養(yǎng)老機構(gòu)臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強養(yǎng)老機構(gòu)的規(guī)范化管理，提高服務(wù)質(zhì)量和運營效率，確保各類信息的準(zhǔn)確記錄與有效利用，特制定本臺賬管理制度。本制度旨在規(guī)范養(yǎng)老機構(gòu)臺賬的建立、使用、保管及更新等環(huán)節(jié)，為機構(gòu)的決策、管理和服務(wù)提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)各部門、各崗位涉及的各類臺賬管理工作，包括但不限于入住老人信息臺賬、服務(wù)記錄臺賬、物資設(shè)備臺賬、財務(wù)收支臺賬、人員檔案臺賬等。（三）基本原則1.真實性原則：臺賬記錄應(yīng)如實反映養(yǎng)老機構(gòu)運營過程中的各項實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋養(yǎng)老機構(gòu)運營管理的各個方面，保證臺賬內(nèi)容全面、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，計算清晰，避免出現(xiàn)錯誤或模糊不清的表述。4.及時性原則：及時記錄各項業(yè)務(wù)活動，確保臺賬信息與實際工作同步，以便及時提供決策依據(jù)。5.保密性原則：對涉及老人隱私、機構(gòu)商業(yè)機密等敏感信息的臺賬，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、臺賬分類及內(nèi)容（一）入住老人信息臺賬1.基本信息姓名、性別、年齡、出生日期、民族、籍貫。身份證號碼、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名及電話。2.健康狀況既往病史、過敏史、慢性疾病情況。當(dāng)前身體狀況評估（如自理能力、半自理能力、不能自理等）。3.入住信息入住時間、房間號、床位號。入住原因、預(yù)計居住時長。4.費用信息收費標(biāo)準(zhǔn)、繳費方式、繳費記錄。費用調(diào)整記錄及原因。（二）服務(wù)記錄臺賬1.生活照料服務(wù)飲食服務(wù)記錄（用餐時間、菜品、食量等）。起居服務(wù)記錄（洗漱、穿衣、如廁協(xié)助等時間及情況）。清潔衛(wèi)生服務(wù)記錄（房間清潔時間、頻次、衛(wèi)生狀況等）。2.醫(yī)療護理服務(wù)日常健康監(jiān)測記錄（體溫、血壓、血糖等測量數(shù)據(jù)及時間）。用藥記錄（藥品名稱、劑量、用藥時間、用藥方式等）?？祻?fù)護理記錄（康復(fù)訓(xùn)練項目、時間、效果等）。醫(yī)療檢查及治療記錄（檢查項目、時間、結(jié)果；治療措施、時間、反應(yīng)等）。3.心理關(guān)懷服務(wù)與老人溝通交流記錄（時間、主題、老人反饋等）。組織開展心理活動記錄（活動名稱、時間、參與老人等）。（三）物資設(shè)備臺賬1.固定資產(chǎn)房屋建筑物（名稱、面積、用途、購置時間、價值等）。設(shè)施設(shè)備（如家具、電器、醫(yī)療設(shè)備等名稱、型號、數(shù)量、購置時間、價值、維修記錄等）。2.低值易耗品辦公用品（文具、紙張、耗材等名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用部門及人員等）。生活用品（床上用品、洗漱用品等名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放時間、使用對象等）。3.物資采購與庫存管理采購計劃、采購訂單、采購發(fā)票等記錄。庫存盤點記錄（盤點時間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、實際庫存與賬面庫存差異及原因等）。（四）財務(wù)收支臺賬1.收入臺賬老人入住費用收入（明細(xì)分類至床位費、護理費、伙食費等）。其他收入（如捐贈收入、政府補貼收入等）。收入時間、來源、金額、支付方式等記錄。2.支出臺賬人員工資福利支出（明細(xì)分類至基本工資、績效工資、獎金、社保、福利等）。物資采購支出（按物資類別記錄采購金額、時間、供應(yīng)商等）。服務(wù)外包支出（如餐飲外包、醫(yī)療服務(wù)外包等費用及明細(xì)）。水電費、物業(yè)費、設(shè)備維護費等其他支出記錄。支出時間、用途、金額、支付方式等記錄。3.財務(wù)報表月度財務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等）。年度財務(wù)決算報表及分析報告。（五）人員檔案臺賬1.員工基本信息姓名、性別、年齡、出生日期、民族、籍貫。身份證號碼、學(xué)歷、專業(yè)、畢業(yè)院校。入職時間、崗位、勞動合同期限。2.工作經(jīng)歷過往工作單位、職位、工作時間。工作業(yè)績及獎懲情況。3.培訓(xùn)記錄參加的各類培訓(xùn)課程名稱、時間、培訓(xùn)機構(gòu)。培訓(xùn)考核成績及證書獲取情況。4.考勤記錄日常出勤、請假、遲到、早退、曠工等記錄。加班情況及加班補貼發(fā)放記錄。5.績效考核記錄月度、季度、年度績效考核結(jié)果及評價。績效改進計劃及實施情況。三、臺賬建立與登記（一）臺賬建立要求1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，確定本部門所需建立的臺賬種類，并按照統(tǒng)一格式進行設(shè)計。臺賬格式應(yīng)簡潔明了，便于記錄、查詢和統(tǒng)計分析。2.臺賬應(yīng)使用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進行記錄。電子文檔應(yīng)妥善保存于機構(gòu)內(nèi)部服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備中，并定期進行備份；紙質(zhì)文檔應(yīng)分類裝訂成冊，便于查閱和保管。（二）登記責(zé)任人1.各項臺賬的登記應(yīng)明確責(zé)任人，責(zé)任人應(yīng)對臺賬記錄的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。2.一般情況下，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員為臺賬登記的直接責(zé)任人。如涉及多個部門協(xié)同完成的業(yè)務(wù)，由主要負(fù)責(zé)部門指定專人進行統(tǒng)一登記。（三）登記流程1.業(yè)務(wù)發(fā)生時，經(jīng)辦人員應(yīng)及時收集相關(guān)原始憑證，如入住協(xié)議、服務(wù)記錄單、采購發(fā)票、考勤記錄等。2.對原始憑證進行審核，確保憑證內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合財務(wù)制度和業(yè)務(wù)規(guī)范要求。3.根據(jù)審核后的原始憑證，按照臺賬格式要求，準(zhǔn)確填寫各項記錄內(nèi)容。填寫時應(yīng)字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋經(jīng)辦人員印章或簽名確認(rèn)。4.登記完成后，經(jīng)辦人員應(yīng)在原始憑證上簽字確認(rèn)，并及時將原始憑證傳遞給財務(wù)部門或相關(guān)檔案管理部門進行歸檔保存。四、臺賬使用與查詢（一）使用權(quán)限1.養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)根據(jù)工作需要，明確不同人員對各類臺賬的使用權(quán)限。一般分為查閱權(quán)、修改權(quán)和刪除權(quán)。2.查閱權(quán)：機構(gòu)內(nèi)相關(guān)管理人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員等因工作需要，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱臺賬信息。查閱時應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.修改權(quán)：對于確需修改的臺賬信息，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進行。修改申請應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提出，詳細(xì)說明修改原因及內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由原登記人員進行修改，并在修改處注明修改日期及修改人。4.刪除權(quán)：原則上不得隨意刪除臺賬記錄。如因特殊原因需要刪除的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，由業(yè)務(wù)部門提出申請，詳細(xì)說明刪除原因及依據(jù)，經(jīng)財務(wù)部門、檔案管理部門審核，報機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。刪除前應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份，以備后續(xù)查詢和審計使用。（二）查詢流程1.內(nèi)部人員查詢臺賬信息時，應(yīng)向所在部門提出查詢申請，填寫查詢申請表，注明查詢臺賬的名稱、查詢內(nèi)容及查詢目的等。2.部門負(fù)責(zé)人對查詢申請進行審核，如申請合理，簽字批準(zhǔn)后交臺賬管理部門。3.臺賬管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的查詢申請，在確保信息安全的前提下，為查詢?nèi)藛T提供相應(yīng)的臺賬信息。查詢?nèi)藛T不得擅自復(fù)制、傳播或泄露所查詢的臺賬信息。五、臺賬保管與存檔（一）保管期限1.各類臺賬應(yīng)根據(jù)其重要性和性質(zhì)，確定合理的保管期限。一般情況下，入住老人信息臺賬、財務(wù)收支臺賬等重要臺賬應(yīng)長期保存；服務(wù)記錄臺賬、物資設(shè)備臺賬等可根據(jù)實際情況保存一定期限，如35年。2.人員檔案臺賬應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定進行保管，員工離職后，其檔案應(yīng)繼續(xù)保存一定期限，一般為510年。（二）保管方式1.電子臺賬應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同地點。同時，應(yīng)建立電子臺賬備份管理制度，明確備份周期、備份存儲介質(zhì)的維護與更換等要求。2.紙質(zhì)臺賬應(yīng)分類存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止紙質(zhì)文件受潮、發(fā)霉或損壞。檔案柜應(yīng)進行編號管理，便于查找和存放。3.對于重要的紙質(zhì)臺賬，應(yīng)進行掃描或拍照備份，形成電子副本，與紙質(zhì)原件一同保管。電子副本應(yīng)按照電子文檔管理要求進行存儲和管理，確保其可隨時查閱和使用。（三）存檔要求1.臺賬存檔應(yīng)遵循分類整理、編號標(biāo)識、裝訂成冊、規(guī)范存放的原則。各類臺賬應(yīng)按照類別進行分類，每類臺賬應(yīng)編制連續(xù)的編號，以便于查詢和管理。2.臺賬裝訂應(yīng)整齊、牢固，封面應(yīng)注明臺賬名稱、年度、保管期限等信息。裝訂后的臺賬應(yīng)在檔案柜中妥善存放，存放位置應(yīng)便于查找和取用。3.建立臺賬存檔目錄，詳細(xì)記錄各類臺賬的名稱、編號、保管期限、存放位置等信息。存檔目錄應(yīng)定期進行更新，確保其準(zhǔn)確性和完整性。六、臺賬更新與維護（一）定期更新1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況，定期對本部門負(fù)責(zé)的臺賬進行更新。一般情況下，入住老人信息臺賬、服務(wù)記錄臺賬等應(yīng)每周或每月進行更新；物資設(shè)備臺賬、財務(wù)收支臺賬等應(yīng)每月或每季度進行更新；人員檔案臺賬應(yīng)在員工信息發(fā)生變動時及時更新。2.定期更新臺賬時，應(yīng)確保新記錄的信息準(zhǔn)確無誤，并與實際業(yè)務(wù)情況保持一致。更新過程中，如發(fā)現(xiàn)原記錄存在錯誤或遺漏，應(yīng)按照規(guī)定的修改流程進行更正。（二）動態(tài)維護1.隨著養(yǎng)老機構(gòu)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和變化，臺賬管理部門應(yīng)及時對臺賬的內(nèi)容和格式進行調(diào)整和完善。如遇政策法規(guī)變化、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、服務(wù)項目增加等情況，應(yīng)相應(yīng)修改臺賬記錄要求和格式，確保臺賬能夠準(zhǔn)確反映機構(gòu)運營管理的實際情況。2.加強對臺賬數(shù)據(jù)的分析和利用，通過對臺賬數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、對比和分析，及時發(fā)現(xiàn)機構(gòu)運營過程中的問題和潛在風(fēng)險，并為決策提供有力支持。如根據(jù)入住老人信息臺賬分析不同年齡段、不同健康狀況老人的需求特點，為優(yōu)化服務(wù)提供依據(jù)；根據(jù)財務(wù)收支臺賬分析成本結(jié)構(gòu)和收支趨勢，合理控制成本，提高經(jīng)濟效益。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.成立臺賬管理監(jiān)督小組，成員由機構(gòu)負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人等組成。監(jiān)督小組定期對各類臺賬的建立、使用、保管及更新等情況進行監(jiān)督檢查，確保臺賬管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括臺賬記錄的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、及時性，臺賬使用權(quán)限的執(zhí)行情況，臺賬保管與存檔的規(guī)范性等。檢查過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檢查結(jié)果，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將臺賬管理工作納入各部門及相關(guān)人員的績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)應(yīng)涵蓋臺賬記錄質(zhì)量、臺賬更新及時性、臺賬使用規(guī)范性、臺賬保管完整性等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對在臺賬管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對未按