設(shè)計(jì)部傳真管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范設(shè)計(jì)部傳真的管理，確保傳真信息的準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于設(shè)計(jì)部全體員工。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保傳真內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，及時(shí)發(fā)送和接收，避免延誤工作。2.安全保密原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的傳真信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.規(guī)范操作原則：明確傳真收發(fā)流程和要求，員工應(yīng)按照規(guī)定操作。二、傳真設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.設(shè)計(jì)部配備專門的傳真機(jī)，放置在指定位置，由專人負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理。2.根據(jù)工作需要，可配備適量的傳真紙、墨盒等耗材，并確保隨時(shí)有足夠的儲(chǔ)備。（二）設(shè)備維護(hù)1.定期對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，檢查設(shè)備運(yùn)行狀況，確保傳真機(jī)正常工作。2.如傳真機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)通知專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并記錄故障情況和維修結(jié)果。3.對(duì)傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如傳真發(fā)送量、接收量等，以便合理安排耗材采購和設(shè)備更新。三、傳真收發(fā)流程（一）傳真發(fā)送1.發(fā)送傳真前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)傳真內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.在傳真紙上清晰填寫對(duì)方傳真號(hào)碼、發(fā)送日期、頁數(shù)等信息。3.將需要發(fā)送的文件或資料整齊放置在傳真機(jī)進(jìn)紙口，按照傳真機(jī)操作說明進(jìn)行發(fā)送操作。4.發(fā)送完成后，及時(shí)記錄傳真發(fā)送情況，包括對(duì)方傳真號(hào)碼、發(fā)送時(shí)間、發(fā)送內(nèi)容等，并保存好傳真發(fā)送記錄。（二）傳真接收1.傳真機(jī)接收傳真時(shí)，應(yīng)保持設(shè)備處于正常接收狀態(tài)。2.聽到傳真信號(hào)后，及時(shí)檢查傳真接收情況，確保傳真完整接收。3.接收完成后，及時(shí)取出傳真件，核對(duì)傳真內(nèi)容，并按照文件類別進(jìn)行整理和歸檔。4.對(duì)于重要的傳真文件，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行處理，并做好記錄。四、傳真文件管理（一）文件分類1.設(shè)計(jì)部收到的傳真文件應(yīng)按照項(xiàng)目、類別等進(jìn)行分類，便于查找和管理。2.常見的分類包括設(shè)計(jì)方案、客戶需求、技術(shù)資料、合同文件等。（二）文件歸檔1.對(duì)分類后的傳真文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。歸檔時(shí)應(yīng)注明文件名稱、日期、來源等信息。2.設(shè)計(jì)部應(yīng)建立專門的傳真文件檔案柜，按照檔案管理要求進(jìn)行存放，確保文件的安全和完整。3.定期對(duì)傳真文件檔案進(jìn)行整理和清查，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。（三）文件查閱1.因工作需要查閱傳真文件時(shí)，應(yīng)填寫《傳真文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、日期、查閱原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處查閱文件。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、涂改或帶出檔案室外。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案管理人員，并在《傳真文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。五、傳真保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要傳真文件均屬于保密范圍。2.包括但不限于設(shè)計(jì)方案、產(chǎn)品圖紙、客戶名單、合同條款等。（二）保密措施1.對(duì)保密范圍內(nèi)的傳真文件，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，只允許相關(guān)人員查閱和處理。2.在傳真文件的傳遞過程中，應(yīng)采取加密、密封等措施，防止信息泄露。3.員工在使用傳真機(jī)時(shí)，應(yīng)注意周圍環(huán)境，避免他人窺視傳真內(nèi)容。4.如發(fā)現(xiàn)傳真文件有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。（三）保密責(zé)任1.設(shè)計(jì)部全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守傳真保密制度，對(duì)自己在工作中接觸到的保密傳真文件負(fù)責(zé)。2.如因員工疏忽或故意泄露公司傳真機(jī)密信息，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。六、傳真費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.設(shè)計(jì)部傳真費(fèi)用按照公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實(shí)際情況定期調(diào)整。2.傳真費(fèi)用包括傳真機(jī)使用費(fèi)用、傳真紙及耗材費(fèi)用等。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.員工在使用傳真機(jī)產(chǎn)生費(fèi)用后，應(yīng)及時(shí)填寫《傳真費(fèi)用報(bào)銷單》，注明傳真日期、對(duì)方號(hào)碼、傳真內(nèi)容、費(fèi)用金額等信息。2.《傳真費(fèi)用報(bào)銷單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度對(duì)傳真費(fèi)用進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按照本制度規(guī)定的傳真收發(fā)流程操作，導(dǎo)致傳真信息錯(cuò)誤或延誤的。2.對(duì)傳真文件未進(jìn)行妥善管理，造成文件丟失、損壞或泄露的。3.違反傳真保密制度，擅自泄露公司傳真機(jī)密信息的。4.虛報(bào)、冒領(lǐng)傳真費(fèi)用的。（二）處理措施1.對(duì)于首次出現(xiàn)違規(guī)行為的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次出現(xiàn)違規(guī)行為或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的員工，將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理。3.因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八