基礎(chǔ)事項(xiàng)統(tǒng)籌管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司基礎(chǔ)事項(xiàng)的統(tǒng)籌管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門(mén)涉及的基礎(chǔ)事項(xiàng)管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：對(duì)公司基礎(chǔ)事項(xiàng)進(jìn)行集中、統(tǒng)一管理，避免多頭管理和混亂。2.高效協(xié)作原則：強(qiáng)調(diào)各部門(mén)之間的協(xié)作配合，提高工作效率，減少內(nèi)耗。3.規(guī)范透明原則：明確各項(xiàng)基礎(chǔ)事項(xiàng)的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，做到公開(kāi)、透明，便于監(jiān)督。4.持續(xù)改進(jìn)原則：不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)基礎(chǔ)事項(xiàng)管理進(jìn)行優(yōu)化和完善，適應(yīng)公司發(fā)展的需要。二、基礎(chǔ)事項(xiàng)分類(lèi)及管理職責(zé)（一）基礎(chǔ)事項(xiàng)分類(lèi)1.行政辦公類(lèi)：包括辦公用品管理、文件檔案管理、會(huì)議組織安排、辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生等。2.人力資源類(lèi)：?jiǎn)T工考勤管理、招聘與培訓(xùn)、薪酬福利核算、人事檔案管理等。3.財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)類(lèi)：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程、預(yù)算管理、資金收付等。4.物資采購(gòu)類(lèi)：辦公設(shè)備采購(gòu)、生產(chǎn)物資采購(gòu)、采購(gòu)流程與供應(yīng)商管理等。5.信息系統(tǒng)類(lèi)：公司內(nèi)部信息系統(tǒng)的日常維護(hù)、數(shù)據(jù)備份與安全管理等。（二）管理職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)行政辦公類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)的統(tǒng)籌管理，制定相關(guān)管理制度和流程。組織辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放與管理，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)文件檔案的分類(lèi)、歸檔、保管和查閱工作，組織會(huì)議并做好會(huì)議記錄。監(jiān)督辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，安排相關(guān)清潔工作。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人力資源類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)的管理，建立健全相關(guān)制度和流程。做好員工考勤記錄，核算員工薪酬福利，辦理員工入職、離職、轉(zhuǎn)正等手續(xù)。制定招聘計(jì)劃，組織招聘活動(dòng)，開(kāi)展員工培訓(xùn)與發(fā)展工作。管理員工人事檔案，確保檔案資料的完整和安全。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)的管理，制定費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度和財(cái)務(wù)審批流程。進(jìn)行預(yù)算編制、執(zhí)行和監(jiān)控，做好資金收付和賬務(wù)處理工作。審核各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。4.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)的管理，制定采購(gòu)管理制度和流程。進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。組織物資采購(gòu)工作，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。做好采購(gòu)成本控制和供應(yīng)商管理工作。5.信息部門(mén)負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)的管理，保障公司內(nèi)部信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，加強(qiáng)信息安全管理，防止數(shù)據(jù)泄露。及時(shí)處理信息系統(tǒng)故障，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。三、行政辦公類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)管理（一）辦公用品管理1.需求申報(bào)：各部門(mén)每月末根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品需求申請(qǐng)表，提交至行政部門(mén)。2.采購(gòu)審批：行政部門(mén)匯總需求后，制定采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購(gòu)。3.入庫(kù)管理：采購(gòu)的辦公用品到貨后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格和質(zhì)量，合格后辦理入庫(kù)手續(xù)。4.發(fā)放領(lǐng)用：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求，到行政部門(mén)領(lǐng)用辦公用品，領(lǐng)用人需簽字確認(rèn)。5.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：行政部門(mén)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，對(duì)于積壓或損壞的辦公用品及時(shí)進(jìn)行處理。（二）文件檔案管理1.文件起草與審核：各部門(mén)負(fù)責(zé)文件的起草，文件內(nèi)容需符合公司相關(guān)規(guī)定和政策，起草后提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.文件編號(hào)與登記：審核通過(guò)的文件由行政部門(mén)進(jìn)行編號(hào)，并在文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。3.文件傳閱與歸檔：行政部門(mén)按照文件的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，文件傳閱完畢后，及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保文件的妥善保管。4.檔案分類(lèi)與整理：行政部門(mén)根據(jù)文件的性質(zhì)和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，建立檔案目錄，便于查閱。5.查閱與借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在行政部門(mén)指定地點(diǎn)查閱。如需借閱檔案，需辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（三）會(huì)議組織安排1.會(huì)議計(jì)劃：根據(jù)公司工作安排，行政部門(mén)制定月度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員和會(huì)議主題。2.會(huì)議通知：提前將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程和相關(guān)要求。3.會(huì)議準(zhǔn)備：行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。4.會(huì)議記錄：安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果和決議事項(xiàng)，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。5.會(huì)議跟進(jìn)：對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤和督促，確保決議得到有效執(zhí)行。（四）辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理1.區(qū)域劃分：行政部門(mén)將辦公區(qū)域劃分為若干個(gè)衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，明確各部門(mén)的衛(wèi)生清掃職責(zé)。2.清掃標(biāo)準(zhǔn)：制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生清掃標(biāo)準(zhǔn)，包括地面清潔、桌面整理、垃圾清理等要求。3.定期檢查：行政部門(mén)定期對(duì)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的部門(mén)提出整改意見(jiàn)，并進(jìn)行跟蹤復(fù)查。4.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)：各部門(mén)員工應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，愛(ài)護(hù)公共設(shè)施，不得隨意丟棄垃圾和損壞公物。四、人力資源類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)管理（一）員工考勤管理1.考勤制度：制定員工考勤管理制度，明確工作時(shí)間、考勤方式和請(qǐng)假流程等。2.考勤記錄：?jiǎn)T工每天按時(shí)打卡，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集和整理考勤數(shù)據(jù)，如有異常情況及時(shí)與員工溝通核實(shí)。3.請(qǐng)假審批：?jiǎn)T工請(qǐng)假需提前填寫(xiě)請(qǐng)假申請(qǐng)表，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過(guò)后將請(qǐng)假申請(qǐng)表交至人力資源部門(mén)備案。4.遲到早退處理：對(duì)遲到早退的員工，按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰。5.曠工處理：對(duì)曠工的員工，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的可解除勞動(dòng)合同。（二）招聘與培訓(xùn)1.招聘計(jì)劃：根據(jù)公司發(fā)展需求，人力資源部門(mén)制定年度招聘計(jì)劃，明確招聘崗位、人數(shù)、要求和招聘時(shí)間等。2.招聘渠道：通過(guò)多種渠道進(jìn)行招聘，如招聘網(wǎng)站、校園招聘、人才市場(chǎng)等，發(fā)布招聘信息，收集簡(jiǎn)歷。3.簡(jiǎn)歷篩選：對(duì)收到的簡(jiǎn)歷進(jìn)行篩選，確定符合條件的候選人，并安排面試。4.面試流程：組織面試，包括初面、復(fù)面和終面等環(huán)節(jié)，全面了解候選人的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力。5.錄用決策：根據(jù)面試結(jié)果，確定錄用人員，發(fā)放錄用通知，并辦理入職手續(xù)。6.培訓(xùn)計(jì)劃：制定員工培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)員工崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提供多樣化的培訓(xùn)課程。7.培訓(xùn)實(shí)施：組織培訓(xùn)活動(dòng)，包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等，確保培訓(xùn)效果。8.培訓(xùn)評(píng)估：對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，收集員工反饋意見(jiàn)，不斷改進(jìn)培訓(xùn)工作。（三）薪酬福利核算1.薪酬體系：建立健全公司薪酬體系，明確薪酬結(jié)構(gòu)、計(jì)算方法和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)等。2.考勤核算：根據(jù)考勤記錄，核算員工的出勤天數(shù)和加班情況，作為薪酬計(jì)算的依據(jù)。3.績(jī)效核算：根據(jù)員工績(jī)效考核結(jié)果，核算績(jī)效獎(jiǎng)金。4.薪酬發(fā)放：每月按時(shí)核算員工薪酬，經(jīng)審核后發(fā)放至員工工資賬戶(hù)。5.福利管理：負(fù)責(zé)員工福利的管理，包括社保、公積金、節(jié)日福利、帶薪年假等，確保員工享受應(yīng)有的福利待遇。（四）人事檔案管理1.檔案建立：?jiǎn)T工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)建立員工人事檔案，收集員工個(gè)人資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等相關(guān)文件。2.檔案整理：定期對(duì)人事檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整和有序。3.檔案保管：將人事檔案妥善保管，確保檔案的安全和保密性。4.檔案查閱與借閱：按照規(guī)定的程序，辦理檔案查閱與借閱手續(xù)，嚴(yán)格控制檔案的使用范圍。五、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)管理（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程1.報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)：?jiǎn)T工發(fā)生費(fèi)用支出后，填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明費(fèi)用發(fā)生的事由、金額和相關(guān)憑證。2.部門(mén)審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用的合理性和真實(shí)性。3.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，檢查憑證的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)予以退回。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)費(fèi)用金額大小，按照公司審批權(quán)限，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.報(bào)銷(xiāo)支付：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)支付，將款項(xiàng)支付至員工指定賬戶(hù)。（二）預(yù)算管理1.預(yù)算編制：各部門(mén)根據(jù)年度工作計(jì)劃，編制本部門(mén)的費(fèi)用預(yù)算，經(jīng)匯總后形成公司年度預(yù)算。2.預(yù)算執(zhí)行：嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行各項(xiàng)費(fèi)用支出，不得超預(yù)算開(kāi)支。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，需按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。3.預(yù)算監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。4.預(yù)算分析：定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下一年度預(yù)算編制提供參考。（三）資金收付1.收款管理：負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)收入的收取，及時(shí)開(kāi)具收款憑證，確保資金及時(shí)足額入賬。2.付款管理：按照審批后的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)和付款計(jì)劃，辦理資金支付手續(xù)，確保資金安全、準(zhǔn)確支付。3.資金核對(duì)：定期與銀行等金融機(jī)構(gòu)進(jìn)行資金核對(duì)，確保賬實(shí)相符。4.資金安全：加強(qiáng)資金安全管理，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，確保公司資金的安全。六、物資采購(gòu)類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)管理（一）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)物資采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.采購(gòu)審批：采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)金額大小，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。3.供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商評(píng)估等方式，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。4.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)合同要求，組織物資采購(gòu)工作，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.驗(yàn)收付款：物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理付款手續(xù)。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：通過(guò)多種渠道開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。2.供應(yīng)商評(píng)估：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理。3.供應(yīng)商合作：與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展。4.供應(yīng)商淘汰：對(duì)不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行淘汰，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的質(zhì)量。（三）采購(gòu)成本控制1.成本預(yù)算：在采購(gòu)前，對(duì)采購(gòu)物資的成本進(jìn)行預(yù)算，制定合理的采購(gòu)價(jià)格。2.價(jià)格談判：與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。3.采購(gòu)策略：根據(jù)市場(chǎng)情況和公司需求，制定合理的采購(gòu)策略，如集中采購(gòu)、分散采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)等，降低采購(gòu)成本。4.成本分析：定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，不斷優(yōu)化采購(gòu)成本。七、信息系統(tǒng)類(lèi)基礎(chǔ)事項(xiàng)管理（一）系統(tǒng)日常維護(hù)1.系統(tǒng)巡檢：信息部門(mén)定期對(duì)公司內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)、服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)連接等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題。2.故障處理：當(dāng)信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，信息部門(mén)及時(shí)響應(yīng)，快速定位故障原因，采取有效的解決措施，確保系統(tǒng)盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。3.數(shù)據(jù)備份：按照規(guī)定的時(shí)間間隔和備份策略，對(duì)公司重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.系統(tǒng)優(yōu)化：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)使用情況，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率和性能。（二）信息安全管理1.安全制度：制定信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任和安全措施。2.用戶(hù)權(quán)限管理：對(duì)信息系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)用戶(hù)工作職責(zé)和崗位需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。3.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。4.數(shù)據(jù)安全保護(hù)：對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。5.安全培訓(xùn)與教育：定期組織員工進(jìn)行信息安全培訓(xùn)和教育，提高員工的信息安全意識(shí)和防范能力。（三）技術(shù)支持與培訓(xùn)1.技術(shù)支持：為公司員工提供信息系統(tǒng)技術(shù)支持，解答員工在使用系統(tǒng)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，提供操作指導(dǎo)和解決方案。2.培訓(xùn)計(jì)劃：根據(jù)員工的需求和公司業(yè)務(wù)發(fā)展，制