ICS03080CCSICS03080CCSA16孝 感 市 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB4209/T43—2024黨政機(jī)關(guān)會議分類及服務(wù)規(guī)范SpecificationsforconferenceclassificationandserviceofThepartyandgovernment20242024081220240912孝感市市場監(jiān)督管理局發(fā)布目 次前言 II范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語和定義 1會議分類 1基本要求 2需求確認(rèn) 3會前準(zhǔn)備 3會中服務(wù) 4會后整理 5安全與應(yīng)急 6檔案管理 6監(jiān)督監(jiān)督考核 6評價(jià)與改進(jìn) 6附錄A（規(guī)范性）會議服務(wù)禮儀 7附錄B（資料性）會議接待單 8附錄C（規(guī)范性）會場清潔衛(wèi)生要求 9附錄D（規(guī)范性）會場布置 10附錄E（資料性）常用會場座次安排 11附錄F（資料性）會場設(shè)施設(shè)備布置和調(diào)試 13參考文獻(xiàn) 14前 言本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由孝感市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心提出并歸口。機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心、孝感市標(biāo)準(zhǔn)化所、湖北標(biāo)拓信息咨詢有限責(zé)任公司。琴、羅足珍、文東林、李亞秋、沈遠(yuǎn)東、金華勇、陳芬。22281000，郵箱：17689959@。黨政機(jī)關(guān)會議分類及服務(wù)規(guī)范范圍本文件適用于孝感市市級黨政機(jī)關(guān)舉辦的各類會議，各縣（市、區(qū)）黨政機(jī)關(guān)會議可參照執(zhí)行。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T30520會議分類與術(shù)語LB/T059會議服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)營與服務(wù)規(guī)范SB/T10851會議中心運(yùn)營服務(wù)規(guī)范術(shù)語和定義GB/T30520-2014界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。GB/T30520-2014界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。會議conference[來源：GB/T30520-2014，3.1.1]黨政機(jī)關(guān)會議conferenceofThePartyandgovernmentinstitutions黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)，以及各民主黨派、工商聯(lián)、各人民團(tuán)體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位主辦的會議。會議服務(wù)conferenceservice供應(yīng)方supplier提供會議服務(wù)的各類組織和機(jī)構(gòu)。需求方demander提出會議需求的各級黨政機(jī)關(guān)。4會議分類黨政機(jī)關(guān)會議的分類依據(jù)、類型和釋義見表1。表1黨政機(jī)關(guān)會議的分類分類依據(jù)會議類型釋義按會議功能劃分常規(guī)會議電話會議基于電話線路，將一個(gè)會場的聲音信號傳送到其他會議，確保多個(gè)會場的人員同時(shí)收聽而召開的會議。視頻會議基于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，利用遠(yuǎn)程視頻設(shè)備把不同地點(diǎn)的人員無需物理移動(dòng)而集合起來召開的會議。按會議密級劃分非涉密會議機(jī)關(guān)、單位召開的議題、內(nèi)容或者文件不涉及國家秘密的會議。涉密會議機(jī)關(guān)、單位召開的議題、內(nèi)容或者文件涉及國家秘密的會議。按會議級別劃分一類會議二類會議大會。三類會議市直單位召開的工作會。四類會議會等。5基本要求5基本要求供應(yīng)方依法登記的具有會議服務(wù)經(jīng)營范圍的法人機(jī)構(gòu)，具備承辦黨政機(jī)關(guān)會議的軟硬件條件。應(yīng)建立與提供會議服務(wù)相對應(yīng)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，明確各部門崗位工作職責(zé)和權(quán)限，為各崗位建立崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，并在工作中執(zhí)行。應(yīng)建立完善的安全管理、檔案管理、設(shè)備操作、會議接待、禮賓培訓(xùn)、環(huán)境衛(wèi)生等各類會議服務(wù)管理制度。供應(yīng)方應(yīng)根據(jù)會議功能、密級、級別的劃分合理配備相應(yīng)數(shù)量的服務(wù)人員，設(shè)備操作人員應(yīng)具有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)資格。1括但不限于：——會議服務(wù)和會務(wù)管理的理論知識；——保密政策文件；——會議服務(wù)禮儀、涉外禮儀；——普通話及外語應(yīng)用能力；——操作技能；——常見問題處理及突發(fā)事件處置；——特種設(shè)備、影音設(shè)備專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技能。LB/T059、SB/T10851服務(wù)人員應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)合格后上崗，掌握會議服務(wù)政策法規(guī)、熟悉會議場地及其他基本情況。應(yīng)具備良好的個(gè)人素質(zhì)、熟知會議禮儀和禮賓常識、熟練掌握服務(wù)技能，會議服務(wù)禮儀見附錄A。入職前應(yīng)通過政治審查，并簽訂保密協(xié)議。會場要求會場應(yīng)具備基本的音響設(shè)備、燈光、電子屏系統(tǒng)，特殊場所應(yīng)具備視頻會議系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)、手機(jī)屏蔽系統(tǒng)及手機(jī)屏蔽柜。會場應(yīng)具備完善的視頻監(jiān)控系統(tǒng)、消防設(shè)施設(shè)備和安防設(shè)施設(shè)備。應(yīng)明確設(shè)施設(shè)備維保責(zé)任，定期開展設(shè)施設(shè)備檢查、維修和保養(yǎng)，并做好相應(yīng)記錄。會場應(yīng)提供環(huán)保可再生的服務(wù)用品和垃圾分類設(shè)施及標(biāo)識。保密要求供應(yīng)方應(yīng)建立會議保密管理制度，明確保密工作責(zé)任人及職責(zé)，定期開展全員保密教育，明確保密紀(jì)律。涉密會議應(yīng)安排在會議設(shè)施設(shè)備符合保密管理要求和保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的專用會議室進(jìn)行，供應(yīng)方應(yīng)按照需求方的保密要求，提供涉密安全設(shè)備。涉密會議舉辦前，應(yīng)對會場音視頻設(shè)備進(jìn)行保密檢查，不應(yīng)使用無線話筒錄音或以無線代替有線擴(kuò)音設(shè)備。提前擺放指示牌提醒參會人員將隨身通信、錄音、錄像等設(shè)備統(tǒng)一存放于指定位置。涉密會議期間，供應(yīng)方應(yīng)根據(jù)涉密級別在指定位置設(shè)置安全線，并安排專人在會場外圍巡邏，阻止無關(guān)人員進(jìn)入會場。會議結(jié)束后，供應(yīng)方不應(yīng)自行銷毀涉密文件，不應(yīng)向無關(guān)人員提供涉密會議材料，由會議需求方統(tǒng)一回收。需求確認(rèn)B。會議供應(yīng)方應(yīng)按會議接待單仔細(xì)核對會議預(yù)定的登記情況，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、人數(shù)及其他特殊要求。應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)需要配合的部門，確保會議前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作能落實(shí)到位。會前準(zhǔn)備會場布置會場使用的黨徽、國徽、會徽及紅旗按會議分類要求懸掛。2供應(yīng)方應(yīng)對會場內(nèi)外相關(guān)區(qū)域進(jìn)行清潔，保持會場、房間空氣清新無異味，宜使用自然通風(fēng)，CD。E。供應(yīng)方可為會議配備休息室和會客室，并做好相應(yīng)服務(wù)工作。會前可按需求方要求，播放適應(yīng)主題的背景音樂，營造會議前的氛圍。用品準(zhǔn)備會議桌椅應(yīng)完好無損，會議茶具無污漬、破損等。礦泉水應(yīng)在保質(zhì)期內(nèi)，瓶體密封完好，商標(biāo)朝向應(yīng)一致。熱水瓶（壺）80℃以上。茶杯應(yīng)擺成一條直線，杯把統(tǒng)一向右，與桌面平行，下放杯墊。設(shè)備調(diào)試供應(yīng)方應(yīng)安排專業(yè)人員根據(jù)會議要求準(zhǔn)備并調(diào)試好相關(guān)設(shè)施設(shè)備，確保會議順利進(jìn)行。一類、F。1d會前應(yīng)逐個(gè)開關(guān)燈光，檢查其照明效果，亮度與顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致，根據(jù)會議需要適當(dāng)調(diào)整至最佳，發(fā)現(xiàn)故障燈源及時(shí)報(bào)修。舉辦視頻會議時(shí)，會議供應(yīng)方會前應(yīng)與會議需求方對接，提前按會議議程調(diào)試好音頻、視頻設(shè)備。次檢查確認(rèn)。7.3.6引導(dǎo)服務(wù)1h1m～1.5m頭”。會前檢查7次檢查確認(rèn)。7.3.6引導(dǎo)服務(wù)1h1m～1.5m頭”。會前檢查7會議需求方有會前檢查要求時(shí)，供應(yīng)方應(yīng)在完成會場布置后，及時(shí)通知其檢查。8會中服務(wù)入場管理根據(jù)會議安排，幫助參會人員找到相應(yīng)的座位。參會人員到齊后，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)關(guān)閉會場門，并站立值守，避免無關(guān)人員影響會議進(jìn)行。茶水服務(wù)45°。20min～30min服務(wù)人員端放茶杯動(dòng)作不宜過高，不應(yīng)從參會人員肩部或頭部越過，不應(yīng)往茶杯直接續(xù)水，不應(yīng)將杯蓋扣放在桌上。會場巡查會議開始后，服務(wù)人員應(yīng)在會場周圍等候，觀察所負(fù)責(zé)區(qū)域是否需要提供服務(wù)，不應(yīng)在會議室會議過程中，服務(wù)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)、對講、耳麥等通訊工具。應(yīng)觀察參會人員動(dòng)態(tài)，滿足參會人員的臨時(shí)需求，如傳遞麥克風(fēng)、提供記錄用紙和筆等?，F(xiàn)場維護(hù)應(yīng)指派人員巡視音響設(shè)備、燈光、視頻工作情況，根據(jù)現(xiàn)場情況控制會場音量及燈光效果。視頻技術(shù)人員根據(jù)需要做好會議的錄音錄像工作。需要進(jìn)行議題切換的會議，應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)度及時(shí)更換會標(biāo)。會議過程中，服務(wù)人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注室內(nèi)溫度與濕度，及時(shí)進(jìn)行自然通風(fēng)或設(shè)備通風(fēng)換氣，確?？諝馇逍隆囟扰c濕度適宜。9會后整理引導(dǎo)退場會議結(jié)束應(yīng)及時(shí)打開會場大門，提醒參會人員帶好隨身物品，引導(dǎo)參會人員退場。會場整理參會人員全部離場后，應(yīng)將用過的茶杯、水具、文具收回歸類，清潔消毒后放入備品柜備用。應(yīng)檢查會務(wù)設(shè)施設(shè)備，有無缺失或損壞，清潔后歸位或返還。會后應(yīng)及時(shí)對會場進(jìn)行清理，對會場進(jìn)行紫外線或臭氧消毒，對物體表面采用含氯消毒劑擦拭消毒，地面采取消毒液濕式擦地，并對會議室洗手間進(jìn)行清潔和消殺。會場清理完成后，關(guān)閉燈光、空調(diào)、音響、門窗，切斷電源并關(guān)閉會議室，做好會場安全檢查記錄。遺留物品處理應(yīng)檢查會議室是否有參會人員遺留的物品，如有遺留物品應(yīng)立刻送還。如未能及時(shí)送還，對遺將遺留物品的相關(guān)信息告知會議需求方，由會議需求方聯(lián)系失主。認(rèn)領(lǐng)人接收遺留物品后應(yīng)簽字確認(rèn)。一般遺留物品保存半年，貴重遺留物品保存一年。安全與應(yīng)急應(yīng)按照需求方要求準(zhǔn)備安檢設(shè)備，配置會議安保人員。應(yīng)在會議室顯著位置定制并張貼安全疏散示意圖。定期開展安全隱患排查，并針對發(fā)現(xiàn)的安全隱患問題及時(shí)進(jìn)行整改。檔案管理3協(xié)議等及時(shí)匯總、分類和歸檔。檔案保存期限按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督考核對服務(wù)人員的服務(wù)行為進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問題，并定期進(jìn)行考核評價(jià)。13評價(jià)與改進(jìn)會議供應(yīng)方定期以不同形式向會議需求方和參會人員開展服務(wù)滿意度調(diào)查。對服務(wù)人員的服務(wù)行為進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問題，并定期進(jìn)行考核評價(jià)。13評價(jià)與改進(jìn)會議供應(yīng)方定期以不同形式向會議需求方和參會人員開展服務(wù)滿意度調(diào)查。應(yīng)定期對投訴和滿意度調(diào)查發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)及會議需求方提出的意見和建議，采取針對性措施提升會議服務(wù)質(zhì)量。目完成率、有效投訴結(jié)案率等。附錄A（規(guī)范性）會議服務(wù)禮儀會議服務(wù)禮儀內(nèi)容見表A.1。表A.1會議服務(wù)禮儀項(xiàng)目內(nèi)容語言規(guī)范迎來送往和崗位服務(wù)時(shí)做到語氣親切、彬彬有禮。講普通話，語言文明、禮貌、簡潔、清晰，語氣、語調(diào)適中。有問必答，耐心解釋，不推諉應(yīng)付，參會人員未聽清時(shí)，應(yīng)重復(fù)講述。表情規(guī)范服務(wù)人員提供服務(wù)時(shí)，應(yīng)目視對方，面帶微笑。微笑的展開與收攏應(yīng)自然大方，不得突然展開或突然收攏。舉止規(guī)范站姿3020cm走姿人員應(yīng)為直線，男性服務(wù)人員走兩條平行線。1104030cm蹲姿撿拾物品時(shí)身體重心下降，左腳在前，右腳在后，屈膝下蹲。蹲姿應(yīng)協(xié)調(diào)大方，不得全蹲或彎腰蹶臀，不得突然下蹲。鞠躬鞠躬時(shí)應(yīng)以腰部為軸，整個(gè)腰及肩部向前傾斜15-30°，目光向下，禮畢后目光注視對方。著裝規(guī)范工作期間應(yīng)穿著完整的制服并佩戴工牌。制服保持干凈、熨燙平整，鞋襪統(tǒng)一。面部化淡妝，以清新、自然為宜。擦拭香水以淡雅清香為主。指甲修剪整齊潔凈，不得涂指甲油、養(yǎng)長指甲。私人首飾不得表露在外。附錄B（資料性）會議接待單會議接待單見表B.1。表B.1會議接待單會議名稱會場使用單位使用時(shí)間單位聯(lián)系人聯(lián)系人電話參會人數(shù)會場編號候會室編號會議類型視頻議( ) 常會議( )非涉會議( ) 涉會議( )主要參會領(lǐng)導(dǎo)場租費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件規(guī)定或供應(yīng)方與需求方協(xié)商一致的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。辦會要求供應(yīng)方將提供以下服務(wù):其他要求備注供應(yīng)方聯(lián)系電話：XXX-XXXX附錄C（規(guī)范性）會場清潔衛(wèi)生要求見表C.1。表C.1會場清潔衛(wèi)生要求序號項(xiàng)目會場清潔衛(wèi)生要求1會議室、會客室(5(6(9(10)應(yīng)及時(shí)清理垃圾桶。2休息室(1)地面應(yīng)保持整潔，無煙蒂和雜物；(2)座椅應(yīng)保持清潔，無水跡和污跡；(3)應(yīng)擦拭茶幾桌面、紙巾盒，無灰塵和手指印，及時(shí)清理垃圾桶。3樓道4電梯5茶水間6洗手間(3)臺盆和臺面應(yīng)有光澤，無積垢、無銹跡和毛發(fā)；(4)面池水龍頭應(yīng)保持光亮，無水跡和污垢；附錄D（規(guī)范性會場布置會場布置見表D.1。表D.1會場布置序號項(xiàng)目會場布置1會場標(biāo)識號見GB/T2簽到臺簽到臺布置于醒目且不妨礙參會人員通行的位置。3主席臺布置4徽章和黨徽法》、《中國人民政治協(xié)商會議會徽制作和使用規(guī)定》。5會標(biāo)使用電子屏?xí)?biāo)時(shí)，字體、大小與會場匹配或按需求方的要求。6發(fā)言臺m1.7mm；7桌椅布局按需求方要求確定會議室布局。8桌椅。9桌布桌布以折邊固定，折疊邊長度為12cm。整個(gè)折邊可用7顆小釘固定（短邊3顆小釘固4球。10用品桌牌157.5cm～10（U350cm11會議資料會議資料統(tǒng)一整齊擺放在桌子居中位置，緊貼桌子下邊沿。12熱水壺表面應(yīng)保持清潔光亮，無水跡，水溫應(yīng)控制在80℃以上。13茶杯14茶葉添加茶葉用統(tǒng)一量勺，開水倒7分滿。15紙巾擺放紙巾時(shí)，紙巾折口統(tǒng)一向左，花形方向一致。16礦泉水礦泉水保質(zhì)期內(nèi)，瓶體密封完好，商標(biāo)朝向應(yīng)一致。17特殊要求按需求方的要求布置。A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7附錄E（資料性）大型會議主席臺座次安排號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置，參見圖E.1。主席臺人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，1號與2號領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置，參見圖E.2。圖D.1主席臺人數(shù)為奇數(shù)座次安排示意圖圖D.2主席臺人數(shù)為偶數(shù)座次安排示意圖座談會座次安排圖D.2主席臺人數(shù)為偶數(shù)座次安排示意圖座談會座次安排長條桌長條桌與正門正對時(shí)，會議座位安排參見圖E.3。長條桌與正門側(cè)對時(shí)，會議座位安排參見圖E.4。正門注：A為客方（或上級領(lǐng)導(dǎo)