1.0目標為加強物業(yè)集團印章管理，維護企業(yè)印章法定權(quán)威及使用效用，特制訂本要求。2.0范圍本要求適適用于物業(yè)集團本部各部室及各物業(yè)企業(yè)(管理處)。3.0職責物業(yè)集團行政管理總部是印章管理職能部門，負責監(jiān)督本要求實施。4.0工作內(nèi)容4.1本要求所指印章，指企業(yè)法人印章和業(yè)務印章。4.2企業(yè)法人印章指企業(yè)在經(jīng)營過程中使用一個含有法律效力印信憑證，包含“廣州市xx物業(yè)集團”印章，簡稱“物業(yè)集團印章”；“廣州市xx華府物業(yè)管理”、“廣州市xx世家物業(yè)管理”、“廣州市xx恒盈物業(yè)管理”印章，簡稱“物業(yè)企業(yè)印章”。4.3企業(yè)業(yè)務印章指企業(yè)在經(jīng)營管理中使用一個不具法律效力內(nèi)部業(yè)務印信憑證，包含物業(yè)集團行政管理總部、業(yè)務總部、全方面質(zhì)量管理辦公室印章；和物業(yè)管理總部、xx花園管理處、xx灣管理處、xx雅苑管理處印章等，簡稱企業(yè)業(yè)務印章。4.4印章啟用和停用、銷毀4.4.1印章啟用(包含舊印章?lián)Q用新印章)。由擬啟用印章部門提出書面申請，行政管理總部審核，呈物業(yè)集團總經(jīng)理審批后方能向政府相關(guān)部門申報、刻制。印章刻制后，由物業(yè)集團擬發(fā)印章啟用文件知會各相關(guān)部門后啟用。4.4.2印章停用。由擬停用印章單位提出書面申請，行政管理總部審核，呈物業(yè)集團總經(jīng)理審批，并由物業(yè)集團擬發(fā)印章停用文件知會各相關(guān)部門后停用。文件編號WI-7.2-02-01版本號B印章管理要求修訂狀態(tài)號0頁1/34.4.3印章銷毀。印章停用后，統(tǒng)一交回行政管理總部銷毀或封存，由專員填寫《物業(yè)集團系統(tǒng)印章啟用、銷毀記錄表》，并在物業(yè)集團全方面質(zhì)量管理辦公室監(jiān)督下銷毀。4.5印章使用及適用范圍4.5.1物業(yè)集團印章適用范圍：物業(yè)集團全部對內(nèi)、對外發(fā)文；以物業(yè)集團名義和業(yè)主簽署《物業(yè)管理服務條約》、協(xié)議等相關(guān)法律性文件；物業(yè)集團對外規(guī)范性法律文件。4.5.2物業(yè)企業(yè)印章適用范圍：物業(yè)企業(yè)對內(nèi)、對外發(fā)文；經(jīng)集團企業(yè)或物業(yè)集團領導同意簽署相關(guān)法律性文件；物業(yè)企業(yè)多種業(yè)務信函等。4.5.3物業(yè)集團本部各部門、物業(yè)管理處等業(yè)務印章適用范圍：該部門在集團企業(yè)系文件編號WI-7.2-02-01版本號B印章管理要求修訂狀態(tài)號0頁2/3統(tǒng)其業(yè)務范圍內(nèi)行文，如：上報物業(yè)集團花名冊、計劃總結(jié)、請示匯報、內(nèi)部業(yè)務函件；和向業(yè)主或相關(guān)單位發(fā)出業(yè)務性文件等。印章審批管理4.6.1物業(yè)集團印章使用由物業(yè)集團總經(jīng)理審批；物業(yè)企業(yè)(管理處)印章由物業(yè)企業(yè)(管理處)總經(jīng)理審批；物業(yè)集團本部部門印章由所在部門責任人負責審批。4.6.2使用印章須先到印章管理部門填寫《用印申請記錄表》，呈報負責審批領導簽字同意后，方可加蓋印章。4.6.3如負責審批領導外出，緊急文件需用印時，用印人員應先具體填寫好《用印申請記錄表》，由印章管理人員電話請示負責審批領導同意后可先用印，但必需在負責審批領導返回后一個工作日內(nèi)補辦簽字手續(xù)。4.7印章使用4.7.1一切需加蓋印章文書必需登記立案。本單位發(fā)放全部用印文件，印章管理員全部必需留原件存檔備查。4.7.2印章管理人員接到需加蓋印章文書后，必需認真檢驗該文書是否經(jīng)過了審批手續(xù)。確定無誤后方可按標準公文格式，在要求位置加蓋印章。4.7.3凡因業(yè)務需要持空白介紹信或公文紙加蓋企業(yè)印章時，必需經(jīng)負責審批領導同意，由印章管理員登記后發(fā)出，未使用或未用完上述空白單據(jù)應如數(shù)交回印章管理員，適時核銷。4.7.4使用印章須在印章管理員辦公室內(nèi)實施，未經(jīng)負責審批領導同意，任何人員不準將印章攜帶出企業(yè)以外地方使用，如確因工作所需，需將印章帶出印章管理員辦公室使用，必需經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理同意后方可實施，并由印章管理人員現(xiàn)場監(jiān)印。4.7.5需加蓋印章文書數(shù)量較多時，印章管理人員無法立即完成，在印章管理人員監(jiān)督下，用印申請人可幫助加蓋印章。4.7.6加蓋印章后，印章使用人必需現(xiàn)場登記。登記內(nèi)容包含用印日期、用印申請人、用印同意人、用印份數(shù)、用印文書標題或內(nèi)容摘要。4.7.7如有存根介紹信、法人代表證實書、通常性事務授權(quán)委托書和有發(fā)文稿紙文書加蓋印章后能夠不登記。其它文書用印后則必需登記。4.7.8印章管理人員嚴禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章，企業(yè)一律視作個人行為，由此而引發(fā)法律責任和其它形式任何糾紛，均由違規(guī)使用印章人員負擔全部法律責任。同時企業(yè)將視其情節(jié)輕重，給對應行政或經(jīng)濟處罰，觸文件編號WI-7.2-02-01版本號B印章管理要求修訂狀態(tài)號0頁3/3犯法律移交司法機關(guān)處理。4.8印章保管4.8.1印章由對應單位印章管理員負責保管和使用。4.5.2印章應存放于安全牢靠并加鎖專門桌、箱、柜中，使用后應立即收存鎖好。4.5.3印章管理人員離職或工作調(diào)動時，必需和繼任者推行印章書面交接手續(xù)存檔備查。5.0相關(guān)文件無6.0表格及統(tǒng)