機關共用會議室管理制度第一章總則

為保證機關共用會議室的高效管理與使用，提高會議效率，確保會議的嚴肅性和規(guī)范性，特制定本管理制度。

一、會議室使用原則

1.公共優(yōu)先原則：會議室使用應遵循公共性、緊急性原則，優(yōu)先保證機關重要會議、集體活動及突發(fā)事件應急處理的需要。

2.預約使用原則：會議室使用需提前預約，并按照預約時間、場次使用，不得隨意占用或更改。

3.節(jié)約原則：會議組織者應合理安排會議時間，減少無效、重復開會，提高會議效率，降低會議成本。

二、會議室管理范圍

本管理制度適用于機關內部所有共用會議室，包括但不限于大會議室、小會議室、接待室等。

三、會議室管理責任

1.機關辦公室負責會議室的日常管理和維護工作，確保會議室設施設備完好、環(huán)境整潔。

2.會議組織者負責會議的籌備、召開及會議紀要的整理，并對會議的順利進行負責。

3.所有參會人員應遵守會議室管理規(guī)定，共同維護會議室的秩序和環(huán)境。

四、會議室管理內容

1.會議流程管理：明確會議的預約、召開、簽到、表決、總結等環(huán)節(jié)，確保會議有序進行。

2.會議紀要管理：規(guī)范會議紀要的記錄、整理、分發(fā)、歸檔等工作，確保會議決策的落實。

3.會議室設施設備管理：定期檢查、維護會議室設施設備，確保其正常運行。

4.會議室環(huán)境衛(wèi)生管理：保持會議室整潔、衛(wèi)生，提供良好的會議環(huán)境。

五、違規(guī)處理

對違反本管理制度的行為，將視情節(jié)輕重，給予通報批評、取消會議室使用權等處理，并納入個人年度考核。

本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由機關辦公室負責解釋。全體機關工作人員應嚴格遵守，共同維護會議室的正常秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程，特制定以下規(guī)定：

一、會議預約

1.會議組織者應根據會議性質、參會人數(shù)、時間等因素，提前向機關辦公室提出會議室預約申請。

2.預約申請應包括會議主題、日期、時間、會場布置要求等詳細信息，并明確會議優(yōu)先級。

3.機關辦公室收到預約申請后，應及時審核并反饋預約結果。

二、會議通知

1.會議組織者應在會議召開前，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點等。

2.會議通知應包括會議議程、參會人員名單、會議準備工作等。

3.會議組織者應確保會議通知的及時性和準確性。

三、會議簽到

1.會議開始前，會議組織者應安排專人負責參會人員的簽到工作。

2.簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、簽到時間等信息。

3.會議組織者應關注參會人員簽到情況，對未簽到人員及時了解原因。

四、會議議程

1.會議組織者應按照預定議程主持會議，確保會議內容充實、有序。

2.會議議程應包括議題討論、決策表決、工作部署等環(huán)節(jié)。

3.會議組織者應合理安排議題討論時間，鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見。

五、會議決策

1.會議決策應遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見，確保決策的科學性、合理性。

2.會議表決時，應明確表決事項、表決方式和表決結果。

3.會議決策結果應記錄在會議紀要中，由會議組織者負責落實。

六、會議總結

1.會議結束時，會議組織者應對會議進行簡要總結，概括會議成果，明確下一步工作要求。

2.會議總結應包括會議決策的貫徹落實、工作任務的分解與部署等內容。

七、會議資料的收集與歸檔

1.會議組織者應收集會議相關資料，包括會議紀要、參會人員發(fā)言稿、表決結果等。

2.會議資料應按照規(guī)定進行歸檔，以備日后查詢。

八、會議反饋

1.會議組織者應在會議結束后，向機關辦公室反饋會議情況，包括會議效果、存在的問題等。

2.機關辦公室應根據會議反饋，及時調整會議室管理措施，提高會議服務質量。

本章節(jié)所述會議流程規(guī)定，適用于機關內部所有共用會議室，全體機關工作人員應嚴格遵守，共同維護會議的嚴肅性和規(guī)范性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的貫徹落實，強化會議紀要的跟蹤管理，提高機關工作效率，特制定以下規(guī)定：

一、會議紀要的記錄與整理

1.會議組織者應指定專人負責會議紀要的記錄工作，確保記錄的準確性和完整性。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等內容。

3.會議紀要應在會議結束后及時整理，由會議組織者審核無誤后，提交給相關領導和參會人員。

二、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要需經會議組織者審批，并報請主管領導簽字同意后，方可發(fā)布。

2.會議紀要的發(fā)布應采用適當?shù)姆绞剑_保參會人員和相關人員及時了解會議決策內容。

3.會議紀要發(fā)布后，如有修改或補充，應重新審批、發(fā)布。

三、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.會議組織者應明確會議紀要中決策事項的執(zhí)行責任人、完成時限和驗收標準。

2.執(zhí)行責任人應按照會議紀要要求，制定具體實施方案，并按時推進工作。

3.會議組織者應定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤，了解工作進度，協(xié)調解決問題。

四、會議紀要的反饋與評估

1.會議組織者應定期收集會議紀要執(zhí)行情況的反饋，對已完成的事項進行評估。

2.評估內容包括：決策事項完成情況、工作質量、存在的問題及改進措施等。

3.會議組織者應將評估結果報告給主管領導，并根據評估結果調整工作計劃。

五、會議紀要的歸檔與保管

1.會議紀要應按照規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀要的保管應由專人負責，確保資料的安全和保密。

3.會議紀要的查閱應遵循相關規(guī)定，嚴格審批程序，防止信息泄露。

六、會議紀要的監(jiān)督與問責

1.機關辦公室應對會議紀要的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，對未按期完成或落實不力的責任人進行問責。

2.會議紀要的執(zhí)行情況納入個人和部門年度考核，作為評價工作績效的重要依據。

本章節(jié)所述會議紀要的跟蹤落實規(guī)定，旨在強化會議決策的執(zhí)行力，提高機關工作效能，全體機關工作人員應認真執(zhí)行，共同推動機關工作的持續(xù)改進。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效利用，維護會議室設施設備，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應遵循提前預約原則，未經預約，不得擅自使用會議室。

2.會議組織者應按照預定時間和場次使用會議室，不得隨意更改或占用。

3.會議室使用期間，參會人員應保持秩序，遵守會議紀律，禁止大聲喧嘩、吸煙等不文明行為。

二、會議室設施設備管理

1.會議組織者應提前檢查會議室設施設備，確保投影儀、音響、話筒等設備正常運行。

2.使用會議室過程中，如遇設施設備故障，應及時報告機關辦公室，以便及時維修或更換。

3.參會人員應愛護會議室設施設備，嚴禁擅自拆卸、損壞或攜帶出會議室。

三、會議室環(huán)境衛(wèi)生管理

1.會議室使用前后，會議組織者應安排專人負責清潔衛(wèi)生，確保會議室整潔、舒適。

2.嚴禁在會議室亂丟垃圾、亂涂亂畫，參會人員應保持會議室衛(wèi)生。

3.機關辦公室應定期對會議室進行消毒、通風，確保會議室空氣質量。

四、會議室安全保障

1.會議室應定期進行安全檢查，包括消防設施、電氣設備等，確保安全無隱患。

2.會議組織者應了解會議室安全疏散路線，遇緊急情況時，確保參會人員迅速、有序撤離。

3.嚴禁在會議室存放易燃、易爆等危險物品。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由機關辦公室統(tǒng)一管理，借用鑰匙需履行相關手續(xù)，并在使用完畢后及時歸還。

2.嚴禁私自復制、轉借會議室鑰匙，違反規(guī)定者將追究相應責任。

六、會議室臨時使用規(guī)定

1.如遇特殊情況，需臨時使用會議室，應向機關辦公室提出申請，經批準后方可使用。

2.臨時使用會議室時，應遵守本管理制度的相關規(guī)定，確保會議室的正常秩序。

本章節(jié)所述會議室管理規(guī)定，適用于機關內部所有共用會議室。全體機關工作人員應嚴格遵守，共同維護會議室的正常運行和良好環(huán)境。機關辦公室負責監(jiān)督執(zhí)行，并對違規(guī)行為予以處理。

第五章附則

為確保本管理制度的實施效果，明確相關事項，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由機關辦公室負責解釋。

二、本管理制度適用于機關內部所有共用會議室，機關各部門應嚴格遵守，共同維護會議秩序。

三、本管理制度的修改和廢止，由機關