地鐵公司辦公管理制度總則一、目的為規(guī)范地鐵公司辦公行為，提高辦公效率，確保公司各項工作的順利進行，特制定本管理制度。本制度適用于地鐵公司全體員工，包括總部及各分公司、車站等部門。二、適用范圍1.辦公環(huán)境：包括辦公區(qū)域的規(guī)劃、布置、清潔、安全等方面。2.辦公設備：如電腦、打印機、復印機、傳真機等的使用、維護和管理。3.辦公流程：涵蓋文件處理、會議組織、公文傳達、信息報送等各項工作的流程和規(guī)范。4.考勤制度：對員工的出勤、請假、加班等情況進行管理和考核。5.人事管理：涉及員工的招聘、培訓、考核、晉升、調(diào)動、離職等人事相關(guān)事務的處理。6.費用管理：對辦公費用的預算、報銷、審批等進行規(guī)范和控制。7.保密制度：確保公司機密信息的安全，防止泄露和濫用。三、管理原則1.統(tǒng)一管理：公司的辦公事務實行統(tǒng)一管理，各部門應服從公司的整體安排和協(xié)調(diào)。2.規(guī)范運作：辦公管理應遵循規(guī)范化、標準化的原則，確保各項工作有章可循。3.高效便捷：以提高辦公效率為目標，簡化辦公流程，提供便捷的辦公服務。4.責任明確：明確各部門和崗位的辦公管理職責，做到責任到人。5.持續(xù)改進：不斷總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，及時改進辦公管理措施，提高管理水平。一、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.總部辦公區(qū)域應根據(jù)公司的部門設置和業(yè)務需求進行合理規(guī)劃，劃分出不同的功能區(qū)域，如辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等。2.各分公司和車站應根據(jù)實際情況，因地制宜地規(guī)劃辦公區(qū)域，確保辦公環(huán)境整潔、舒適、安全。3.辦公區(qū)域的布局應合理，避免人員擁擠和交通堵塞，提高工作效率。（二）辦公區(qū)域布置1.辦公桌椅的擺放應整齊、有序，保持通道暢通。2.辦公設備的放置應符合安全規(guī)范，避免影響人員通行和消防安全。3.墻上可張貼與工作相關(guān)的規(guī)章制度、通知公告等，但應保持整潔、美觀，不得隨意張貼廣告或雜物。4.公共區(qū)域應設置垃圾桶、綠植等，保持環(huán)境整潔。（三）辦公區(qū)域清潔1.公司安排專人負責辦公區(qū)域的清潔工作，每天進行定期清掃和擦拭。2.員工應保持個人辦公區(qū)域的整潔，不得亂扔垃圾，定期整理桌面和文件。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、飲食，保持辦公環(huán)境的衛(wèi)生和整潔。（四）辦公區(qū)域安全1.公司設置門禁系統(tǒng)，對辦公區(qū)域進行出入管理，員工應持有效證件刷卡進入。2.辦公區(qū)域內(nèi)設置消防設施和安全出口，員工應熟悉消防器材的使用方法，保持消防通道暢通。3.嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)私拉亂接電線，使用大功率電器，防止電氣火災事故的發(fā)生。4.員工離開辦公區(qū)域時，應關(guān)閉電器設備和門窗，確保辦公區(qū)域的安全。二、辦公設備管理（一）辦公設備購置1.各部門根據(jù)工作需要，提出辦公設備購置申請，經(jīng)部門負責人審核后，報公司行政部門統(tǒng)一采購。2.行政部門根據(jù)公司的預算和需求，對辦公設備購置申請進行審核和審批，按照規(guī)定的程序進行采購。3.采購的辦公設備應符合國家相關(guān)標準和公司的要求，質(zhì)量可靠，價格合理。（二）辦公設備使用1.新購置的辦公設備由行政部門統(tǒng)一分配給各部門使用，各部門應指定專人負責管理。2.員工在使用辦公設備時，應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得私自拆卸、改裝或損壞設備。3.辦公設備的使用應注意節(jié)約能源，避免浪費，如下班時及時關(guān)閉電腦、打印機等設備。4.如辦公設備出現(xiàn)故障或損壞，員工應及時報告部門負責人，由部門負責人通知行政部門進行維修或更換。（三）辦公設備維護1.行政部門負責辦公設備的日常維護和保養(yǎng)工作，定期對設備進行檢查、清潔和維修。2.各部門應配合行政部門的維護工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對于需要專業(yè)維修的辦公設備，行政部門應聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，確保設備的正常運行。（四）辦公設備報廢1.辦公設備達到使用壽命或因其他原因無法繼續(xù)使用時，應由使用部門提出報廢申請，經(jīng)部門負責人審核后，報公司行政部門審批。2.行政部門對報廢申請進行審核和審批，符合報廢條件的，按照規(guī)定的程序進行報廢處理。3.報廢的辦公設備應及時清理出辦公區(qū)域，避免占用空間和影響環(huán)境。三、辦公流程管理（一）文件處理流程1.收文處理（1）公司收到的文件由行政部門統(tǒng)一登記、簽收，根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，分送相關(guān)部門或領(lǐng)導閱辦。（2）相關(guān)部門或領(lǐng)導收到文件后，應及時閱簽，并根據(jù)文件的要求進行處理。如需轉(zhuǎn)發(fā)或傳閱，應按照規(guī)定的程序進行處理。（3）文件處理完畢后，應及時將文件歸檔保存，以備查閱。2.發(fā)文處理（1）公司發(fā)文應按照規(guī)定的程序進行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由行政部門統(tǒng)一打印、蓋章、分發(fā)。（2）發(fā)文應注明文件的標題、文號、主送單位、抄送單位、印發(fā)日期等內(nèi)容，確保文件的準確性和規(guī)范性。（3）發(fā)文應及時送達相關(guān)單位和人員，確保文件的傳遞及時、準確。3.文件歸檔（1）公司的文件應按照規(guī)定的期限進行歸檔，由行政部門統(tǒng)一管理。（2）歸檔的文件應按照文件的類別、年度、文號等進行分類整理，便于查閱和管理。（3）檔案管理人員應定期對歸檔的文件進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。（二）會議組織流程1.會議安排（1）公司召開的會議由行政部門負責安排，根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，選擇合適的會議地點和會議設備。（2）會議通知應提前發(fā)送給參會人員，注明會議的時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容，確保參會人員能夠按時參加會議。（3）會議組織人員應提前做好會議的準備工作，如準備會議材料、布置會議場地等。2.會議召開（1）會議主持人應按時主持會議，確保會議的順利進行。（2）參會人員應按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退或中途離場。（3）會議記錄人員應認真記錄會議的內(nèi)容和決議，確保會議記錄的準確性和完整性。3.會議決議執(zhí)行（1）會議結(jié)束后，會議組織人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。（2）相關(guān)部門應根據(jù)會議紀要的要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并按時完成任務。（3）會議組織人員應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，確保會議決議的落實。（三）公文傳達流程1.公文起草（1）公文應由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草，內(nèi)容應準確、簡潔、明了，符合公文的格式和要求。（2）公文起草完成后，應由起草部門負責人審核，確保公文的內(nèi)容和格式符合公司的規(guī)定。2.公文審批（1）公文應按照規(guī)定的程序進行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可印發(fā)。（2）公文審批應注明審批人的姓名、審批意見和審批日期，確保公文的審批過程清晰、可追溯。3.公文印發(fā)（1）公文經(jīng)審批通過后，由行政部門統(tǒng)一印發(fā)，注明印發(fā)日期、份數(shù)等內(nèi)容。（2）公文印發(fā)應及時送達相關(guān)單位和人員，確保公文的傳遞及時、準確。4.公文歸檔（1）公文印發(fā)后，應及時將原件歸檔保存，以備查閱。（2）歸檔的公文應按照公文的類別、年度、文號等進行分類整理，便于查閱和管理。（四）信息報送流程1.信息收集（1）各部門應根據(jù)工作需要，及時收集和整理相關(guān)信息，并定期向公司行政部門報送。（2）信息收集應注重準確性和及時性，確保信息的質(zhì)量和可靠性。2.信息審核（1）公司行政部門對各部門報送的信息進行審核，確保信息的內(nèi)容和格式符合公司的要求。（2）對于不符合要求的信息，應及時退回相關(guān)部門進行修改和補充。3.信息報送（1）經(jīng)審核通過的信息，由公司行政部門按照規(guī)定的程序進行報送，確保信息的傳遞及時、準確。（2）信息報送應注明報送單位、報送時間、報送內(nèi)容等信息，便于查閱和管理。4.信息反饋（1）接收信息的單位應及時對報送的信息進行處理和反饋，確保信息的閉環(huán)管理。（2）對于重要信息，應及時向公司領(lǐng)導匯報，以便領(lǐng)導及時做出決策。四、考勤制度管理（一）考勤范圍公司全體員工均應遵守考勤制度，包括總部及各分公司、車站等部門的員工。（二）考勤方式1.打卡考勤：公司采用打卡考勤的方式，員工應按時打卡，記錄上下班時間。2.簽到考勤：對于無法進行打卡考勤的員工，如外勤人員等，應采用簽到考勤的方式，每天在規(guī)定的時間內(nèi)到指定地點簽到。（三）考勤記錄1.公司行政部門負責員工考勤記錄的管理，每天對員工的考勤情況進行統(tǒng)計和匯總。2.考勤記錄應包括員工的姓名、部門、考勤時間、考勤狀態(tài)等信息，確?？记谟涗浀臏蚀_性和完整性。3.考勤記錄應定期進行存檔，保存期限為兩年。（四）請假制度1.員工請假應提前向部門負責人提出申請，填寫請假申請表，經(jīng)部門負責人審核后，報公司行政部門審批。2.請假申請表應注明請假的原因、時間、請假類型等信息，請假類型分為事假、病假、婚假、產(chǎn)假、喪假等。3.公司行政部門對請假申請進行審核和審批，符合請假條件的，批準請假；不符合請假條件的，不予批準，并說明理由。4.員工請假期間，應保持通訊暢通，如有特殊情況應及時向部門負責人或公司行政部門報告。5.員工請假結(jié)束后，應及時到公司行政部門銷假，填寫銷假申請表，經(jīng)部門負責人審核后，報公司行政部門備案。（五）加班制度1.員工因工作需要加班的，應提前向部門負責人提出申請，填寫加班申請表，經(jīng)部門負責人審核后，報公司行政部門審批。2.加班申請表應注明加班的原因、時間、加班工作量等信息，加班工作量應按照公司的規(guī)定進行計算。3.公司行政部門對加班申請進行審核和審批，符合加班條件的，批準加班；不符合加班條件的，不予批準，并說明理由。4.員工加班后，應及時填寫加班記錄表，經(jīng)部門負責人審核后，報公司行政部門備案。5.公司按照國家規(guī)定的加班工資標準，對加班員工進行加班工資的核算和發(fā)放。五、人事管理（一）招聘管理1.公司根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，制定招聘計劃，明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求等。2.招聘工作由公司人力資源部門負責組織實施，通過內(nèi)部推薦、招聘網(wǎng)站、人才市場等渠道進行招聘。3.對應聘人員進行資格審查、面試、筆試等環(huán)節(jié)的考核，根據(jù)考核結(jié)果確定錄用人員。4.錄用人員應按照公司的規(guī)定辦理入職手續(xù)，簽訂勞動合同，繳納社會保險等。（二）培訓管理1.公司根據(jù)員工的崗位需求和個人發(fā)展需要，制定培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間等。2.培訓工作由公司人力資源部門負責組織實施，可采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線培訓等方式進行。3.員工應按照公司的要求參加培訓，認真學習培訓內(nèi)容，提高自身的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。4.培訓結(jié)束后，應進行培訓效果評估，根據(jù)評估結(jié)果對培訓工作進行改進和完善。（三）考核管理1.公司建立健全員工考核制度，對員工的工作表現(xiàn)進行定期考核。2.考核工作由公司人力資源部門負責組織實施，可采用月度考核、季度考核、年度考核等方式進行。3.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等方面，考核結(jié)果應客觀、公正、準確。4.根據(jù)考核結(jié)果，對員工進行獎懲、晉升、調(diào)動等處理，激勵員工積極工作，提高工作績效。（四）晉升管理1.公司建立健全員工晉升制度，為員工提供晉升的機會和通道。2.晉升工作由公司人力資源部門負責組織實施，根據(jù)員工的工作表現(xiàn)、考核結(jié)果、崗位需求等因素，確定晉升人選。3.晉升人選應經(jīng)過公示、審批等程序，確保晉升工作的公平、公正、公開。4.晉升后的員工應按照新的崗位要求，履行職責，努力工作，為公司的發(fā)展做出更大的貢獻。（五）調(diào)動管理1.公司根據(jù)工作需要，可對員工進行內(nèi)部調(diào)動。2.調(diào)動工作由公司人力資源部門負責組織實施，根據(jù)員工的個人意愿和工作需要，確定調(diào)動崗位和調(diào)動時間。3.調(diào)動員工應按照公司的要求辦理調(diào)動手續(xù)，交接工作，確保工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。4.調(diào)動后的員工應盡快適應新的工作環(huán)境，努力工作，為公司的發(fā)展做出貢獻。（六）離職管理1.員工離職應提前向公司提出書面申請，填寫離職申請表，經(jīng)部門負責人審核后，報公司人力資源部門審批。2.離職申請表應注明離職的原因、離職時間等信息，離職時間應按照公司的規(guī)定進行辦理。3.公司人力資源部門對離職申請進行審核和審批，符合離職條件的，批準離職；不符合離職條件的，不予批準，并說明理由。4.員工離職前，應辦理工作交接手續(xù)，歸還公司的財物，結(jié)清相關(guān)費用等。5.公司人力資源部門應及時為離職員工辦理離職手續(xù)，終止勞動合同，辦理社會保險等相關(guān)事宜。六、費用管理（一）費用預算1.公司各部門應根據(jù)工作需要，制定年度費用預算，明確各項費用的預算額度和支出范圍。2.年度費用預算應經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，報公司財務部門備案。3.各部門應嚴格按照年度費用預算進行費用支出，不得超預算支出。（二）費用報銷1.公司員工因工作需要發(fā)生的費用，應按照公司的規(guī)定進行報銷。2.費用報銷應填寫費用報銷單，注明費用的名稱、金額、用途、報銷人等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票和憑證。3.費用報銷單應經(jīng)部門負責人審核、財務部門審核后，報公司領(lǐng)導審批。4.經(jīng)審批通過的費用報銷單，由財務部門按照公司的規(guī)定進行報銷，將費用支付給報銷人。（三）費用控制1.公司財務部門應加強對費用的管理和控制，定期對費用支出情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行整改。2.各部門應加強對本部門費用的管理和控制，嚴格按照年度費用預算進行費用支出，不得超預算支出。3.對于違反費用管理規(guī)定的行為，公司將按照有關(guān)