行政采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為了提高公司的采購效率，確保采購活動(dòng)的規(guī)范性與透明度，特制定本行政采購管理制度。該制度適用于公司所有部門的采購活動(dòng)，包括項(xiàng)目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購等。通過明確采購流程、角色及職責(zé)，確保各環(huán)節(jié)高效銜接，最大限度地降低采購成本。二、采購原則在采購過程中，必須遵循以下原則，以確保采購活動(dòng)的公正性與有效性：1.采購活動(dòng)應(yīng)保持“公開、公平、公正”的原則，綜合考量質(zhì)量與價(jià)格，選擇最佳供應(yīng)商。2.所有采購物資必須從合法商家進(jìn)行采購，且需索取并保存正式發(fā)票。3.各部門應(yīng)設(shè)定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人，避免利益沖突。三、采購流程1.采購申請階段在此階段，申購人需根據(jù)實(shí)際需求填寫“采購申請表”。申購人在提交申請前，需先查詢倉庫的庫存情況，以避免重復(fù)采購。申請表應(yīng)詳細(xì)說明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算金額。2.審批流程采購申請?zhí)峤缓?，需?jīng)過層層審批：項(xiàng)目采購需提供預(yù)算依據(jù)并提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核。其他類型的采購，申購人需獲得部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理層的批準(zhǔn)。審批通過后，采購申請將進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。3.詢價(jià)階段在采購申請得到批準(zhǔn)后，各部門必須進(jìn)行詢價(jià)：至少聯(lián)系三家不同的供應(yīng)商，獲取報(bào)價(jià)信息。詢價(jià)時(shí)應(yīng)記錄各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、服務(wù)及交貨期等信息，為后續(xù)決策提供依據(jù)。4.核價(jià)與選擇供應(yīng)商根據(jù)收到的報(bào)價(jià)情況，進(jìn)行核價(jià)：參考?xì)v史價(jià)格及市場行情，評估各方案的合理性。選擇符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)且價(jià)格合理的供應(yīng)商，并填寫“供應(yīng)商選擇表”。5.最終審批供應(yīng)商選擇完成后，需重新提交審核：所有相關(guān)材料，包括采購申請、報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商選擇表等，需逐級審核，最終報(bào)公司高層進(jìn)行審批。審批通過后，采購人可進(jìn)行后續(xù)采購操作。6.采購執(zhí)行與驗(yàn)收審批完成后，采購人可向選定的供應(yīng)商下單：物資到達(dá)后，由指定人員進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)數(shù)量與質(zhì)量符合要求。驗(yàn)收合格后，相關(guān)人員需填寫“驗(yàn)收單”，并將物資入庫。7.報(bào)銷及財(cái)務(wù)處理所有采購?fù)瓿珊?，采購人需在?guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)銷申請：報(bào)銷申請需附上采購單、驗(yàn)收單及相關(guān)發(fā)票等材料。財(cái)務(wù)部在審核后進(jìn)行報(bào)銷處理，確保采購活動(dòng)的資金流動(dòng)正常。四、特殊采購流程對于一些特殊的采購情況，需遵循不同的流程：1.集中計(jì)劃采購各部門需在每月規(guī)定時(shí)間前提交集中采購申請，由綜合管理部門統(tǒng)一進(jìn)行采購。2.零星采購針對金額較小或偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后即可執(zhí)行。3.應(yīng)急采購在緊急情況下，由應(yīng)急小組進(jìn)行采購，無需進(jìn)行詢價(jià)，確保物資及時(shí)到位。4.年度采購需根據(jù)年度需求制定采購計(jì)劃，編制預(yù)算并報(bào)備財(cái)務(wù)部，以便提前做好預(yù)算控制與資金分配。五、備案與資料管理所有采購活動(dòng)完成后，采購人需做好資料的備案工作：必須將采購申請表、驗(yàn)收單、發(fā)票及其他相關(guān)文件復(fù)印并存檔。相關(guān)文件需按年度整理，便于后續(xù)查詢與審計(jì)。六、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)確保所購物資的質(zhì)量，建立供應(yīng)商資料檔案，及時(shí)更新并進(jìn)行市場調(diào)查。采購人員不得接受任何形式的賄賂，包括但不限于供應(yīng)商的贈(zèng)品與回扣，違者將受到嚴(yán)厲處理。2.部門責(zé)任各部門需對本部門的采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)管，確保遵循公司制定的采購流程。定期對采購流程進(jìn)行評估，提出改進(jìn)意見，以適應(yīng)不斷變化的市場需求。七、流程反饋與改進(jìn)機(jī)制為了確保采購流程的有效性與適用性，需建立反饋與改進(jìn)機(jī)制：定期收集各部門對采購流程的反饋意見，分析總結(jié)并進(jìn)行必要的調(diào)整。根據(jù)市場變化及公司戰(zhàn)略方向，定期修訂采購管理制度，確保其與時(shí)俱進(jìn)。設(shè)立專項(xiàng)小組，負(fù)責(zé)對采購流程