ICS65.020.01CCSB1022吉林省地方標準DB22/T3606—2023黑土地質量檔案管理規(guī)范Managementspecificationforblacklandqualityarchives吉林省市場監(jiān)督管理廳發(fā)布DB22/T3606—2023前言本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別這些專利的責任。本文件由吉林省農業(yè)農村廳提出并歸口。本文件起草單位：吉林省土壤肥料總站。本文件主要起草人：付春紅、杜東明、焦曉輝、崔佳慧、楊松、李冠男、劉健、楊曉庭、劉祥輝、趙強、黃梓源。IDB22/T3606—2023黑土地質量檔案管理規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了黑土地質量檔案管理的基本要求、文件材料形成、文件材料收集、文件材料整理、文件材料歸檔、檔案保管、鑒定與銷毀、檔案開發(fā)與利用、檔案統(tǒng)計與移交、檔案監(jiān)督與指導。本文件適用于耕地中黑土地質量檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T11822—2008GB/T18894—2016科學技術檔案案卷構成的一般要求電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T22—2015DA/T38—2021檔案級可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+R技術要求和應用規(guī)范DA/T75—2019歸檔文件整理規(guī)則檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范DB22/T3394—2022黑土地質量3下列術語和定義適用于本文件。黑龍江省、吉林省、遼寧省、內蒙古自治區(qū)的相關區(qū)域范圍內具有黑色或者暗黑色腐殖質表土層，黑土地質量文件材料blacklandqualitydocuments在黑土地保護、利用和相關治理、修復活動中直接形成的能夠反映黑土地質量動態(tài)變化的文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。41DB22/T3606—2023縣級以上人民政府農業(yè)農村主管部門及其他承擔黑土地質量工作的主管部門負責本行政區(qū)域黑土地質量檔案管理工作。形成材料的承辦部門按照“首辦負責、流程統(tǒng)一、標準一致”的原則，負責黑土地質量文件材料的形成、收集、整理、歸檔等，若承辦部門涉及2個及以上，由主辦部門負責；按照“安全保質、規(guī)范可用、科學有效”的原則，負責黑土地質量檔案的保管、鑒定與銷毀、開發(fā)與利用、統(tǒng)計與移交、監(jiān)督與指導等，并指定專人負責管理。涉及國家秘密的黑土地質量檔案應按照《中華人民共和國保守國家秘密法》《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》《國家秘密載體保密管理的規(guī)定》執(zhí)行，并符合本文件要求，單獨保管。5文件材料形成基本要求5.1.1黑土地質量文件材料形成時，采用紙質和電子兩種方式記錄。已配備電子檔案管理系統(tǒng)、具備電子檔案管理技術要求的立檔單位，應采用電子方式記錄、歸檔和管理。5.1.2以照片方式形成的黑土地質量文件材料，以電子照片方式記錄，不形成相紙等紙質載體形式。記錄方式5.2.1紙質文件材料形成時，宜采用激光打印或黑色水性字跡筆記錄，確保記錄的信息清晰、穩(wěn)固、長久。5.2.2a)黑土地質量電子文件材料記錄方式的種類及要求如下：紙質文件材料形成的歸檔電子文件，應當來源可靠、內容準確、標識完整；數(shù)據(jù)、圖件等專業(yè)類電子文件材料，應確保關聯(lián)信息齊全、程序規(guī)范、要素合規(guī)；錄音、錄像和電子照片等聲像類電子文件材料，應客觀、系統(tǒng)、鮮明地反映主題內容，聲音、影像和畫面應完整、清晰，同時配備相應的文字說明。記錄載體黑土地質量文件材料在形成時，應確保記錄載體耐久、可靠，能滿足長期保存的需求。具體如下：紙質文件材料應采用耐久性強的印刷紙和書寫紙，避免使用新聞紙、復寫紙、熱敏紙等易發(fā)生退變的記錄載體；電子文件材料應轉換或直接使用系統(tǒng)安全的電子計算機記錄，同時應備份在一次寫入型光盤或硬磁盤等離線存儲介質上。一次寫入型光盤應符合DA/T38的要求；硬磁盤應符合DA/T75的要求。電子文件材料及電子文件元數(shù)據(jù)在形成時，格式宜按照GB/T18894—2016中8.3和8.4執(zhí)行。以專有格式存儲的黑土地質量電子文件材料不能轉換為通用格式時，應同時存儲專用軟件、技術材料、操作手冊等。62DB22/T3606—2023針對黑土地質量調查、監(jiān)測、評價等工作的意見要求、規(guī)劃方案、制度規(guī)范等材料，以及記錄黑土地質量變化情況的基礎材料、總結、報告、圖件、數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫等各類材料均應收集歸檔。文件材料收集范圍應涵蓋DB22/T3394—2022中4.1的內容。黑土地質量文件材料歸檔范圍參照表A.1。收集要求6.2.1黑土地質量文件材料的收集應本著應收盡收的原則。紙質文件材料在收集時應做到系統(tǒng)、完整、準確，電子文件材料在收集時應保證真實性、可靠性、完整性、可用性。6.2.2反映同一內容的黑土地質量電子照片，應選擇其中具有代表性和典型性的進行收集；某一項目、活動或會議等反映同一事由的若干電子照片宜參照DA/T50中照片組的要求進行收集。7文件材料整理基本要求7.1.1整理工作應遵循黑土地質量文件材料的形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系，確保整理后的文件材料統(tǒng)一、有序、穩(wěn)定、準確。7.1.2黑土地質量文件材料應按照分類、排列、編號、編目的順序，以“件”為單位逐步開展整理工作。分類7.2.1年度分類年度分類是按黑土地質量文件材料形成的年度進行分類。本文件中的年度是指文件材料形成的自然年度。跨年度形成的文件材料，應歸入文件材料完結年度。周期性形成的文件材料應歸入周期結束的年度。按照年度—問題，結合時間先后和重要程度排列；歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。黑土地質量歸檔文件應遵循唯一性、穩(wěn)定性、簡單性、適用性原則編制檔號，確保指代單一、穩(wěn)恒固定、簡明易懂、廣泛實用。應依分類方案和排列順序編制檔號，紙質檔案和電子檔案的檔號構成及編制要求應保持一致。3DB22/T3606—2023檔號結構宜為：全宗號-分類號·年度·保管期限-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。a)b)c)d)e)“全宗號”宜由“專黑土地”的漢語拼音大寫首字母“ZHTD”標識；“分類號”由代表“質量”的漢語拼音大寫“ZL”加上兩位阿拉伯數(shù)字（參見表A.1）組成；“年度”為文件形成年度，用4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2022”；“保管期限”分為永久、30年，分別以代碼“Y”“D30”標識；“件號”是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內材料的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0001”。示例：在2021年形成的“黑土地質量等級調查材料”中第1件永久保存的檔案，檔號可標識為：ZHTD-ZL12·2021·Y-0001。7.4.4標識方法黑土地質量歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋檔號章并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)生成檔號章。檔號章式樣宜按照GB/T11822—2008中圖A.7執(zhí)行。編目7.5.1基本要求黑土地質量文件材料應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。7.5.2編制方法參見附錄B。其他紙質文件材料的其他整理工作宜按照DA/T22—2015中第6章執(zhí)行；電子文件材料的其他整理工作宜按照GB/T18894—2016中7.2執(zhí)行。8紙質文件材料應歸檔1份，電子文件材料離線存儲介質應歸檔3套（存儲檔案光盤載體的套號用大寫英文字母A、B、C標識，A表示封存保管，B表示查閱利用，C表示異地保存）。以年度形成的黑土地質量文件材料可于次年6月底之前完成歸檔移交；以周期形成的黑土地質量文件材料可于周期結束后3個月內完成歸檔移交。黑土地質量文件材料歸檔可按照如下程序進行：9保管場所應具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等4DB22/T3606—20239.1.29.1.3檔案盒、檔案柜等檔案裝具應符合檔案管理要求。黑土地質量檔案保管的方法如下：a)紙質檔案應按照檔號順序，在檔案柜（架）內，自上而下、從左至右依次排放保管；電子檔案的保管應確保載體安全、信息可用：b)1)保存在離線存儲介質上的檔案，應裝盒遠離磁場保管。保管應符合DA/T38—2021中第9章的要求，硬磁盤介質的保管應符合DA/T75—2019中第9章的要求；存儲在電子計算機上的檔案，其電子計算機場地條件宜參照GB/T2887執(zhí)行。2)c)d)對于重要的或有特殊需求的黑土地質量電子檔案可采取異地、異質的方式備份保管；宜應用電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息化管理，電子檔案管理系統(tǒng)功能宜參照GB/T39784。檔案管理應列入單位安全工作管理機制中，開展檔案安全風險管控。發(fā)現(xiàn)安全隱患的，應及時9.1.4采取補救措施。質量管控的內容：a)紙質檔案應定期檢查保存狀況，出現(xiàn)紙張破損或變質情況，宜參照DA/T25的要求，及時修復；b)電子檔案應定期檢測存儲介質的保管情況、讀取狀況，確保有效、可用，發(fā)生問題時，應及時轉換或更新。鑒定9.2.1應按照及時、準確的原則，開展檔案的價值鑒定，確保鑒定后的檔案存毀得當，滿足實際需求。應由從事黑土地質量工作和檔案保管工作的相關人員組成黑土地質量檔案鑒定小組，負責檔案9.2.2的鑒定工作。9.2.3應按照黑土地質量檔案保管期限的設定，定期對已達到保管期限上限的黑土地質量檔案進行存鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案，應根據(jù)實際需要重新劃定保管期限并做出標注，鑒定后確無保存紙質檔案銷毀的方法可參照《機關檔案管理規(guī)定》的相關要求執(zhí)行；電子檔案銷毀的方法應按照應適用于黑土地質量工作的發(fā)展需要，本著提高利用效力的原則，采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等開發(fā)黑土地質量檔案信息資源，可形成黑土地質量基礎數(shù)據(jù)庫、黑土地質量提升技術指南、黑土地質量評價專題概況、黑土地質量等級圖冊等編研成果，為科學提升黑土地質量提供決策依據(jù)。黑土地質量檔案的利用應參照《機關檔案管理規(guī)定》建立健全檔案利用制度，規(guī)范利用手續(xù)。黑土地質量電子檔案與紙質檔案具有同等效力，可采用更為安全、便捷的電子形式提供利用。電子檔案采用在線方式提供利用時，應遵守國家信息安全和檔案開放審核的相關規(guī)定；利用記錄人物影像和在版本保護期內的黑土地質量聲像檔案，應符合國家有關規(guī)定。5DB22/T3606—202311檔案統(tǒng)計與移交統(tǒng)計11.1.1應按照真實、準確、完整、及時的原則，定期開展黑土地質量檔案統(tǒng)計工作，為總結黑土地質量變化規(guī)律、分析發(fā)展趨勢提供客觀依據(jù)。11.1.2應對黑土地質量檔案的數(shù)量、質量等基礎概況和檔案的鑒定、銷毀、利用、移交等管理情況進行統(tǒng)計，可根據(jù)需要建立統(tǒng)計臺賬。11.1.3應按上級主管部門或檔案主管部門要求，按時完成黑土地質量檔案的統(tǒng)計上報工作。移交11.2.111.2.2應按照完整、系統(tǒng)、真實、安全的原則移交黑土地質量檔案，確保移交后的檔案有效、可用。納入國家檔案館接收范圍的黑土地質量檔案，應按照移交手續(xù)定期向同級檔案館移交。電子檔案移交進館應基于安全、可靠、規(guī)范的軟件平臺。移交后開放移交進館的黑土地質量檔案在達到開放條件后，應由立檔單位配合檔案館完成移交檔案的開放審核工作。12檔案監(jiān)督與指導監(jiān)督與指導工作應本著公正、嚴謹、高效的原則，確保檔案管理活動科學規(guī)范、安全有效。應在符合安全保密要求的前提下，逐級開展黑土地質量檔案的監(jiān)督和指導工作；對監(jiān)督與指導中6DB22/T3606—2023附錄A（資料性）黑土地質量文件材料歸檔范圍與保管期限表黑土地質量文件材料歸檔范圍與保管期限表見表A.1。表A.1黑土地質量文件材料歸檔范圍與保管期限表序號分類號歸檔范圍保管期限調查類1黑土地質量普查材料1.1ZL11ZL11報告、總結等結論性材料永久1.2方案、基礎信息等階段性、過程性材料黑土地質量專項調查材料30年22.1黑土地質量等級調查材料2.1.12.1.22.2ZL12ZL12報告、總結等結論性材料永久方案、基礎信息等階段性、過程性材料新增黑土地質量調查材料方案、基礎信息等階段性、過程性材料黑土地質量應急調查材料方案、基礎信息等階段性、過程性材料黑土地質量監(jiān)測體系建設材料方案、基礎信息等階段性、過程性材料7DB22/T3606—2023表A.1黑土地質量文件材料歸檔范圍與保管期限表（續(xù)）序號2分類號歸檔范圍黑土地質量年度監(jiān)測材料保管期限2.12.23ZL22ZL22報告、總結等結論性材料永久方案、基礎信息等階段性、過程性材料黑土地質量專項監(jiān)測材料30年3.13.2ZL23ZL23報告、總結等結論性材料永久方案、基礎信息等階段性、過程性材料30年評價類1黑土地質量等級評價材料1.11.22ZL31ZL31報告、總結等結論性材料永久方案、基礎信息等階段性、過程性材料黑土地質量監(jiān)測評價材料30年2.12.23ZL32ZL32報告、總結等結論性材料永久ZL33ZL3330年方案、基礎信息等階段性、過程性材料其他類方案、基礎信息等階段性、過程性材料8DB22/T3606—2023附錄B（資料性）黑土地質量檔案目錄填寫示例B.1封皮填寫示例B.1.1封皮填寫示例圖黑土地質量檔案目錄的封皮填寫示例見圖B.1。黑土地質量檔案目錄單位名稱：全宗號：××××××××××××××××年度：保管期限：起止檔號：自××××-××××·××××·××-××××至××××-××××·××××·××-××××圖B.1黑土地質量檔案目錄封皮填寫示例9DB22/T3606—2023B.2目錄填寫示例B.2.1目錄填寫示例圖黑土地質量檔案目錄填寫示例見圖B.2。序號檔號文號責任者題名日期頁數(shù)保管期限永久備注ZHTD-ZL12·2021·Y-0001關于上報2021年耕地質量等級調查結果的報告吉林省土壤肥料總站1202112028-2345····································································································································----····································注：A4橫版。圖B.2黑土地質量檔案目錄填寫示例B.2.2填寫說明檔號B.2.2.1按照條款7.4.3“檔號構成”中“檔號”來填寫。填寫文件材料形成單位的全稱。填寫文件材料的全稱。填寫文件材料的形成日期，日期格式為年、月、日信息的8位阿拉伯數(shù)字組合格式。10DB22/T3606—2023B.3.1備考表填寫示例圖黑土地質量檔案備考表填寫示例見圖B