第八章物流信息系統(tǒng)的管理和評價目錄CONTENTS1.

物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理2.物流信息系統(tǒng)的運行管理4.物流信息系統(tǒng)的審計與評價3.物流信息系統(tǒng)的文檔管理物流聚焦青島鋼鐵集團是青島市十大企業(yè)集團之一，全國重點冶金企業(yè)，在全國500強企業(yè)中位居前列。企業(yè)先后通過ISO9001、OHSAS18001和ISO14001標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證，連續(xù)多年來獲得全國質(zhì)量效益型企業(yè)稱號和中國講誠信、守合同、重質(zhì)量模范企業(yè)稱號。目前，青島鋼鐵集團主要有焊接用鋼盤條、汽車用彈簧扁鋼、拉絲線材、優(yōu)質(zhì)碳素結(jié)構(gòu)圓鋼、建筑用線材與螺紋鋼等40多個品種，100多個規(guī)格的產(chǎn)品。公司總經(jīng)理楊總上任以后，發(fā)現(xiàn)青島鋼鐵集團的信息管理手段較為落后，絕大部分信息管理方面的工作仍在用手工進(jìn)行。即使有些單項業(yè)務(wù)使用了計算機，如生產(chǎn)經(jīng)營日報的匯總打印，過程也比較形式化（實際上是管理人員手工將經(jīng)營日報的各項數(shù)據(jù)計算出來以后，在錄入計算機、打印而已）。楊總與高層領(lǐng)導(dǎo)們商量了以后，決定撥出專項金額用于企業(yè)物流信息系統(tǒng)的建設(shè)。在經(jīng)過科學(xué)的系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析后成功完成了信息系統(tǒng)的實施。在系統(tǒng)在交付使用以后，嚴(yán)格按照管理規(guī)范，責(zé)成各部門和業(yè)務(wù)人員利用系統(tǒng)執(zhí)行具體的日常業(yè)務(wù)處理，記錄系統(tǒng)的運行情況。公司信息中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)的運行維護，包括硬件設(shè)備的更新升級、計算機病毒的檢測清除、軟件系統(tǒng)的修改完善、系統(tǒng)故障的排除等。系統(tǒng)運行至今，運行維護工作一直沒有間斷，部分硬件設(shè)備已經(jīng)被更新，部分軟件功能也進(jìn)行了修改和完善。例如，在系統(tǒng)應(yīng)用之初，開具銷售發(fā)票時只能針對一個合同，而不能對同一個客戶的多筆合同開具發(fā)票。系統(tǒng)運行之后，銷售部門提出，希望在開具發(fā)票時能夠更加靈活地處理，不受單一合同的限制。為此，公司制定了軟件修改計劃，進(jìn)行了軟件功能的修改和完善。另外，在系統(tǒng)正常運行半年以后，青島鋼鐵集團還組織部門人員和相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍σ呀?jīng)實施的物流信息系統(tǒng)的工作情況、技術(shù)性能、經(jīng)濟效益進(jìn)行了評價，并根據(jù)評價結(jié)果制定了下一步修改方案。青島鋼鐵集團物流信息系統(tǒng)的運行維護和評價物流聚焦案例思考：1.結(jié)合案例，物流信息系統(tǒng)實施后的運行維護和評價工作有何重要意義？第一節(jié)物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理一、系統(tǒng)開發(fā)的項目團隊

（一）企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)（二）項目經(jīng)理

（三）系統(tǒng)分析員、設(shè)計員（四）程序設(shè)計員

（五）企業(yè)管理人員，1物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理二、系統(tǒng)開發(fā)項目管理的過程

1.項目論證。項目論證包括立項論證和技術(shù)方案論證。立項論證主要是從技術(shù)、經(jīng)濟、社會三方面對系統(tǒng)開發(fā)的必要性和可行性進(jìn)行論證2.編制物流信息系統(tǒng)項目的開發(fā)計劃。主要包括任務(wù)的描述、分解，各任務(wù)進(jìn)度、人員、資金和資源的配置。3.項目實施及控制。對系統(tǒng)開發(fā)的進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行實時控制，關(guān)鍵性任務(wù)是管理的重點。如果項目實際開發(fā)情況與預(yù)期計劃發(fā)生偏離，分析偏離的程度和原因，并及時進(jìn)行調(diào)整。4.開發(fā)項目評估。對物流信息系統(tǒng)項目開發(fā)的全過程進(jìn)行分析，評估效率、監(jiān)控程度和項目效益。1物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理三、系統(tǒng)開發(fā)項目的任務(wù)管理1.任務(wù)的分配，并為各任務(wù)提供必要的資源，做到人、財、物各方面的保證。在設(shè)備短缺或時間沖突時，一定要確定優(yōu)先級順序，保證各項工作能夠按進(jìn)度完成。2.明確各階段任務(wù)結(jié)束的標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)控各階段工作的完成情況。將任務(wù)分配給各小組后，必須及時了解各小組的工作進(jìn)展，控制項目進(jìn)度。3.各項任務(wù)完成之后，組織階段性成果的驗收。無論是系統(tǒng)的分析與設(shè)計，還是軟件編程、硬件調(diào)試，在完成每一項任務(wù)后都需要進(jìn)行鑒定驗收1物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理四、系統(tǒng)開發(fā)項目的進(jìn)度管理

常見的項目進(jìn)度風(fēng)險源如下：

1.客戶的經(jīng)營戰(zhàn)略發(fā)生重大變化。

2.系統(tǒng)使用人員提出新的需求。

3.硬件、軟件供應(yīng)商不能及時交貨，影響項目進(jìn)度。

4.因接受新項目而出現(xiàn)項目計劃沖突。

5.開發(fā)人員離開項目團隊。

6.項目開發(fā)成本過高，超出預(yù)算。1物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理7.項目規(guī)模不斷攀升。8.采用的技術(shù)不成熟，出現(xiàn)困難。9.國家政策法規(guī)發(fā)生變化。10.行業(yè)市場發(fā)生變化。11.出現(xiàn)新的競爭對手。12.合作伙伴推出或遇到一時難以解決的問題。13.洪澇、火災(zāi)等不可抗拒力的影響1物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理甘特圖的方法

甘特圖（GanttChart）是一種對項目活動進(jìn)行進(jìn)度計劃和控制的圖表，比較簡單，易于使用。在甘特圖中，一般橫向表示時間，縱向列出工作。1物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理1物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理關(guān)鍵路徑（耗時最長的一條路徑）例如，一個物流信息系統(tǒng)開發(fā)項目包含A、B、C、D四項獨立的任務(wù)，任務(wù)之間不存在先后關(guān)系，可以同時進(jìn)行。但只有四項任務(wù)都完成后，整個項目才算終結(jié)。其中A任務(wù)的完成需要27天，B任務(wù)需要29天，C任務(wù)需要34天，D任務(wù)需要26天。可以看出，C任務(wù)所需要的時間最長，為34天，所以必須盡快啟動C任務(wù)，并且努力在34天完成，避免總工期出現(xiàn)拖延。如果進(jìn)一步優(yōu)化C任務(wù)，減為32天，則整個項目總工期也減為32天。1物流信息系統(tǒng)開發(fā)的項目管理第二節(jié)物流信息系統(tǒng)的運行管理物流信息系統(tǒng)的運行管理工作就是對物流信息系統(tǒng)的運行進(jìn)行檢測和控制，記錄其運行狀態(tài)，并進(jìn)行必要的完善、修改和補充，使信息系統(tǒng)充分發(fā)揮其功能。物流信息系統(tǒng)進(jìn)入使用階段后的任務(wù)就是對系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護，如果缺乏科學(xué)的組織與管理，物流信息系統(tǒng)不僅不能為用戶提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，而且自身也會陷入混亂，最終無法實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)，并給企業(yè)帶來巨大的人力、物力和財力上的損失。2物流信息系統(tǒng)的運行管理一、運行管理的內(nèi)容（一）日常運行的管理（二）運行情況的記錄（三）對系統(tǒng)運行情況的檢查與評價2物流信息系統(tǒng)的運行管理（一）日常運行的管理1.數(shù)據(jù)的收集

在物流信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的收集包括：一是數(shù)據(jù)庫各種圖表、單據(jù)中數(shù)據(jù)的錄入和校驗。客戶通過圖形界面可以方便地完成各種單證的輸入，如訂單信息的錄入。貨物在其流通過程中，具有共性的特征信息應(yīng)該能夠在上下游企業(yè)之間共享。二是通過自動識別和采集技術(shù)（如條碼技術(shù)、射頻識別技術(shù)、GIS技術(shù)、GPS技術(shù)等）對物流活動中的信息進(jìn)行實時準(zhǔn)確的收集。2物流信息系統(tǒng)的運行管理2.數(shù)據(jù)處理常見的數(shù)據(jù)處理工作包括例行的數(shù)據(jù)更新、統(tǒng)計分析、報表生成、數(shù)據(jù)復(fù)制與保存、與外界定期數(shù)據(jù)交流等。這些工作一般來說都是按照一定的規(guī)則，定期或不定期地運行事先編制好的程序。另外，很多企業(yè)的后臺都有數(shù)據(jù)倉庫，物流信息系統(tǒng)中的很多數(shù)據(jù)都可以移植到數(shù)據(jù)倉庫中，再利用OLAP分析和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。這樣的數(shù)據(jù)處理不再是服務(wù)于某個具體的業(yè)務(wù)交易，而是為企業(yè)長遠(yuǎn)性的戰(zhàn)略計劃提供決策支持。2物流信息系統(tǒng)的運行管理3.系統(tǒng)硬件的運行維護系統(tǒng)硬件的運行維護工作包括：設(shè)備的使用管理、備用品和配件的準(zhǔn)備及使用、各種消耗性材料的使用及管理、電源及工作環(huán)境的管理等。硬件人員應(yīng)加強設(shè)備的保養(yǎng)及定期檢修，做好檢驗記錄和故障登記工作，按照軟件要求更新設(shè)備，并做好應(yīng)對突發(fā)性故障的有關(guān)準(zhǔn)備。2物流信息系統(tǒng)的運行管理4.系統(tǒng)軟件的運行維護物流信息系統(tǒng)軟件維護是在軟件交付使用以后，為了改正錯誤或滿足新的需要而進(jìn)一步完善軟件的工作。其目的是保證軟件系統(tǒng)能持續(xù)地與用戶環(huán)境、數(shù)據(jù)處理操作、政府或其它有關(guān)部門的需求保持協(xié)調(diào)一致。系統(tǒng)軟件的維護包括正確性維護、適應(yīng)性維護、完善性維護和預(yù)防性維護。此外，還應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護，一般由數(shù)據(jù)庫管理員負(fù)責(zé)，保證數(shù)據(jù)庫的安全性和完整性。2物流信息系統(tǒng)的運行管理（二）系統(tǒng)運行情況記錄1.工作數(shù)量。工作數(shù)量主要包括開機的時間，每天/周/月收集數(shù)據(jù)、提供報表的數(shù)量，系統(tǒng)中積累的數(shù)據(jù)量，修改程序的數(shù)量，數(shù)據(jù)使用的頻率，滿足用戶臨時要求的數(shù)量等2.工作效率。工作效率主要指系統(tǒng)為了完成所規(guī)定的任務(wù)，消耗的人力、物力和時間的情況。例如，用戶提出一個臨時的查詢需求，系統(tǒng)需要花費多長時間才能給出所要的數(shù)據(jù)；3.系統(tǒng)提供信息服務(wù)的質(zhì)量。物流信息系統(tǒng)必須在系統(tǒng)分析階段充分掌握用戶的信息需求，并在后期的系統(tǒng)維護中不斷完善系統(tǒng)功能已滿足用戶需求的增加和變化。2物流信息系統(tǒng)的運行管理4.系統(tǒng)的維護情況。物流信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)、軟件和硬件都有一定的更新、維護和檢修的工作規(guī)程。這些工作都要有詳細(xì)、及時的記載，包括維護工作的內(nèi)容、情況、時間、執(zhí)行人員等。這不僅是為了保證系統(tǒng)的安全和正常運行，而且有利于系統(tǒng)的評價及進(jìn)一步擴充。5.系統(tǒng)的故障情況。無論故障大小，都應(yīng)該有所記錄。記錄內(nèi)容包括：故障發(fā)生時間、故障現(xiàn)象、故障發(fā)生時的工作環(huán)境、處理的方法、處理的結(jié)果、處理人員、善后措施、原因分析等。例如，由于數(shù)據(jù)收集不及時，年度報表的生成未能按期完成，或搜集來的原始數(shù)據(jù)有錯。各種有關(guān)錯誤類型、數(shù)量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)都是非常有用的資料。2物流信息系統(tǒng)的運行管理在物流信息系統(tǒng)運行管理中，人們往往重視故障情況的記錄，哪些在正常情況下的運行數(shù)據(jù)很容易被忽視。因為，故障發(fā)生時，人們往往比較重視對故障情況及時做記錄，而在系統(tǒng)正常運行時，則不注意記錄。但僅有故障記錄是無法全面掌握系統(tǒng)運行情況的。例如，設(shè)備發(fā)生故障，需要考察它是在累計工作了多長時間后發(fā)生的故障，如果沒有正常運行時的工作記錄就無法計算平均無故障時間。2物流信息系統(tǒng)的運行管理（三）系統(tǒng)運行情況檢查

1.系統(tǒng)運行的安全檢查

物流信息系統(tǒng)是物流企業(yè)的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，如果系統(tǒng)安全出現(xiàn)問題將會對企業(yè)的運營產(chǎn)生巨大影響。其不安全因素主要來自以下幾個方面：

（1）物理部分：如機房不達(dá)標(biāo)、設(shè)備缺乏保護措施、存在管理漏洞。

（2）軟件部分：如操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全、應(yīng)用系統(tǒng)安全。

（3）網(wǎng)絡(luò)部分：如內(nèi)網(wǎng)安全和內(nèi)外部連接安全。2物流信息系統(tǒng)的運行管理2.系統(tǒng)運行情況的審核和評價物流信息系統(tǒng)在其運行過程中除了不斷進(jìn)行大量的管理和維護工作外，還應(yīng)定期對系統(tǒng)的運行狀況進(jìn)行審核和評價。這項工作主要在高層管理者的直接領(lǐng)導(dǎo)下，由系統(tǒng)分析員或?qū)ｉT的審計人員同各類開發(fā)人員及業(yè)務(wù)部門經(jīng)理共同參與。其目的是評估系統(tǒng)的技術(shù)能力、工作性能和系統(tǒng)的利用率，不僅對系統(tǒng)當(dāng)前的性能進(jìn)行總結(jié)和評價，還為系統(tǒng)的改進(jìn)和擴展提供依據(jù)。2物流信息系統(tǒng)的運行管理二、運行管理的組織和人員（一）系統(tǒng)運行管理的組織

常見的有兩種形式，如圖所示2物流信息系統(tǒng)的運行管理圖8-1（a）是一種將信息系統(tǒng)管理機構(gòu)與其它部門平行看待，在這種方式下，信息管理部門的決策能力較弱，系統(tǒng)運行中的有關(guān)協(xié)調(diào)和決策工作將受到影響。圖8-1（b）是一種由高層直接領(lǐng)導(dǎo)，系統(tǒng)作為企業(yè)的信息中心和參謀中心而存在的方式。這種方式有利于集中管理、資源共享，能充分發(fā)揮系統(tǒng)的協(xié)調(diào)和決策支持作用，但容易造成脫離業(yè)務(wù)部門或服務(wù)較差的現(xiàn)象。2物流信息系統(tǒng)的運行管理由于信息系統(tǒng)在企業(yè)中的作用越來越大，越來越多的企業(yè)設(shè)立了首席信息官一職（ChiefInformationOfficer，CIO）。CIO往往由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，地位如同副總經(jīng)理，有的甚至更高。在國外，CIO是一種職業(yè)或一個職位，體現(xiàn)的是對信息資源、信息技術(shù)的重視。CIO負(fù)責(zé)的并不僅是服務(wù)性的、輔助性的工作，更多的是根據(jù)系統(tǒng)收集的信息動態(tài)制定和調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，并在實施過程中及時獲得反饋。2物流信息系統(tǒng)的運行管理CIO為首的信息管理部門有如下職責(zé)：1.進(jìn)行物流信息系統(tǒng)規(guī)劃。對物流信息系統(tǒng)實施、更新?lián)Q代、維護和使用、資金計劃、人員安排和培訓(xùn)做出統(tǒng)一規(guī)劃。2.負(fù)責(zé)信息處理的全過程。與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門一起，確定合理、統(tǒng)一的信息流程。按照流程協(xié)調(diào)各個有關(guān)部門在信息處理方面的關(guān)系，確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。3.信息的綜合分析。對各方面的信息進(jìn)行綜合處理和統(tǒng)計分析，將結(jié)果提供給管理部門和決策層，并在系統(tǒng)中以適當(dāng)形式發(fā)布。4.信息標(biāo)準(zhǔn)化工作。與相關(guān)部門一起共同搞好系統(tǒng)運行中的基礎(chǔ)工作，包括信息編碼的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等。5.負(fù)責(zé)系統(tǒng)的運行和維護。作為日常技術(shù)性工作，負(fù)責(zé)檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入情況、用戶服務(wù)、軟硬件維護、機房管理等，其中軟件維護是最主要的工作。2物流信息系統(tǒng)的運行管理（二）系統(tǒng)運行管理的人員配置物流信息系統(tǒng)運行期間，企業(yè)信息管理部門內(nèi)部人員主要分為3大類一類是系統(tǒng)管理或維護人員，包括網(wǎng)絡(luò)管理員、數(shù)據(jù)庫管理員、軟件開發(fā)與維護人員。1.網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)硬件系統(tǒng)的維護、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)配置和調(diào)試；2.數(shù)據(jù)庫管理員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的安全、完整和一致性、數(shù)據(jù)字典的建立和維護、數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)；3.軟件開發(fā)與維護人員負(fù)責(zé)接收用戶提出的信息需求，開發(fā)相應(yīng)應(yīng)用系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)應(yīng)用軟件的運行維護工作。2物流信息系統(tǒng)的運行管理第二類人員是管理人員，包括培訓(xùn)人員、機房值班人員、資料管理員和耗材管理員。其中培訓(xùn)人員負(fù)責(zé)全面的技術(shù)和管理培訓(xùn)工作，對于系統(tǒng)維護人員的培訓(xùn)主要依靠請專家進(jìn)來和派骨干出去的方法，而操作人員的培訓(xùn)則主要依靠系統(tǒng)維護人員。第三類人員是系統(tǒng)操作人員，這類人員的數(shù)量最大，除了少數(shù)在物流意義上的信息中心工作外，大多數(shù)在各具體業(yè)務(wù)部門。因此，信息系統(tǒng)管理部門的主要成員由前兩類人員組成。2物流信息系統(tǒng)的運行管理2物流信息系統(tǒng)的運行管理（三）系統(tǒng)運行管理制度的建立與實施要保證物流信息系統(tǒng)的運行質(zhì)量，就必須保證系統(tǒng)的工作環(huán)境和安全。因此，要建立和健全一整套信息系統(tǒng)管理體制，明確各類人員的職權(quán)和責(zé)任，規(guī)定用戶權(quán)限，出現(xiàn)問題也能提供一套規(guī)則進(jìn)行處理。最基本的運行管理制度包括機房管理制度、運行管理制度和運行日記制度。2物流信息系統(tǒng)的運行管理1.機房管理制度

主要包括以下幾個方面：（1）操作人員的操作行為，如開機、關(guān)機、登記運行日記、異常情況處理等。（2）出入機房人員的規(guī)定。（3）機房的電力供應(yīng)。（4）機房的溫度、濕度、清潔度。（5）機房安全防火。（6）機器軟件使用規(guī)定，如禁止在機器上玩游戲，禁止內(nèi)部數(shù)據(jù)的復(fù)制等。（7）機器硬件使用規(guī)定，如不得在帶電狀態(tài)下插拔機器部件、電線和電纜。（8）專用機房的專人管理制度2物流信息系統(tǒng)的運行管理2.運行管理制度（1）操作規(guī)范。對運行中的異常情況要做好記錄、及時報告，以便得到及時處理。（2）數(shù)據(jù)管理。如禁止利用PCTOOLS、數(shù)據(jù)管理軟件直接修改數(shù)據(jù)。（3）備份管理。數(shù)據(jù)備份是保證系統(tǒng)安全的一個重要措施，它能夠保證系統(tǒng)發(fā)生故障后能恢復(fù)到最近的時間界面。一般情況下，重要的數(shù)據(jù)要每天備份，一些系統(tǒng)在對數(shù)據(jù)做重要修改前也應(yīng)該有相應(yīng)的備份功能，以便保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的絕對安全。（4）人員管理。應(yīng)制定機房的專人管理和專人負(fù)責(zé)制度、計算機使用人員的權(quán)限分配及使用制度等。（5）組織管理。建立必要的信息系統(tǒng)管理組織，如信息處、信息中心、計算機中心等，有專人負(fù)責(zé)。專職工作人員應(yīng)有相應(yīng)的行政權(quán)力，行使管理職權(quán)。2物流信息系統(tǒng)的運行管理3.運行日記制度系統(tǒng)運行日記主要為系統(tǒng)的運行情況提供歷史資料，也可以為系統(tǒng)故障查找提供線索。因此，運行日記應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫、妥善保存。運行日記的內(nèi)容包括：時間、操作人、運行情況，異常情況包括發(fā)生時間、現(xiàn)象、處理人、處理過程（處理記錄文件名和在場人員等）、值班人簽字、負(fù)責(zé)人簽字等。2物流信息系統(tǒng)的運行管理第三節(jié)物流信息系統(tǒng)的文檔管理物流信息系統(tǒng)的文檔是系統(tǒng)開發(fā)過程的記錄，是系統(tǒng)維護人員的指南，是開發(fā)人員與用戶交流的工具。規(guī)范的文檔意味著系統(tǒng)是按照工程化開發(fā)的，具有質(zhì)量上的保證。文檔的缺失、不規(guī)范，可能導(dǎo)致原系統(tǒng)開發(fā)人員流失后，無法進(jìn)行下一步開發(fā)、維護和升級，失去系統(tǒng)生命周期的延續(xù)性。所以，為了建立一個良好的物流信息系統(tǒng)，不僅要采用正確的系統(tǒng)開發(fā)方法，利用好各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，還要做好各類文檔的管理工作。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理一、物流信息系統(tǒng)文檔的類型1.按照產(chǎn)生頻率分為一次性文檔和非一次性文檔。一次性文檔如系統(tǒng)分析說明書、系統(tǒng)設(shè)計說明書等；非一次性文檔如需求變更申請書、維護修改建議書、信息系統(tǒng)運行日志等。2.按照信息系統(tǒng)生命周期的階段不同，可分為系統(tǒng)規(guī)劃階段文檔、系統(tǒng)分析階段文檔、系統(tǒng)設(shè)計階段文檔、系統(tǒng)實施階段文檔和系統(tǒng)運行與維護階段文檔。3.按照文檔服務(wù)目的不同，可以分為用戶文檔、開發(fā)文檔與管理文檔。用戶文檔主要是為用戶服務(wù)的，如用戶手冊、操作手冊等；開發(fā)文檔主要是為開發(fā)人員服務(wù)的，如系統(tǒng)分析說明書、系統(tǒng)設(shè)計說明書等；管理文檔主要是為項目管理人員服務(wù)的，如可行性研究報告、項目開發(fā)計劃等。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理3物流信息系統(tǒng)的文檔管理二、物流信息系統(tǒng)各類文檔的內(nèi)容簡介（一）系統(tǒng)開發(fā)立項報告1.概述。概述現(xiàn)行系統(tǒng)的功能、業(yè)務(wù)流程及存在問題等。2.新系統(tǒng)的目標(biāo)。新系統(tǒng)的功能、開發(fā)意義、技術(shù)指標(biāo)、安全性、運行環(huán)境等。3.經(jīng)費預(yù)算和來源。4.項目進(jìn)度和完成期限。5.驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法。6.移交的文檔資料。7.可行性研究的組織隊伍、機構(gòu)及預(yù)算。8.其它有關(guān)需要說明的問題。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理（二）可行性研究報告1.概述。2.新系統(tǒng)的目標(biāo)、要求和約束。3.可行性研究的基本準(zhǔn)則。4.現(xiàn)行系統(tǒng)的描述以及存在的主要問題。5.新系統(tǒng)對現(xiàn)行系統(tǒng)的影響。6.投資和效益分析。7.其它可選方案及與同類方案的比較。8.有關(guān)建議。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理（三）系統(tǒng)開發(fā)計劃書可行性報告被批準(zhǔn)后，在系統(tǒng)開發(fā)之前，需要擬定一份較為詳細(xì)的系統(tǒng)開發(fā)計劃，以保證系統(tǒng)開發(fā)工作按計劃保質(zhì)保量按時完成。在開發(fā)計劃書中，應(yīng)該說明各項任務(wù)的負(fù)責(zé)人員、開發(fā)進(jìn)度、經(jīng)費預(yù)算、所需的硬件和軟件資源等。系統(tǒng)開發(fā)計劃書的主要內(nèi)容如下：1.概述。主要包括系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)、基本方針、參加人員、工作階段和內(nèi)容等。2.開發(fā)計劃。系統(tǒng)開發(fā)各階段或子項目的任務(wù)描述、分工、負(fù)責(zé)人、進(jìn)度、資源分配等。3.驗收標(biāo)準(zhǔn)。每項工作完成后驗收的標(biāo)準(zhǔn)（包括時間、成本、質(zhì)量等）4.協(xié)調(diào)方法。物流信息系統(tǒng)中各單位、階段之間的銜接、協(xié)調(diào)方法、負(fù)責(zé)人、權(quán)限等。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理（四）系統(tǒng)分析報告1.概述。2.系統(tǒng)需求3.新系統(tǒng)的目標(biāo)和功能。4.新系統(tǒng)的邏輯模型。5.新系統(tǒng)的運行環(huán)境。6.新系統(tǒng)的驗收標(biāo)準(zhǔn)與培訓(xùn)計劃。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理（五）系統(tǒng)設(shè)計報告1.概述。2.總體結(jié)構(gòu)。3.計算機系統(tǒng)配置。4.代碼設(shè)計。5.數(shù)據(jù)庫設(shè)計。6.輸入與輸出設(shè)計。7.計算機處理過程設(shè)計。8.接口及通信環(huán)境設(shè)計。9.安全和保密設(shè)計。10.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。11.培訓(xùn)計劃。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理（六）程序設(shè)計報告

程序設(shè)計經(jīng)調(diào)試通過以后，就應(yīng)該完成程序設(shè)計報告，以便為系統(tǒng)調(diào)試和系統(tǒng)維護工作提供依據(jù)。有了程序設(shè)計報告，就可以避免因程序員的流動造成系統(tǒng)維護工作的困難。程序設(shè)計報告的主要內(nèi)容如下：

1.概述。

5.程序流程圖。

2.程序結(jié)構(gòu)圖。

6.源程序。

3.程序控制圖。

7.程序注釋說明。

4.算法3物流信息系統(tǒng)的文檔管理（七）系統(tǒng)測試計劃與測試報告為做好組裝測試和確認(rèn)測試，需要為如何組織測試制定計劃。測試計劃應(yīng)包括測試的內(nèi)容、進(jìn)度、條件、人員、測試用例的選取原則、測試結(jié)果允許的偏差范圍等。測試工作完成以后，應(yīng)提交測試計劃執(zhí)行情況的說明。對測試結(jié)果加以分析，并提出測試的結(jié)論意見。系統(tǒng)測試是系統(tǒng)實施階段的重要工作。系統(tǒng)測試報告包括如下內(nèi)容：1.概述：說明系統(tǒng)測試的目的。2.測試環(huán)境：有關(guān)軟硬件、通信、數(shù)據(jù)庫、人員等情況。3.測試內(nèi)容：系統(tǒng)、子系統(tǒng)、模塊的名稱，性能技術(shù)指標(biāo)等。4.測試方案：測試的方法、測試數(shù)據(jù)、測試步驟、測試中故障的解決方案等。5.測試結(jié)果：測試的實際情況、結(jié)果等。6.結(jié)論：系統(tǒng)功能評價、性能技術(shù)指標(biāo)評價、結(jié)論。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理（八）系統(tǒng)使用與維護手冊系統(tǒng)使用手冊一般是面向業(yè)務(wù)人員的，他們是系統(tǒng)最終的用戶。系統(tǒng)維護手冊是供具有一定信息技術(shù)專業(yè)知識的系統(tǒng)維護人員使用的。系統(tǒng)使用與維護手冊的主要內(nèi)容如下：1.概述：主要包括系統(tǒng)功能、系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境、系統(tǒng)安裝等內(nèi)容。2.使用說明：系統(tǒng)操作使用說明較為詳細(xì)地說明操作的目的、過程、方式、輸入和輸出的數(shù)據(jù)等。最好將系統(tǒng)操作的界面放入說明書，便于使用者學(xué)習(xí)和操作。3.問題解釋：解釋系統(tǒng)使用過程中可能出現(xiàn)的問題和解決方法，如非常規(guī)操作命令、系統(tǒng)恢復(fù)過程、意外情況、開發(fā)單位的聯(lián)系方式等。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理（九）系統(tǒng)評價報告評價報告主要根據(jù)可行性研究報告、系統(tǒng)分析報告、系統(tǒng)設(shè)計報告所確定的新系統(tǒng)的目標(biāo)、功能、性能、計劃執(zhí)行情況以及新系統(tǒng)實現(xiàn)后的經(jīng)濟效益和社會效益等予以評價。系統(tǒng)評價報告主要包括以下內(nèi)容：1.概述。

4.系統(tǒng)的可靠性、安全性、保密性、可維護性等。2.系統(tǒng)構(gòu)成。

5.系統(tǒng)的經(jīng)濟效益與社會效益的評價3.系統(tǒng)達(dá)到設(shè)計目標(biāo)的情況。

6.總結(jié)性評價有的項目聘請了相應(yīng)的監(jiān)理方與審計機構(gòu)，那么還需要相應(yīng)的系統(tǒng)監(jiān)理報告和系統(tǒng)審計報告，這兩種報告的內(nèi)容大體與系統(tǒng)評價報告相同。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理（十）系統(tǒng)開發(fā)月報與系統(tǒng)開發(fā)總結(jié)報告物流信息系統(tǒng)項目的建設(shè)開始后，各項任務(wù)的負(fù)責(zé)人應(yīng)該按月向管理部門提交相應(yīng)的項目進(jìn)展情況報告。報告應(yīng)該包括進(jìn)度計劃與實際執(zhí)行情況的比較、階段性成果、遇到的問題與解決方案以及下個月的打算等。在整個物流信息系統(tǒng)項目開發(fā)完成，并且正式運行了一段時間以后，系統(tǒng)開發(fā)人員應(yīng)該與項目實施計劃對照、總結(jié)進(jìn)度、成本、人力、資源利用的執(zhí)行情況。從而對開發(fā)工作作出評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，形成系統(tǒng)開發(fā)總結(jié)報告。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)開發(fā)總結(jié)報告包括以下內(nèi)容：1.概述。包括信息系統(tǒng)的提出者、開發(fā)者和用戶；系統(tǒng)開發(fā)的依據(jù)、目的和可行性分析等。2.物流信息系統(tǒng)項目的完成情況。包括系統(tǒng)構(gòu)成與主要功能；系統(tǒng)性能與技術(shù)指標(biāo)；計劃與實際進(jìn)度對比；費用預(yù)算與實際費用的對比等。3.系統(tǒng)評價。系統(tǒng)的主要特點、采用的技術(shù)方法與評價、系統(tǒng)工作效率與質(zhì)量、存在問題與原因、用戶評價與反饋意見。4.經(jīng)驗與教訓(xùn)。系統(tǒng)開發(fā)過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)、對今后工作的建議、對外發(fā)表的論文。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理三、物流信息系統(tǒng)文檔的規(guī)范化管理由于物流信息系統(tǒng)的文檔管理尚沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在具體工作中也沒有固定的文檔規(guī)范化管理模式。但是，在一個物流信息系統(tǒng)開發(fā)項目的由始至終，必須有一個統(tǒng)一的內(nèi)部準(zhǔn)則，并予以嚴(yán)格執(zhí)行。物流信息系統(tǒng)文檔的規(guī)范化管理主要體現(xiàn)在：文檔書寫規(guī)范、圖表編號規(guī)則、文檔目錄編寫標(biāo)準(zhǔn)和文檔管理制度四個方面。3物流信息系統(tǒng)的文檔管理第四節(jié)物流信息系統(tǒng)的審計與評價一、物流信息系統(tǒng)的審計信息系統(tǒng)的審計包括兩層含義，第一層是對信息系統(tǒng)的開發(fā)過程進(jìn)行審計，可以簡稱信息系統(tǒng)開發(fā)審計；第二層是對信息系統(tǒng)支持的業(yè)務(wù)信息及數(shù)據(jù)進(jìn)行審計，驗證其正確性和真實性，簡稱信息系統(tǒng)運行審計。4物流信息系統(tǒng)的審計與評價物流信息系統(tǒng)審計的基本內(nèi)容信息系統(tǒng)審計的內(nèi)容是根據(jù)審計目的來確定的，可以包括內(nèi)部控制制度審計、應(yīng)用程序?qū)徲嫛?shù)據(jù)文件審計、處理系統(tǒng)綜合審計和系統(tǒng)開發(fā)審計等。1.內(nèi)部控制制度審計。物流信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)包括兩個子系統(tǒng)：一個是一般控制系統(tǒng)，包括組織和操作控制、軟硬件控制、安全控制和文件資料控制等；另一個是應(yīng)用控制系統(tǒng)，包括輸入控制、處理控制和輸出控制。4物流信息系統(tǒng)的審計與評價2.應(yīng)用程序?qū)徲?。計算機應(yīng)用程序?qū)徲嬍切畔⑾到y(tǒng)審計的重要內(nèi)容，這是因為企業(yè)業(yè)務(wù)處理的目的、原則和方法都體現(xiàn)在計算機程序里。它們是否遵守國家的方針政策，是否執(zhí)行財經(jīng)紀(jì)律和制度也往往在應(yīng)用程序中體現(xiàn)出來。計算機應(yīng)用程序的審計內(nèi)容主要是檢查計算機的程序控制功能是否可靠，處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的程序和方法是否準(zhǔn)確。4物流信息系統(tǒng)的審計與評價3.數(shù)據(jù)文件審計。數(shù)據(jù)文件包括由計算機打印出來的和存儲在各種介質(zhì)上的文件。存儲在介質(zhì)上的文件包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等，對這些文件的審計需要用信息技術(shù)進(jìn)行測試。測試的內(nèi)容主要包括信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全控制的有效性、數(shù)據(jù)文件控制功能的可靠性和數(shù)據(jù)文件內(nèi)容的真實性與準(zhǔn)確性。4物流信息系統(tǒng)的審計與評價4.處理系統(tǒng)綜合審計。處理系統(tǒng)的綜合審計是對物流信息系統(tǒng)中的硬件功能、輸入數(shù)據(jù)、程序和文件4個因素進(jìn)行綜合的審計，以確定其可靠性和準(zhǔn)確性。主要程序是先對硬件功能進(jìn)行檢查，然后分別對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、每個重要程序和文件的準(zhǔn)確性進(jìn)行測試，在此基礎(chǔ)上對整個信息系統(tǒng)的處理功能進(jìn)行綜合評價。5.系統(tǒng)開發(fā)審計。系統(tǒng)開發(fā)審計是指對物流信息系統(tǒng)的開發(fā)過程進(jìn)行審計。審計一是要檢查開發(fā)的方法和程序是否科學(xué)合理，是否受到恰當(dāng)?shù)目刂?；二是要檢查開發(fā)過程中產(chǎn)生的系統(tǒng)資料和憑證是否符合規(guī)范。4物流信息系統(tǒng)的審計與評價二、物流信息系統(tǒng)的評價

對物流信息系統(tǒng)的評價主要從技術(shù)和經(jīng)濟兩方面進(jìn)行。1.技術(shù)上的評價（1）物流信息系統(tǒng)的總體水平。如系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)、地域與網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模、所采用技術(shù)的先進(jìn)性等。（2）系統(tǒng)功能的范圍與層次。如功能的多少與難易程度或?qū)?yīng)管理層次的高低等。（3）信息資源開發(fā)與利用的范圍與深度。如企業(yè)內(nèi)部與外部信息的比例、外部信息的利用率等。（4）系統(tǒng)的質(zhì)量。如系統(tǒng)的可使用性、正確性、可擴展性、可維護性、通用性等。（5）系統(tǒng)的安全與保密性。（6）系統(tǒng)文檔的完備性。4物流信息系統(tǒng)的審計與評價2.經(jīng)濟上的評價在經(jīng)濟上的評價內(nèi)