第1頁共1頁2024年學院行政秘書職責1.內部關系協(xié)調*協(xié)助上級領導與企業(yè)內部各部門進行高效的聯(lián)絡、溝通與協(xié)調工作，確保信息的上傳下達暢通無阻。*根據(jù)上級領導的指示，積極參與并協(xié)助其他部門共同組織企業(yè)重大活動，確?；顒禹樌M行。2.外部關系協(xié)調*緊密配合企業(yè)相關部門，協(xié)調企業(yè)與政府有關主管部門（如地方政府、工商局等）的關系，維護企業(yè)的外部環(huán)境。*協(xié)調與相關行業(yè)管理機構、協(xié)會、商會及其他單位（含客戶單位）的關系，促進企業(yè)間的交流與合作。*遵循上級領導的安排，代表企業(yè)出席各類外部會議，展現(xiàn)企業(yè)形象與實力。3.會議管理*根據(jù)上級領導的要求，出席指定會議，負責會議文件的起草工作，并按時完成會議記錄與紀要。*對企業(yè)總部的會議室及會議設備進行規(guī)范管理，確保會議設施的良好運作。4.文書檔案管理*制定并實施嚴謹?shù)奈募芾碇贫?，依?jù)制度規(guī)定進行年度文件編碼，對所有文件實施嚴格的登記、歸檔與管理。*負責企業(yè)內外各類往來文件的核對、頒布與下發(fā)工作，確保文件的準確傳遞與歸檔。5.打字復印*迅速響應并高效完成上級領導交辦的文件打印、復印任務。*妥善管理傳真機、復印機等辦公設備，確保其正常運作與使用壽命。6.接待工作*妥善安排并禮貌接待國內外相關單位與人員的來訪，展現(xiàn)企業(yè)的良好形象與專業(yè)素養(yǎng)。2024年學院行政秘書職責（二）2、負責編制學院行政的綜合報告、總結、規(guī)劃及決議、決定等文書材料。同時，起草關鍵會議文件和重要文件，以及整理和編制院級干部的講話稿及相關資料。3、負責接收和管理行政機要文件。處理院內平行文件，確保院級領導及各類機要文稿、公文的制作和分發(fā)。對上級行政機關的文件、簡報、通知和信函進行登記、編號、分發(fā)和傳閱。定期審查文件管理和保密措施。負責學院一級信件、文書、報刊及院內行政公文的啟封、登記、傳閱、督辦和歸檔工作，并編制和分發(fā)“一周、一月、一年收文目錄”。4、負責學院黨政領導的交通安排和聯(lián)絡，確保服務保障工作到位。5、協(xié)助主任協(xié)調涉及各部門和單位的學院工作，處理對外聯(lián)絡事務。包括訪客接待計劃和預算，以及內外部的接待工作。同時，負責策劃、設計、開發(fā)和管理辦公室禮品紀念品，以及上級領導和兄弟院的來訪接待。6、負責全院性重要會議和大型活動的會務組織，包括確定會議規(guī)模、對象和范圍，選擇合適的日期、地點和場所，安排會場布置、會議日程和程序，以及會務文書和生活管理。7、管理和使用學院辦公樓的會議室，確保其有效運行。8、負責記錄學院行政大事記，建立并維護完善的大事記記錄制度，確保信息的及時、準確和完整。9、負責院領導和學院辦公室固定資產、辦公用品及會議室辦公用品的配送和設備管理。10、協(xié)助主任處理日常財務工作，實施辦公室常規(guī)性財務操作，同時負責院領導和學院