煤礦會議室管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保煤礦會議室使用高效、有序，提高會議質(zhì)量，規(guī)范會議管理，根據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》等法律法規(guī)，結(jié)合煤礦實際情況，特制定本管理制度。

二、適用范圍

本管理制度適用于煤礦內(nèi)部各類會議的組織、召開、管理及會議室的使用、維護等工作。

三、基本原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則，嚴格控制會議規(guī)模、時間和費用。

2.會議應(yīng)注重實際效果，提倡簡潔明快的會議風(fēng)格，禁止召開無實質(zhì)內(nèi)容的會議。

3.會議組織者應(yīng)認真履行職責(zé)，確保會議質(zhì)量，提高決策效率。

4.與會人員應(yīng)積極參與討論，嚴格遵守會議紀律，保守會議秘密。

四、責(zé)任分工

1.礦長負責(zé)審批煤礦內(nèi)部各類會議，并對會議的召開及執(zhí)行情況進行監(jiān)督。

2.辦公室負責(zé)會議室的日常管理和維護，保障會議室設(shè)施設(shè)備完好，為會議提供良好環(huán)境。

3.各部門負責(zé)人負責(zé)組織、召開本部門相關(guān)會議，并對會議紀要的跟蹤落實負責(zé)。

4.與會人員應(yīng)按時參加各類會議，積極參與討論，并嚴格遵守會議紀律。

五、管理制度

1.本管理制度為煤礦會議室管理的綱領(lǐng)性文件，所有涉及會議室使用、管理的相關(guān)規(guī)定均應(yīng)遵循本制度。

2.辦公室可根據(jù)實際情況，制定會議室使用、管理等具體實施細則，報礦長審批后實施。

3.各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行本管理制度，如有違反，將按照煤礦相關(guān)規(guī)定予以處理。

六、解釋與修訂

1.本管理制度的解釋權(quán)歸煤礦辦公室所有。

2.辦公室可根據(jù)煤礦發(fā)展需要和實際情況，對本管理制度進行修訂，報礦長審批后實施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.擬定會議方案：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，制定會議方案，包括會議時間、地點、議程、參會人員、資料準備等。

3.報批程序：會議方案經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報礦長審批。

4.會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前，將會議時間、地點、議程等信息通知與會人員，并要求與會人員做好相關(guān)準備工作。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前簽到，會議組織者應(yīng)做好簽到記錄。

2.會議主持人：會議主持人應(yīng)按照會議議程，組織會議討論，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：與會人員應(yīng)圍繞會議主題，積極發(fā)言，提出建設(shè)性意見和建議。

4.會議記錄：會議組織者應(yīng)指定專人負責(zé)會議記錄，記錄會議討論的主要內(nèi)容、結(jié)論和決定事項。

三、會議決策

1.決策程序：會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取與會人員的意見和建議，形成會議決定。

2.決策公示：會議決策結(jié)果應(yīng)在會議結(jié)束后，及時公示，以便與會人員了解和執(zhí)行。

3.決策執(zhí)行：各部門應(yīng)按照會議決策，認真組織落實，確保決策事項得到有效執(zhí)行。

四、會議總結(jié)

1.會議紀要：會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，整理會議紀要，包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.紀要審批：會議紀要經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報礦長審批。

3.紀要發(fā)放：審批通過的會議紀要應(yīng)發(fā)放給與會人員，以便各部門了解會議內(nèi)容，落實會議決策。

五、會議反饋

1.會議組織者應(yīng)定期收集與會人員對會議效果的反饋意見，以便改進會議組織工作。

2.與會人員可就會議組織、會議內(nèi)容、會議決策等方面提出意見和建議，促進會議質(zhì)量的提升。

六、會議資料歸檔

會議組織者應(yīng)將會議方案、會議紀要、簽到記錄等相關(guān)資料整理歸檔，以便查閱和追溯。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議紀要應(yīng)準確反映會議內(nèi)容、討論重點和決策結(jié)果，文字表述清晰、簡練。

2.會議紀要編制完成后，應(yīng)由會議組織者進行初步審核，確保紀要內(nèi)容的準確性。

3.經(jīng)初步審核的會議紀要，提交給部門負責(zé)人進行二審，確保紀要內(nèi)容的完整性和可行性。

4.最終審批：二審?fù)ㄟ^的會議紀要，報礦長進行最終審批。

二、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.審批通過的會議紀要應(yīng)以書面形式發(fā)布，通過內(nèi)部郵件、公告等方式傳達給與會人員及相關(guān)部門。

2.會議組織者應(yīng)確保會議紀要傳達的及時性，避免影響會議決策的執(zhí)行。

三、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門應(yīng)根據(jù)會議紀要中的決策事項，制定具體的執(zhí)行計劃，明確責(zé)任人、完成時限等。

2.會議組織者應(yīng)定期跟蹤會議紀要的執(zhí)行情況，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。

3.對于涉及多個部門的決策事項，會議組織者應(yīng)加強部門間的溝通與協(xié)作，確保決策得到有效落實。

四、會議紀要執(zhí)行情況的反饋與評估

1.各部門在執(zhí)行會議紀要過程中，應(yīng)定期向上級匯報執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、存在的問題及改進措施等。

2.會議組織者應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后會議的組織和管理提供借鑒。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，進行分類、整理、歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會議紀要的歸檔應(yīng)遵循保密原則，嚴格控制資料的使用和傳播范圍。

3.辦公室負責(zé)會議紀要的日常管理和維護，確保紀要資料的完整性和安全性。

六、會議紀要的持續(xù)改進

1.會議組織者應(yīng)不斷總結(jié)會議紀要的編制、傳達、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)，持續(xù)優(yōu)化會議紀要管理流程。

2.積極采納與會人員對會議紀要管理的意見和建議，提高會議紀要的實用性和有效性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向辦公室提交會議室申請，包括會議時間、參會人數(shù)、會議類型等。

2.辦公室負責(zé)對會議室預(yù)訂進行統(tǒng)籌安排，確保會議室使用合理、高效。

3.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循優(yōu)先保障重要會議、緊急會議的原則。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理調(diào)整，確保會議環(huán)境舒適、實用。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運行。

3.會議桌椅擺放整齊，保持室內(nèi)通風(fēng)、光線充足，營造良好的會議氛圍。

三、會議室使用

1.會議室內(nèi)嚴禁吸煙、進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.與會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，不得隨意損壞，如有損壞，應(yīng)照價賠償。

3.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)施處于關(guān)閉狀態(tài)。

四、會議室維護與保養(yǎng)

1.辦公室負責(zé)定期對會議室設(shè)施進行檢查、維護，確保設(shè)施設(shè)備完好。

2.發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施損壞或故障，應(yīng)及時報修，避免影響會議的正常進行。

3.定期對會議室進行清潔、保養(yǎng)，保持會議室環(huán)境整潔、美觀。

五、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)嚴格遵守煤礦安全規(guī)定，確保消防設(shè)施齊全、有效。

2.會議室內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品，確保安全通道暢通。

3.辦公室應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，消除安全隱患。

六、會議室保密工作

1.會議室內(nèi)涉及企業(yè)秘密、商業(yè)秘密的資料，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

2.與會人員應(yīng)遵守保密紀律，不得泄露會議內(nèi)容。

3.辦公室應(yīng)加強對會議室的監(jiān)控和巡查，確保會議保密工作落到實處。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)