高校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)代化管理對策高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中干脆形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和?？茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案既是高校教學(xué)規(guī)律的基本要求，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理重要標(biāo)記。1.教學(xué)檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強(qiáng)的專業(yè)性和多樣性的特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動是一種很困難的實(shí)踐活動，它記錄這一實(shí)踐活動的教學(xué)檔案內(nèi)容和載體也是非常龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙制的教學(xué)安排、教學(xué)大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個(gè)學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學(xué)與教學(xué)管理活動是一種專業(yè)性極強(qiáng)的活動，其書面及其他形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科教學(xué)活動與教學(xué)管理的專業(yè)性。2.教學(xué)檔案的系統(tǒng)性和周期性的特點(diǎn)。它的內(nèi)容結(jié)構(gòu)本身具有系統(tǒng)性，教學(xué)檔案產(chǎn)生與教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，涉及各教學(xué)實(shí)踐層次和管理層次，是一個(gè)完整的有機(jī)體。每個(gè)新生入學(xué)到畢業(yè)離校整個(gè)過程中，都要系統(tǒng)的整理一系列完整的檔案材料。教學(xué)檔案的周期性表現(xiàn)為學(xué)期、學(xué)年、學(xué)制周期。在年度的劃分主要以教學(xué)年度和學(xué)制年度進(jìn)行管理，各個(gè)階段共同構(gòu)成完整的大循環(huán)周期，每屆學(xué)生的培育過程就是一個(gè)教學(xué)周期。3.教學(xué)檔案分散性和集中性的特點(diǎn)。由于教學(xué)業(yè)務(wù)活動和管理活動的分工，系各教研室產(chǎn)生的教學(xué)材料往往會分散在各個(gè)教學(xué)部門，這就使得教學(xué)檔案的產(chǎn)生部門保存肯定數(shù)量的檔案，但依據(jù)《高校檔案法規(guī)定》必需依據(jù)統(tǒng)一性、集中性管理的原則，這就造成了院、系二級管理的局面，也就確定了高校教學(xué)檔案管理的分散性與集中性并存的特點(diǎn)。高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代管理對策1.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理，是適應(yīng)國家教化部本科教學(xué)水平評估的須要。[1]高校的教學(xué)評估需求對我院的教學(xué)檔案建設(shè)提出了更高的要求，這就要求我院為評估供應(yīng)比較完整、系統(tǒng)、真實(shí)的信息和數(shù)據(jù)資料。目前，我院的教學(xué)檔案的收集不系統(tǒng)、不完整，二級教學(xué)檔案建設(shè)沒有引起足夠的重視。我院的檔案工作應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，在集中統(tǒng)一的管理模式下，各系應(yīng)建立分室，由部、系的教學(xué)秘書負(fù)責(zé)管理本單位的教學(xué)文件并詳細(xì)負(fù)責(zé)收集、整理、保管所形成的文件，最終，教學(xué)部、各系再按各口入攤材料按學(xué)年式或?qū)W期匯入檔案實(shí)行集中性與統(tǒng)一性管理原則。在集中統(tǒng)一管理各類檔案的同時(shí)加強(qiáng)對各部門、二級檔案的監(jiān)督指導(dǎo)。把教學(xué)檔案管理工作提到學(xué)校的工作議程中，引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，強(qiáng)化教務(wù)人員的檔案意識，各院、系的教務(wù)員要學(xué)習(xí)檔案學(xué)問，參與檔案培訓(xùn)，將教學(xué)檔案管理工作貫穿到整個(gè)教學(xué)管理工作中，并按期限質(zhì)量要求、收集、整理、把好質(zhì)量關(guān)，對老師上交的各種教學(xué)資料進(jìn)行審查，防止次品歸檔。2.運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)檔案信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的須要，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，對學(xué)生成果、老師業(yè)務(wù)檔案等信息量大，常常查詢利用應(yīng)建立學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫和老師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫對紙制的教學(xué)管理文件、教學(xué)安排、招生錄用表等對其進(jìn)行數(shù)字化，通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲、檢索便利、便捷的在微機(jī)上干脆查詢和輸出。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫，及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞剛好，通過網(wǎng)絡(luò)向廣闊師生便利快速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學(xué)院的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。3.變被動服務(wù)為主動服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案效用最大化檔案管理人員明確檔案工作人員既是專業(yè)人員，又是服務(wù)人員。在工作中取得廣闊利用者的信任，就要進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分利用高校中網(wǎng)絡(luò)便利，把學(xué)生想知道的檔案信息、畢業(yè)生論文等編制學(xué)生電子檔案的形式開展服務(wù)使學(xué)生隨時(shí)隨地地都可以在網(wǎng)上查詢有關(guān)自己的信息，提高檔案的利用率，對教學(xué)檔案的內(nèi)容分析探討，依據(jù)利用者需求編制參考資料，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，服務(wù)教學(xué)第一線，以實(shí)現(xiàn)檔案效用的最大化。4.教學(xué)檔案必需做到“三納入”、“四同步”的管理原則。即納入教學(xué)安排和規(guī)劃；納入教學(xué)管理制度；納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平?！八耐健保杭聪逻_(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累狀況同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)安排、上報(bào)評審材料、老師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。[2]5.注意教學(xué)檔案的材料整理，加強(qiáng)規(guī)范管理教學(xué)檔案檔案建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、工作量的的系統(tǒng)性工程，每一環(huán)節(jié)都必需遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)行管理，首先，要明確教學(xué)檔案建設(shè)內(nèi)容，制定檔案建設(shè)目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，明確教學(xué)材料歸檔要求。其次，建立教學(xué)檔案定期檢查和抽查制度。對每個(gè)階段確定不同的檢查重點(diǎn)，發(fā)覺問題剛好解決。最終，對提交的原始材料，及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要一樣，對歸檔文件要以件為單位進(jìn)行科學(xué)有效的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，歸檔文件應(yīng)齊全完整，立卷時(shí)的選擇應(yīng)盡可能結(jié)合教學(xué)工作，做到檔案邊形成邊收集?？傊?，隨著教化事業(yè)不斷的