院系檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)院系檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于院系內(nèi)各部門、各學(xué)科專業(yè)在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：院系檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映院系各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案材料。3.完整性原則：全面收集、整理與院系工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置院系設(shè)立檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定院系檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管院系各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定向?qū)W校檔案館移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.開(kāi)展檔案利用工作，為教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。8.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和督促檢查，確保檔案工作的順利開(kāi)展。3.配合檔案管理室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程教案、教學(xué)日歷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等。2.科研檔案：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、任務(wù)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、研究成果、學(xué)術(shù)論文、著作、科研獎(jiǎng)勵(lì)等。3.師資隊(duì)伍建設(shè)檔案：包括教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教學(xué)科研成果、進(jìn)修培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。4.學(xué)生管理檔案：包括學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)、畢業(yè)生就業(yè)材料等。5.行政管理檔案：包括院系工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、各類報(bào)表、重要文件等。6.其他檔案：包括外事活動(dòng)檔案、校友檔案、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行收集和整理，確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行分類，可分為黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、學(xué)生類、外事類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.檔案架：用于存放檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量和種類合理配置。2.防火設(shè)備：如滅火器、消防栓等，確保檔案庫(kù)房的消防安全。3.防潮設(shè)備：如除濕機(jī)、空調(diào)等，控制庫(kù)房的濕度。4.防蟲(chóng)設(shè)備：如防蟲(chóng)藥、防蟲(chóng)網(wǎng)等，防止檔案被蟲(chóng)蛀。5.防盜設(shè)備：如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案的安全。6.防光設(shè)備：如窗簾、遮光布等，避免檔案受到陽(yáng)光直射。7.防塵設(shè)備：如吸塵器、空氣凈化器等，保持庫(kù)房的清潔。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映院系主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值確定。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的利用（一）利用范圍1.教學(xué)人員利用檔案進(jìn)行教學(xué)研究、編寫教材、備課等。2.科研人員利用檔案開(kāi)展科研項(xiàng)目申報(bào)、研究、成果鑒定等工作。3.管理人員利用檔案進(jìn)行決策參考、工作指導(dǎo)、政策制定等。4.學(xué)生利用檔案查閱個(gè)人學(xué)籍、成績(jī)、獎(jiǎng)懲等信息。5.其他需要利用檔案的單位或個(gè)人。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，并要求借閱者妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案。3.出具證明：檔案管理室可根據(jù)利用者的要求，出具檔案證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案管理室印章。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容和范圍等。2.檔案管理人員對(duì)利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合利用條件的，予以批準(zhǔn)。3.利用者按照檔案管理人員指定的地點(diǎn)和方式進(jìn)行查閱或借閱檔案。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案利用登記表上簽字確認(rèn)。（四）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和利用。2.重要檔案的利用應(yīng)經(jīng)院系領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.檔案原件一般不外借，如有特殊情況需要外借的，應(yīng)報(bào)院系領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保護(hù)措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由院系分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定原則1.從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其價(jià)值。2.分析比較法：與同類檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值大小。3.專家咨詢法：聽(tīng)取專家意見(jiàn)，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)院系領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)學(xué)校檔案館備案。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，按照規(guī)定上報(bào)學(xué)校檔案館。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作的重要依據(jù)，為檔案管理決策提供支持。（二）移交工作1.院系應(yīng)按照學(xué)校檔案館的要求，定期向?qū)W校檔案館移交應(yīng)歸檔的檔案。2.