醫(yī)院人事檔案管理制度范文一、目標(biāo)與適用范圍本規(guī)定旨在規(guī)范醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案的管理，以確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和易用性，為醫(yī)院的人事管理工作提供有力的支持和參考。本規(guī)定適用于醫(yī)院內(nèi)所有參與人事檔案管理的部門和個(gè)人。二、基本準(zhǔn)則1.法規(guī)遵循原則：在人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家和地方的相關(guān)法律法規(guī)，保障檔案主體和相關(guān)人員的合法權(quán)益。2.統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院設(shè)立專門的人事檔案管理部門，統(tǒng)一負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔和查詢等事務(wù)，確保檔案的統(tǒng)一管理和控制。3.完整記錄原則：對(duì)每位員工的檔案進(jìn)行全面、準(zhǔn)確、完整的記錄，包括個(gè)人基本信息、入職資料、工作經(jīng)歷等。4.保密安全原則：嚴(yán)格控制檔案的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案的安全可靠，對(duì)敏感信息和個(gè)人隱私采取特別保護(hù)措施。5.便利服務(wù)原則：通過(guò)建立高效的查詢和查閱機(jī)制，提供便捷的檔案服務(wù)，滿足各方面的需要。三、檔案管理流程1.檔案建立1.1員工入職時(shí)建立個(gè)人檔案，記錄相關(guān)個(gè)人信息，如基本資料、入職報(bào)到表、身份證復(fù)印件等。1.2在職期間，根據(jù)員工的變動(dòng)情況，及時(shí)更新檔案信息，如職務(wù)調(diào)整、崗位變動(dòng)等引起的變更。2.檔案整理與歸檔2.1新建檔案的整理與歸檔2.1.1人事檔案管理部門收到新員工的檔案材料后，應(yīng)立即進(jìn)行分類整理和歸檔。2.1.2檔案材料包括入職申請(qǐng)表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、合同、身份證復(fù)印件等。2.2存檔盒管理2.2.1按照檔案歸檔年份的順序，對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔于存檔盒內(nèi)。2.2.2每個(gè)存檔盒應(yīng)標(biāo)注對(duì)應(yīng)的檔案編號(hào)和年份，便于查找和管理。3.檔案查詢與借閱3.1檔案查詢3.1.1由人事檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案查詢，根據(jù)員工或相關(guān)部門的需求提供服務(wù)。3.1.2查詢?nèi)藛T需提供合法有效的查詢理由和證明，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可查詢。3.1.3查詢結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知查詢?nèi)藛T，并做好相關(guān)記錄。3.2檔案借閱3.2.1借閱檔案需填寫(xiě)《人事檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱人、借閱日期等。3.2.2一般情況下，檔案借閱期限不超過(guò)____個(gè)工作日，超期需重新申請(qǐng)。3.2.3借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，禁止擅自修改、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。四、檔案保管與保密1.檔案保管1.1檔案室應(yīng)設(shè)立專門區(qū)域，保持干燥、通風(fēng)、防潮的環(huán)境。1.2存放檔案的柜子和文件架應(yīng)堅(jiān)固可靠，防止檔案損壞或遺失。1.3檔案存放位置應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)和編號(hào)，便于查找和管理。2.檔案保密2.1人事檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制檔案訪問(wèn)權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱和使用檔案。2.2對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，采取更嚴(yán)格的保密措施，確保檔案安全。2.3借閱人員需簽署保密協(xié)議，承諾在使用檔案過(guò)程中遵守保密規(guī)定。五、檔案的保存與銷毀1.檔案保存期限1.1根據(jù)國(guó)家和地方相關(guān)法律法規(guī)，設(shè)定檔案的保存期限。1.2保存期限到期后，根據(jù)實(shí)際情況決定是否銷毀或繼續(xù)保存檔案。2.檔案銷毀2.1檔案銷毀需經(jīng)檔案管理部門審批，符合相關(guān)法律法規(guī)要求。2.2檔案銷毀需詳細(xì)記錄在銷毀記錄表中，注明銷毀的檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期等。2.3檔案銷毀過(guò)程應(yīng)確保檔案的完整性和安全性，防止信息泄露或遺漏。六、檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估1.檔案管理監(jiān)督1.1醫(yī)院設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)或委員會(huì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。1.2定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和抽查，確保人事檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理評(píng)估2.1定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，識(shí)別優(yōu)點(diǎn)和不足，提出改進(jìn)建議和措施。2.2根據(jù)評(píng)估結(jié)果，不斷優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。七、其他條款本制度的解釋權(quán)歸醫(yī)院人事醫(yī)院人事檔案管理制度范文（二）一、導(dǎo)言醫(yī)院人事檔案管理涉及對(duì)員工的個(gè)人信息、教育背景、工作經(jīng)歷等資料的系統(tǒng)記錄和有序管理。建立嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的人事檔案管理制度對(duì)于確保醫(yī)院人事管理高效運(yùn)行具有決定性意義。本文件旨在制定醫(yī)院人事檔案管理制度，以規(guī)范檔案的收集、保存、使用和保密流程，確保檔案的完整性和安全性。二、檔案收集與建立2.1人事檔案的收集范圍醫(yī)院人事檔案涵蓋所有在職和離職員工的相關(guān)信息，包括個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)資料等。2.2人事檔案的建立程序2.2.1在職員工建檔步驟（1）入職手續(xù)：新員工入職后，人事部門將組織員工填寫(xiě)入職申請(qǐng)表，并收集相關(guān)證明文件，如身份證、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書(shū)等。（2）檔案建立：人事部門對(duì)收集的材料進(jìn)行整理和歸檔，同時(shí)為每位員工建立電子和紙質(zhì)檔案。（3）檔案審核：對(duì)員工提供的材料進(jìn)行審核，以確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（4）檔案存儲(chǔ)：審核無(wú)誤后，將檔案存入檔案保管室，并標(biāo)注個(gè)人編號(hào)和存檔日期。2.2.2離職員工檔案處理（1）離職申請(qǐng)：離職員工需向人事部門提交離職申請(qǐng)，并填寫(xiě)離職申請(qǐng)表。（2）離職手續(xù)：人事部門將協(xié)助員工辦理離職手續(xù)，包括工作交接、薪資清算、檔案歸檔等。（3）檔案歸檔：完成離職手續(xù)后，將離職員工的檔案歸檔，存入檔案保管室，并標(biāo)注離職日期。三、檔案保存與歸檔3.1檔案保存準(zhǔn)則（1）完整性：確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，全面記錄員工信息。（2）安全性：保證檔案的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、篡改或丟失。（3）便捷性：檔案保存和檢索應(yīng)方便快捷，以滿足人事部門的查詢需求。3.2電子化檔案管理醫(yī)院應(yīng)推行電子化檔案管理系統(tǒng)，具體措施包括：（1）檔案掃描：將紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)化為電子文件。（2）檔案存儲(chǔ)：將電子檔案存入計(jì)算機(jī)或服務(wù)器，并進(jìn)行備份，以確保數(shù)據(jù)安全。（3）檔案操作：通過(guò)電子系統(tǒng)進(jìn)行檔案的查詢、修改和刪除，提高工作效率。四、檔案使用與查詢4.1檔案使用原則（1）使用前需獲得許可：需使用檔案的人員需事先向人事部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。（2）保密與合規(guī)：使用檔案的人員必須遵守保密規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)，不得泄露、篡改或?yàn)E用信息。4.2檔案查詢流程（1）查詢申請(qǐng)：?jiǎn)T工或管理人員向人事部門提交查詢申請(qǐng)，填寫(xiě)包括申請(qǐng)人信息、查詢?cè)虻?。?）查詢審批：人事部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和權(quán)限進(jìn)行審批，并進(jìn)行檔案檢索。（3）查詢時(shí)間限制：根據(jù)檔案敏感度設(shè)定查詢時(shí)間限制。（4）查詢記錄：記錄查詢?nèi)藛T、時(shí)間、查詢內(nèi)容等信息，并保存查詢記錄。五、檔案保密與銷毀5.1檔案保密規(guī)則（1）限定查閱權(quán)限：確保只有授權(quán)人員能查閱檔案，防止非法訪問(wèn)。（2）禁止擅自修改：查閱檔案時(shí)，不得擅自修改或篡改檔案內(nèi)容。（3）查閱記錄追蹤：對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行記錄，以便后續(xù)監(jiān)督和追溯。5.2檔案銷毀程序（1）銷毀申請(qǐng)：人事部門根據(jù)檔案保留政策和規(guī)定，提出檔案銷毀計(jì)劃并申請(qǐng)。（2）銷毀審批：經(jīng)過(guò)相關(guān)部門審批后，批準(zhǔn)檔案銷毀。（3）安全銷毀：采用安全的銷毀方式，如通過(guò)專業(yè)銷毀服務(wù)進(jìn)行銷毀。（4）銷毀記錄：記錄銷毀時(shí)間、方式和相關(guān)人員，以備查閱。六、檔案管理評(píng)估醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)檔案管理進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容涵蓋檔案的完整性、安