物業(yè)項目部會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了規(guī)范物業(yè)項目部的會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性、合理性和及時性，制定本制度。會議應遵循高效、務實、民主、集中的原則。

二、適用范圍

本制度適用于物業(yè)項目部組織的各類會議，包括但不限于項目啟動會、進度匯報會、問題協(xié)調會、總結評估會等。

三、會議類別

1.定期會議：按照項目部工作計劃定期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時組織召開的會議。

3.專項會議：針對特定主題或項目召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理工作由項目部負責人或指定專人負責。

2.會議通知應明確會議主題、時間、地點、參會人員及議程等內容。

3.參會人員應按時參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

五、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音，如有緊急事項需離開會場，應向會議主持人請假。

2.會議內容涉及保密事項，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定。

3.會議期間，參會人員應積極參與討論，尊重他人意見，不發(fā)表與會議主題無關的言論。

六、會議決策

1.會議決策應充分發(fā)揚民主，集中各方面意見，確保決策的科學性、合理性。

2.會議決策事項應形成書面記錄，并由參會人員簽字確認。

3.會議決策的執(zhí)行情況應定期進行跟蹤、檢查和評估。

七、本制度的解釋權歸物業(yè)項目部所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)項目部工作計劃或實際工作需要，明確會議主題，確保會議的針對性和實效性。

2.制定會議議程：會議議程應包括會議主題、討論議題、預計時長等內容，并提前發(fā)送給參會人員，以便做好會前準備。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題及議程，明確參會人員范圍，確保涉及的相關部門和人員參會。

4.通知參會人員：通過電話、郵件或即時通訊工具等方式，將會議時間、地點、議程等信息通知到參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負責參會人員的簽到工作，確保參會人員按時到場。

2.會議主持人：會議主持人負責組織會議，引導討論，確保會議按照議程進行。

3.會議發(fā)言：參會人員圍繞會議主題和議程進行發(fā)言，提出意見、建議和解決方案。

4.會議決策：充分討論后，針對議題進行表決或決策，形成會議紀要。

三、會議記錄

1.會議記錄應由專人負責，確保記錄的準確性和完整性。

2.會議記錄應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等內容。

3.會議結束后，將會議記錄整理成會議紀要，發(fā)送給參會人員確認。

四、會議總結

1.會議主持人或指定專人針對會議決策和執(zhí)行情況進行總結，明確責任人和完成時限。

2.會議總結應包括會議成果、待解決的問題、下一步工作計劃等內容，并以書面形式發(fā)送給相關部門和人員。

五、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀要、簽到表、會議議程等相關資料應整理歸檔，便于日后查詢。

2.涉及保密事項的會議資料，應按照公司保密規(guī)定進行保管。

六、會議反饋

1.參會人員對會議組織、會議效果等方面提出意見和建議，以提高會議管理水平。

2.會議組織者根據(jù)反饋意見，及時調整會議流程和議程，確保會議質量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要應由會議主持人或指定專人負責整理，確保內容準確、完整。

2.會議紀要整理完畢后，應提交給項目部負責人審批。

3.審批通過后，會議紀要應以書面形式發(fā)布，發(fā)送給所有參會人員及相關責任人。

二、會議決策任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的決策事項，應明確責任人和完成時限。

2.責任人根據(jù)會議紀要的要求，制定具體執(zhí)行計劃，并按計劃推進實施。

3.項目部負責人應對決策任務的執(zhí)行情況進行定期檢查和指導。

三、會議紀要執(zhí)行情況的跟蹤

1.設立專門的跟蹤機制，對會議紀要中的決策事項進行持續(xù)跟蹤。

2.跟蹤內容包括但不限于任務完成情況、遇到的問題及解決措施、進度滯后原因等。

3.跟蹤結果應以書面形式定期報告給項目部負責人及參會人員。

四、會議紀要執(zhí)行問題的協(xié)調與解決

1.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責任人應主動向上級匯報，尋求支持和協(xié)助。

2.項目部應組織相關部門和人員，對會議紀要執(zhí)行中的問題進行協(xié)調，確保問題得到及時解決。

3.對于重大問題，可組織臨時會議進行討論，必要時調整決策方案。

五、會議紀要執(zhí)行結果的評估與反饋

1.對會議紀要執(zhí)行情況進行定期評估，評估內容包括任務完成質量、進度是否符合預期等。

2.評估結果作為項目部工作總結和績效考核的依據(jù)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的個人或團隊給予表彰和獎勵。

3.根據(jù)評估結果，及時調整工作計劃和策略，持續(xù)優(yōu)化會議管理流程。

六、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要執(zhí)行完畢后，應按照規(guī)定進行歸檔，便于日后查閱。

2.建立會議紀要查閱制度，確保相關人員能夠方便、快捷地查閱到所需信息。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政或后勤部門提交會議室申請。

2.申請內容包括會議時間、預計參會人數(shù)、所需設備等，以確保會議室安排合理、設施齊全。

3.預訂成功后，會議組織者應遵守預訂時間，如有變動，需提前通知行政或后勤部門。

二、會議室布置與設備管理

1.行政或后勤部門負責會議室的布置工作，根據(jù)會議需求擺放桌椅、調試設備等。

2.會議室設備應定期檢查、維護，確保設備正常運行。

3.會議期間，參會人員應愛護會議室設備，如有損壞，需及時報告并承擔相應責任。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內禁止吸煙、進食，保持室內整潔。

2.會議期間，請勿大聲喧嘩，尊重他人發(fā)言。

3.會議結束后，會議組織者應負責督促參會人員帶走個人物品，關閉門窗、電源等，確保會議室整潔、安全。

四、會議室清潔與維護

1.行政或后勤部門應定期對會議室進行清潔、消毒，保持室內環(huán)境整潔。

2.會議室內的設備、設施損壞或故障，應及時報修，確保會議室的正常使用。

3.會議組織者在使用會議室時，如發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生、設施等方面的問題，應及時向行政或后勤部門反映。

五、會議室安全管理

1.會議室應安裝消防設施，確保消防安全。

2.會議期間，參會人員應遵守消防安全規(guī)定，不得私拉亂接電源線。

3.行政或后勤部門應定期進行會議室安全檢查，消除安全隱患。

六、會議室資源優(yōu)化配置

1.行政或后勤部門可根據(jù)項目部實際需求，合理調整會議室使用安排，提高會議室使用效率。

2.鼓勵采用視頻會議、電話會議等遠程會議形式，節(jié)省會議室資源。

3.定期收集會議室使用反饋意見，不斷優(yōu)化會議室配置和管理制度。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸物業(yè)項目