機(jī)要件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要件管理，確保機(jī)要件的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部機(jī)要件的收、發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)的管理。（三）定義機(jī)要件：指公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的重要文件、資料、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議等具有一定機(jī)密性和重要性的物品。（四）管理原則1.嚴(yán)格保密原則：確保機(jī)要件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的機(jī)密性，防止信息泄露。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證機(jī)要件的收發(fā)、傳遞準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)送達(dá)目的地。3.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作規(guī)范有序。二、機(jī)要件的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類1.機(jī)密文件：涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、重大決策等內(nèi)容，一旦泄露將對(duì)公司造成重大損失的文件。2.重要文件：包括重要會(huì)議文件、重要業(yè)務(wù)合同、重要財(cái)務(wù)資料等，對(duì)公司正常運(yùn)營(yíng)有重要影響的文件。3.一般文件：除機(jī)密文件和重要文件外的其他機(jī)要件。（二）標(biāo)識(shí)1.在機(jī)要件首頁(yè)左上角加蓋"機(jī)密""重要""一般"字樣的印章。2.根據(jù)文件的密級(jí)，在文件上標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，如"絕密""機(jī)密""秘密"等。三、機(jī)要件的收發(fā)管理（一）收文管理1.簽收公司設(shè)立專門的機(jī)要件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)機(jī)要件的簽收工作。收到機(jī)要件時(shí)，收發(fā)人員應(yīng)核對(duì)機(jī)要件的數(shù)量、包裝是否完好，并在機(jī)要件收發(fā)登記簿上詳細(xì)記錄機(jī)要件的名稱、編號(hào)、來(lái)源、數(shù)量、收到日期等信息。對(duì)機(jī)要件的外觀進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)與發(fā)送方聯(lián)系，并做好記錄。2.登記建立機(jī)要件收文登記簿，對(duì)每一份收文進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括機(jī)要件的編號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、來(lái)源、收文日期、份數(shù)、分發(fā)部門等。3.分發(fā)根據(jù)機(jī)要件的內(nèi)容和分發(fā)要求，及時(shí)將機(jī)要件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。在分發(fā)機(jī)要件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)機(jī)要件分發(fā)清單，注明機(jī)要件的編號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、分發(fā)部門、分發(fā)日期等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。對(duì)于機(jī)密文件和重要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)，確保文件的安全。（二）發(fā)文管理1.擬稿各部門根據(jù)工作需要擬寫(xiě)機(jī)要件文稿，確保文稿內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。擬稿人應(yīng)在文稿上注明機(jī)要件的密級(jí)、緊急程度等信息。2.審核機(jī)要件文稿擬好后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文稿的內(nèi)容、格式、密級(jí)標(biāo)注等是否符合要求。審核通過(guò)后，部門負(fù)責(zé)人在文稿上簽字確認(rèn)。3.簽發(fā)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的機(jī)要件文稿，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文稿的內(nèi)容和重要性進(jìn)行簽發(fā)，并注明簽發(fā)意見(jiàn)和日期。4.編號(hào)機(jī)要件文稿簽發(fā)后，由機(jī)要人員進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性和連續(xù)性的原則。編號(hào)格式為：年份+部門代碼+順序號(hào)，如202301001，表示2023年公司第一部門的第1份機(jī)要件。5.印制根據(jù)機(jī)要件的簽發(fā)意見(jiàn)和編號(hào)，機(jī)要人員安排印制工作。在印制過(guò)程中，應(yīng)確保機(jī)要件的印刷質(zhì)量，嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印制。對(duì)印制好的機(jī)要件進(jìn)行核對(duì)，確保機(jī)要件的內(nèi)容、格式、編號(hào)等準(zhǔn)確無(wú)誤。6.用印機(jī)要件印制完成后，需加蓋公司印章的，應(yīng)按照公司印章管理制度的規(guī)定辦理用印手續(xù)。用印時(shí)，應(yīng)在機(jī)要件的指定位置加蓋印章，確保印章清晰、端正。7.封裝將印制好并加蓋印章的機(jī)要件進(jìn)行封裝，確保機(jī)要件在傳遞過(guò)程中的安全。封裝材料應(yīng)選用符合保密要求的材料，如專用信封、文件袋等，并在封裝處加蓋密封章。8.發(fā)送根據(jù)機(jī)要件的緊急程度和發(fā)送要求，選擇合適的傳遞方式進(jìn)行發(fā)送。對(duì)于機(jī)密文件和重要文件，應(yīng)采用專人送達(dá)或機(jī)要通信等安全可靠的方式進(jìn)行傳遞。在發(fā)送機(jī)要件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)機(jī)要件發(fā)送清單，注明機(jī)要件的編號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)送部門、發(fā)送日期、接收部門等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。四、機(jī)要件的傳遞管理（一）傳遞方式1.專人送達(dá)：對(duì)于重要且緊急的機(jī)要件，由專人直接送達(dá)接收部門或人員。2.機(jī)要通信：通過(guò)機(jī)要通信渠道傳遞機(jī)密文件和重要文件，確保文件的安全。3.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸：對(duì)于一般性機(jī)要件，可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，但應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）傳遞要求1.傳遞機(jī)要件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的傳遞方式和流程進(jìn)行操作，確保機(jī)要件的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞。2.專人送達(dá)機(jī)要件時(shí)，送達(dá)人員應(yīng)將機(jī)要件直接交給接收人，并要求接收人在機(jī)要件收發(fā)登記簿上簽字確認(rèn)。3.通過(guò)機(jī)要通信傳遞機(jī)要件時(shí)，應(yīng)按照機(jī)要通信的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，確保機(jī)要件的傳遞安全。4.在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸機(jī)要件時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和密碼，只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和下載機(jī)要件。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋C(jī)要件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、機(jī)要件的保管管理（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的機(jī)要室，用于存放機(jī)要件。機(jī)要室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。2.在機(jī)要室內(nèi)，應(yīng)根據(jù)機(jī)要件的密級(jí)和類別，設(shè)置不同的文件柜或存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)機(jī)要件進(jìn)行分類存放。（二）保管要求1.機(jī)要人員應(yīng)定期對(duì)機(jī)要件進(jìn)行整理和盤點(diǎn)，確保機(jī)要件的存放有序，賬實(shí)相符。2.對(duì)于機(jī)密文件和重要文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止文件被盜、丟失或損壞。3.機(jī)要室內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合文件保管的要求。4.嚴(yán)格限制機(jī)要室的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)入機(jī)要室。進(jìn)入機(jī)要室時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并遵守機(jī)要室的相關(guān)管理制度。（三）借閱管理1.因工作需要借閱機(jī)要件時(shí)，借閱人應(yīng)填寫(xiě)機(jī)要件借閱申請(qǐng)表，注明借閱機(jī)要件的編號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)機(jī)要人員審批。2.機(jī)要人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在機(jī)要件借閱登記簿上進(jìn)行登記。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還機(jī)要件，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人在借閱機(jī)要件期間，應(yīng)妥善保管機(jī)要件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露機(jī)要件的內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)機(jī)要件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向機(jī)要人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）銷毀管理1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的機(jī)要件，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀機(jī)要件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)機(jī)要件銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀機(jī)要件的編號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由機(jī)要人員負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保機(jī)要件的信息無(wú)法恢復(fù)。4.在銷毀機(jī)要件過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫(xiě)機(jī)要件銷毀記錄，注明銷毀機(jī)要件的編號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。六、機(jī)要件的安全保密管理（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)機(jī)要人員的保密教育，提高機(jī)要人員的保密意識(shí)和責(zé)任心。2.與機(jī)要人員簽訂保密協(xié)議，明確機(jī)要人員的保密義務(wù)和責(zé)任。3.在機(jī)要件的收發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)，采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人護(hù)送、限制訪問(wèn)等。4.對(duì)涉及機(jī)要件管理的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行加密管理，并定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份。（二）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)機(jī)要件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括機(jī)要件的收發(fā)、傳遞、保管、安全保密等方面的工作情況。3.對(duì)于違反機(jī)要件管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因機(jī)要人員的疏忽或失職，導(dǎo)致機(jī)要件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生的，機(jī)要人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.因借閱人擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露機(jī)要件內(nèi)容等原因，導(dǎo)致機(jī)要件信息泄露的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.因部門負(fù)責(zé)人審核不嚴(yán)，導(dǎo)致機(jī)要件文稿出現(xiàn)錯(cuò)誤或不符合要求的，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）追究方式1.對(duì)于違反機(jī)要件管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款、辭退等處理。2.對(duì)于因違反