關(guān)于辦公物資申請的通知函一、申請辦公物資的基本信息1.1物資名稱及數(shù)量本次申請的辦公物資包括打印機2臺、復印機1臺、傳真機1臺、訂書機50個、文件夾100個、中性筆500支等。這些物資將用于滿足公司日常辦公的需求，提高工作效率。1.2物資用途說明打印機主要用于打印公司內(nèi)部文件、報表、資料等，保證文件的及時輸出和存檔。復印機用于復印重要文件、合同等，方便文件的備份和分發(fā)。傳真機用于傳真重要的商務文件和資料，與外部客戶和合作伙伴進行快速的文件傳輸。訂書機用于裝訂文件，使文件更加整齊、規(guī)范。文件夾用于整理和存放各種文件和資料，方便查找和管理。中性筆則是日常辦公中常用的書寫工具，用于填寫表格、記錄筆記等。1.3預計使用時間預計打印機、復印機和傳真機的使用時間為5年以上，訂書機、文件夾和中性筆的使用時間為1年左右。這些物資將根據(jù)實際使用情況進行定期維護和更換，以保證其正常運行和使用效果。二、現(xiàn)有辦公物資情況2.1現(xiàn)有物資清單目前公司現(xiàn)有的辦公物資有打印機3臺、復印機2臺、傳真機2臺、訂書機30個、文件夾80個、中性筆300支等。這些物資在公司的日常辦公中發(fā)揮了重要作用，但由于使用時間較長或數(shù)量不足，需要進行補充和更新。2.2物資使用狀態(tài)現(xiàn)有的打印機、復印機和傳真機大部分處于正常使用狀態(tài)，但其中有1臺打印機和1臺復印機已經(jīng)使用了3年以上，出現(xiàn)了一些故障和老化現(xiàn)象，需要進行維修或更換。訂書機、文件夾和中性筆的使用狀態(tài)良好，但數(shù)量已經(jīng)不能滿足公司日常辦公的需求，需要進行補充。三、申請辦公物資的理由3.1工作需求公司業(yè)務的不斷發(fā)展和擴大，日常辦公的工作量也越來越大，現(xiàn)有的辦公物資已經(jīng)不能滿足工作的需要。例如，打印、復印和傳真的需求增加，需要增加打印機、復印機和傳真機的數(shù)量；文件的整理和管理需求增加，需要增加訂書機、文件夾和中性筆的數(shù)量。3.2物資損耗由于長期使用和自然損耗，現(xiàn)有的一些辦公物資已經(jīng)出現(xiàn)了損壞或老化的情況，如打印機的墨盒、復印機的硒鼓、傳真機的傳真紙等，需要進行更換。同時一些辦公物資如訂書機、文件夾和中性筆等也會使用而逐漸消耗，需要進行補充。四、辦公物資的預算4.1預算金額本次申請辦公物資的預算金額為20000元，具體預算明細如下：打印機：8000元（2臺×4000元/臺）復印機：6000元（1臺×6000元/臺）傳真機：2000元（1臺×2000元/臺）訂書機：1000元（50個×20元/個）文件夾：1500元（100個×15元/個）中性筆：1500元（500支×3元/支）4.2預算明細打印機預算8000元，選擇了市場上性價比高的品牌和型號，能夠滿足公司日常打印的需求。復印機預算6000元，具備快速復印、高質(zhì)量復印等功能，能夠提高復印效率和質(zhì)量。傳真機預算2000元，具有傳真速度快、傳真質(zhì)量好等特點，方便與外部客戶和合作伙伴進行文件傳輸。訂書機預算1000元，選擇了質(zhì)量較好的品牌和款式，能夠保證裝訂的牢固性。文件夾預算1500元，采用了不同規(guī)格和材質(zhì)的文件夾，方便分類存放各種文件和資料。中性筆預算1500元，選擇了書寫流暢、字跡清晰的中性筆，滿足日常辦公的書寫需求。五、申請辦公物資的審批流程5.1部門審批首先由申請部門填寫辦公物資申請表格，詳細說明申請物資的名稱、數(shù)量、用途、預算等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。然后將申請表格提交給公司行政部門進行審核。5.2上級審批行政部門對申請表格進行審核后，將其提交給公司領(lǐng)導進行審批。公司領(lǐng)導根據(jù)申請部門的工作需求和預算情況，對申請進行審批，并簽字確認。審批通過后，行政部門將根據(jù)審批結(jié)果進行辦公物資的采購。六、辦公物資的采購渠道6.1常規(guī)供應商公司將選擇一些信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的常規(guī)供應商進行辦公物資的采購。這些供應商具備豐富的采購經(jīng)驗和專業(yè)的售后服務，能夠保證物資的及時供應和質(zhì)量保證。6.2網(wǎng)上采購平臺除了常規(guī)供應商外，公司還將利用網(wǎng)上采購平臺進行辦公物資的采購。網(wǎng)上采購平臺具有便捷、高效、價格透明等優(yōu)點，能夠幫助公司快速找到合適的物資和供應商，降低采購成本。七、辦公物資的驗收與入庫7.1驗收標準辦公物資到貨后，由公司行政部門負責驗收。驗收標準主要包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面，保證物資符合申請要求和采購合同的約定。7.2入庫流程驗收合格的辦公物資將由行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將物資存放在指定的倉庫或辦公區(qū)域。入庫單將記錄物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號、供應商等信息，方便物資的管理和查詢。八、其他相關(guān)事項8.1物資使用注意事項為了延長辦公物資的使用壽命，提高使用效率，公司將制定物資使用注意事項，如正確使用打印機、復印機、傳真機等設備，避免過度使用和損壞；妥善保管訂書機