檔案全覆蓋管理制度總則目的本制度旨在建立健全公司檔案管理體系，實現(xiàn)檔案的全面覆蓋與有效管理，確保公司各類信息資源完整、準確、安全，為公司決策、運營、發(fā)展提供有力支持。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司，涵蓋公司在運營管理過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案?；驹瓌t1.完整性原則：確保檔案全面涵蓋公司各項業(yè)務活動，無遺漏。2.準確性原則：檔案內(nèi)容真實、準確反映公司實際情況。3.安全性原則：保障檔案存儲、傳輸、利用過程中的安全，防止檔案信息泄露、損壞。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的檔案分類、編號、整理、保管等標準。5.便捷性原則：便于檔案的查詢、檢索、調(diào)用，提高工作效率。檔案分類行政檔案1.公司證照：營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證等。2.公司章程：公司設立、變更、修訂的章程文本。3.會議文件：董事會、股東會、管理層會議等各類會議記錄、決議、紀要。4.行政公文：公司發(fā)布的各類通知、通報、報告、請示等文件。5.資質(zhì)文件：公司獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽證書等。人事檔案1.員工履歷：個人基本信息、學歷、工作經(jīng)歷、培訓記錄等。2.勞動合同：與員工簽訂的勞動合同文本。3.薪酬福利文件：工資、獎金、福利計算明細及相關規(guī)定。4.考核評價：績效考核記錄、員工獎懲情況。5.培訓檔案：員工參加各類培訓的資料、證書。財務檔案1.會計憑證：各類經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證。2.賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報表：月度、季度、年度財務報表。4.稅務資料：納稅申報、稅務審計等相關文件。5.財務預算與決算：公司各年度財務預算、決算報告。業(yè)務檔案1.市場調(diào)研：市場分析報告、競爭對手資料等。2.銷售檔案：銷售合同、訂單、客戶資料、銷售業(yè)績統(tǒng)計等。3.采購檔案：采購合同、供應商信息、采購訂單等。4.生產(chǎn)檔案：生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗記錄等。5.研發(fā)檔案：研發(fā)項目立項報告、實驗記錄、技術成果等。其他檔案1.合同協(xié)議：公司簽訂的各類合作協(xié)議、租賃合同、借款合同等。2.審計檔案：內(nèi)部審計、外部審計相關資料。3.法律事務檔案：法律糾紛處理文件、法律咨詢意見等。4.信息化檔案：系統(tǒng)開發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份記錄等。檔案編號編號規(guī)則1.檔案編號采用層次編碼法，由一級分類代碼、二級分類代碼、順序號組成。2.一級分類代碼用大寫字母表示，如A表示行政檔案、B表示人事檔案、C表示財務檔案等。3.二級分類代碼用兩位數(shù)字表示，如A01表示公司證照、A02表示公司章程等。4.順序號用三位數(shù)字表示，從001開始依次編號。編號示例如行政檔案中的公司證照編號為A01001，人事檔案中的員工履歷編號為B01001。檔案收集收集職責1.各部門負責本部門檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門負責對各部門移交的檔案進行審核、接收。收集范圍1.日常工作中形成的各類文件、資料、記錄。2.對外簽訂的合同、協(xié)議等文件。3.各類會議形成的文件、記錄。4.員工個人提交的各類資料，如報銷憑證、請假條等。收集時間1.定期收集：每月末各部門將本月形成的檔案移交至檔案管理部門。2.即時收集：對于重要、緊急的檔案，應在形成后立即移交。檔案整理分類整理按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類。編號標注在每份檔案上標注檔案編號。裝訂編目1.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。2.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。檔案存儲存儲方式1.紙質(zhì)檔案存放在專用檔案柜中，按類別、年度順序排列。2.電子檔案存儲在公司指定的服務器存儲區(qū)域，建立電子檔案庫。存儲環(huán)境1.檔案庫房應保持干燥、通風、溫度適宜，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀。2.電子檔案存儲區(qū)域應具備防火、防潮、防磁、防靜電等安全措施。檔案借閱借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案編號、名稱、借閱用途、歸還日期等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，交檔案管理部門審核。借閱審批1.檔案管理部門根據(jù)借閱申請進行審核，對于涉及公司機密、重要信息的檔案，需經(jīng)公司分管領導審批。2.審核通過后，檔案管理部門登記借閱信息，并發(fā)放檔案。借閱期限1.一般檔案借閱期限為[X]個工作日，如需延長，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不超過[X]個工作日。歸還要求借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應檢查檔案完整性、準確性，如有損壞、丟失，借閱人應承擔相應責任。檔案查閱查閱申請公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱目的、檔案相關信息。查閱審批申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，交檔案管理部門審核，審核通過后方可查閱。查閱方式1.紙質(zhì)檔案可在檔案管理部門指定地點查閱，如需復印，應經(jīng)檔案管理部門同意。2.電子檔案通過公司內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)查閱，嚴禁私自拷貝、傳播。檔案保密保密措施1.檔案管理部門應建立嚴格的保密制度，對檔案管理人員進行保密培訓。2.檔案存儲區(qū)域設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。3.電子檔案采取加密存儲，設置不同級別的訪問權限。保密責任1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.借閱、查閱檔案人員應妥善保管檔案，不得擅自傳播、復制。檔案銷毀銷毀鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定哪些檔案已失去保存價值。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，相關業(yè)務部門參與，共同制定檔案銷毀清單。銷毀審批檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領導審批后執(zhí)行。銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等方式銷毀。2.電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除等方式銷毀，并做好記錄。檔案統(tǒng)計統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：按類別、年度統(tǒng)計檔案數(shù)量。2.借閱查閱統(tǒng)計：記錄檔案借閱、查閱的次數(shù)、人員等信息。統(tǒng)計報表檔案管理部門每月編制檔案統(tǒng)計報表，上報公司領導及相關部門。檔案管理人員職責檔案管理部門職責1.制定、完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、存儲、借閱、查閱、保密、銷毀等管理工作。3.定期對檔案進行統(tǒng)計分析，為公司提供檔案信息服務。4.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督、檢查。檔案管理人員職責1.負責檔案的具體收集、整理、編目等工作。2.做好檔案存儲、保