的妥善保管。4工作程序4.1文件的分類和編號礦山標準化文件包括內部文件和外來文件。4.1.1內部文件：a.礦山標準化系統(tǒng)手冊，編號為NXJC/KLQ-KS-SC；手冊代號礦山代號公司代號b.管理制度,編號為：NXJC/KLQ-KS-ZD-X順序號制度代號礦山代號公司代號c.其他過程控制文件，包括崗位職責、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導文件等，編號：NXJC/KLQ-KS-ZY-X順序號文件代號礦山代號公司代號d.記錄編號：NXJC/KLQ-JL-X4.1.2外來文件:主要指國家、地方及行業(yè)頒布的與安全有關的各種標準。還包括供方及其他相關方提供的相關資料，編號采用原文件編號。4.2文件的編制、審核和批準實施4.2.1礦山標準系統(tǒng)手冊由礦長組織編制、審核，最高管理者批準實施。4.2.2第三層次文件，由礦山編制，生產部審核，礦長批準后實施。4.2.3文件均采用書面或電子版本形式。4.3文件的控制狀態(tài)4.3.1受控文件：指受到更改控制的文件。用于本公司內部使用和提供給認證機構。4.4文件（指內部文件，下同）的標識：4.4.1文件封面必須明確標明文件名稱、編號、版本號、發(fā)布日期和實施日期等重要信息。4.4.2受控文件應在封面加蓋“受控”印章。4.4.3文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)在封面以版次號表示。如A0、A1、A2、?；B0、B1、B2、?。其中A0表示該文件為A版的第0次修改稿（文件第一次發(fā)布，還未經過修改）；B2表示該文件為B版的第2次修改稿。4.4.4文件更改的標識當文件更改后，應在《受控文件清單》中的加以標識。4.4.5當文件每經過一次修改或換版，其版次號均要進行相應順延更改。4.5文件的發(fā)放4.5.1《礦山標準化系統(tǒng)手冊》、《制度匯編》的發(fā)放，由生產部確定發(fā)放范圍，經管理者代表審核，總經理批準后發(fā)放；4.5.2第三層作業(yè)文件的發(fā)放，由礦山確定發(fā)放范圍，經主管領導審批后發(fā)放。4.5.3文件更改后發(fā)放，要將舊版本及時收回，確保各使用場所均能得到適用文件的有效版本。4.6日常管理4.6.1文件使用部門和使用者要妥善保管所持有的文件，保持文件的整潔清晰，易于識別，并不得擅自復制或轉借。4.6.2使用過程中如發(fā)生丟失或損壞，使用者應提出申請，到文件發(fā)放部門重新領取。4.6.3礦山應建立《受控文件清單》。4.7評審與修改4.7.1文件應每年對其符合性、適用性和可操作性進行一次評審。當出現(xiàn)以下情況時，文件的編制部門應立即對文件進行評審：a.文件編寫的依據(jù)（如國家標準或其他文件）發(fā)生變化；b.組織機構和職責權限發(fā)生變化；c.生產工藝發(fā)生變化；d.發(fā)生其他可能導致文件修改的變化。4.7.2經過評審，需要對文件進行修改時，主管部門應填制《文件更改申請單》，寫明具體修改內容，報主管領導審批。4.7.3文件修改的方式有三種：a.通知單：適用于文件僅需修改別字、詞、句，文件內容并無實質變動時；b.換頁修改：適用于文件內容需局部修改時；c.換版：適用于文件需全面修訂時。4.7.4修改的實施a.以“通知單”方式進行修改時，應將“通知單”發(fā)至文件的所有使用部門，文件管理人員應將“通知單”作為文件附頁裝訂到本部門使用的所有受控文件中。b.換頁修改時，將修改后的文件頁發(fā)放至文件使用部門，由部門文件管理員對本部門所使用的全部受控文件統(tǒng)一進行換頁處理。并將收回的作廢頁全部交由主管部門銷毀。c.文件換版時，使用部門應交回全部舊版文件，同時領取新版文件，并重新簽收。4.8作廢文件的處理4.8.1所有作廢文件必須加蓋“作廢”印章，以防誤用。4.8.2需保留的作廢文件需加注“作廢保留”字樣，責任部門要單獨存放。對不需保留的作廢文件應及時填制《文件銷毀申請單》經主管領導審批后，實施銷毀。4.9外來文件的管理4.9.1外來文件主要包括：國家、地方及行業(yè)頒布的與質量有關的各種標準和其它要求。4.9.2外來文件的獲取、傳達及更新a.責任部門及時與政府及行業(yè)主管部門聯(lián)系；通過各種新聞媒介、互聯(lián)網、書店等渠道及時獲取相關信息。b.各責任單位通過內部會議（如調度會、班組會、內部學習等）