人力資源檔案管理制度及流程一、制定目的及范圍為了提升人力資源管理的效率，確保員工信息的完整性與保密性，特制定本制度。此制度適用于公司內(nèi)所有員工的人力資源檔案的管理，包括新員工入職檔案、在職員工變動(dòng)檔案及離職員工檔案的整理與歸檔。二、人力資源檔案管理原則1.人力資源檔案管理應(yīng)遵循“真實(shí)、完整、安全”的原則，確保檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。2.檔案信息的保密性至關(guān)重要，所有人力資源檔案必須受到嚴(yán)格保護(hù)，避免未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)與泄露。3.檔案的存放和管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化，便于隨時(shí)查閱與更新。三、人力資源檔案管理流程1.檔案收集1.1入職檔案：新員工入職時(shí)，需填寫(xiě)《入職登記表》，并提交身份證明、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書(shū)等相關(guān)材料。1.2在職變動(dòng)檔案：?jiǎn)T工在職期間如有變動(dòng)（如升職、調(diào)崗、薪資調(diào)整等），需填寫(xiě)《變動(dòng)申請(qǐng)表》，附上相關(guān)證明材料。1.3離職檔案：?jiǎn)T工離職時(shí)，需填寫(xiě)《離職申請(qǐng)表》，并提交離職證明、工作交接清單等材料。2.檔案整理2.1分類整理：依據(jù)檔案類型（入職、在職變動(dòng)、離職）對(duì)文件進(jìn)行分類，確保每類檔案有序存放。2.2信息錄入：將收集的紙質(zhì)資料錄入人力資源管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。2.3文件編號(hào)：為每個(gè)檔案文件進(jìn)行編號(hào)，便于后期檢索與管理。3.檔案存儲(chǔ)3.1安全存儲(chǔ)：所有人力資源檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案室，檔案室需具備防火、防潮設(shè)施，并設(shè)有門(mén)禁控制。3.2電子備份：重要的電子檔案需定期備份，確保數(shù)據(jù)不會(huì)因設(shè)備故障而丟失。3.3定期檢查：每季度對(duì)檔案進(jìn)行一次檢查，確保檔案的完整與安全。4.檔案使用4.1檔案查詢：需查閱檔案的人員需填寫(xiě)《檔案查詢申請(qǐng)表》，說(shuō)明查詢目的，經(jīng)過(guò)主管審核批準(zhǔn)后方可查閱。4.2資料復(fù)印：如需復(fù)印檔案資料，需提交復(fù)印申請(qǐng)，經(jīng)主管審批后方可進(jìn)行復(fù)印，并記錄復(fù)印次數(shù)及用途。4.3檔案更新：如員工信息有變動(dòng)，需及時(shí)更新檔案資料，確保信息的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。5.檔案銷毀5.1銷毀申請(qǐng)：對(duì)于超過(guò)保存期限的檔案，需填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)主管審核同意后方可銷毀。5.2銷毀記錄：銷毀過(guò)程中需有專人監(jiān)督，并記錄銷毀的檔案編號(hào)、數(shù)量及銷毀日期，以備后續(xù)查驗(yàn)。5.3銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎或焚燒，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。四、檔案管理職責(zé)1.人力資源部職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定與實(shí)施，確保檔案信息的完整性與安全性。2.檔案管理員職責(zé)：負(fù)責(zé)日常檔案的收集、整理、存儲(chǔ)與更新，確保檔案的規(guī)范管理。3.各部門(mén)職責(zé)：各部門(mén)應(yīng)按規(guī)定及時(shí)提供所需的員工資料，配合人力資源部做好檔案管理工作。五、檔案管理監(jiān)督機(jī)制為確保檔案管理制度的有效實(shí)施，建立定期檢查和反饋機(jī)制。每半年對(duì)檔案管理情況進(jìn)行一次評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行績(jī)效考核。六、檔案管理培訓(xùn)定期對(duì)人力資源相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理水平，確保每一位員工了解檔案管理制度及流程，增強(qiáng)檔案保密意識(shí)。七、附則本制度自發(fā)布之日起生效，所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。如有未盡事宜，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋與補(bǔ)充。通過(guò)