店鋪客戶(hù)賬單管理制度總則一、目的為規(guī)范店鋪客戶(hù)賬單的管理，確?？蛻?hù)賬單的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，提高客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有店鋪的客戶(hù)賬單管理工作，包括但不限于零售店鋪、批發(fā)店鋪等各類(lèi)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所。三、管理原則1.準(zhǔn)確性原則：確?？蛻?hù)賬單的各項(xiàng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括商品價(jià)格、數(shù)量、折扣、運(yùn)費(fèi)等。2.及時(shí)性原則：按時(shí)生成客戶(hù)賬單，并及時(shí)發(fā)送給客戶(hù)，確?？蛻?hù)能夠及時(shí)了解自己的消費(fèi)情況。3.完整性原則：客戶(hù)賬單應(yīng)包含所有相關(guān)的交易信息，不得遺漏任何重要內(nèi)容。4.保密性原則：對(duì)客戶(hù)賬單中的敏感信息進(jìn)行保密，不得泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員。四、管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部（1）負(fù)責(zé)制定客戶(hù)賬單的核算規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，確保賬單的準(zhǔn)確性。（2）負(fù)責(zé)客戶(hù)賬單的生成、審核和歸檔工作，確保賬單的及時(shí)性和完整性。（3）負(fù)責(zé)與客戶(hù)進(jìn)行賬單核對(duì)和結(jié)算工作，及時(shí)解決賬單相關(guān)的問(wèn)題。2.銷(xiāo)售部（1）負(fù)責(zé)提供客戶(hù)的交易信息，包括商品銷(xiāo)售記錄、退換貨記錄等，確保賬單數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（2）協(xié)助財(cái)務(wù)部進(jìn)行客戶(hù)賬單的核對(duì)和結(jié)算工作，及時(shí)反饋客戶(hù)的意見(jiàn)和建議。3.店鋪管理部（1）負(fù)責(zé)店鋪客戶(hù)賬單的日常管理工作，包括賬單的收集、整理和傳遞等。（2）協(xié)助財(cái)務(wù)部進(jìn)行客戶(hù)賬單的核對(duì)和結(jié)算工作，及時(shí)處理店鋪內(nèi)的賬單相關(guān)問(wèn)題。4.其他相關(guān)部門(mén)（1）配合財(cái)務(wù)部、銷(xiāo)售部和店鋪管理部進(jìn)行客戶(hù)賬單的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（2）遵守本制度的規(guī)定，不得違反相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬單操作?？蛻?hù)賬單的生成與審核一、賬單生成1.銷(xiāo)售部在每筆交易完成后，應(yīng)及時(shí)將交易信息錄入公司的銷(xiāo)售管理系統(tǒng)，并確保信息的準(zhǔn)確性。2.財(cái)務(wù)部根據(jù)銷(xiāo)售管理系統(tǒng)中的交易信息，按照公司制定的核算規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，生成客戶(hù)賬單。3.客戶(hù)賬單應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）客戶(hù)基本信息，包括客戶(hù)名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等。（2）交易信息，包括商品名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、金額、折扣、運(yùn)費(fèi)等。（3）賬單日期、付款期限等相關(guān)信息。二、賬單審核1.財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)生成的客戶(hù)賬單進(jìn)行審核，確保賬單的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性。2.審核內(nèi)容包括：（1）交易信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤，包括商品價(jià)格、數(shù)量、折扣、運(yùn)費(fèi)等。（2）賬單金額是否計(jì)算正確，是否與銷(xiāo)售管理系統(tǒng)中的交易金額一致。（3）客戶(hù)基本信息是否完整，是否與客戶(hù)檔案中的信息一致。（4）賬單日期、付款期限等相關(guān)信息是否正確。3.審核人員在審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行修改和調(diào)整，確保賬單的準(zhǔn)確性。4.審核通過(guò)后的客戶(hù)賬單，應(yīng)由審核人員簽字確認(rèn)，并將審核記錄歸檔保存。客戶(hù)賬單的發(fā)送與接收一、賬單發(fā)送1.財(cái)務(wù)部應(yīng)在賬單生成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將客戶(hù)賬單發(fā)送給客戶(hù)。2.發(fā)送方式可以選擇電子郵件、紙質(zhì)郵件、短信等，具體方式根據(jù)客戶(hù)的要求和公司的規(guī)定確定。3.在發(fā)送客戶(hù)賬單時(shí)，應(yīng)同時(shí)附上賬單說(shuō)明，告知客戶(hù)賬單的內(nèi)容、付款方式、付款期限等相關(guān)信息。4.如客戶(hù)對(duì)賬單內(nèi)容有疑問(wèn)或異議，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部聯(lián)系，財(cái)務(wù)部應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行回復(fù)和處理。二、賬單接收1.客戶(hù)應(yīng)在規(guī)定的付款期限內(nèi)，對(duì)收到的客戶(hù)賬單進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)。2.客戶(hù)如發(fā)現(xiàn)賬單有誤，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部聯(lián)系，財(cái)務(wù)部應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行核實(shí)和調(diào)整。3.客戶(hù)在核對(duì)賬單無(wú)誤后，應(yīng)按照賬單上的付款方式和付款期限進(jìn)行付款。4.客戶(hù)付款后，應(yīng)及時(shí)將付款憑證反饋給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)?？蛻?hù)賬單的核對(duì)與結(jié)算一、賬單核對(duì)1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期與客戶(hù)進(jìn)行賬單核對(duì)，確保雙方的賬單數(shù)據(jù)一致。2.核對(duì)內(nèi)容包括：（1）交易信息是否一致，包括商品名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、金額、折扣、運(yùn)費(fèi)等。（2）賬單金額是否一致，包括總金額、已付款金額、未付款金額等。（3）付款方式和付款期限是否一致。3.如發(fā)現(xiàn)賬單數(shù)據(jù)不一致，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)進(jìn)行溝通和協(xié)商，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。4.賬單核對(duì)結(jié)果應(yīng)形成核對(duì)報(bào)告，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并歸檔保存。二、結(jié)算流程1.客戶(hù)在付款期限內(nèi)完成付款后，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收款確認(rèn)，并將收款信息錄入公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)收款信息和賬單信息，計(jì)算客戶(hù)的實(shí)際欠款金額，并生成結(jié)算報(bào)表。3.結(jié)算報(bào)表應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）客戶(hù)基本信息，包括客戶(hù)名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等。（2）交易信息，包括商品名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、金額、折扣、運(yùn)費(fèi)等。（3）付款信息，包括付款日期、付款金額、付款方式等。（4）欠款信息，包括欠款金額、欠款期限等。4.財(cái)務(wù)部應(yīng)將結(jié)算報(bào)表發(fā)送給客戶(hù)，告知客戶(hù)欠款情況和付款要求。5.客戶(hù)如對(duì)結(jié)算報(bào)表有異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與財(cái)務(wù)部聯(lián)系，財(cái)務(wù)部應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行核實(shí)和調(diào)整。6.客戶(hù)在收到結(jié)算報(bào)表后，應(yīng)按照要求進(jìn)行付款，財(cái)務(wù)部應(yīng)在收到款項(xiàng)后及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理?？蛻?hù)賬單的檔案管理一、檔案建立1.財(cái)務(wù)部應(yīng)建立客戶(hù)賬單檔案，將客戶(hù)賬單的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。2.檔案內(nèi)容包括：客戶(hù)賬單、賬單審核記錄、賬單核對(duì)報(bào)告、結(jié)算報(bào)表、付款憑證等。3.檔案應(yīng)按照客戶(hù)名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)歸檔，便于查詢(xún)和管理。二、檔案保管1.客戶(hù)賬單檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。2.檔案應(yīng)存放在安全的場(chǎng)所，配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。3.檔案的借閱應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行審批和登記，確保檔案的安全和保密。三、檔案銷(xiāo)毀1.客戶(hù)賬單檔案的保管期限為規(guī)定的年限，到期后應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行審批和登記，確保檔案的安全和保密。3.銷(xiāo)毀檔案