老干局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老干局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老干局全體工作人員及涉及檔案管理相關(guān)事務(wù)的各類人員。（三）檔案定義本制度所指檔案是老干局在工作活動中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：老干局檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映老干局的工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立老干局檔案管理室，負(fù)責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定和執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行。3.對檔案進(jìn)行安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱、歸還登記工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，對利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出檔案鑒定意見，按照審批程序進(jìn)行檔案銷毀。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.協(xié)助有關(guān)部門和人員做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括上級黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的與老干工作相關(guān)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.本局文件：老干局制發(fā)的各類文件、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.會議材料：老干局組織召開的各類會議的會議通知、議程、報(bào)告、講話、決議、記錄等材料。4.人事檔案：老干局工作人員的個(gè)人檔案，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、黨團(tuán)關(guān)系等材料。5.老干部工作檔案：涉及老干部管理、服務(wù)、活動等方面的檔案，如老干部基本信息、健康檔案、走訪慰問記錄、活動照片等。6.財(cái)務(wù)檔案：老干局的財(cái)務(wù)收支憑證、賬本、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。7.其他檔案：與老干局工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理好，定期移交檔案管理部門。2.移交的文件材料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽署完備，符合檔案整理要求。3.對重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)移交電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政工作類、老干部工作類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間作為保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案管理室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映老干局主要職能活動和歷史面貌的，對老干局工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管的檔案：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對老干局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對老干局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.老干局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱老干局檔案。3.老干部及其家屬因個(gè)人需要查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供查閱者查閱。查閱者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理室進(jìn)行，不得將檔案帶出室外。如需帶出室外查閱、使用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱、借閱檔案時(shí)，查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損檔案。3.查閱、借閱檔案后，查閱者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和質(zhì)量，確保檔案完好無損。4.涉及機(jī)密的檔案，查閱、借閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，查閱者不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合老干局工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理；對仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行復(fù)審，確定是否需要繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)老干局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案，應(yīng)采用刪除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底清除。（五）銷毀記錄檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立老干局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為老干局工作提供有力的信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合老干局檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行