信息留存管理制度總則目的為加強(qiáng)公司信息留存管理，確保公司各類信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要接觸公司信息的外部人員。定義1.公司信息：指公司在運營過程中產(chǎn)生、收集、存儲、使用和傳遞的各類數(shù)據(jù)、文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、員工檔案、客戶信息等。2.信息留存：指對公司信息進(jìn)行分類、整理、存儲，并按照規(guī)定的期限和方式進(jìn)行保存，以便在需要時能夠及時查閱和使用。信息留存的原則合法性原則信息留存應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求，確保公司信息的收集、存儲、使用和披露合法合規(guī)。完整性原則信息留存應(yīng)保證公司信息的全面性和完整性，不得遺漏重要信息，確保信息能夠真實反映公司的業(yè)務(wù)活動和運營狀況。準(zhǔn)確性原則信息留存應(yīng)確保公司信息的準(zhǔn)確性和可靠性，避免虛假、錯誤或誤導(dǎo)性信息的留存，保證信息能夠為公司決策提供有效支持。安全性原則信息留存應(yīng)采取必要的安全措施，保障公司信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改或丟失，確保信息安全?？勺匪菪栽瓌t信息留存應(yīng)具備可追溯性，能夠清晰記錄信息的來源、流轉(zhuǎn)過程和使用情況，以便在需要時能夠快速追溯和查詢相關(guān)信息。信息留存的范圍與分類信息留存的范圍1.公司文件：包括公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作報告、通知公告等。2.合同協(xié)議：各類業(yè)務(wù)合同、采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)協(xié)議等。3.財務(wù)資料：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：市場調(diào)研數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)等。5.員工檔案：員工個人簡歷、入職申請表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價記錄等。6.其他信息：公司證照、資質(zhì)證書、知識產(chǎn)權(quán)文件、宣傳資料、活動記錄等。信息留存的分類1.按信息類型分類：分為文檔類、數(shù)據(jù)類、圖像類、音頻視頻類等。2.按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類：分為行政管理、財務(wù)管理、市場營銷、人力資源管理、生產(chǎn)運營等。3.按重要性分類：分為重要信息、一般信息和次要信息。信息留存的方式與存儲介質(zhì)信息留存的方式1.紙質(zhì)留存：對于一些重要的文件、合同協(xié)議等，可采用紙質(zhì)形式進(jìn)行留存，并進(jìn)行編號、歸檔和保管。2.電子留存：利用電子文檔管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等工具，對公司信息進(jìn)行電子存儲和管理，實現(xiàn)信息的快速檢索和共享。3.云存儲：將部分重要信息存儲在云端服務(wù)器，以提高信息的安全性和可訪問性，但需確保云服務(wù)提供商具備可靠的安全保障措施。存儲介質(zhì)1.紙質(zhì)介質(zhì)：選用質(zhì)量較好的紙張，確保文件的耐久性和可讀性。2.電子介質(zhì)：采用硬盤、光盤、磁帶等存儲設(shè)備，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.云存儲介質(zhì)：選擇具有良好信譽(yù)和安全保障的云服務(wù)提供商，確保云存儲環(huán)境的安全性和穩(wěn)定性。信息留存的流程與職責(zé)信息留存的流程1.信息產(chǎn)生：各部門和員工在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的信息，應(yīng)及時進(jìn)行整理和分類，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.信息審核：信息產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人對信息進(jìn)行審核，確保信息符合公司規(guī)定和相關(guān)要求。3.信息存儲：審核通過的信息按照規(guī)定的方式和存儲介質(zhì)進(jìn)行留存，并進(jìn)行編號、歸檔和標(biāo)注存儲位置。4.信息檢索與使用：員工因工作需要查閱和使用留存信息時，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請和審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱和使用。5.信息銷毀：對于超過留存期限或已不再需要的信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保信息的安全性和保密性。信息留存的職責(zé)1.信息產(chǎn)生部門：負(fù)責(zé)本部門信息的產(chǎn)生、整理、審核和初步留存，確保信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.信息管理部門：負(fù)責(zé)制定和完善信息留存管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的信息留存工作，建立信息存儲系統(tǒng)，負(fù)責(zé)信息的統(tǒng)一存儲、檢索和維護(hù)。3.信息使用部門：按照規(guī)定的流程申請和使用留存信息，確保信息的合理使用和安全保密。4.公司管理層：負(fù)責(zé)審批重要信息的留存、檢索和銷毀等事項，對信息留存管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。信息留存的期限與銷毀信息留存的期限1.法律法規(guī)規(guī)定的期限：對于涉及法律法規(guī)要求留存的信息，按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行留存。2.公司業(yè)務(wù)需要的期限：對于與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的信息，根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定留存期限，一般不少于[X]年。3.合同協(xié)議約定的期限：對于合同協(xié)議中約定的信息留存期限，按照合同協(xié)議的約定進(jìn)行留存。信息銷毀1.銷毀申請：信息使用部門或信息管理部門在信息超過留存期限或已不再需要時，應(yīng)填寫《信息銷毀申請表》，注明信息的名稱、數(shù)量、存儲位置、銷毀原因等，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.銷毀審批：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《信息銷毀申請表》提交公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行信息銷毀。3.銷毀實施：信息銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)信息，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對于電子信息，可采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除處理，確保數(shù)據(jù)徹底清除。4.銷毀記錄：信息銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由信息管理部門保存銷毀記錄，以備查閱。信息留存的安全管理安全防護(hù)措施1.物理安全：對信息存儲場所進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。2.網(wǎng)絡(luò)安全：采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等措施，保障信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全性，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)據(jù)安全：對重要信息進(jìn)行加密存儲，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。訪問控制1.用戶認(rèn)證：采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等方式對用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，確保只有授權(quán)人員能夠訪問公司信息。2.權(quán)限管理：根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的信息訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制信息的訪問范圍，防止信息泄露。3.審計與監(jiān)控：建立信息訪問審計機(jī)制，對用戶的信息訪問行為進(jìn)行記錄和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常訪問行為。安全培訓(xùn)與教育1.定期培訓(xùn)：定期組織員工參加信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識和技能，了解信息留存管理的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.應(yīng)急演練：定期開展信息安全應(yīng)急演練，提高公司應(yīng)對信息安全事件的能力，確保在信息安全事件發(fā)生時能夠及時采取有效的措施進(jìn)行處理。信息留存的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對信息留存管理工作進(jìn)行審計，檢查信息留存制度的執(zhí)行情況、信息的完整性和準(zhǔn)確性、信息存儲的安全性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.定期檢查：信息管理部門定期對各部門的信息留存工作進(jìn)行檢查，確保信息留存符合公司規(guī)定和相關(guān)要求，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改。違規(guī)處理1.警告：對于違反信息留存管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予警告處分，并責(zé)令其限期整改。2.罰款：對于因違規(guī)行為給公司造成損失的員工，除給予警告處分外，還應(yīng)根據(jù)損失情況給予相應(yīng)的罰款。