步驟圖及步驟圖繪制相關(guān)知識(shí)一、什么是步驟圖那什么是步驟圖呢？說(shuō)文解字是一個(gè)了解定義好方法。步驟圖=步驟+圖，以下圖：圖1：步驟圖定義步驟：是指特定主體為了滿足特定需求而進(jìn)行有特定邏輯關(guān)系一系列操作過(guò)程，步驟是自然而然就存在。不過(guò)它能夠不規(guī)范，能夠不固定，能夠充滿問(wèn)題。所以就會(huì)造成看似沒(méi)有步驟。我們有些人常常說(shuō)什么業(yè)務(wù)沒(méi)有步驟，其實(shí)嚴(yán)格意義上講，假如業(yè)務(wù)已經(jīng)開展，不可能沒(méi)有步驟，只是說(shuō)沒(méi)有固定步驟或你講不清楚而已。圖：是將基礎(chǔ)固化有一定規(guī)律步驟進(jìn)行顯性化和書面化，從而有利于傳輸和沉淀、步驟重組參考。從定義能夠看出，只要有事情和任務(wù)，步驟就會(huì)有，不過(guò)并不是全部步驟全部適適用步驟圖方法去表現(xiàn)，適適用步驟圖去表現(xiàn)步驟是一定程度固定有規(guī)律可循，步驟中關(guān)鍵步驟不會(huì)朝令夕改。二、為何需要步驟圖（一）步驟優(yōu)化和重組業(yè)務(wù)步驟重組存在能夠明確反駁：存在即合理。實(shí)際上，存在業(yè)務(wù)步驟并未是合理，有可能是參與多個(gè)角色習(xí)慣了某種做法，有可能是變革還未影響到末端操作，也有可能缺乏對(duì)于運(yùn)行中業(yè)務(wù)步驟問(wèn)題洞察和強(qiáng)有力變革推進(jìn)。經(jīng)過(guò)步驟圖，我們能夠分析出現(xiàn)在業(yè)務(wù)步驟問(wèn)題：缺失，反復(fù)，風(fēng)險(xiǎn)，效率等等。從而制訂對(duì)應(yīng)優(yōu)化方案。（二）信息化基礎(chǔ)信息系統(tǒng)一項(xiàng)任務(wù)就是解放職員手腳，替換部分反復(fù)人力勞動(dòng)工作。系統(tǒng)上了以后，不是說(shuō)業(yè)務(wù)步驟不需要而是經(jīng)過(guò)了部分調(diào)整，其中某個(gè)參與者變成了系統(tǒng)，或手持設(shè)備，或打印機(jī)而已。那么在做系統(tǒng)功效設(shè)計(jì)和系統(tǒng)步驟設(shè)計(jì)時(shí)，是不是必需先要了解現(xiàn)在業(yè)務(wù)是怎樣運(yùn)作呢？從而愈加好分析分析，愈加好說(shuō)明系統(tǒng)在什么步驟替換了什么類型人肉工作？所以我們往往也會(huì)先以業(yè)務(wù)步驟圖開始說(shuō)明，而敘述一個(gè)系統(tǒng)建設(shè)好處時(shí)，也能夠用以前業(yè)務(wù)步驟和系統(tǒng)上了以后業(yè)務(wù)步驟進(jìn)行對(duì)比。三、步驟圖要素步驟圖有六個(gè)要素：參與者：誰(shuí)在這個(gè)步驟中？能夠是系統(tǒng)，能夠是個(gè)打印機(jī)，更多指什么角色——通常是有某種工種人。比如客服同時(shí)有小A和小B兩人，不過(guò)若她們工作性質(zhì)完全一樣，那么在步驟圖里只需要寫一個(gè)客服角色就能夠了?；顒?dòng)：做了什么事，比如點(diǎn)餐，結(jié)帳等活動(dòng)。次序：這些事情發(fā)生前后次序怎樣，哪個(gè)任務(wù)是其它任務(wù)前置條件？比如客人不結(jié)帳，就不會(huì)產(chǎn)生送她優(yōu)惠卡活動(dòng)。輸入：每項(xiàng)活動(dòng)開始取決于什么樣輸入物或數(shù)據(jù)，比如做飯師傅開始做菜時(shí)，需要拿到具體點(diǎn)菜單。輸出：每項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，會(huì)輸入什么樣文檔或數(shù)據(jù)傳輸給下一方，比如師傅做好菜后，怎樣讓負(fù)責(zé)傳菜人知道菜已經(jīng)做好？標(biāo)準(zhǔn)化：采取一套標(biāo)準(zhǔn)化符號(hào)用以傳輸你步驟圖，從而使受眾愈加快明白。四、步驟圖類別圖3：步驟圖分類本文著重于上述步驟中“業(yè)務(wù)步驟圖”——并會(huì)分享怎樣繪制泳道圖。在工作中，我們常常能夠看到兩種業(yè)務(wù)步驟圖，從表現(xiàn)形式來(lái)看，一個(gè)很好區(qū)分，俗稱為“泳道圖”它，在樣子上也確實(shí)像個(gè)泳道，能夠有橫向泳道，也會(huì)有縱向泳道。泳道圖在一些文檔里會(huì)被稱為“以活動(dòng)為單位步驟圖”，浮在泳道中全部是一個(gè)個(gè)活動(dòng)。另外一個(gè)類型是以部門和崗位為單位步驟圖，下圖中圓形就代表一個(gè)個(gè)部門或崗位。矩形代表活動(dòng)。這種步驟圖關(guān)注事情怎樣完成邏輯，不過(guò)在表現(xiàn)各個(gè)部門責(zé)任上比較弱。假如是某個(gè)崗位人來(lái)看，極難像泳道圖那樣一眼就能看到自己部門職責(zé)和任務(wù)。所以現(xiàn)在用得比較少。五、怎樣繪制步驟圖在繪制業(yè)務(wù)步驟圖前，思索怎樣精美，怎樣交互，使用什么工具，全部不應(yīng)該是關(guān)鍵。真正關(guān)鍵是將業(yè)務(wù)步驟圖關(guān)鍵要素給搜集一番。請(qǐng)?jiān)噲D回復(fù)清楚以下多個(gè)問(wèn)題，不然不要開始繪制步驟圖：整個(gè)步驟起始點(diǎn)是什么？整個(gè)步驟終止點(diǎn)是什么？在整個(gè)步驟中，包含到角色全部是誰(shuí)？在整個(gè)步驟中，全部需要做什么事情？（能夠是一個(gè)會(huì)議，能夠是一個(gè)任務(wù)）這些會(huì)議和任務(wù)是可選還是必選？分別產(chǎn)出什么文檔？這有點(diǎn)像一個(gè)頭腦風(fēng)暴，能夠幫助你將所需用到原材料獲取到，有了這些“米”和“水”，那就不愁去怎樣烹飪了。步驟圖常見圖示我們常見就是前兩行“活動(dòng)”，“判定”，“邏輯關(guān)系線”，“起始和終止”，和第二行“子步驟”，和“文件/表單”。假如你不是符號(hào)控，我提議這多個(gè)就足夠了。其中，“子步驟”此圖示就是能夠幫助你將步驟分解得到子步驟能夠串聯(lián)起來(lái)，比如，當(dāng)在”A步驟”中包含到深入需要分解”A1.1步驟”時(shí)，就能夠在”A步驟”中用子步驟符號(hào)代表“A1.1”。然后你讀者就會(huì)明白要想深入了解”A1.1″應(yīng)該參考另外一個(gè)步驟圖。步驟圖常見結(jié)構(gòu)：給大家看部分案例：基礎(chǔ)上包含大多數(shù)圖示步驟圖：以上兩個(gè)步驟圖案例，從符號(hào)復(fù)雜程度上來(lái)講，一個(gè)是完整步驟圖，一個(gè)