公文處理辦法

第一章總則

第一條為了適應公司工作需要，推送公文處理工作科學化、制

度化、規(guī)范化，制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司的公文處理工作。

第三條公文是公司實施領(lǐng)導、履行職能、處理公務的具有特定

效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布規(guī)章制

度，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情

況等的重要工具。

第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互

關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。.

第五條公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、

安全保密的原則。

第六條公司綜合辦公室主管公司的公文處理工作，并對各部門

的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。需要說明的是，本辦法所

采用的公文格式參照國家黨政單位公文格式國家標準。

第二章公文種類

第七條公文種類主要有：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位

和人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大

強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

（四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

（五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周

知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知

重要情況。

（十）報告。適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復上級

單位的詢問。

（十一）請示C適用于向上級單位請求指示、批準。

（十二）批復C適用于答復下級單位請示事項。

（十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代

表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（十四）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問

題、請求批準和答復審批事項。

（十五）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章公文格式

第八條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單

位標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)

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文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和

印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號；涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公

文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，

緊急公文應當分別標注“特急”“加急"電報應當分別標注“特提”

“特急”“加急”“平急”。

（四）發(fā)文單位標志。由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文

件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文

時，發(fā)文單位標志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨用主辦單

位名稱。公司發(fā)文單位標志為：**有限公司。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成c聯(lián)

合行文時，使用主辦單位的發(fā)文字號。公司文件發(fā)文字號由“公司”

代字“神州基投”、各部門代字、年號、序號組成。

（六）簽發(fā)人c上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

（七）標題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。

（A）主送單位。公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規(guī)

范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。除普發(fā)性文件外，公文一般只能有一

個主送單位。應當根據(jù)辦文意圖及受文單位權(quán)限確定主送單位，不要

多頭主送和越級主送。對普發(fā)性文件的主送單位，應分別根據(jù)不同情

況使用不同的稱呼C如“各部門”、“各土建施工單位”、“各監(jiān)理

單位”、“各監(jiān)理、施工單位”、“各房建監(jiān)理單位”、“各房建

施工單位”、“各房建監(jiān)理、施工單位”、“各機電施工單位”、

“各機電監(jiān)理單位”、“各機電監(jiān)理、施工單位”、“各檢測單位”

等等。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。

聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應當加蓋發(fā)文單位印

章，并與署名單位相符。有特定發(fā)文單位標志的普發(fā)性公文和電報可

以不加蓋印章。

（十四）附注c公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

（十五）附件c公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十六）抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的

其他單位，應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。

第九條公文的版式按照《黨政單位公文格式》國家標準執(zhí)行。

第十條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符

號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并

用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。

第十一條公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用

紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第四章行文規(guī)則

第十二條行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作

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性。

第十三條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越

級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的單位。

第十四條向上級單位行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級單

位和同級單位，不抄送下級單位。

（二）部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)公司同

意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。

（三）下級單位的請示事項，如需以本單位名義向上級單位請示，

應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級單位。

（四）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請

示事項。

（五）除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以本單位名義向

上級單位負責人報送公文，不得以本單位負責人名義向上級單位報送

公文。

（六）受雙重領(lǐng)導的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一

個上級單位。

第十五條向下級單位（或下設機構(gòu)）行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應當同

時抄送發(fā)文單位的直接上級單位。

（二）涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，部門之間協(xié)商一致方可

行文，未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，公司應當責令及

時糾正或者撤銷。

（三）向受雙重領(lǐng)導的下級單位（機構(gòu)）行文，必要時抄送該下

級單位（機構(gòu)）的另一個上級單位。

第十六條公司部門之間原則上不互相行文，工作需要可以工作

便函形式解決。

第五章公文擬制

第十七條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十八條公文起草應當做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)

文單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦

法切實可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確,

文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草部門必須征求

相關(guān)部門意見，力求達成一致。

（七）公司負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第十九條公文文稿簽發(fā)前，應當由公司綜合辦公室進行審核。

審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完

整準確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提措施和

辦法是否切實可行C

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（三）涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成

一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、

段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用

法是否規(guī)范。

（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

第二十條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草部門并說

明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草部門

修改后重新報送。

第二十一條公文原則上由公司相關(guān)工作負責領(lǐng)導審批簽發(fā)。重

要公文和上行文由公司主要負責人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署

明確意見、姓名和完整日期。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署單位的負責人會簽。

第六章公文辦理

第二十二條公文辦埋包括收文辦埋、發(fā)文辦埋和整埋歸檔。

第二十三條收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者

蓋章，并注明簽收時間。公司領(lǐng)導、各職能部門收到的外單位主（抄）

送公司的公文應在第一時間交公司綜合事務部進行處理。

（二）登記。綜合公辦室對以各種形式收到的公文應逐件登記。

登記應當將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文單位、密級、緊急程度、份數(shù)、

頁數(shù)、來文日期、收文編號、辦理情況等逐項填寫清楚。對復印件、

傳真件、掃描件等也要加以備注。

（三）初審。綜合公辦室應對收到的公文應當進行初審。初審的

重點是：是否應當由公司辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否

符合要求，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,

應當及時退回來文單位并說明理由。

（四）擬辦

公司收到的公文，由公司綜合公辦室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導分工、

部門職責提出處置意見，分送公司領(lǐng)導批示或有關(guān)部門辦理。擬辦人

應認真研讀文件，弄清來文的背景與意圖，必要時還應查閱有關(guān)文件,

對有關(guān)情況進行調(diào)查研究，以便使擬辦的意見具有法律依據(jù)，切實可

行；擬辦意見應簡明、具體。

擬辦公文時，應當按照公司領(lǐng)導分工和部門職責劃分，明確擬辦

意見。應當送公司領(lǐng)導批示或閱知的文件主要包括：

（1）國家及上級單位印發(fā)的重要文件；

（2）涉及公司全局利益或局部重大利益的事項；

（3）無明確歸口管理部門，需要領(lǐng)導批示的事項；

（4）特別緊急的需要領(lǐng)導批示的事項；

（5）領(lǐng)導親自交辦的事項；

（6）其它需要領(lǐng)導批示或閱知的事項。

除以上內(nèi)容外，屬于部門職責范圍內(nèi)的日常事務性工作，應當按

照部門職責分送有關(guān)部門辦理。

（五）承辦

公文承辦部門應按時限要求抓緊辦理，不得延誤、推諉。涉及緊

急或重大事項的，應另外通過其它方式迅速報告、請示領(lǐng)導或轉(zhuǎn)告有

關(guān)部門。對不屬于本部門職責范圍的事項，應迅速退回綜合事務部,

并說明理由。

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（六）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱

知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、

延誤。

（七）催辦。綜合公辦室應及時了解掌握公文的辦理進展情況，

督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催力、。

（八）答復。承辦部門應當及時將公文的辦理結(jié)果答復來文單位、

告知綜合公辦室和其他相關(guān)單位。

第二十四條發(fā)文辦理主要程序是：

（一）起草。公司發(fā)文由各職能部門杈據(jù)業(yè)務分工進行起草。起

草文件應符合文件撰擬有關(guān)要求。

（二）初審。公司發(fā)文由公司各職能部門負責人重點審核發(fā)文所

述事項情況是否屬實，文字表達與所辦理公文原意是否符合，觀點是

否明確，條理是否清楚，所提措施、辦法是否恰當?shù)取?/p>

（三）核稿。綜合公辦室對公司所有發(fā)文進行核稿。重點審核文

件是否符合行文規(guī)則、撰擬是否符合撰寫要求、文件內(nèi)容是否符合現(xiàn)

行的規(guī)章制度要求、文件要件是否齊全等。

（四）簽批。文件經(jīng)綜合公辦室核稿后由發(fā)文部門送公司領(lǐng)導簽

批。簽批時要重點審核行文內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)、方針、政

策和有關(guān)規(guī)定，以及與公司意圖、決定是否一致等。同時，對于首簽

領(lǐng)導批示需要會簽的文件，由發(fā)文部門送相關(guān)領(lǐng)導會簽。

（五）排版、打印、編號、用印、登記。經(jīng)公司領(lǐng)導簽批同意發(fā)

放的文件，由發(fā)文部門送交綜合公辦室統(tǒng)一進行排版、打印、編號、

用印、登記。

（六）分發(fā)。公司發(fā)文經(jīng)綜合公辦室統(tǒng)一進行排版、打印、編號、

用印、登記后交發(fā)文部門分發(fā)。各部門發(fā)文應寫發(fā)文記錄表，形成發(fā)

文記錄。對于通過信息化（傳真）系統(tǒng)發(fā)送的文件，應制作相應表單，

每半個月與相關(guān)單位核對發(fā)文是否收到，對于未收到的文件，應及時

補發(fā)。

第二十五條涉密公文由公司指定專人保管，建立專門的收、發(fā)

文登記本，采取相應保密措施，嚴格傳閱、借閱、回收、復印、掃描

等管理要求。

第二十六條對于公司制發(fā)的涉密公文，應當嚴格保密紀律，確

定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應

當按照所定密級嚴格管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確

定密級的單位或者其上級單位決定。發(fā)放應當通過郵政機要通信等方

式進行傳遞，確保傳遞過程不泄密。

第二十七條復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合涉密文

件管理有關(guān)規(guī)定并經(jīng)公司主要負責人批準。絕密級公文一般不得復制、

匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文單位批準。匯編本的密級按照編

入公文的最高密級標注。復制件、匯編本文件應當加蓋復制單位戳記。

復制、匯編的公文視同原件管理。

第二十八條涉密公文應當按照發(fā)文單位的要求和有關(guān)規(guī)定進行

清退或者銷毀。

第二十九條需要歸檔的公文：收文由綜合公辦室統(tǒng)一辦理，按

年度分類立卷在次年6月底前向檔案管理部門移交。發(fā)文（包括文件

原件、發(fā)文審批單、移交清單）由各職能部門按年度整理立卷后在次

年6月底前向檔案管理部門移交。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門

歸檔，相關(guān)部門保存復制件。公司負責人兼任其他單位職務的，在履

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行所兼職務過程中形成的公文，