結(jié)構(gòu)化寫作改善思維目錄\h導(dǎo)論增強(qiáng)核心競爭力的“結(jié)構(gòu)化寫作”\h一、職業(yè)發(fā)展需要強(qiáng)大的寫作能力\h二、職場寫作是一種特殊的寫作\h三、“結(jié)構(gòu)化寫作”是職場寫作的利器\h基礎(chǔ)篇結(jié)構(gòu)化寫作需要掌握四個核心原則\h一、論：結(jié)論先行\(zhòng)h二、證：以上統(tǒng)下\h三、類：歸類分組\h四、比：邏輯遞進(jìn)\h方法篇覆蓋四類職場寫作場景的寫作方法\h一、清晰傳遞信息：短時間內(nèi)快速組織信息并有效傳遞\hSTEP-1設(shè)計標(biāo)題：設(shè)計一個吸引讀者眼球的標(biāo)題\hWHY：這是一個搶奪注意力的時代\hWHAT：給你的標(biāo)題做個“SPA”\hHOW：他山之石，可以攻玉\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\hSTEP-2撰寫序言：寫一段讓讀者愿意看下去的精彩開頭\hWHY：職場寫作需要講故事\hWHAT：商務(wù)環(huán)境下如何講一個好故事\hHOW：他山之石，可以攻玉\hTips：標(biāo)題難點在“利益”，寫好序言需深思\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\hSTEP-3展開內(nèi)容：快速構(gòu)建職場常見場景下的行文脈絡(luò)\hWHY：簡單有效的思維模型\hWHAT：兩種方式構(gòu)建行文框架\hHOW：他山之石，可以攻玉\hTips：讓工具為我所用\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\h實踐任務(wù)\h二、準(zhǔn)確總結(jié)工作：寫一份有思想、有高度的工作總結(jié)\hSTEP-1成果分類：發(fā)掘為自己加分的關(guān)鍵工作成果，并進(jìn)行分類\hWHY：受眾關(guān)注的是工作成果\hWHAT：提煉并整理自己的工作成果\hHOW：他山之石，可以攻玉\hTips：挖掘成果背后的價值\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\hSTEP-2排序整理：讓工作總結(jié)清晰、一目了然\hWHY：信息除了分類還要排序\hWHAT：用三種順序?qū)ぷ鞒晒M(jìn)行整理\hHOW：他山之石，可以攻玉\hTips：順理而有序，和諧而不紊亂\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\hSTEP-3概括總結(jié)：將自己的工作業(yè)績寫出高度\hWHY：工作業(yè)績的高度決定工作總結(jié)的優(yōu)劣\hWHAT：通過信息摘要法和邏輯推論法概括結(jié)論\hHOW：他山之石，可以攻玉\hTips：上層的準(zhǔn)確源于下層的梳理\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\h實踐任務(wù)\h三、充分說服他人：觀點明確、有理有據(jù)地進(jìn)行職場說服\hSTEP-1明確觀點：說服他人的前提是有一個鮮明的觀點\hWHY：說服需要具備“讀者意識”\hWHAT：瞄準(zhǔn)目標(biāo)形成明確的觀點\hHOW：他山之石，可以攻玉\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\hSTEP-2疑問回答：用充分的依據(jù)回答讀者心中的疑問\hWHY：說服他人需要換位思考去回答疑問\hWHAT：采用“疑問—回答”構(gòu)建說服框架\hHOW：他山之石，可以攻玉\hTips：方向要明確，語言要清晰\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\hSTEP-3邏輯歸整：用邏輯推理使說服更有力量\hWHY：邏輯清晰更能使人信服\hWHAT：使用“邏輯”對信息進(jìn)行歸整\hHOW：他山之石，可以攻玉\hTips：良好思維離不開邏輯\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\h實踐任務(wù)\h四、有力匯報方案：寫出有價值、有力度的方案\hWHY：結(jié)構(gòu)化寫作的底層邏輯\hWHAT：五個步驟寫出系統(tǒng)全面的方案\hHOW：他山之石，可以攻玉\hIF：深度學(xué)習(xí)離不開獨(dú)立思考\h實踐任務(wù)\h導(dǎo)論增強(qiáng)核心競爭力的“結(jié)構(gòu)化寫作”在這個靠“碼字”就能成功打造個人品牌、并獲得良好的經(jīng)濟(jì)收益的時代，寫作能力被提升到了一個新的高度?！皩懽鳌边@個原本不是那么特別的詞被賦予了更多的內(nèi)涵，好像人人都可以通過寫文章建立起獨(dú)特的個人品牌，并收獲某種成功。能達(dá)到這種狀態(tài)固然可喜，但對于大多數(shù)人來說，人生的主戰(zhàn)場還是在商務(wù)環(huán)境下的職場。在職場中打拼和奮斗的人們，更關(guān)注如何提升和加強(qiáng)自己的核心競爭力，這才是職場人士的“正事兒”。職場人士的核心競爭力有哪些呢？很多，隨便一想就是一大堆。我們單從信息傳遞的維度，就可以總結(jié)為“聽、說、讀、寫”的能力。其中“聽”和“讀”是一種“輸入”——調(diào)動耳朵和眼睛接收信息，“說”和“寫”則是一種“輸出”——使用嘴和手表達(dá)信息。對“說”和“寫”，我們還可以稱之為“口頭表達(dá)”和“書面表達(dá)”。在職場的大多數(shù)場景下，“輸出”能力顯得尤為重要，因為它能為你爭奪“話語權(quán)”。對于“寫”這樣一個書面表達(dá)的能力，不僅僅是簡單的語句組合的技巧，更是一個人思維能力和知識水平的體現(xiàn)，它反映了一名職場人士的整體職業(yè)素養(yǎng)。在其他條件旗鼓相當(dāng)?shù)那疤嵯?，思維敏捷、能言善辯者定是領(lǐng)導(dǎo)提攜和培養(yǎng)的首選之人?？梢妼懽髂芰κ菍崿F(xiàn)個人價值的核心競爭力。\h一、職業(yè)發(fā)展需要強(qiáng)大的寫作能力《明朝那些事兒》里面有這么一段，讓我印象非常深刻。吳晗先生統(tǒng)計過，從洪武十七年（1384）九月十四日到二十一日，僅僅八天內(nèi)，他收到了一千六百六十六件公文，合計三千三百九十一件事，平均每天要看兩百份文件，處理四百件事情。這真是一個讓人膽寒的數(shù)字，朱元璋時代沒有勞動法，他干八天也不會有人給他加班費(fèi)。但他就這么不停地干下去，這也使得他很討厭那些半天說不到點子上的人。有一個著名的故事就表現(xiàn)了這一點，當(dāng)時的戶部尚書茹太素曾經(jīng)上了一篇奏折給朱元璋，朱元璋讓人讀給他聽，結(jié)果，讀到一半就用了將近三個鐘頭時間，都是什么三皇五帝、仁義道德之類，朱元璋當(dāng)機(jī)立斷，命令不要再讀下去，數(shù)了下字?jǐn)?shù)，已經(jīng)有一萬多字了。朱元璋氣極，命令馬上傳茹太素進(jìn)見，讓侍衛(wèi)把他狠狠地打了一頓。我們把重點數(shù)字拎出來：8天，1666件公文，合計3391件事。朱元璋這個老板當(dāng)?shù)谜媸遣惠p松！再看看他的“員工”茹太素（還是一位“高管”）的關(guān)鍵數(shù)據(jù)：3個鐘頭，10000多字。老板這么忙，茹尚書寫奏折還說不到重點，浪費(fèi)老板的寶貴時間，挨一頓揍也算是輕的了。古代沒有計算機(jī)，沒有網(wǎng)絡(luò)，官員們匯報工作主要是通過寫奏折。文筆好的官員往往更容易脫穎而出，贏得皇帝的青睞，從而實現(xiàn)“職業(yè)生涯”的良好發(fā)展，甚至走向人生的巔峰。我們把鏡頭拉回現(xiàn)代。信息技術(shù)的發(fā)達(dá)，通信網(wǎng)絡(luò)的廣泛覆蓋，讓我們的溝通異常便利。那么，寫作是否已經(jīng)變得毫無意義了？結(jié)果恰恰相反！信息交流的便利反而更加凸顯了寫作的意義和作用。想想那些風(fēng)頭正勁的自媒體、公眾號，便能感受到寫作產(chǎn)生的震撼力量。寫作可謂古代職場的基本技能，甚至核心技能。現(xiàn)代職場又如何？有過之而無不及。身處職場，我們隨時都要將自己的想法轉(zhuǎn)化為文字，或?qū)懺诩埳?，或敲進(jìn)電腦，抑或印刷出來，然后傳遞給其他人，讓他們了解我們所要表達(dá)的想法。這是一個顯性化的過程，也是一個轉(zhuǎn)化的過程。如何將原本隱藏在自己大腦中的那些想法有效地提取出來，然后組織語言形成文字，最后清晰準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在他人面前，這需要強(qiáng)大的寫作能力。為什么職場中善寫之人更容易得到領(lǐng)導(dǎo)的青睞？真的是因為“寫作能力強(qiáng)”嗎？我們從更深層的角度看，其實不盡然，寫作不僅僅是寫作。1．寫作能力是思維水平的體現(xiàn)約翰·彼格斯和凱文·科利斯在《學(xué)習(xí)質(zhì)量評價》一書中，基于皮亞杰的認(rèn)知發(fā)展階段論，提出了可觀察的學(xué)習(xí)成果結(jié)構(gòu)分類評價理論?？捎^察的學(xué)習(xí)成果結(jié)構(gòu)（StructureoftheObservedLearningOutcome，SOLO），是通過觀察一個人回答某個問題時所表現(xiàn)出來的“思維結(jié)構(gòu)”來測量其思維水平（不是說這個人處于某個水平，而是他在面對某個問題時所表現(xiàn)出來的思維水平）。根據(jù)SOLO分類評價理論，他們把學(xué)生對某個問題的學(xué)習(xí)結(jié)果由低到高劃分為五個層次：前結(jié)構(gòu)、單點結(jié)構(gòu)、多點結(jié)構(gòu)、關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)和抽象拓展結(jié)構(gòu)，如上圖所示。這五個層次的具體含義如下。·前結(jié)構(gòu)層次(prestructural)：學(xué)生基本上無法理解問題和解決問題，只提供了一些邏輯混亂、沒有論據(jù)支撐的答案?！吸c結(jié)構(gòu)層次(unistructural)：學(xué)生找到了一個解決問題的思路，但卻就此收斂，單憑一點論據(jù)就跳到答案上去?！ざ帱c結(jié)構(gòu)層次(multistructural)：學(xué)生找到了多個解決問題的思路，但卻未能把這些思路有機(jī)地整合起來?！りP(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)層次(relational)：學(xué)生找到了多個解決問題的思路，并且能夠把這些思路結(jié)合起來思考。·抽象拓展結(jié)構(gòu)層次(extendedabstract)：學(xué)生能夠?qū)栴}進(jìn)行抽象的概括，從理論的高度來分析問題，而且能夠深化問題，使問題本身的意義得到拓展。從SOLO分類評價理論可以看出，一個人的思維層次越高，在面對具體的問題時就越善于看清事物的本質(zhì)，并以系統(tǒng)的眼光看問題，在那些看似孤立、彼此不相關(guān)的信息之間建立聯(lián)系，通過歸納概括進(jìn)行有機(jī)的整合，最后還能通過演繹的方式進(jìn)行推理和預(yù)測。不善寫作的人往往很難通過文字準(zhǔn)確地描述出問題的關(guān)鍵所在，他們的表達(dá)總是顯得混亂和模糊。他們很少對行文的脈絡(luò)進(jìn)行構(gòu)思，總是想到哪里寫到哪里。在他們的文章中看不到明確的觀點和有效的論證。再看善于寫作的人，他們目標(biāo)明確，能有效制定寫作策略，系統(tǒng)地構(gòu)思，快速搭建行文框架，搜集并整理寫作素材，然后組織語言完成寫作。寫出來的文章言之有物，條理清晰，論證有力。如果沒有高層次的思維水平做支撐，這樣的狀態(tài)是難以實現(xiàn)的。用我們熟知的冰山模型來類比，寫作能力就是“冰山”位于水面上的表層技能，而深層次影響寫作的還是我們的思維水平。許多人的寫作水平低下，與我們的傳統(tǒng)教育理念不無關(guān)系，因為傳統(tǒng)的語文教育大多不注重思維能力的訓(xùn)練。可以回想一下，小時候我們是如何學(xué)習(xí)寫作文的？在應(yīng)試教育的體制下，說明文、記敘文、議論文有著各種固定的模板，我們直接往里面填充內(nèi)容就可以了。另外，傳統(tǒng)語文教育的重點，放在了教學(xué)生如何遣詞造句上。更多的時間是讓學(xué)生去背誦和記憶那些零散的知識點，而沒有告訴學(xué)生一篇好文章的背后所隱藏的作者對事物的辯證思考。如此一來，造成的結(jié)果就是學(xué)生更關(guān)注單個詞語和看似華麗的語句，卻難以對寫作進(jìn)行整體性思考。最終，學(xué)生的思維停留在低層次的水平，不僅寫作，看待問題、分析問題也很難做到系統(tǒng)而全面。實際工作中，多數(shù)情況下我們的寫作都是圍繞問題的分析和解決來進(jìn)行的。如果你沒有把問題想明白，就不可能把關(guān)于問題的思考過程有條理地寫清楚。換句話說，如果你的思維能力有限，在面對問題的時候就很難做到思路清晰，更別說還要高效、準(zhǔn)確地寫下來。約翰·杜威這樣評價有意義的思維：“應(yīng)是不間斷的、一系列的思量，連貫有序，因果分明，前后呼應(yīng)。思維過程中的各個部分不是零碎的大雜燴，而應(yīng)是彼此應(yīng)接、互為印證的?！蔽覀兛梢泽w會一下一次有效而高質(zhì)量的寫作帶給我們的感覺，不正是應(yīng)該像杜威對思維的描述這樣嗎？一個人的思維是否嚴(yán)謹(jǐn)，是否擁有良好的思維習(xí)慣，是可以通過寫作得以體現(xiàn)的。2．寫作能力是職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)在時興打造個人品牌的網(wǎng)絡(luò)時代，身在職場的商務(wù)人士也同樣需要在自己的圈子里建立良好的個人品牌。而職場個人品牌的建立離不開良好形象的塑造，其中很重要的一環(huán)，就是在領(lǐng)導(dǎo)、同事以及客戶面前體現(xiàn)出優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)。職業(yè)素養(yǎng)落在寫作上，可以是一封郵件、一份報告或一個方案，甚至還可以是手機(jī)發(fā)出的一條短信，這些都是職場寫作的常見類型。對方看到的是一段文字或一篇文章，但你向?qū)Ψ秸宫F(xiàn)的不僅僅是你的文筆，還有你對事物的理解和分析問題的思路，以及你對待工作的態(tài)度。而你的職業(yè)素養(yǎng)水平，也通過這些因素得以體現(xiàn)。從輸入和輸出的角度看，寫作是一種“輸出”，它是對自己過往的“輸入”進(jìn)行提取和加工的能力。過去的輸入積累越深厚，可以加工的原材料就越豐富，寫出來的東西也就越具水準(zhǔn)。所以，輸出這一端可以從某種程度上反映輸入端的水平。韓愈的“學(xué)以為耕，文以為獲”，朱熹的“問渠哪得清如許，為有源頭活水來”都是在說這個道理。寫作能力強(qiáng)的人展現(xiàn)出的是一種“腹有詩書氣自華”的職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)規(guī)模越大，寫作技能就越有用武之地。工作溝通、制度宣導(dǎo)、會議紀(jì)要、項目方案及各類報告，組織內(nèi)的各種信息最后必定是以文字的形式進(jìn)行傳播。擅長寫作的職場人士則能通過各種傳播渠道，展現(xiàn)自己專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)水平，也必將獲得更多的發(fā)展機(jī)會。\h二、職場寫作是一種特殊的寫作與其他環(huán)境下的寫作不同，無論是形式還是內(nèi)容，職場寫作都具有完全不一樣的性質(zhì)和特點。職場寫作不是為了隨心所欲地抒發(fā)個人情感，更不是講令人潸然淚下的感人故事。職場寫作往往承載著具體的工作任務(wù)，有著明確的方向和目標(biāo)，還有嚴(yán)格的時間限制。這就意味著，無論是管理者還是普通員工，職場寫作都是工作的一部分；在某些情況下，寫作成果甚至?xí)蔀榭冃Э己说囊徊糠帧?．職場寫作具有說服性職場寫作的一個很顯著的特點就體現(xiàn)在“說服性”。給同事寫一封郵件，說服對方認(rèn)可自己的某一想法；給領(lǐng)導(dǎo)寫一份報告，說服領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)某個方案或者采納某個建議；給客戶寫一份方案，說服客戶購買公司的某個產(chǎn)品或某項服務(wù)。這種情況下的寫作與我們在學(xué)校所學(xué)的那三種文體（說明文、記敘文、議論文）還是有很大區(qū)別的。也許我們會在某些情況下對某產(chǎn)品的功能進(jìn)行說明，對某一事件發(fā)生的經(jīng)過進(jìn)行描述，或者針對某個提案發(fā)表自己的看法，但我們寫作的最終目的是為了“說服”他人。這種以說服為目的的寫作，我們稱之為“說服性寫作”，它在英語中有一個專屬的名詞：PersuasiveWriting。這個時候的寫作就成為一種目的性極強(qiáng)的寫作：希望讀者看完以后認(rèn)可我的觀點，或者做出我希望看到的行動（Thewriterwritestoconvincethereadertobelieveordosomething）。為了成功達(dá)到“說服他人”的目的，我們要采用一種特別的結(jié)構(gòu)。首先要表明你的態(tài)度（attitude），這就需要一個具體而明確的觀點（thesisstatement）。只有觀點還不夠，必須給出充分的理由（reason），形成強(qiáng)有力的論據(jù)（argument）。最后還不能草草收場，還得來一個有高度的總結(jié)（closing），再一次強(qiáng)調(diào)自己的結(jié)論（conclusion）。所以，職場寫作是一種“說服性寫作”。2．職場寫作具有邏輯性為什么說職場寫作需要具備邏輯性呢？前面提到，工作中的寫作帶有明確的目的性，而并非泛泛而談。因此，職場寫作需要達(dá)到的狀態(tài)是高效、準(zhǔn)確、清晰和明確。而缺乏邏輯的文章（郵件、報告）顯然不能滿足這一要求。我們可以回顧一下人們對于“缺乏邏輯性”的寫作有何評價：不流暢、不連貫、觀點不清晰、概念模糊、以偏概全、論證不嚴(yán)謹(jǐn)、推理錯誤以及層次不清……問題還真不少。稍作總結(jié)，寫作上缺乏邏輯主要體現(xiàn)在“由點到面”的三個方面：一是觀點不明確，概念模糊，不能向讀者明確地展現(xiàn)自己的觀點；二是語句不通，前言不搭后語，語句之間沒有關(guān)聯(lián)；三是結(jié)構(gòu)松散，全文的構(gòu)思布局混亂，毫無章法可循。非常擅長寫作的毛澤東如是說：“寫文章要講邏輯。就是要注意整篇文章、整篇說話的結(jié)構(gòu)，開頭、中間、尾巴要有一種關(guān)系，要有一種內(nèi)在的聯(lián)系，不要互相沖突。”因此，我們可以說，缺乏邏輯的寫作會使工作中信息傳遞的準(zhǔn)確性、有效性大打折扣。一篇文章或一份方案，被領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)打回，被客戶一次次質(zhì)疑，無形中降低了溝通效率，增加了溝通的時間成本。哲學(xué)家、邏輯學(xué)家羅素曾說過，一切哲學(xué)問題經(jīng)過分析后會發(fā)現(xiàn)其實都是語言問題，而語言問題歸根結(jié)底卻是邏輯問題。3．職場寫作具有時效性工作中，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常這樣指派寫作任務(wù)：下午3點前，把報告放到我的桌上；今天下班前，把這個方案寫好；明天上班前，我要收到你的郵件?？蛻粢步?jīng)常會這樣提出要求：方案明天中午12點之前給我可以嗎？（潛臺詞：必須可以）你的項目報告我怎么還沒收到？等一會兒開會要用！此外還有一些特殊情況，比如部門剛剛舉辦了某活動，領(lǐng)導(dǎo)要求寫一篇關(guān)于活動的報道；公司組織召開了某個會議，你被要求寫一份會議紀(jì)要。而你過了十多天才拿出來，結(jié)果可想而知?！疤煜挛涔?，唯快不破”。身在職場，我們的“武功”就是各種工作技能，其中就包括寫作的能力。不僅完成工作任務(wù)需要趕時間，寫一封郵件、一份報告或一個方案，都有很強(qiáng)的時效性。對方不可能給你足夠充裕的時間，讓你坐在灑滿陽光的草地上，品著咖啡、曬著太陽，慢悠悠地寫作。快速成文，而且要準(zhǔn)確有效，這才是職場寫作的真實畫面。拋開他人的要求，從我們自身的角度看，職場寫作也要快。因為除了寫作，還有很多其他事情等著你去完成；如果在寫作上花費(fèi)太多的時間，那么，你可能就得通過加班才能做完其他事情。我們的各項工作任務(wù)往往是息息相關(guān)、環(huán)環(huán)相扣的，寫作只是其中的一個環(huán)節(jié)，也是特別重要的一環(huán)。時效性要求我們必須在短時間內(nèi)快速成文、高效交付。而寫作水平不足，影響的將是我們整體的工作效率。\h三、“結(jié)構(gòu)化寫作”是職場寫作的利器在為不同行業(yè)、不同類型的企業(yè)提供“結(jié)構(gòu)思考力”培訓(xùn)服務(wù)時，企業(yè)的培訓(xùn)管理者經(jīng)常會問：有沒有專門針對職場寫作的培訓(xùn)課程？他們認(rèn)為，無論是管理者還是基層員工，無論是技術(shù)人員還是銷售人員，都亟待提升商務(wù)環(huán)境下的寫作能力。雖然“結(jié)構(gòu)思考力”的部分內(nèi)容也會涉及書面表達(dá)，但畢竟不是專門針對寫作而設(shè)計的課程。最終，我們結(jié)合“結(jié)構(gòu)思考力”的核心理念與方法，特別設(shè)計開發(fā)了《結(jié)構(gòu)化寫作》課程。通過提供覆蓋工作中四類常見場景的寫作方法和技巧，幫助職場人士甚至非職場人士改善或提高商務(wù)寫作的能力。1．什么是“結(jié)構(gòu)化寫作”世間萬物皆有結(jié)構(gòu)。何為“結(jié)構(gòu)”？各個組成部分之間的搭配和排列稱為“結(jié)構(gòu)”。一篇文章同樣具有結(jié)構(gòu)的屬性，即文章的各個部分（要素）之間互相搭配和組合。還可以形象地將文章的結(jié)構(gòu)理解為“骨架”，外在表現(xiàn)形式是結(jié)構(gòu)，背后反映的其實是作者行文或?qū)栴}進(jìn)行分析思考的思路。文章若具備了好的結(jié)構(gòu)，呈現(xiàn)出來的是框架清晰、邏輯性強(qiáng)、主題突出、觀點明確。反之，如果文章缺乏好的結(jié)構(gòu)，表現(xiàn)出來的則是思路混亂、主題不明、毫無邏輯。到底什么是我們所說的“結(jié)構(gòu)化寫作”呢？我們可以這樣定義：它是針對商務(wù)和工作環(huán)境下的寫作特點，基于“結(jié)構(gòu)思考力”的核心理念，采用結(jié)構(gòu)化的方法和步驟進(jìn)行的寫作方式。這種寫作方式可以幫助職場人士快速梳理寫作思路，構(gòu)建行文框架，有效地組織信息以及素材，最終形成條理清晰、重點突出、層次分明、富有邏輯的文章（報告、方案或郵件等）?，F(xiàn)代著名美學(xué)家、文藝?yán)碚摷抑旃鉂撛凇哆x擇與安排》中如是說：“在作文運(yùn)思時，最重要而且最艱苦的工作不在搜尋材料，而在有了材料之后，將它們加以選擇與安排，這就等于說，給它們一個完整有生命的形式。材料只是生糙的鋼鐵，選擇與安排才顯出藝術(shù)的錘煉刻畫……變遷了形式，就變遷了內(nèi)容?！敝旃鉂撓壬f的“形式”，與“結(jié)構(gòu)”有異曲同工之妙。對于職場寫作而言，朱光潛的這段話也同樣適用。工作環(huán)境下的寫作，重要的不是優(yōu)美華麗的辭藻，而是準(zhǔn)確高效的表達(dá)，能讓對方一目了然地看清行文結(jié)構(gòu)，看出你想要表達(dá)的核心思想。很多時候，我們手中不缺少素材，反而是面對大量的素材卻不知如何將它們有效地組織起來。結(jié)構(gòu)化寫作就是一種幫助大家提煉與組織“素材”的有效方式。2.“結(jié)構(gòu)化寫作”從思維層面提升寫作能力了解“結(jié)構(gòu)思考力”的朋友都知道，它是一套關(guān)于思考的系統(tǒng)方法論，傳遞的是“透過結(jié)構(gòu)看世界”的核心理念。結(jié)構(gòu)思考力提出了“理解—重構(gòu)—呈現(xiàn)”三層次模型，這個模型是底層方法論，也是一種思維框架。這個框架已經(jīng)幫助眾多職場人士實現(xiàn)了對原有思維結(jié)構(gòu)的“改造”，將自己的思維層次提升到新的高度。總體而言，“結(jié)構(gòu)思考力”是從底層思維切入，基于“只有思維品質(zhì)改善，才能從根本上提升建立在思維能力基礎(chǔ)之上的其他能力”這樣一個假設(shè)，通過系統(tǒng)的方法和工具，幫助人們改善思維品質(zhì)，提升思考能力。現(xiàn)在，我們又將結(jié)構(gòu)思考力的應(yīng)用范圍延伸到職場寫作領(lǐng)域，開發(fā)了《結(jié)構(gòu)化寫作》培訓(xùn)課程。前面已經(jīng)說過，課程是建立在“結(jié)構(gòu)思考力”的基礎(chǔ)之上的，經(jīng)過精心設(shè)計，在對結(jié)構(gòu)思考力的經(jīng)典工具和方法進(jìn)行延續(xù)的同時，結(jié)合職場寫作的特點與需求，開創(chuàng)并融入了創(chuàng)新的解決方案。這一點從課程的整體布局和架構(gòu)安排上便可見一斑。因此，我們可以說“結(jié)構(gòu)化寫作”雖然在形式上是在講寫作的方法和技巧，但底層邏輯依然是幫助職場人士對自己原有的思考結(jié)構(gòu)進(jìn)行反思，并能夠構(gòu)建結(jié)構(gòu)化的思維模式，進(jìn)而通過結(jié)構(gòu)化的方式進(jìn)行思考和表達(dá)。而結(jié)構(gòu)化寫作也符合寫作的本質(zhì)規(guī)律——首先要把關(guān)于主題的思路理清楚，然后才有可能在寫作的時候做到邏輯清晰、語句通暢。3.“結(jié)構(gòu)化寫作”讓你的寫作更輕松我們知道，有太多職場人士“不喜歡”和“不擅長”寫作。而不喜歡與不擅長構(gòu)建起來的是一種惡性循環(huán)的關(guān)系，只會讓自己的寫作原地踏步，沒有任何改善。那如何才能讓自己對寫作做到既喜歡又擅長呢？這就需要一個好的方法。如果寫作方法不合適，那只會弄巧成拙。西漢后期，公文文風(fēng)受賦和駢文的影響，出現(xiàn)了忽視內(nèi)容、過分追求形式的不良傾向。賦是盛行于漢代的一種文學(xué)體裁，其特點是以鋪敘描寫為主，講究辭采，語句整齊，半散半韻，似詩而實文。它的行文特點根本不適合于公文寫作。自西漢中期開始，有人用賦體來撰寫章、疏之類的公文，致使部分公文麗詞滿篇而內(nèi)容不實。如東方朔的一篇上書竟達(dá)十余萬字，而漢武帝卻大加贊美，這勢必助長公文寫作過分注重文采、崇尚繁冗的不良之風(fēng)。結(jié)構(gòu)化寫作就是一個幫助大家喜歡寫作、擅長寫作的好方法。結(jié)構(gòu)化寫作主要針對職場工作環(huán)境下四類常見的寫作場景，包括傳遞信息、總結(jié)工作、說服他人以及匯報方案。我們的方法不針對特別具體的寫作任務(wù)，而是按照工作中寫作所側(cè)重的目的進(jìn)行分類。因為在實際工作中，不同任務(wù)下的寫作方法沒有非常清晰的邊界。在同一主題下，可能會涉及不同的目的。例如向客戶推介一款產(chǎn)品，其中既需要對產(chǎn)品進(jìn)行清楚的描述和說明，還需要說服客戶認(rèn)可這款產(chǎn)品。那么，在寫作上就可能同時需要用到“傳遞信息”和“說服他人”的方法。同時，結(jié)構(gòu)化寫作的這四種分類之間也并非彼此完全獨(dú)立。之所以如此分類，也是希望強(qiáng)調(diào)：基于不同的表達(dá)目的，需要采用不同的寫作方法。有了合適的方法，一方面可以快速成文，另一方面則會讓寫作更有力度，更有利于實現(xiàn)寫作目標(biāo)。在具體操作層面，我們首先給出的是整體而系統(tǒng)的寫作框架，然后才是具體的方法、工具和技巧。這樣的設(shè)計和安排正是基于“結(jié)構(gòu)思考力”的核心理念：無論是分析問題還是溝通、表達(dá)，都要建立起“先框架后細(xì)節(jié)，先整體再局部”的結(jié)構(gòu)化思維模式。在動手寫作之前，先對文章的謀篇布局進(jìn)行構(gòu)思，在大腦中搭建起清晰合理的結(jié)構(gòu)，理順?biāo)悸罚詈蟛攀墙M織語言完成寫作。相信很多人經(jīng)常聽到身邊的同事甚至領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于寫作的抱怨，他們說得最多的就是“完全沒有頭緒”“一點思路都沒有”“不知從哪里入手”。沒頭緒、沒思路主要有兩個原因：一是本身就沒有把問題想清楚，因此寫不出來也在情理之中；二是自己想清楚了，但不知道如何清晰地表達(dá)出來，讓別人也清楚。如果再進(jìn)一步分析，更深層的原因則是因為缺少有效的思考框架。而結(jié)構(gòu)化寫作恰恰提供的是一些邏輯性、可操作性都很強(qiáng)的思考與寫作框架，在這些框架的指引下，職場人士就能有效而快速地厘清頭緒、梳理思路。\h基礎(chǔ)篇結(jié)構(gòu)化寫作需要掌握四個核心原則前面我們說到，結(jié)構(gòu)化寫作的核心理念源于“結(jié)構(gòu)思考力”，而“結(jié)構(gòu)思考力”又有四個必須遵循的基本原則，因此，結(jié)構(gòu)化寫作也同樣要建立在這四個核心原則的基礎(chǔ)之上。我們首先來看一個案例。W公司，人力資源部總監(jiān)李明楊（HR李）剛坐下打開計算機(jī)，一封新的郵件就跳了出來，是國際事業(yè)部張創(chuàng)（國際張）發(fā)來的：李總，您好。我是國際事業(yè)部的張創(chuàng)，去年10月中旬，人力資源部曾要求各部門上報2016年的大學(xué)生招聘計劃。由于我部業(yè)務(wù)的特殊性，不僅要求有較高的英語水平，而且要懂得一定的專業(yè)知識，這類人員在校內(nèi)招聘的難度很大。此外，由于我們公司的薪酬水平較低，即使招聘來也很容易流失，過去幾年的流失率高達(dá)74%。為此，我們國際事業(yè)部多次召開會議，并初步達(dá)成共識：公司需要制定中長期的人才規(guī)劃，以吸引并留住優(yōu)秀人才。但是，到底該如何操作，尚無具體方案。我剛和總裁通過電話，他建議我直接與您溝通，不知您有何意見和想法，請盡快告知。HR李精通人力資源六大模塊，對招聘工作更是輕車熟路。他稍作思考就有了思路，一向雷厲風(fēng)行的他馬上給國際張回復(fù)了郵件：張創(chuàng)，你好。針對你提出的問題，我將采取以下措施。首先，我會派人去國際事業(yè)部進(jìn)行已流失人員情況的調(diào)查，并分析原因；接著，我會安排人做一份同行業(yè)薪金水平的調(diào)查，對比分析國際事業(yè)部的薪金水平情況。關(guān)于流失原因呢，我會派人與流失人員進(jìn)行面談。我還會安排人草擬一份適合公司特點的中長期人才規(guī)劃，當(dāng)然，之前會派人到國際事業(yè)部聽取意見。對于員工培訓(xùn)管理規(guī)劃我們也會進(jìn)一步修改完善，重點突出英語培訓(xùn)。另外，我們會與財務(wù)等部門溝通，了解公司的工資水平承受能力，看看國際事業(yè)部人員薪金提升幅度的可能性。關(guān)于國際事業(yè)部從在校學(xué)生中招聘難的問題，我們會考慮適當(dāng)擴(kuò)大招聘范圍和招聘方式，制定新的招聘制度?？傊?，我們會從“選、育、留”三個方面著手，幫助國際事業(yè)部吸引并留住優(yōu)秀人才。對了，吸引員工、留住人才的機(jī)制也要逐步建立起來。要做的事很多，一步步推進(jìn)吧。讀者朋友可以來一次角色代入，想象自己就是國際張，看完HR李的這封郵件后有什么感覺？首先，你能堅持把HR李的郵件的全部內(nèi)容仔細(xì)看一遍嗎？相信大多數(shù)人看不到一半就已經(jīng)不想再看下去了。再者，看完后你能快速抓住HR李所要表達(dá)的重點嗎？你能記住他的核心內(nèi)容嗎？可以想象的畫面是，國際張本人看完后，眉頭是緊鎖的，內(nèi)心是崩潰的。大多數(shù)人看完HR李的郵件會產(chǎn)生兩種感覺：一是結(jié)構(gòu)不清晰，信息顯得非常零散且雜亂，缺乏條理性，讓人抓不住重點；二是記不住，看完這一條信息就忘了那一條，看完后面就已經(jīng)記不住前面的內(nèi)容了（何況根本就看不下去）。請再思考一個問題：如果周圍的領(lǐng)導(dǎo)和同事都用這種表達(dá)方式向你傳遞信息，你的工作會是怎樣一種狀態(tài)？好了，既然我們非常不喜歡HR李的表達(dá)方式，那么我們何不用自己喜歡的方式給他改一改呢？如果你是HR李，你覺得如何寫這封郵件能讓國際張看完不抓狂，讓他能快速理解并記住你想要表達(dá)的核心內(nèi)容呢？如果想好了，請寫下來：____________________________________________________對于學(xué)習(xí)而言，思考和分析的過程比所謂的標(biāo)準(zhǔn)答案更重要。所以，先別急著尋找答案，讓我們圍繞HR李的這封郵件重點探討四個問題。問題1：為什么我們不能快速領(lǐng)會到HR李的核心思想？HR李的郵件內(nèi)容中既有各種詳細(xì)、具體的措施，也有統(tǒng)領(lǐng)性的安排。他用到一個關(guān)鍵詞“總之”，也就是說“從‘選、育、留’三個方面著手”是能夠把前后那些具體措施全部概括進(jìn)去的。而HR李幾乎是把這個總的概括放到最后才寫出來。這樣的表達(dá)方式恰恰折射出我們習(xí)以為常的一種溝通習(xí)慣：一是說話喜歡兜圈子、做鋪墊；二是不喜歡直接說重點，而是習(xí)慣上來先說細(xì)枝末節(jié)的具體事項。所以，我們經(jīng)常會在生活和工作中看到一個人很不耐煩地對另一個人說“有話請直說！”或者“說重點，我忙著呢！”這個人為什么會不耐煩呢？其實就是聽了半天也聽不出個所以然，不知道對方到底想表達(dá)什么觀點，不明白對方說這些話的目的是什么。這種表達(dá)方式放在日常生活中也就罷了，但是在“分秒必爭”的商務(wù)環(huán)境下，在“效率為先”的職場中，這樣的方式就顯得不合時宜了。所以，從提高溝通效率的角度說，我們應(yīng)該開門見山地表明來意，明確地告訴對方我們的核心觀點或中心思想是什么。問題2：為什么HR李的郵件看起來那么零散雜亂？從內(nèi)容上看，HR李實際上一共說了8條措施，不多也不少。這8件事單獨(dú)拿出來看，其實也很簡單、很容易理解。但它們就這么簡單粗暴地湊到一塊，或者說“一坨”，立馬變得不和諧了。這種不和諧就體現(xiàn)在“零散”和“雜亂”上。之所以顯得零散和雜亂，本質(zhì)原因是這些信息之間沒有建立起明顯的關(guān)聯(lián)。HR李與其說是在寫郵件，不如說是在進(jìn)行信息的羅列甚至堆砌，因為他沒有對信息進(jìn)行深層次的處理和加工。我們用下面這張圖片來表示HR李這封郵件的狀態(tài)再合適不過了。相信絕大多數(shù)人在看到面前擺了一堆如此凌亂的紐扣后，不管有沒有強(qiáng)迫癥，都會下意識地想著把它們分一下類。只要按照不同的形狀和花紋就可以很容易地把它們分為不同的類別。沒錯，分類就是我們處理復(fù)雜局面最有效的方式之一。心理學(xué)家早就發(fā)現(xiàn)，人們更喜歡記憶那些富有規(guī)律性的信息。而分類就是這樣一種方式，它讓人們可以發(fā)現(xiàn)不同信息之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，找到其中暗藏的規(guī)律，從而使信息更容易被理解和記憶。HR李的郵件之所以顯得零散雜亂，非常關(guān)鍵的原因就是缺乏分類。其實，他在總結(jié)句里已經(jīng)分了“選、育、留”這三類，但8條具體的舉措?yún)s沒有與這三類形成明確的對應(yīng)，因此，整體布局就顯得非常散亂。問題3：為什么我們不太容易理解和記憶HR李的郵件的內(nèi)容？通過前面對問題2的分析，我們知道了在信息多而雜亂的時候要進(jìn)行分類，進(jìn)而使內(nèi)容顯得更清晰一些。那么是不是分好類就完事兒了呢？下面我們看一個簡單的例子：很明顯，上面的表格是非常清晰而且準(zhǔn)確的分類，表格中的食品分別屬于水果類、肉類、豆類。如果我只是擺出這樣一張表，其他任何信息都不再給出，你會有什么感受？你一定會覺得莫名其妙！你會產(chǎn)生一堆的疑問：這個表是想表達(dá)什么呢？這些東西很好吃嗎？都很有營養(yǎng)嗎？都是健康食品？……說到這兒，大家已經(jīng)明白了，這些分類缺少一個總結(jié)性的觀點，缺乏對分類信息的概括，所以讓人看得不明白，根本不能理解它想傳遞的核心思想是什么。我們給每個分類加上觀點，看看會有什么變化：這個例子中的分類很簡單，正常人一眼就能看明白其分類依據(jù)是什么。但是在實際工作中，我們傳遞出去的信息往往要復(fù)雜得多，可能只有我們自己心里才清楚為什么要這樣分類。這時候，我們就更需要對分類信息進(jìn)行總結(jié)概括，并形成一個明確的觀點，這樣對方才知道下面層次的那些分類信息之間的關(guān)聯(lián)。此外，有了明確的觀點，對方的記憶負(fù)擔(dān)也會減輕很多，可能他只需記住少數(shù)的核心觀點即可，而不需要把所有的細(xì)節(jié)都記住。就算他需要記憶細(xì)節(jié)，也能通過核心觀點與細(xì)節(jié)之間的聯(lián)系幫助自己記憶。問題4：為什么HR李的郵件讓我們感到混亂而缺乏條理性？前面我們說了，HR李的郵件涉及很多方面，有薪酬、規(guī)劃、培訓(xùn)和招聘等，而且有的方面好像還有分支，講了不止一件事。讓我們發(fā)揮一下想象，把這些方面的信息想象為一個個的小圓圈。首先，這些小圓圈就是很凌亂地擺放著。其次，HR李的郵件呈現(xiàn)出的狀態(tài)更像是在這些小圓圈之間胡亂蹦跶，一會兒跳到這個圓圈，一會兒又跳到另一個圓圈，讓人眼花繚亂、應(yīng)接不暇。最后，郵件給我們的感覺就是一個字：亂。葉圣陶先生說過：“思想是有一條路的，一句一句，一段一段，都是有路的，好文章的作者是決不亂走的?！被靵y的反義詞是什么？有序，有秩序！“秩”側(cè)重于有條理、不混亂；“序”側(cè)重于有先后、不顛倒。因此，我們要為這些零散的信息建立起一種合理的秩序，讓它們體現(xiàn)出一種容易讓人理解的規(guī)律。秩序落在溝通表達(dá)上，其實就是將內(nèi)容按重點突出、主次分明、有先有后的順序進(jìn)行排列。還是用我們剛才想象的小圓圈，它們本身有大有小，還有各種形狀，就像“問題2”中圖片所示的那些紐扣一樣。我們在分完類之后，還要按照從大到小或從小到大的順序擺放，這樣呈現(xiàn)出來就是一幅井然有序的畫面。好了，HR李的郵件引發(fā)了我們很多的思考?，F(xiàn)在，我們可以對這四個問題的思考結(jié)果做一個簡單的匯總：·每一次表達(dá)都要形成一個統(tǒng)領(lǐng)性的、明確的觀點或結(jié)論，而且要在第一時間讓對方知道，便于讓對方快速領(lǐng)會我們的核心思想；·如果所要表達(dá)的內(nèi)容包含很多信息，就得按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對信息進(jìn)行分類，使內(nèi)容看起來清晰而系統(tǒng)；·信息經(jīng)過分類以后，還需要對它們進(jìn)行總結(jié)、概括，形成明確的觀點，便于對方理解和記憶；·各個類別之間、每個類別下的信息之間，要按照一定的順序進(jìn)行排列，使內(nèi)容有條理、有規(guī)律。如此一來，我們找到了HR李的郵件“失敗”的原因，以及應(yīng)對的解決方法。對于如何寫好HR李的這封郵件，我們有了一些標(biāo)準(zhǔn)。在這些標(biāo)準(zhǔn)的指引下，我們幫HR李重新組織一下：張創(chuàng)，我將安排人員查明原因，并從“選、育、留”三方面制定措施，幫助國際事業(yè)部吸引并留住人才。第一，查明原因方面主要做兩件事：一是做流失人員情況的調(diào)查；二是與流失人員面談。第二，從“選、育、留”三方面制定措施，具體如下：選：改善招聘現(xiàn)狀，提高招聘效率?！みm當(dāng)擴(kuò)大招聘范圍·制定新的招聘制度育：加強(qiáng)培訓(xùn)管理和培訓(xùn)的針對性。·修改完善員工培訓(xùn)管理規(guī)劃·重點突出英語培訓(xùn)留：提升薪資、建立機(jī)制?！し治霾⒄{(diào)整薪資水平，提高薪資競爭力·建立長效機(jī)制與規(guī)劃，留住人才將HR李原來的郵件內(nèi)容與我們修改后的表達(dá)方式進(jìn)行對比就能發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過優(yōu)化，首先從視覺上就顯得清晰和清爽了，不再是之前那種擁擠在一起的“一坨豆腐塊”；內(nèi)容上則顯得重點突出、有條理且層次分明。另外，這樣的表達(dá)方式讓國際張更容易理解HR李的核心思路，也讓記憶更輕松。說到這兒，你應(yīng)該有了深刻的體會，那就是對于這樣一段信息，不一樣的表達(dá)方式所達(dá)到的效果是完全不同的。這樣的對比其實普遍存在于我們的實際工作中。同樣的內(nèi)容，有的人講得拖泥帶水、語無倫次，讓人不知所云；換另一個人，可能寥寥數(shù)語就能讓對方聽得明白、看得真切。我們有一位學(xué)員如此評價她的領(lǐng)導(dǎo)：“除了他的為人確實很好外，還有很重要的一點，即他的能力很強(qiáng)。與他共事以來，我一直佩服他強(qiáng)大的邏輯思維能力。不管多么復(fù)雜的問題，經(jīng)他一梳理就立刻變成簡單的幾條。匯報工作，我要說一大堆，而他幾句話就溝通完畢……”正如這位學(xué)員所說的，清晰表達(dá)的背后，是強(qiáng)大的思維能力在支撐。思維能力包括很多方面，其中對于職場人士來說，結(jié)構(gòu)化的思維能力是至關(guān)重要的一個方面。那么，到底應(yīng)該如何構(gòu)建結(jié)構(gòu)化的思維能力呢？其實，前面我們在對HR李的表達(dá)進(jìn)行優(yōu)化的過程中，就已經(jīng)在運(yùn)用結(jié)構(gòu)思考的能力了。經(jīng)過優(yōu)化后的表達(dá)變得清晰而有條理，這是因為它背后隱藏著一種結(jié)構(gòu)。這是一個類似組織架構(gòu)圖的結(jié)構(gòu)，核心骨架（最上面的三層）看起來像一個金字塔：位于最頂端的是所要表達(dá)內(nèi)容的核心觀點或思想，橫向上從不同的維度展開（廣度），縱向則是一層層地往下延伸（深度）。如果我們在分析問題或表達(dá)、溝通時，能在大腦中快速構(gòu)建出這樣的結(jié)構(gòu)，就能用很短的時間把一件事想清楚，然后說明白。如果結(jié)構(gòu)是“內(nèi)容”的一種“內(nèi)在形式”，那么它也應(yīng)該是內(nèi)容的組成部分。一段好的內(nèi)容應(yīng)該具備一個好的結(jié)構(gòu)。換個角度講，結(jié)構(gòu)也會反作用于內(nèi)容。不同的結(jié)構(gòu)“形式”會讓內(nèi)容呈現(xiàn)出完全不同的效果。金字塔結(jié)構(gòu)是一種可以讓內(nèi)容更清晰、更符合邏輯的結(jié)構(gòu)。這種金字塔結(jié)構(gòu)從構(gòu)造上看并不復(fù)雜，好像構(gòu)建一個也并不困難。但如果我們設(shè)定一些標(biāo)準(zhǔn)，也就是說必須在符合這些標(biāo)準(zhǔn)的前提下進(jìn)行構(gòu)建，那就變得不那么容易了。是什么樣的標(biāo)準(zhǔn)呢？在前面的案例中我們思考了四個問題，也相應(yīng)地得出了四個答案，然后，我們完成了對HR李郵件內(nèi)容的優(yōu)化。其實，這四個問題的答案正好對應(yīng)了構(gòu)建金字塔結(jié)構(gòu)的四個“標(biāo)準(zhǔn)”：結(jié)論先行、以上統(tǒng)下、歸類分組和邏輯遞進(jìn)。·結(jié)論先行：一次表達(dá)只支持一個核心觀點或中心思想，并且要放在開頭的位置。·以上統(tǒng)下：上一層結(jié)論是對下一層信息的概括和總結(jié)，下一層信息則是對上一層結(jié)論的解釋和說明?！w類分組：具有相似性或相互關(guān)聯(lián)的信息要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，歸為同一個邏輯范疇。·邏輯遞進(jìn)：同一邏輯范疇的信息必須按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列。這四個“標(biāo)準(zhǔn)”就是結(jié)構(gòu)思考力的四個核心原則，在這四個原則的指導(dǎo)下，我們就能構(gòu)建起結(jié)構(gòu)化的思維框架，從而進(jìn)行清晰高效的溝通、表達(dá)以及問題分析。為了幫助大家記憶，我們把這四個原則簡化為四個字：論、證、類、比?！罢摗睂?yīng)“結(jié)論先行”，強(qiáng)調(diào)的是一次表達(dá)一定要有清晰明確的結(jié)論；“證”對應(yīng)“以上統(tǒng)下”，強(qiáng)調(diào)上下層級之間的論證關(guān)系；“類”對應(yīng)“歸類分組”，強(qiáng)調(diào)分類的重要性；“比”對應(yīng)“邏輯遞進(jìn)”，強(qiáng)調(diào)同一層次、同一組信息之間要進(jìn)行比較，從而確定信息排列的順序。從上面的說明中我們可以看出，四個原則實際上分別體現(xiàn)了各個信息要素在縱、橫兩個方向上的關(guān)系。其中，結(jié)論先行、以上統(tǒng)下屬于縱向，重點體現(xiàn)上下層級之間的關(guān)系；歸類分組、邏輯遞進(jìn)屬于橫向，重點體現(xiàn)同一層次信息要素之間的關(guān)系。如下圖所示。也正是通過這縱橫交錯、相輔相成的四個原則，我們才能構(gòu)建起一種“立體化”的思維模式。在分析問題、溝通表達(dá)時，就能做到“橫向”系統(tǒng)全面、有條理，“縱向”明確清晰、有層次。最終幫助我們做到：面對問題能想明白，傳遞信息能說清楚。接下來我們深入探討這四個基本原則，看看它們是如何給我們的寫作帶來幫助的。\h一、論：結(jié)論先行一次表達(dá)只支持一個核心觀點或中心思想，并且要放在開頭的位置首先我們要談兩個問題：第一，什么是“結(jié)論”？第二，為什么結(jié)論要“先行”？1．什么是“結(jié)論”根據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典》的釋義，“結(jié)論”有兩個解釋：①從前提推論出來的判斷；②對人或事物所下的最后論斷。從邏輯學(xué)的角度來看，“結(jié)論”是從一定的前提推論所得到的結(jié)果，是對事物做出的總結(jié)性判斷。這個定義可以看作對《現(xiàn)代漢語詞典》中兩種解釋的匯總。而從哲學(xué)的觀點來看，“結(jié)論”是相對一定的“條件”而言的，結(jié)論與條件互為因果關(guān)系。條件（原因）是引起一定現(xiàn)象的現(xiàn)象，結(jié)論（結(jié)果）是由于條件作用而產(chǎn)生的現(xiàn)象。也就是說，在某一環(huán)境（如下圖框2所示）中所形成的“結(jié)論”（B），到了另一環(huán)境（框1），它可能就成了另一個“結(jié)論”（中心思想）的“條件”。如此看來，“結(jié)論”是一個相對概念。我們再看看英語中是怎么解釋的。與“結(jié)論”一詞對應(yīng)的英文是conclusion，牛津詞典的解釋是：Somethingthatyoudecidewhenyouhavethoughtaboutalltheinformationconnectedwiththesituation（在對與情境相關(guān)的所有信息進(jìn)行思考后得出的論斷）。還有一種解釋是：Apositionoropinionorjudgmentreachedafterconsideration（經(jīng)過思考而得出的立場，或意見、主張、判斷）?，F(xiàn)在，我們可以嘗試對“結(jié)論”進(jìn)行較為完整的定義：某一環(huán)境中（或基于某種前提、假設(shè)），在對相關(guān)信息進(jìn)行充分思考的基礎(chǔ)上，經(jīng)過某種形式的推論后，所形成的用以表明一個明確的立場（或態(tài)度）、主張（或見解）、觀點（或意見）的總結(jié)性的論斷。簡單地說，也就是對方聽到（或看到）你的“結(jié)論”以后，就能清楚地知道在當(dāng)前環(huán)境下你想表達(dá)的核心思想是什么。無論你說了多少具體的細(xì)節(jié)性的內(nèi)容，無論你采用的是什么樣的論證形式，都是為了論證和說明這個核心思想。必須強(qiáng)調(diào)的一點是，前面我們已經(jīng)講過“結(jié)論”是一個相對概念。對于金字塔結(jié)構(gòu)而言，相對于下一層的信息，上一層的信息就是“結(jié)論”。也就是說，如果要做到嚴(yán)格的結(jié)構(gòu)化，除了最底層是在羅列客觀事實和真實存在的信息或數(shù)據(jù)，再往上的每一層都應(yīng)該是“結(jié)論”。而最頂層的那個中心思想則是下面所有分支的“結(jié)論”，是經(jīng)過一層層地概括總結(jié)而最終形成的總的“結(jié)論”。再來聯(lián)系一下日常的溝通，為什么我們經(jīng)常會說出一些讓對方難以理解的話呢？其中有一個典型的因素——我們自己都不清楚自己想要說什么。也就是說，我們沒有明確自己想要表達(dá)的“結(jié)論”到底是什么。最后的結(jié)果就是，想到哪里就說到哪里，毫無章法可循，給對方的感覺就是混亂不堪。2．為什么結(jié)論要“先行”前面我們已經(jīng)說過，職場寫作具有其特殊性。這一點與文學(xué)創(chuàng)作類的寫作相比，尤為突出。比如，小說的寫作目的就是不斷地制造懸念，隨時讓讀者收獲意外的驚喜或受到驚嚇。所以小說都是將“結(jié)論”往后放，如此才能吸引讀者持續(xù)看下去。而職場寫作卻恰恰相反，在工作場景下，我們寫作的目的是為了對某件事情進(jìn)行說明、澄清，或者提供、傳遞重要的信息。在這樣一個大前提下，我們的寫作必須準(zhǔn)確、清晰、直接和高效。從讀者的角度來說也是如此。小說的讀者在心理訴求上就是為了獲得那種“心跳”的體驗，甚至體驗越強(qiáng)烈越能感到滿足。職場寫作的讀者是誰？是你的領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶，或者下屬，他們都希望你寫給我的郵件或者報告盡可能簡單高效一些。難道只有工作才需要結(jié)論“先行”嗎？看一個生活中的小例子。老婆：老公，你今天出去的時候能不能幫我一個忙？如果可以坐地鐵的話，你就坐10號線到南京路，從B出口上去后往東走。在第一個十字路口左手邊有一個幸福農(nóng)批市場。從正門走進(jìn)去右手邊有一家鹵味店，你可以幫我?guī)讉€醬豬蹄回來嗎？老公：……如果這位老公正急著出門見客戶，我們可以想象一下他的惱怒。生活尚且如此，更何況職場。結(jié)論“先行”還可以增強(qiáng)你的說服力。如果我們讓讀者在第一時間了解到核心觀點，之后再做細(xì)節(jié)性的解釋和說明，這樣更有利于引導(dǎo)讀者的思考重心向我們期望的方向轉(zhuǎn)移。否則，先拋出一大堆對具體事項的描述，讀者就只能邊看邊“猜”你的寫作意圖。這樣就容易產(chǎn)生兩種結(jié)果：要么讀者猜煩了，一怒之下不看了，愛咋咋地；要么猜出一個由讀者自己總結(jié)出來、卻與你的本意大相徑庭的結(jié)論，在被你說服之前其就在內(nèi)心建立起了對抗。這兩種結(jié)果都不利于你順利達(dá)到寫作目的。\h二、證：以上統(tǒng)下上一層結(jié)論是對下一層信息的概括和總結(jié)，下一層信息則是對上一層結(jié)論的解釋和說明“以上統(tǒng)下”實際上是說的三個方向的事兒：一個是上層對下層的“概括”，即不能僅僅羅列信息，還要對這些信息進(jìn)行總結(jié)并得出結(jié)論；二是下層對上層的“論證”，如果有了一個明確的觀點，還要給出充分的理由和依據(jù)對觀點形成支撐，做出進(jìn)一步的說明；三是“對應(yīng)”，上下層之間要形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?yīng)關(guān)系，而不是各說各話。如下圖所示。1．概括：“以上統(tǒng)下”是高效的體現(xiàn)“概括”是人們常常掛在嘴邊的一個詞。當(dāng)一個人不太理解對方所說的大量信息時，就會提出要求：“你能不能概括一下？”求職者在面試的時候，面試官會問：“你能不能簡單概括一下自己是一個什么樣的人？”明代開國之初，朱元璋親自處理朝政，對公文動輒數(shù)千言上萬言非常反感。洪武二年(1369年），他對翰林侍讀學(xué)士詹同說：“古人為文章……皆明白易知，無深怪險僻之語。至如諸葛孔明《出師表》，亦何嘗雕刻為文？而誠意溢出，至今使人誦之，自然忠義感激。近世文士，不究道德之本，不達(dá)當(dāng)世之務(wù)，立辭雖艱深而意實淺近……何裨實用？自今翰林為文，但取通道理明世務(wù)者，無事浮藻?！蹦敲吹降资裁词恰案爬ā保靠梢詮娜齻€方面來看：從認(rèn)知的角度說，概括就是站在更高的層次上認(rèn)知一類事物的共同本質(zhì)特征及發(fā)展規(guī)律；從思維的角度說，概括就是從個體到普遍，從具體到抽象；從表達(dá)的角度說，概括就是以簡馭繁、化繁為簡的語言運(yùn)用過程。既然我們說的是寫作，那么我們所談的“概括”主要是從表達(dá)的角度而言。對于表達(dá)來說，概括是一種非常重要的能力。它是一種從信息（文字材料）中發(fā)現(xiàn)并提取共同之處，然后把它們歸結(jié)到一起，用簡明扼要的語言表達(dá)出來的能力。學(xué)校的語文課上，老師都會訓(xùn)練我們的概括能力，因為概括有助于我們從整體上把握文章的主旨。也就是說，從信息接收的角度，概括有利于讀者快速有效地獲取信息。既然如此，當(dāng)我們通過寫作進(jìn)行書面表達(dá)時，是不是也應(yīng)該合理地運(yùn)用概括，把繁雜的信息“濃縮”，使文章更簡明扼要，讓對方在很短的時間里就知道我們想要表達(dá)的主要觀點呢？下面我們看一個趣事，體會一下。歐陽修在翰林院時，常常與同院的人出游。一次，見有一匹飛馳的馬踩死了一條狗，歐陽修說：“你們說一下這件事?！币蝗苏f：“有犬臥于通衢，逸馬蹄而殺之?！绷硪蝗苏f：“有馬逸于街衢，臥犬遭之而斃?！睔W陽修笑說：“像你們這樣修史，一萬卷也寫不完。”那二人問：“那你說呢？”歐陽修道：“逸馬殺犬于道?！蹦嵌四樇t地笑了起來。這個故事很形象地告訴我們，語言的目的是傳遞信息，應(yīng)該精練簡要，而不是刻意堆砌文字。2．論證：“以上統(tǒng)下”是強(qiáng)大邏輯思維的體現(xiàn)一個人說話是否有邏輯，很大程度就體現(xiàn)在他對自己觀點的論證過程是否嚴(yán)謹(jǐn)合理。語言表達(dá)的邏輯性也反映了一個人的邏輯思維水平?？上У氖牵行﹪说睦硇运季S、邏輯思維還處于一個很糟糕的狀態(tài)，他們渴望說理卻不會論證，崇尚科學(xué)卻缺少理性。何為“論證”？簡單地說，論證其實就是一個說理的過程。如何說理呢？就是拿出一些理由去支持或反駁某個觀點。那么，進(jìn)行一次完整的論證應(yīng)該具備三個核心要素：論點、論據(jù)、論證方式。從邏輯學(xué)的角度解釋，論點、論據(jù)都是由“概念”組成的“命題”，論證方式則對應(yīng)的是命題之間的“推理”。當(dāng)前，中國社會有些公共言論顯得混亂而充滿戾氣，公共對話有時缺乏理性，從而蛻變?yōu)橄嗷ブ櫫R指責(zé)。“說理”看似容易，但如果讓你在任何情況下都做到自由公平、有理有據(jù)、不羞辱、不欺騙、不歧視、不傷害，你還會覺得容易嗎？《明亮的對話——公共說理十八講》是作者徐賁為幫助廣大讀者學(xué)習(xí)公共說理而寫的啟蒙讀物。美國的學(xué)校從小學(xué)到大學(xué)，有一門延續(xù)10年的必修課——公共說理課。書中提到，《加州公立學(xué)校幼兒園至十二年級閱讀和語言藝術(shù)（教學(xué)）綱要》對七年級學(xué)生的“說理評估能力”有進(jìn)一步要求：“評估作者在支持結(jié)論和立場時所用的論據(jù)是否適當(dāng)、確切及相關(guān)，并注意有偏見和成見的例子?！碑?dāng)然，其中的“偏見”和“成見”已經(jīng)涉及社會公正，而不僅僅是邏輯問題了。說理，是一門學(xué)問。再來做一個對比。我們的高考作文對議論文一等文的評分標(biāo)準(zhǔn)為“深刻”。對“深刻”的解釋是：“思想上的深刻，體現(xiàn)在透過現(xiàn)象深入本質(zhì)；揭示事物的內(nèi)在關(guān)系；觀點具有啟發(fā)作用?！倍绹鳶AT作文試題獲得滿分的評分標(biāo)準(zhǔn)之一則是：“有效而富有洞察力地發(fā)展作者自己的觀點，表現(xiàn)出杰出的批判性思維，清晰地使用恰當(dāng)?shù)氖吕?、推理以及其他證據(jù)證明自己的立場?！眱烧叩牟町惒谎远鳎@也揭示了學(xué)生思維水平差異的來源。而美國大學(xué)委員會于2014年宣布，將在2016年春季改變SAT考試的科目與形式；原有的批判性閱讀將變?yōu)椤盎谧C據(jù)的閱讀”，即選出選項后要在文中找出依據(jù)。這就更強(qiáng)調(diào)了“言之有據(jù)”的重要性。所以，單從教育層面來看，我們的邏輯思維訓(xùn)練是欠缺的。我們再穿越到春秋末期戰(zhàn)國初期，因為那個時候就已經(jīng)有一個人在強(qiáng)調(diào)論證的重要性了，這個人就是墨子。墨子是墨家學(xué)派的創(chuàng)始人，也是戰(zhàn)國時期著名的思想家、教育家、科學(xué)家和軍事家。與先秦其他諸子相比，墨子最為突出的貢獻(xiàn)之一就在于邏輯學(xué)，其他人無法比擬?？梢哉f，墨子是中國古代邏輯思想體系的重要開拓者之一。夫辯者，將以明是非之分，審治亂之紀(jì)，明同異之處，察名實之理，處利害，決嫌疑。焉摹略萬物之然，論求群言之比。以名舉實，以辭抒意，以說出故。以類取，以類予。這段文字出自《墨子·小取》，其中“以名舉實，以辭抒意，以說出故”正是在說論證的事兒。這句話的大意是，用名稱反映事物，用判斷表達(dá)思想，用推論揭示原因。這不正是邏輯學(xué)中的概念、命題和推理嗎？這也是墨子所概括的思維方法。思維的目的是要探求客觀事物之間的必然聯(lián)系，以及探求反映這種必然聯(lián)系的形式，并用“名”（概念）、“辭”（判斷）和“說”（推理）表達(dá)出來?？上У氖牵拥倪@一思想未能得到很好的發(fā)揚(yáng)和延續(xù)，而是消散于歷史的洪流之中，這不得不說是一種遺憾。我們可以從三方面對“論證”進(jìn)行考察和衡量：邏輯、辯證和修辭。邏輯方面：主要看論證是否符合基本的邏輯規(guī)范，是否在邏輯上“有效”；辯證方面：看論證是否“全面”，是否能從不同的角度、立場去思考問題；修辭方面：這時候論證就屬于一種交流的形式，看是否能通過論證說服對方接受自己的觀點。3．對應(yīng)：“以上統(tǒng)下”是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w現(xiàn)在論證過程中，還有一個非常容易被忽視但又頻頻出現(xiàn)問題的點，那就是“上下對應(yīng)”。要做到“上下對應(yīng)”，論點與論據(jù)必須保持統(tǒng)一性，兩者要在同一個范疇內(nèi)。簡單地說，兩者得對得上號，不能論點說的是這回事，論據(jù)說的又是另一回事。關(guān)于這一點，有一位古人為我們做了一個良好的示范。我們來看《孫子兵法·始計篇》中的一段。兵者，國之大事，死生之地，存亡之道，不可不察也。故經(jīng)之以五事，校之以計而索其情：一曰道，二曰天，三曰地，四曰將，五曰法。道者，令民與上同意也，故可以與之死，可以與之生，而不畏危。天者，陰陽、寒暑、時制也。地者，遠(yuǎn)近、險易、廣狹、死生也。將者，智、信、仁、勇、嚴(yán)也。法者，曲制、官道、主用也。凡此五者，將莫不聞，知之者勝，不知者不勝。用金字塔結(jié)構(gòu)圖畫出來就是這樣：作者首先提出明確的觀點：戰(zhàn)爭是國家大事，“不可不察”，而且要從五個方面“察”。然后分別從“道、天、地、將、法”五個方面一一論述。最后，“凡此五者，將莫不聞”，做了一個總結(jié)。大家可以體會一下，哪怕我們不是特別懂古文，但在作者結(jié)構(gòu)清晰的行文布局下，多少也能猜出他大概講的是個什么事。這就是我們前面提過的——形式會影響內(nèi)容。再看一個實際操作中的案例?！げ僮黠L(fēng)險管理的三大工具：·操作風(fēng)險與控制自我評估（RCSA）·關(guān)鍵風(fēng)險指標(biāo)（KRI）·操作風(fēng)險事件及損失數(shù)據(jù)收集（LDC）·三大工具之間的關(guān)系·三大工具的作用按照以上信息的層次關(guān)系，我們用金字塔結(jié)構(gòu)圖來表示：如果前面通過文字講述的形式不容易發(fā)現(xiàn)問題，那么通過這張圖，相信大家很快就能找到問題所在?！坝^點”是“三大工具”，首先這就是一個模糊的“觀點”：三大工具怎么了？讀者看完后一頭霧水。再往下，前面三個信息（RCSA、KRI、LDC）明顯就是在說“哪三大工具”，它們與后面的“關(guān)系”和“作用”顯然不屬于同一層次。我們先對原來的內(nèi)容做一下優(yōu)化，看看正確的打開方式（暫且擱置沒有“結(jié)論”的問題）：我們可以前后做一下對比。之前的內(nèi)容由于概念層次的錯位，沒能準(zhǔn)確地體現(xiàn)出信息之間的關(guān)系，容易使讀者感到困惑，不便于讀者對內(nèi)容的理解和記憶。這是一段相對而言比較簡單的內(nèi)容，我們還能很快發(fā)現(xiàn)問題。如果是非常復(fù)雜的內(nèi)容，而且在文字的表述上又很隱晦，那就更容易誤導(dǎo)讀者的理解，不利于信息的傳達(dá)。我們一直在強(qiáng)調(diào)，寫作能力是思維水平的體現(xiàn)。從上面的案例中可以看出，這位作者對于他想表達(dá)的主題，實際上是缺乏深度思考的，從而表達(dá)出來的內(nèi)容就顯得不嚴(yán)謹(jǐn)。如果行文能做到嚴(yán)格的“上下對應(yīng)”，最終成文必然會體現(xiàn)出信息之間清晰而合理的層次關(guān)系（結(jié)構(gòu)）。\h三、類：歸類分組對具有相似性或相關(guān)聯(lián)的信息要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，歸為同一個邏輯范疇我們時刻都在分類，“類”更是邏輯思想史上一個極其重要的概念。那么，到底何為“分類”？簡單地說，分類就是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)對象屬性、特征的共同點和不同點，將對象劃分為不同的種類?！邦悺笔潜举|(zhì)相同或相似的事物的集合，那么如何“分”呢？這就需要對這些類別進(jìn)行鑒定、描述和命名。如此，才能算是一個完整的分類過程。所以我們可以從兩個方面看待分類：一方面，要把雜亂無序的事物區(qū)分開來；另一方面，還要賦予不同類別以穩(wěn)定的、概念化的名稱。說到命名，不得不提到現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克。德魯克有一個與眾不同的過人之處——能迅速對模棱兩可的事物進(jìn)行命名，明確其概念。比如“管理”（management）一詞，雖然這個詞早就存在，但德魯克是第一個將企業(yè)經(jīng)營系統(tǒng)化定義為“管理”的人。1954年德魯克提出了那個具有劃時代意義的概念——目標(biāo)管理（ManagementByObjectives，MBO）。德魯克“命名”的特點不在于特立獨(dú)行、標(biāo)新立異，而是直達(dá)問題的本質(zhì)。所以一個好的命名，其實是在簡潔有力地表述事物的本質(zhì)。分類的過程，就是探尋事物和問題本質(zhì)的過程。分類需要具備一定的思維能力，同時，分類的練習(xí)也可以達(dá)到訓(xùn)練思維能力的目的。1．分類使思考更清晰為了分類，人們需要深入了解事物的內(nèi)在屬性，根據(jù)需要提取出不同事物的共同點，不斷探尋和發(fā)現(xiàn)事物之間的聯(lián)系。所以，分類也是人們對世間萬物形成認(rèn)知的重要手段。分類的思想自古有之，某種程度上甚至可以認(rèn)為，人類的認(rèn)知就是從學(xué)習(xí)如何識別事物、如何對事物進(jìn)行分類開始的。通過分類，模糊的世界在人類的眼中逐漸變得清晰，即便是神話故事，也建立在分類的基礎(chǔ)之上，比如盤古的傳說。古人眼中，最開始的世界是元?dú)馕捶?、模糊一團(tuán)的“混沌”狀態(tài)。直到沉睡了一萬八千年的盤古突然醒來，用斧頭劈開黑暗，于是天地初開。輕而清的東西，緩緩上升，變成了天；重而濁的東西，慢慢下降，變成了地。看看，在古人的認(rèn)知中，“天”和“地”就是最原始的分類。遠(yuǎn)古時代，人與萬物雜處，那時候還沒有“人類”“獸類”的認(rèn)知。曹植在《遷都賦》中有這么一段：“覽乾元之兆域兮，本人物乎上世。紛混沌而未分，與禽獸乎無別。椽蠡蜊而食蔬，摭皮毛以自蔽?！敝钡饺藗冎饾u意識到自身與動物、植物的區(qū)別，這才有了“人類”。前文中，我們提到墨子的《小取》，其中“以類取，以類予”說的就是分類思維。歷經(jīng)歲月長河，我們當(dāng)前的生活環(huán)境并沒有隨著文明的發(fā)展而變得清晰簡單，反而顯得異常復(fù)雜多變，而“復(fù)雜”的始作俑者恰恰是我們自己。羅伯特·西奧迪尼在他的《影響力》一書中提到，人類身上有一種“固定行為模式”，可以讓我們有效地應(yīng)對當(dāng)前極端復(fù)雜的社會環(huán)境。而這種行為模式就是建立在“分類”的基礎(chǔ)之上，“根據(jù)少數(shù)關(guān)鍵特征，把事情分類”。分類作為一種基本的思維工具，最根本的作用就是將看似雜亂無章的事物分門別類地區(qū)別開來，使原本模糊混亂的狀態(tài)變得清晰，進(jìn)而達(dá)到一種系統(tǒng)化、條理化的狀態(tài)。分類可以讓我們把世界“看得”更清楚。從信息處理的角度看，思考是對我們大腦中的信息進(jìn)行提取和重新組織的過程。分類就好比在我們的大腦中創(chuàng)建出一個個“文件夾”，有了分類，信息和知識就可以按照類別進(jìn)行存儲。而當(dāng)我們思考時，對信息的檢索就變得更容易，從而使思考清晰而順暢。2．分類使記憶更容易前文說過，一次完整的分類包含了劃分類別和為類別命名（形成概念）兩個方面。實質(zhì)上，這也是一個簡化的過程。大量零散的、個別的和雜亂的信息，通過分類被劃分為少量的類別，并通過抽象概括在更高一個層次形成對應(yīng)的類名（概念）。一方面，各個不同的信息之間因為分類而形成彼此之間的關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)出一種規(guī)律性；另一方面，類別名稱（概念）也成為一種記憶零散信息的線索。我們再來記憶這些碎片化的信息，就有了一種系統(tǒng)化、條理化的“路徑”，這樣一來，記憶就變得更加輕松。既然從信息接收者的角度，分類的信息更容易被理解和記憶，那么我們在溝通表達(dá)、傳遞大量信息時，為了便于對方快速理解，就要時刻想著對信息進(jìn)行分類。畢竟，人類的短時記憶能力是有限的，我們需要有效的方法和手段幫助記憶。早在1956年，美國心理學(xué)家喬治·米勒最早對短時記憶能力進(jìn)行了定量研究，為新興的認(rèn)知心理學(xué)提供了理論依據(jù)。米勒當(dāng)年發(fā)表了研究報告《神奇的數(shù)字7±2；我們信息加工能力的局限》，提出人的短時記憶廣度為7±2個信息項。也就是說，人們最多記住的信息項是9個，最少是5個。但是后來有研究者認(rèn)為米勒高估了短時記憶的容量，因為實驗中的被試者能夠利用其他信息源來完成任務(wù)，例如回聲記憶。當(dāng)剝離其他信息源的干擾之后，研究者估計其真實容量只有5±2個。也就是說，人們最容易記住3個項目。相信除了極少數(shù)在記憶力上天賦異稟的人外，大多數(shù)普通人更愿意也更有能力記憶3個信息項。日本廣告策劃界的先驅(qū)八幡紕蘆史在他的《重要的事情說3點》一書中，論述了為什么3個信息項更容易被記住。其中一個觀點是說，“3帶來充足、創(chuàng)造和安定的力量”。有趣的是，精神科醫(yī)生樺澤紫苑在《過目不忘的讀書法》中提到一個與此有關(guān)聯(lián)的觀點，人在興奮的心情下，大腦會分泌出幸福物質(zhì)——多巴胺。多巴胺能讓人產(chǎn)生滿足感、充實感和幸福感，不僅能提高我們對事物的興趣，還能提高和強(qiáng)化我們的記憶效果?？傊?，歸類分組一方面可以讓我們把世界看得更清楚，思考問題更清晰；另一方面，溝通表達(dá)時，可以讓對方更容易理解和記憶。\h四、比：邏輯遞進(jìn)同一邏輯范疇的信息必須按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列“順序”也是一個我們經(jīng)常掛在嘴邊的詞。我們常常能看到這樣的場景，一個人在聽完對方的陳述或看完對方的文章后，會問一句：“你的順序是怎樣的？”之所以這樣問，一種情況是對方已用到某種順序，但他沒看出來；另一種情況當(dāng)然就是對方壓根就沒有順序。順序是一個中性詞，一般會呈現(xiàn)出兩種狀態(tài)：有序和無序?！坝行颉斌w現(xiàn)的是整整齊齊、次序分明、條理清楚。“無序”則是沒有條理、雜亂無章、沒有規(guī)律、缺乏系統(tǒng)性。在我們的生活中，遵循某種順序是為了維持正常的“秩序”。而對于溝通表達(dá)而言，我們保持“有序”則是為了更有條理地表達(dá)自己，同時有助于對方更好地理解我們所表達(dá)的內(nèi)容。其實不僅溝通表達(dá)，在分析和解決問題時，同樣要“有序”。發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、找到原因、制定解決方案與評估效果，正常情況下，都要遵循這樣的基本順序。為什么要做到“有序”？因為遵循一定的順序是人們的一種認(rèn)知“習(xí)慣”。我們從小就生活在各種“順序”中。語文課老師教說明文、記敘文、議論文時，都各自有一套寫作順序。數(shù)學(xué)課，在做計算題時，要遵循運(yùn)算順序：先乘方，后乘除，最后加減；有括號的先進(jìn)行括號內(nèi)的計算；同級運(yùn)算時，按照從左到右的順序。歷史課，則是按照歷史發(fā)展的時間順序，當(dāng)然，還有同一時間不同地點的空間順序。還有化學(xué)課里，我們背過的如下圖所示的元素周期表（原子序數(shù)從小到大的排序）。無論是教育的作用還是生活的經(jīng)歷，都讓我們通過各種各樣的順序形成了對世界的認(rèn)知。而反過來，我們又通過這種認(rèn)知去看待身邊的事物和面對的問題。所以兩個人在溝通時，讓自己的表達(dá)遵循符合人類認(rèn)知的順序，就更容易讓對方準(zhǔn)確理解自己的觀點和思想。為什么人們會認(rèn)可并接受這些“順序”的存在呢？世界處于永恒的動態(tài)變化中，這種變化又是相對穩(wěn)定的。所謂“有序”，本身就是一個相對的概念。德內(nèi)拉·梅多斯的系統(tǒng)思考理論把“系統(tǒng)”分為要素、要素間的關(guān)聯(lián)以及系統(tǒng)表現(xiàn)的功能或目標(biāo)。從系統(tǒng)的視角看，“順序”恰恰反映的是“要素”之間相互聯(lián)系，當(dāng)這種聯(lián)系呈現(xiàn)某種規(guī)律時，系統(tǒng)就是“有序”的。因此，表象是順序，本質(zhì)上則是通過順序反映出事物及事物之間的內(nèi)在聯(lián)系，即規(guī)律。雖然我們通過語言所要表達(dá)的“系統(tǒng)”，是一個內(nèi)部要素之間存在“同時發(fā)生和并存的”“非單向，非線性關(guān)系”的整體，但落到文字上，我們還是必須要以一個字、一個詞和一個句子組成的“線性”方式進(jìn)行論述。它們必須遵循一定的順序，或者說規(guī)則，一個接一個地呈現(xiàn)?？偠灾?，遵循一定的順序來組織你所要表達(dá)的內(nèi)容，更有利于溝通的準(zhǔn)確和順暢。如果你的表達(dá)混亂而無序，只會讓對方認(rèn)為你的思路不清晰，你并沒有把相關(guān)的主題想清楚。四個原則之間的關(guān)系前面我們已經(jīng)提到，結(jié)論先行、以上統(tǒng)下側(cè)重于體現(xiàn)上下層之間的“縱向”關(guān)系；歸類分組、邏輯遞進(jìn)則對同一層級各要素之間的“橫向”關(guān)系提出要求。經(jīng)過對四個核心原則的深入探討，我們可以更進(jìn)一步分析它們之間還存在哪些深層次的聯(lián)系?！敖Y(jié)論先行”中的結(jié)論從何而來？如果采用的是自下而上構(gòu)建文章框架的方式，很顯然，結(jié)論是由各個信息要素經(jīng)過一層一層的抽象概括而成。概括是提取共同屬性的過程，如何找到共同點？那就需要對信息要素進(jìn)行準(zhǔn)確合理的“歸類分組”，形成一個個的信息組。這時，在縱向就有了清晰的層次結(jié)構(gòu)，接下來就要用“以上統(tǒng)下”對上下層級之間的關(guān)系進(jìn)行梳理了，讓整個框架更加嚴(yán)謹(jǐn)和富有邏輯。最后，我們還要用“邏輯遞進(jìn)”對各個信息組內(nèi)部以及信息組之間的順序進(jìn)行梳理，讓它們按照一定的規(guī)律進(jìn)行有序的排列。最終，在四個基本原則的規(guī)范下，我們的表達(dá)內(nèi)容就呈現(xiàn)出觀點明確、結(jié)構(gòu)清晰、層次分明、富有邏輯、井然有序的狀態(tài)，從而使說者清晰高效，聽（看）者清楚明了。因此，四個基本原則之間是相輔相成、辯證統(tǒng)一的關(guān)系。\h方法篇覆蓋四類職場寫作場景的寫作方法寫作是一個很大的話題，哪怕是職場寫作這樣一個已經(jīng)聚焦在一定范圍內(nèi)的寫作。要通過簡短的一門課或薄薄的一本書講得全面而透徹是很難的。所以我們采用“l(fā)essismore”的策略，不求多，但求精；而這個“精”不是簡單地追求量的控制，而是力爭做到以點帶面、觸類旁通。前文也有提到，我們選取了職場四類常見的寫作場景：傳遞信息、總結(jié)工作、說服他人以及匯報方案。針對每個場景的特點都提供了完整的操作框架，系統(tǒng)的方法，以及各種實用的工具。其中的各類工具既可以獨(dú)立使用，又能彼此搭配以應(yīng)對不同的場景需求。雖然設(shè)定的場景沒有那么具體，但當(dāng)你在實際工作中運(yùn)用的時候會發(fā)現(xiàn)，本書提供的方法可以進(jìn)行拆解和自由組合，以滿足各種具體寫作場景下的需求。這便是我們所說的“l(fā)essismore”設(shè)計理念。在課程本身的整體安排上就有這一點的體現(xiàn)，“匯報方案”這個場景的方法實際上是前面三個場景下方法的匯總。通過這樣的設(shè)計，本書提供的方法看似不多，但對于大家的實際應(yīng)用而言，卻是充滿了無限可能。這完全得益于“結(jié)構(gòu)思考力”理論和工具的支撐。從思維的層面談寫作，將使我們的思路更加開闊，將行文之初的重點放在整體框架的構(gòu)建上，更關(guān)注表達(dá)的邏輯性、準(zhǔn)確性，這種方式也更加符合商務(wù)環(huán)境的需求。另外，寫作與思維是密不可分的。相信本書提供的方法，不僅能幫助大家掌握職場寫作的技巧，同時通過大量的實踐和練習(xí)，促進(jìn)大家思維能力的提升和改善，這也許才是對你我而言更加重要的意義。\h一、清晰傳遞信息：短時間內(nèi)快速組織信息并有效傳遞古人在傳遞信息的時候就已經(jīng)開始嘗試一些方法，比如飛鴿傳書、狼煙烽火、快馬傳遞及暗號等。我國也是最早開始有組織傳遞信息的國家之一，在距離現(xiàn)在三千多年的商代，已有信息傳遞的記載。古代沒有現(xiàn)在如此先進(jìn)的通信技術(shù)，傳遞信息的手段原始而低效。現(xiàn)在我們有了先進(jìn)的技術(shù)，是不是溝通交流就高效了呢？工作中，職場人士經(jīng)常需要在短時間內(nèi)快速地厘清思路，組織語言，形成一封郵件或一份報告，以對某件事進(jìn)行說明，或者對某個觀點表達(dá)自己的想法。到這個時候，人們往往會出現(xiàn)兩種尷尬的狀況：大腦突然短路，毫無頭緒，不知從何處下筆；或者文思如泉涌，指點江山激揚(yáng)文字，揮揮灑灑寫了一大篇，結(jié)果被領(lǐng)導(dǎo)無情地打回，或者被客戶告知：“很抱歉，完全看不懂你想說什么！”為了避免陷入這兩種尷尬的境地，需要找到一種方法，來幫助我們快速搭建寫作框架，組織素材，最終能清晰地向領(lǐng)導(dǎo)、同事或客戶傳遞信息，準(zhǔn)確表達(dá)自己的觀點或想法。其實，有一種場景向我們展示了這樣一種方法，而且非常有效，那就是“讀書”。大家都知道，書是作者與讀者之間“神交”的橋梁，作者通過寫一本書，向讀者傳遞自己想要傳遞的信息，表達(dá)自己的觀點和思想。那么作者向讀者“傳遞信息”經(jīng)歷了怎樣的過程呢？首先是書的封面有一個大而醒目的書名，如果把整本書看作一篇文章，那這個書名就是文章的標(biāo)題了。然后是“序”，有自序和他序之分，自序一般就是告訴讀者，作者為什么寫這本書，前因后果是什么；他序多講述讀者如何優(yōu)秀，這本書如何好。緊接著就是“目錄”，即整本書的骨架。最后才到真正的核心內(nèi)容。參照“書”傳遞信息的方式，我們總結(jié)出通過寫作傳遞信息的方法，如下圖所示。首先設(shè)計一個準(zhǔn)確的標(biāo)題，然后寫一段序言介紹背景信息，最后搭建表達(dá)的框架。通過這三個步驟快速厘清思路，組織語言，在短時間內(nèi)完成一次高質(zhì)量的書面表達(dá)。\hSTEP-1設(shè)計標(biāo)題：設(shè)計一個吸引讀者眼球的標(biāo)題\hWHY：這是一個搶奪注意力的時代著名的諾貝爾獎獲得者赫伯特·西蒙在對當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢進(jìn)行預(yù)測時也指出，“隨著信息的發(fā)展，有價值的不是信息，而是注意力?！边@種觀點被IT界和管理界形象地描述為“注意力經(jīng)濟(jì)”。沒錯，在這個內(nèi)容泛濫的時代，要搶奪的是“注意力”資源。因為人的注意力是有限的，注意力的背后是人們的時間和精力，而一個人每天的時間和精力都是極其有限的，尤其是被繁忙的工作和沉重的生活填滿之后。為什么要搶奪注意力呢？“注意力”是人的心理活動指向和集中于某種事物的能力。俄羅斯教育家烏申斯基曾精辟地指出：“‘注意’是我們心靈的唯一門戶，意識中的一切，必然都要經(jīng)過它才能進(jìn)來?！彼?，從這個角度說，搶奪注意力是為了占領(lǐng)人們的認(rèn)知高地，讓自己的觀點、思想在對方的大腦中占有一席之地。不要認(rèn)為搶奪注意力只是互聯(lián)網(wǎng)從業(yè)者的事，身在職場的你同樣需要為此付出努力。作為下屬，需要爭奪老板（領(lǐng)導(dǎo)）的注意力，才有機(jī)會升職加薪；作為銷售人員，需要爭奪客戶的注意力，因為“這塊肥肉”旁邊圍著不止你“一頭狼”；更別提營銷策劃人員了，他們的本職工作就是設(shè)計各種活動，搶奪消費(fèi)者的注意力。落到文字上，對于職場寫作而言，一封郵件、一個PPT、一份報告、一個方案，就是搶奪注意力的有效途徑；而不管內(nèi)容包含多少言語，最初步入讀者眼簾的還是那一句小小的標(biāo)題。搶奪注意力，從標(biāo)題開始。請你聯(lián)想一下，平日里對公眾號文章的閱讀方式，要不要點擊進(jìn)入文章瀏覽內(nèi)容，是不是完全取決于“標(biāo)題”與你的需求或興趣的匹配度？所以對公眾號文章而言，標(biāo)題太重要了。相信大家也聽過許多公眾號為了取一個好標(biāo)題而煞費(fèi)苦心的故事。雖然，在職場流轉(zhuǎn)的那些文件報告，不管標(biāo)題是否吸引人，我們都得打開看。但一個好的標(biāo)題，絕對是快速抓住對方眼球的有效手段，也會讓對方將你的內(nèi)容在他的“待閱清單”中安排在一個靠前的位置。職場效率為先，尤其在規(guī)模大的公司，一切都要走流程。大家都希望自己傳遞出去的信息能被盡快處理，然后好走下一個流程。以電子郵件為例，一封郵件的標(biāo)題既是關(guān)鍵所在，也是最難寫的部分。郵件文化比較重的公司，一名員工一天要處理至少100封郵件，而近三分之一的郵件根本不會被打開。這種情況下，如果你的標(biāo)題還很糟糕，那你憑什么奢求對方會點開你的郵件呢？從這個角度看，職場寫作的標(biāo)題設(shè)計又何嘗不重要？\hWHAT：給你的標(biāo)題做個“SPA”大家先來看一組標(biāo)題：·積分貸產(chǎn)品介紹·春節(jié)內(nèi)部推薦政策·4G終端產(chǎn)品營銷方案·××公司戰(zhàn)略規(guī)劃報告這樣的標(biāo)題形式相信大家在職場中經(jīng)常見到，看完之后最大的感覺就是“睡意濃”。比如其中的產(chǎn)品介紹和內(nèi)部政策，很可能是一次現(xiàn)場說明。很多職場人士都要經(jīng)常參加這樣的說明會，或者是產(chǎn)品部講