案例|多項目管理混亂？這家傳媒公司用日事清實現(xiàn)流程管理自動化提效?在昆山市的復(fù)客中國園區(qū)，位于一棟時尚的寫字樓里的300平米辦公室，是金娟和她的團(tuán)隊每天忙碌的地方。這里是一個成立于2015年的新媒體廣告公司，擁有約50名員工，專業(yè)從事新媒體廣告招商、策劃、以及微信和抖音的代運營。金娟為她所在的通源新公司的高效和專業(yè)引以為傲。從2015年起，他們成功地運營了“智慧昆山APP”和微信，吸引了約300萬的用戶，并成功地進(jìn)行了商業(yè)廣告招商。而“昆山鹿路通APP”更是擁有600多萬的用戶，廣告招商活動也是此起彼伏。到了2019年，通源新決定涉足抖音，成功地成為了第一批抖音官方服務(wù)商。他們現(xiàn)在擁有約100個自有抖音賬號，其中“美好昆山”和“昆山家長幫”尤為出色，分別有30萬和10萬的粉絲。特別是“美好昆山”，曾經(jīng)創(chuàng)下了單條視頻52萬GMV、直播在線2.6萬人、場觀296萬人次的輝煌記錄。一、痛點的涌現(xiàn)在繁忙的廣告策劃公司，金娟和她的團(tuán)隊一直是被同行仰望的存在。認(rèn)真負(fù)責(zé)、邏輯清晰，她總是能夠高效地管理每一個廣告項目。但隨著公司新媒體平臺的增多、商務(wù)訂單的增多，公司面臨著一個嚴(yán)重的問題：項目繁多、客戶需求復(fù)雜、流程雜亂，尤其在視頻推廣流程中，從接到客戶需求到視頻的發(fā)布，每一步都顯得過于分散?！霸趺从皱e過了客戶的審稿期？”“拍攝團(tuán)隊為什么又重復(fù)了上次的錯誤？”“客戶需求變了有沒有及時通知制作團(tuán)隊？”金娟經(jīng)常遭遇這樣的困境。廣告策劃過程中，應(yīng)對客戶多樣化的需求和項目的快速變動，她和她的團(tuán)隊感受到了巨大的壓力。缺少及時的溝通和反饋，導(dǎo)致項目延期或工作重復(fù)。她渴望有一個工具，能讓團(tuán)隊更有序地協(xié)作。傳統(tǒng)的方式，如使用表格進(jìn)行任務(wù)跟進(jìn)和派發(fā)，已經(jīng)不能滿足公司的需求。表格不僅難以隨時操作，更重要的是，它無法真正達(dá)到項目的跟進(jìn)效果。金娟深知，要想改變這一現(xiàn)狀，必須尋找一種更加高效的管理工具。二、接觸日事清日事清的出現(xiàn)，為金娟帶來了巨大的驚喜。其中，最讓她認(rèn)可的功能就是“流程”。通過日事清，廣告策劃的每一步都得到了有效的管理和跟進(jìn)。1.項目代運營流程金娟知道，每一個成功的代運營項目背后，都離不開清晰的流程規(guī)劃。在日事清上，她細(xì)致地梳理了從與客戶接洽、需求確認(rèn)、方案設(shè)計到最終執(zhí)行的每一個步驟。每當(dāng)有新項目落地，她都會在日事清上為每個環(huán)節(jié)分配責(zé)任人，例如編導(dǎo)、拍攝、剪輯，并設(shè)置完成期限，確保團(tuán)隊有條不紊地推進(jìn)。金娟特別喜歡日事清任務(wù)派發(fā)和流程自動流轉(zhuǎn)功能。當(dāng)商務(wù)部門接到客戶的需求，金娟便迅速在日事清中建立一個新的廣告策劃項目。在此基礎(chǔ)上，她進(jìn)行任務(wù)分配，清晰地列出素材收集、腳本撰寫、拍攝及剪輯等各個環(huán)節(jié)，然后為每一環(huán)節(jié)指定責(zé)任人。當(dāng)腳本撰寫完成并得到客戶的確認(rèn)，責(zé)任人會在日事清中標(biāo)記完成，并立即為拍攝和剪輯師派發(fā)任務(wù)。這不僅確保了每一步都不會遺漏，還使整個團(tuán)隊能夠清晰地了解項目進(jìn)度。2.抖音廣告流程除此以外，金娟還未團(tuán)隊設(shè)計了短視頻推廣流程，作為運營100多個抖音賬號的團(tuán)隊，每一個廣告的成功都需要策劃、拍攝、剪輯和發(fā)布等多個環(huán)節(jié)的緊密配合。每一個任務(wù)都清晰地標(biāo)明了責(zé)任人和完成時間。這使得團(tuán)隊能夠快速響應(yīng)，確保每一個抖音廣告都能準(zhǔn)時、高效地上線。與抖音不同，APP和微信的廣告形式和投放策略都有所差異。為此，金娟在日事清中建立了專門的“APP和微信廣告流程”項目。從廣告創(chuàng)意、素材設(shè)計、廣告審核到最終的廣告投放，每一步都被精確地劃分出來，無論是“昆山人大”的微信推廣還是“昆山鹿路通APP”的廣告活動，都能夠按計劃穩(wěn)步推進(jìn)。在日事清的協(xié)助下，視頻推廣流程得到了極大的優(yōu)化。從接到客戶需求，到視頻的發(fā)布，每一步都有跡可循，每一位員工都明確自己的職責(zé)和目標(biāo)。金娟常常這樣想：在日事清之前，雖然她邏輯清晰、工作認(rèn)真，但很多時候，她還是感到手忙腳亂。而現(xiàn)在，有了日事清這樣的助手，多平臺、多項目、多需求的廣告策劃的每一個項目都如絲滑般流暢，高效與專業(yè)并行。3、采購流程每次面對新項目，通源新公司都對短視頻的每一個細(xì)節(jié)精雕細(xì)琢，但往往在物料采購這個環(huán)節(jié)卡殼。多個視頻項目同時進(jìn)行，繁雜的物料列表如同一團(tuán)亂麻，每當(dāng)采購負(fù)責(zé)人試圖理清楚時，總是不免失落在這個物料的細(xì)枝末節(jié)中。翻看塞滿資料的文件夾，找到哪一張表格、哪一個版本已經(jīng)變成了一項消耗巨大時間的任務(wù)。更糟糕的是，即便采購部門費盡心思整理出一份物料清單，提交到財務(wù)部門后，總是因為各種原因需要多次修改，每一次溝通、每一次修改，都是對時間的巨大浪費。金娟思考如何能幫助采購部門簡化這一繁瑣的流程，如何能確保每一次的物料采購都準(zhǔn)確、高效。她期待有一個工具，可以幫助采購部門、財務(wù)部門解決這些痛點，讓大家的工作出錯率更少，也讓整個團(tuán)隊的效率得到極大的提升。金娟深知，背后的每一個精彩短片，都離不開充足和高質(zhì)量的物料支持。為了確保每次的拍攝都能順利進(jìn)行，她為采購部門搭建了制定了一套嚴(yán)格的物料采購申請流程，并運用日事清進(jìn)行物料采購申請流程流轉(zhuǎn)。對于采購部門而言，這套流程不僅確保了拍攝團(tuán)隊的物料需求得到了滿足，更讓整個物料采購流程變得更加透明、高效。每一個成功的短