國(guó)企文件保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件保密管理，確保公司文件信息的安全，防止文件泄露給公司造成不良影響和損失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生以及借調(diào)人員等。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則從制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、技術(shù)防范等多方面入手，采取有效措施，預(yù)防文件泄密事件的發(fā)生。2.分級(jí)管理原則根據(jù)文件的重要性和敏感程度，對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)，實(shí)施不同級(jí)別的保密管理措施。3.誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)原則文件的使用人員對(duì)文件的保密負(fù)有直接責(zé)任，必須嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。二、文件的分類與分級(jí)（一）文件分類1.行政文件：包括公司的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、審計(jì)報(bào)告等。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、薪酬福利資料、績(jī)效考核記錄等。（二）文件分級(jí)根據(jù)文件的敏感程度和重要性，將文件分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別。1.絕密文件定義：關(guān)系到公司核心利益，泄露后會(huì)給公司帶來(lái)極其嚴(yán)重?fù)p失的文件。范圍：如公司重大戰(zhàn)略決策文件、尚未公開的重大商業(yè)機(jī)密、涉及國(guó)家安全的相關(guān)資料等。2.機(jī)密文件定義：重要性較高，泄露后會(huì)對(duì)公司的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展產(chǎn)生較大影響的文件。范圍：包括重要業(yè)務(wù)合同、關(guān)鍵技術(shù)資料、高級(jí)管理人員的薪酬信息等。3.秘密文件定義：涉及公司一定范圍內(nèi)的信息，泄露后可能對(duì)公司造成一定影響的文件。范圍：如一般性的業(yè)務(wù)報(bào)告、普通員工的人事資料等。三、文件的制作與收發(fā)（一）文件制作1.起草文件起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰，符合公司的政策和規(guī)定。對(duì)于涉及保密內(nèi)容的文件，起草人應(yīng)明確標(biāo)注保密級(jí)別，并采取相應(yīng)的保密措施。2.審核文件起草完成后，需提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。對(duì)于保密文件，審核人應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注保密措施是否得當(dāng)。3.批準(zhǔn)經(jīng)審核通過(guò)的文件，由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn)后生效。批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件的發(fā)布負(fù)責(zé)，確保文件的發(fā)布符合公司的利益和保密要求。（二）文件收發(fā)1.收文公司設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)文件的接收工作。收文人員應(yīng)及時(shí)簽收外來(lái)文件，并進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄文件的名稱、來(lái)源、日期、份數(shù)等信息。對(duì)于保密文件，收文人員應(yīng)按照保密要求進(jìn)行處理，確保文件的安全。2.發(fā)文文件起草部門應(yīng)填寫文件發(fā)文審批單，注明文件的名稱、文號(hào)、主送單位、抄送單位、密級(jí)、印發(fā)份數(shù)等信息。經(jīng)審批后，由發(fā)文人員負(fù)責(zé)將文件發(fā)送給相關(guān)單位或人員，并做好發(fā)文記錄。對(duì)于保密文件，發(fā)文人員應(yīng)采取加密傳輸、專人送達(dá)等方式，確保文件在傳遞過(guò)程中的安全。四、文件的保管與存儲(chǔ)（一）保管要求1.專人負(fù)責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的保管工作，確保文件的安全和完整。保管人員應(yīng)具備一定的保密意識(shí)和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守文件保管制度。2.分類存放文件應(yīng)按照分類和分級(jí)的要求進(jìn)行存放，便于查找和管理。絕密文件應(yīng)單獨(dú)存放于專門的保險(xiǎn)柜或保密室中，并設(shè)置專人管理。3.定期盤點(diǎn)保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)文件的數(shù)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)文件紙質(zhì)文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的文件柜中。對(duì)于保密紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行密封保存，并標(biāo)注保密標(biāo)識(shí)。2.電子文件電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行加密處理。定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。嚴(yán)禁將保密電子文件存儲(chǔ)在個(gè)人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)空間中。五、文件的使用與借閱（一）文件使用1.權(quán)限規(guī)定根據(jù)工作需要，員工可按照規(guī)定的權(quán)限使用相應(yīng)級(jí)別的文件。絕密文件僅限公司高層管理人員和相關(guān)授權(quán)人員使用；機(jī)密文件僅限涉及工作的相關(guān)人員使用；秘密文件在一定范圍內(nèi)可供員工查閱和使用。2.使用要求使用人員應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所使用文件，不得擅自將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。對(duì)于保密文件，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還保管人員。（二）文件借閱1.借閱申請(qǐng)因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、密級(jí)、借閱原因、借閱期限等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可提交給文件保管部門。2.借閱審批文件保管部門收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)按照文件的保密級(jí)別進(jìn)行審批。對(duì)于絕密文件的借閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；機(jī)密文件的借閱，需經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；秘密文件的借閱，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可。3.借閱期限文件借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件，逾期未還的，文件保管部門應(yīng)及時(shí)催還。4.借閱歸還借閱人員歸還文件時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量和完整性，并在借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文件的保密措施（一）物理隔離1.辦公區(qū)域公司應(yīng)設(shè)置專門的保密辦公區(qū)域，如保密室、機(jī)要室等，用于存放絕密文件和重要機(jī)密文件。保密辦公區(qū)域應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.存儲(chǔ)設(shè)備用于存儲(chǔ)保密文件的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)放置在安全可靠的場(chǎng)所，并采取物理隔離措施，防止外部非法訪問(wèn)。（二）技術(shù)防范1.加密技術(shù)對(duì)保密文件的電子文檔應(yīng)采用加密軟件進(jìn)行加密處理，確保文件在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.訪問(wèn)控制建立文件訪問(wèn)控制系統(tǒng)，對(duì)不同級(jí)別的文件設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的文件。定期對(duì)文件訪問(wèn)控制系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）人員管理1.保密培訓(xùn)公司應(yīng)定期組織員工參加保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、文件保密操作規(guī)范等。2.簽訂保密協(xié)議公司與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在保密方面的權(quán)利和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.監(jiān)督檢查公司設(shè)立保密監(jiān)督檢查小組，定期對(duì)各部門的文件保密管理工作進(jìn)行檢查。對(duì)于違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。七、文件的銷毀與處置（一）銷毀范圍1.過(guò)期文件：文件超過(guò)保存期限，已失去使用價(jià)值的。2.廢止文件：公司已發(fā)布新的文件，原文件被廢止的。3.涉密文件：因工作需要不再使用且涉及保密內(nèi)容的文件。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)文件對(duì)于紙質(zhì)保密文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等信息。2.電子文件電子保密文件應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。銷毀后，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理破壞，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。（三）處置流程1.申請(qǐng)文件保管部門或使用部門填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明文件的名稱、文號(hào)、密級(jí)、銷毀原因等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給公司保密管理部門。2.審批公司保密管理部門對(duì)文件銷毀申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要機(jī)密的文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.實(shí)施經(jīng)審批通過(guò)后，由公司指定的專業(yè)人員按照規(guī)定的銷毀方式對(duì)文件進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)在公司保密管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行。4.記錄銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)填寫文件銷毀記錄單，詳細(xì)記錄銷毀情況，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。文件銷毀記錄單應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、罰則（一）對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.警告：對(duì)于初次違反保密制度，情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.罰款：對(duì)于違反保密制度，給公司造成一定損失的員工，處以[