乾隆官印管理制度一、總則（一）目的為了加強對公司印章的管理，確保印章使用的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。本制度借鑒乾隆時期官印管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理需求，旨在實現(xiàn)印章管理的規(guī)范化、科學(xué)化，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，使用過程可追溯，防止印章被盜用、冒用。3.嚴(yán)肅性原則：印章使用應(yīng)嚴(yán)肅認真，嚴(yán)格按照審批流程進行，不得隨意使用。4.專人負責(zé)原則：指定專人負責(zé)印章的保管、使用和登記工作，明確其職責(zé)和權(quán)限。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制申請1.公司各部門因工作需要刻制印章時，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.申請表應(yīng)包括擬刻制印章的必要性、預(yù)計使用頻率、使用范圍等內(nèi)容，以便公司領(lǐng)導(dǎo)全面評估。（二）審批流程1.《印章刻制申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，提交至公司行政部門。行政部門對申請內(nèi)容進行初步審核，確保申請事項符合公司規(guī)定和實際工作需求。2.行政部門審核通過后，將申請表呈交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理要求，對印章刻制申請進行全面審查，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。3.對于涉及公司重要業(yè)務(wù)或具有較大影響力的印章刻制申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長最終審批。（三）印章刻制1.經(jīng)審批同意刻制的印章，由行政部門統(tǒng)一安排到具有合法資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。2.印章制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照公司提供的規(guī)格、樣式和要求進行制作，確保印章質(zhì)量清晰、規(guī)范。3.行政部門在印章刻制完成后，應(yīng)及時與制作單位核對印章內(nèi)容，檢查印章質(zhì)量，并留存印章印模備案。（四）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并附上印章印模。2.《印章啟用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人、行政部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，方可啟用印章。3.印章啟用后，行政部門應(yīng)及時將印章啟用信息通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進行公示，確保公司全體員工知曉。三、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.公司指定專人負責(zé)印章的保管工作，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章丟失、損壞或被盜用。3.保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或字跡不清等情況，應(yīng)及時報告行政部門并申請更換。（二）保管方式1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章應(yīng)實行專人專柜保管，存放于保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置密碼鎖或鑰匙鎖。2.部門章可由部門負責(zé)人指定專人保管，但應(yīng)確保保管安全，避免印章隨意放置。3.法人章一般由財務(wù)負責(zé)人或其授權(quán)的專人保管，與財務(wù)業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的操作需嚴(yán)格按照規(guī)定流程進行。（三）印章存放地點1.印章存放地點應(yīng)選擇安全、保密的區(qū)域，避免無關(guān)人員接觸。2.存放印章的保險柜或保管箱應(yīng)放置在監(jiān)控范圍內(nèi)，確保印章存放環(huán)境的安全性。3.如因工作需要，印章需臨時帶出公司存放地點時，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署，代表公司行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任。2.合同專用章用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟法律文件，具有特定的法律效力。3.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)業(yè)務(wù)，是財務(wù)工作的重要印鑒。4.法人章用于公司法定代表人授權(quán)的特定財務(wù)業(yè)務(wù)或其他需要法人簽字確認的文件，具有代表法人意志的作用。5.部門章用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等的蓋章，不得對外使用。（二）使用流程1.申請：使用印章時，申請人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.審核：申請表提交至行政部門，行政部門對申請內(nèi)容進行審核，重點審查用印事項是否符合公司規(guī)定和審批權(quán)限，申請文件是否齊全、合規(guī)。3.審批：根據(jù)用印事項的重要程度和審批權(quán)限，分別報公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長審批。對于涉及重大決策、重要合同、大額資金等事項的用印，必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審批。4.用?。航?jīng)審批同意后，保管人員在核對審批簽字和申請文件無誤后，方可在用印文件上加蓋印章，并確保印章清晰、端正。5.登記：用印完成后，保管人員應(yīng)及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等信息，以備查詢和追溯。（三）特殊情況用印1.如遇緊急情況或因特殊原因無法事先履行審批手續(xù)時，申請人應(yīng)電話或書面請示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及公司重大利益或具有較高風(fēng)險的用印事項，即使在緊急情況下，也應(yīng)盡可能通過書面形式向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并在事后詳細說明情況。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)正常使用。3.經(jīng)公司研究決定，對某些印章進行停用處理。（二）停用程序1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，說明停用原因、停用日期等信息，并報行政部門審核。2.行政部門審核通過后，將申請表呈交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，行政部門負責(zé)通知相關(guān)部門和人員印章停用事宜。3.印章停用后，保管人員應(yīng)將印章妥善封存，并在《印章保管登記簿》上注明停用日期。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用日期、銷毀原因等信息，并附上印章印模。2.《印章銷毀申請表》經(jīng)部門負責(zé)人、行政部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，方可進行印章銷毀。3.印章銷毀應(yīng)選擇安全、保密的方式進行，一般采用粉碎、熔毀等方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由參與銷毀的人員在《印章銷毀登記簿》上簽字確認。4.銷毀后的印章相關(guān)資料，如《印章銷毀申請表》、印模等，應(yīng)妥善保存一定期限，以備查閱和審計。六、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負責(zé)對印章管理工作進行日常監(jiān)督和檢查，確保印章使用符合規(guī)定流程和審批權(quán)限。2.公司審計部門定期對印章管理情況進行審計，重點檢查印章保管、使用、登記等環(huán)節(jié)是否規(guī)范，有無違規(guī)使用印章的情況。3.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對印章管理中的違規(guī)違紀(jì)行為進行監(jiān)督和查處，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴(yán)格履行職責(zé)，有無印章丟失、損壞等情況。2.使用流程執(zhí)行情況：抽查印章使用申請表、審批文件等，檢查用印流程是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全。3.登記記錄完整性：檢查《印章使用登記簿》、《印章保管登記簿》等登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否及時更新。4.印章使用合規(guī)性：審查用印文件的內(nèi)容是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求，有無超越權(quán)限使用印章的情況。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.整改完成后，責(zé)任人應(yīng)向行政部門提交整改報告，行政部門對整改情況進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對于違規(guī)使用印章的