5.2Excel的基本操作

5.2.1建立與保存工作簿1．建立新工作簿新建工作簿有以下幾種方法：

（1）啟動Excel系統(tǒng)自動新建名為“工作簿1”的工作簿，用戶可以在保存工作簿時重新命名。

（2）單擊“自定義快速訪問工具欄”下拉箭頭

，勾選“新建”，“新建”按鈕被放置在“自定義快速訪問工具欄”。方便操作者使用。

（3）選擇“文件”選項卡，“新建”，單擊“可用模板”中的“空白工作簿”，在右側(cè)窗口單擊“創(chuàng)建”。2．保存工作簿保存工作簿有以下幾種方法：

（1）單擊“文件/保存”命令。

（2）單擊“自定義快速訪問工具欄”的“保存”按鈕。也可以使用“另存為”保存工作簿：

選擇“文件”選項卡，“另存為”，選定文件保存位置。在“另存為”對話框的“保存類型”列表中，選擇“Excel工作簿”，在“文件名”框中輸入工作簿名稱。單擊“保存”。

5.2.2輸入和編輯工作表數(shù)據(jù)

1．輸入數(shù)據(jù)

新工作簿默認有3個工作表，當(dāng)前默認工作表是sheet1。（1）輸入文本

文本數(shù)據(jù)可由漢字、字母、數(shù)字、特殊符號、空格等組合而成。文本數(shù)據(jù)的特點是可以進行字符串運算，不能進行算術(shù)運算（除數(shù)字串以外）。

在當(dāng)前單元格輸入文本后，按Enter鍵或移動光標到其他單元格或單擊編輯欄的“√”按鈕，即可完成該單元格的文本輸入。提示：

①如果輸入的內(nèi)容有數(shù)字或漢字或字符，或者它們的組合，例如輸入“100元”，默認為是文本數(shù)據(jù)。

②如果文本數(shù)據(jù)出現(xiàn)在公式中，文本數(shù)據(jù)須用英文的雙引號括起來。

④如果文本長度超過單元格寬度，當(dāng)右側(cè)單元格為空時，超出部分延伸到右側(cè)單元格，當(dāng)右側(cè)單元格有內(nèi)容時，超出部分隱藏。（2）輸入數(shù)值

數(shù)值數(shù)據(jù)一般由數(shù)字、+、－、(、)、小數(shù)點、￥、$、％、／、E、e等組成。數(shù)值數(shù)據(jù)可以進行算術(shù)運算。當(dāng)輸入數(shù)值長度超過單元格寬度時，自動轉(zhuǎn)換成科學(xué)表示法。提示：

如果單元格中數(shù)字被“######”代替，說明單元格的寬度不夠，增加單元格的寬度即可。（3）輸入日期和時間

在單元格中輸入Excel可識別的日期或時間數(shù)據(jù)時，

單元格的格式自動轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的“日期”或“時間”格式，而不需要去設(shè)定該單元格為“日期”或“時間”格式。（4）輸入邏輯值

邏輯值數(shù)據(jù)有兩個：“TRUE”（真）和“FALSE”（假）?？梢灾苯釉趩卧褫斎脒壿嬛怠癟RUE”或“FALSE”，也可以通過輸入公式得到計算的結(jié)果為邏輯值。（5）檢查數(shù)據(jù)的有效性

使用數(shù)據(jù)有效性可以控制單元格可接受數(shù)據(jù)的類型和范圍。

【例題5-1】建立“人力資源情況表”，設(shè)置A3:A8單元格數(shù)據(jù)只接受1000～9999之間的整數(shù)，并設(shè)置顯示信息“只可輸入1000-9999之間的整數(shù)”。具體操作步驟如下：

（1）建立“人力資源情況表”，并輸入數(shù)據(jù)。

（2）選擇“數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)工具”，單擊“數(shù)據(jù)有效性”按鈕

打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設(shè)置”標簽，在“設(shè)置”選項卡中輸入“有效性條件”各項，如圖5-2所示。

（3）單擊“輸入信息”標簽，在“輸入信息”選項卡“輸入信息”框中輸入“只可輸入1000～9999之間的整數(shù)”，選中“選定單元格時顯示輸入信息”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。提示：

使用Delete鍵刪除單元格內(nèi)容時，只有數(shù)據(jù)從單元格中被刪除，單元格的其他屬性，如格式等仍然保留。想要刪除單元格的內(nèi)容和其他屬性，可選擇“開始/編輯”組，單擊“清除”按鈕

在彈出的下拉列表中選擇“全部清除”或“清除格式”或“清除內(nèi)容”“清除批注”或“清除超鏈接”命令，如圖5-3所示。2）修改單元格內(nèi)容有以下兩種方法：

（1）單擊單元格，輸入數(shù)據(jù)后按Enter鍵即完成單元格內(nèi)容的修改。

（2）單擊單元格，然后單擊編輯欄，在編輯區(qū)內(nèi)修改或編輯內(nèi)容。3．移動或復(fù)制單元格內(nèi)容1）移動或復(fù)制單元格內(nèi)容

（1）選定需要被移動或復(fù)制的單元格區(qū)域。

（2）選擇“開始/剪貼板”，單擊“剪切”按鈕

（或“復(fù)制”按鈕

）。

（3）單擊目標位置，選擇“開始剪貼板”組，單擊“粘貼”按鈕

。2）復(fù)制單元格中特定內(nèi)容具體操作步驟：

（1）選定需要被復(fù)制的單元格區(qū)域。

（2）選擇“開始/剪貼板”，單擊“復(fù)制”。

（3）單擊目標位置，選擇“開始/剪貼板”，單擊“粘貼”下拉箭頭，選擇“選擇性粘貼”。

（4）利用“選擇性粘貼”對話框，如圖5-4所示。也可復(fù)制單元格中特定內(nèi)容。4．自動填充單元格數(shù)據(jù)序列1）利用填充柄填充數(shù)據(jù)序列在工作表中選擇一個單元格或單元格區(qū)域，在右下角會出現(xiàn)一個填充柄，當(dāng)光標移動至填充柄時會出現(xiàn)“＋”形狀填充柄，拖動“填充柄”，可以實現(xiàn)快速自動填充。

【例題5-2】在“課程表”工作表C2:H2單元格區(qū)域，利用填充柄填上“星期”信息：“星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六”，在A3:A6單元格區(qū)域填上“節(jié)次”信息“1、2、3、4”。具體操作步驟如下：

（1）在C2單元格內(nèi)輸入“星期一”，選定C2單元格為當(dāng)前單元格，移動光標至C2單元格填充柄處，當(dāng)出現(xiàn)“＋”形狀填充柄時，拖動光標至H2單元格處，即可完成填充，如圖5-5所示。

（2）在A3和A4單元格內(nèi)分別輸入數(shù)字“1”和“2”，選中A3:A4單元格區(qū)域，移動光標至A4單元格填充柄處，重復(fù)步驟（1）的動作，拖動光標至A6單元格處，即可完成填充，如圖5-6所示。2）利用“序列”對話框填充數(shù)據(jù)序列

利用對話框填充數(shù)據(jù)序列有兩種方式：

（1）利用“序列”對話框填充數(shù)據(jù)序列，進行已定義序列的自動填充，包括數(shù)值、日期和文本等類型。具體操作步驟如下：

①在需填充數(shù)據(jù)序列的單元格區(qū)域開始處第一個單元格輸入序列的第一個數(shù)值（等比或等差數(shù)列）值或文字（文本序列）

②選定這個單元格或單元格區(qū)域。

③選擇“開始/編輯”，單擊“填充/系列”，在彈出的“序列”對話框，按照所需設(shè)置各選項。

（2）利用“自定義序列”對話框填充數(shù)據(jù)序列，可自己定義要填充的序列。具體操作步驟如下：

①選擇“文件”選項卡，單擊“選項/高級/常規(guī)”中“編輯自定義列表”按鈕。

②打開“自定義序列”對話框，在右側(cè)“輸入序列”下輸入用戶自定義的數(shù)據(jù)序列，單擊“添加”和“確定”按鈕即可；或利用“從單元格中導(dǎo)入序列”后的折疊按鈕

，選中工作表中已定義的數(shù)據(jù)序列，按“導(dǎo)入”按鈕即可。

【例題5-3】在“課程表”工作表中利用“序列”對話框按等差數(shù)列填入時間序列，步長值為“0:50”，終止值為“10:30”；利用“自定義序列”定義“數(shù)學(xué)、語文、物理、英語”，再利用“序列”對話框填入C3:C6單元格區(qū)域。具體操作步驟如下：

（1）在B3單元格填入“8:00”并選中B3:B6單元格區(qū)域，選擇“開始/編輯”，單擊“填充/系列”，打開“序列”對話框，如圖5-7所示。

（2）在“序列產(chǎn)生在”選項組中選擇“列”單選框，在“類型”選項組中選擇“等差數(shù)列”單選框，“步長值”框中填“0:50”，“終止值”框中填“10:30”。

（3）單擊“確定”按鈕即完成填充，如圖5-8所示。

（4）選擇“文件”選項卡，單擊“選項/高級/常規(guī)”中“編輯自定義列表”按鈕，打開“自定義序列”對話框，在“輸入序列”框下輸入“數(shù)學(xué)、語文、物理、英語”，單擊“添加”按鈕，如圖5-9所示。

（5）在C3單元格內(nèi)輸入“數(shù)學(xué)”，在C3:C6單元格區(qū)域，拖動填充柄完成自動填充。如圖5-10所示。

5.2.3使用工作表和單元格

1．使用工作表1）選定工作表

操作前需選定工作表，可以選定一個或多個工作表。

（1）選定一個工作表：單擊工作表的標簽，選定該工作表，該工作表成為當(dāng)前活動工作表。

（2）選定相鄰的多個工作表：單擊第一個工作表的標簽，按Shift鍵的同時單擊最后一個工作表的標簽。

（3）選定不相鄰的多個工作表：按Ctrl鍵的同時單擊要選定的工作表標簽。

（4）選定全部工作表：鼠標右鍵單擊工作表標簽，在快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令。2）插入新工作表具體操作步驟：

①選定一個或多個工作表標簽。

②選擇“開始/單元格”，單擊“插入/插入工作表”。3）刪除工作表具體操作步驟：

①選定一個或多個要刪除的工作表。

②選擇“開始/單元格”，單擊“刪除/刪除工作表”。4）重命名工作表

雙擊工作表標簽，輸入新的名字即可。

5）移動或復(fù)制工作表具體操作步驟：

①在當(dāng)前工作簿選定要“復(fù)制或移動”的一個或多個“工作表標簽”。

②選擇“開始/編輯”，單擊“單元格/格式/移動或復(fù)制工作表”（或鼠標右鍵單擊選定的工作表標簽，在彈出菜單中選擇“移動或復(fù)制工作表”命令），彈出“移動或復(fù)制工作表”對話框，如圖5-11所示。

③在“工作簿”下拉列表框中選擇要復(fù)制或移動到的目標工作簿。

④在“下列選定工作表之前”下拉列表框中選擇要插入的位置。

⑤如果移動工作表，清除“建立副本”復(fù)選框；如果復(fù)制工作表，選中“建立副本”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕即可完成將選定的工作表移動或復(fù)制到目標工作簿。6）拆分和凍結(jié)工作表窗口

（1）拆分窗口具體操作步驟：

①鼠標單擊要拆分的行或列的位置。

②選擇“視圖/窗口”組，單擊“拆分”按鈕

，一個窗口被拆分為四個窗格。如圖5-12所示。

（2）取消拆分

具體操作步驟：選擇“視圖/窗口”，單擊“拆分”按鈕

。

（3）凍結(jié)窗口具體操作步驟：

①選定要在滾動時保持可見的行下方的行（或列右側(cè)的列）。

②選擇“視圖”選項卡，“窗口”組，單擊“凍結(jié)窗格/凍結(jié)拆分窗格”按鈕。

如選定第二行，凍結(jié)第一行；選定第三行，凍結(jié)前兩行；選定第二列，凍結(jié)第一列。圖5-13為凍結(jié)第一行和第一列后的工作表。

（4）撤銷凍結(jié)

具體操作步驟：選擇“視圖/窗口”組，單擊“凍結(jié)窗格/取消凍結(jié)窗格”按鈕。7）設(shè)置工作表標簽顏色

具體操作步驟：鼠標右鍵單擊工作表標簽，在彈出快捷菜單中選擇“工作表標簽顏色”。2．使用單元格1）選定單元格，有以下兩種方法

（1）鼠標指針移至需選定的單元格上，單擊鼠標左鍵，該單元格即被選定為當(dāng)前單元格。

（2）選擇“開始/編輯”，單擊“查找/轉(zhuǎn)到”按鈕彈出“定位”對話框，在“引用位置”文本框中輸入要選定的單元格地址。2）選定一個單元格區(qū)域

（1）鼠標左鍵單擊要選定單元格區(qū)域左上角的單元格，按住鼠標左鍵并拖動鼠標到區(qū)域的右下角單元格，然后放開鼠標左鍵即選中單元格區(qū)域，單元格區(qū)域用該區(qū)域左上角單元格地址和右下角單元格地址表示，中間以“：”分隔。

（2）單擊該區(qū)域中左上角的單元格，然后在按住Shift的同時單擊該區(qū)域中左下角的單元格。您可以使用滾動功能顯示最后一個單元格。

在工作表中單擊任一單元格即可取消選擇。3）選定不相鄰的單元格區(qū)域

單擊并拖動鼠標選定第一個單元格區(qū)域之后按住Ctrl鍵，使用鼠標選定其他單元格區(qū)域即可。

單擊工作表行標題可以選中整行；單擊工作表列表題可以選中整列；單擊工作表全選按鈕

可以選中整個工作表。單擊工作表行號或列標，并拖動行號或列標可以選中相鄰的行或列；單擊工作表行標題或列表題，按住Ctrl鍵，再單擊工作表其他行標題或列表題，可以選中不相鄰的行或列。4）插入行、列與單元格具體操作步驟：

選擇“開始/單元格”，單擊“插入/插入單元格（或插入工作表行或插入工作表列”按鈕可進行單元格（或行或列）的插入。

要插入單一行（列），請選擇要在其上方（要在緊靠其右側(cè)）插入新行（列）的行（列）或該行（列）中的一個單元格。要插入多行（列），請選擇要在其上方（要緊靠其右側(cè)）插入行（列）的那些行（列）。所選的行（列）數(shù)應(yīng)與要插入的行（列）數(shù)相同。

【例題5-4】在“人力資源情況表”工作表的第4行和第5行前插入兩行，之后在D6單元格處插入一單元格，D6單元格內(nèi)容右移。

具體操作步驟：

（1）選擇第4行和第5行，選擇“開始/單元格”，單擊“插入/插入工作表行”，如圖5-14所示。（2）選定D6單元格，使其成為當(dāng)前單元格，選擇“開始/單元格”，單擊“插入/插入單元格”按鈕，彈出“插入”對話框，如圖5-15所示，在“插入”對話框中選中“活動單元格下移”單選框，單擊“確定”按鈕