佛山商旅管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司員工的商務旅行行為，加強對商旅活動的管理與控制，確保員工出差期間的工作效率和安全，合理控制公司差旅費用支出，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于佛山公司全體員工因商務活動需要進行的國內及國際出差。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保公司商務旅行活動合法合規(guī)。預算控制原則：合理安排差旅費用，嚴格控制各項費用支出，確保在預算范圍內完成商務活動。效率優(yōu)先原則：在保證工作質量和效果的前提下，優(yōu)化出差行程安排，提高工作效率，減少不必要的時間浪費。安全保障原則：高度重視員工出差期間的人身安全和財產(chǎn)安全，采取必要的安全措施，確保員工順利完成商務任務。二、出差審批1.出差申請流程員工因商務活動需要出差，應提前填寫《出差申請表》，詳細注明出差事由、目的地、預計出差時間、交通工具選擇等信息。將《出差申請表》提交至所在部門負責人審批，部門負責人應根據(jù)工作需要對出差申請進行審核，簽署意見后報分管領導審批。分管領導審批通過后，《出差申請表》交至人力資源部備案。如需預借差旅費，還需按照公司財務制度辦理借款手續(xù)。2.特殊情況處理如遇緊急出差情況，無法提前提交出差申請，員工應在出差前通過電話或其他即時通訊工具向部門負責人和分管領導報告出差事由和預計出差時間，并在出差返回后2個工作日內補辦出差申請手續(xù)。對于因工作需要延長出差時間的情況，員工應提前向部門負責人和分管領導報告，并重新填寫《出差申請表》，按照原審批流程進行審批。三、差旅費用標準1.交通費用飛機票：根據(jù)出差的緊急程度、距離遠近等因素，選擇經(jīng)濟艙或公務艙。乘坐飛機的，應優(yōu)先選擇公司指定的航空公司，并通過公司預訂系統(tǒng)進行機票預訂。特殊情況下需自行預訂機票的，應提前向部門負責人和財務部門說明情況，并確保所購機票價格合理?；疖嚻保簝?yōu)先選擇高鐵二等座，如因特殊情況需要乘坐一等座或軟臥的，需經(jīng)分管領導批準。汽車票：根據(jù)實際情況選擇合適的車次或班次，確保出行安全和便捷。市內交通：在出差目的地城市內，原則上應乘坐公共交通工具出行。因工作需要乘坐出租車的，應保留有效發(fā)票，并在發(fā)票上注明起止地點、事由等信息。如因特殊情況需要乘坐網(wǎng)約車的，應選擇正規(guī)平臺，并按照公司財務制度進行報銷。2.住宿費用根據(jù)出差目的地的經(jīng)濟發(fā)展水平和公司規(guī)定的住宿標準，選擇合適的酒店或住宿場所。住宿標準分為不同等級的城市和地區(qū)，具體標準如下：一線城市：[X]元/晚二線城市：[X]元/晚三線及以下城市：[X]元/晚兩人及以上同行出差的，應根據(jù)實際情況安排合住，以節(jié)省住宿費用。如因工作需要單人住宿的，需經(jīng)分管領導批準。員工應選擇正規(guī)的酒店或住宿場所，并要求開具正規(guī)發(fā)票。發(fā)票上應注明住宿日期、房費金額、酒店名稱等信息。3.餐飲補貼公司按照出差自然天數(shù)給予員工餐飲補貼，補貼標準為：一線城市：[X]元/天二線城市：[X]元/天三線及以下城市：[X]元/天餐飲補貼用于補貼員工在出差期間的日常餐飲費用支出，不再另行報銷其他餐飲費用。如因業(yè)務需要發(fā)生的招待費用，應按照公司招待費管理制度另行申請報銷。4.其他費用因出差發(fā)生的通訊費、郵寄費、辦公用品費等其他費用，應按照公司相關財務制度進行報銷，并提供相應的有效發(fā)票。對于出差期間因工作需要發(fā)生的培訓費用、會議費用等，應按照公司相關專項費用管理制度進行申請和報銷。四、交通工具選擇1.一般原則員工應根據(jù)出差的緊急程度、距離遠近、工作需要等因素，合理選擇交通工具。優(yōu)先選擇經(jīng)濟、便捷、安全的交通工具，以降低公司差旅成本。在滿足工作要求的前提下，應盡量避免乘坐飛機頭等艙、高鐵一等座、軟臥等高等級座位，如因特殊情況需要乘坐的，需經(jīng)分管領導批準。2.特殊情況說明如因工作需要必須乘坐飛機的，應提前預訂機票，并關注機票價格波動情況，選擇在公司規(guī)定的價格范圍內預訂機票。對于因緊急情況臨時購買的高價機票，應及時向部門負責人和財務部門說明情況，并提供相關證明材料。對于長途出差且時間充裕的情況，如條件允許，可優(yōu)先選擇火車等較為經(jīng)濟的交通工具，以充分利用時間進行工作或休息。五、住宿安排1.預訂流程員工應通過公司預訂系統(tǒng)或指定的合作酒店預訂平臺進行住宿預訂，確保所訂酒店符合公司規(guī)定的住宿標準和要求。在預訂住宿時，應填寫準確的入住日期、退房日期、房型等信息，并與酒店確認相關費用及支付方式。2.變更與取消如因特殊情況需要變更或取消預訂的住宿，員工應提前與酒店聯(lián)系，并按照酒店規(guī)定辦理相關手續(xù)。同時，應及時通知公司預訂系統(tǒng)管理員或相關部門，以便調整住宿安排。對于因變更或取消預訂產(chǎn)生的費用，如符合公司規(guī)定的報銷范圍，可按照公司財務制度進行報銷；如因員工個人原因導致的額外費用，由員工自行承擔。六、餐飲管理1.用餐標準員工在出差期間應按照公司規(guī)定的餐飲補貼標準自行安排用餐，不得超標準報銷餐飲費用。如因業(yè)務需要發(fā)生招待費用，應提前填寫《招待費申請表》，注明招待對象、事由、預計費用等信息，按照公司招待費管理制度進行審批。招待費用應嚴格控制在預算范圍內，并確保招待活動符合公司的業(yè)務需求和相關規(guī)定。2.報銷要求員工應保留出差期間的餐飲發(fā)票作為報銷憑證，發(fā)票上應注明用餐日期、地點、金額等信息。對于無法取得正規(guī)發(fā)票的餐飲支出，公司不予報銷。如因特殊情況需要在公司指定的餐廳或場所用餐的，應按照公司相關規(guī)定辦理手續(xù)，并按照實際發(fā)生的費用進行報銷。七、出差期間的工作要求1.工作安排與匯報員工出差期間應保持手機暢通，及時與公司內部相關人員溝通工作進展情況。按照出差任務要求，合理安排工作時間，確保各項工作按時完成。對于重要工作事項或緊急情況，應及時向部門負責人和分管領導匯報，并提出解決方案和建議。出差結束后，應在2個工作日內提交出差工作報告，詳細總結出差期間的工作內容、成果、問題及改進措施等。2.資料管理與保密員工在出差期間應妥善保管公司的文件、資料、設備等物品，不得遺失或損壞。如需攜帶公司重要資料外出，應按照公司保密制度辦理相關審批手續(xù)，并采取必要的保密措施，確保資料安全。嚴格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露公司的商業(yè)秘密、技術秘密及其他敏感信息。在與外部人員交流時，應注意言行舉止，維護公司的形象和聲譽。八、出差安全與保險1.安全注意事項員工出差期間應注意人身安全和財產(chǎn)安全，遵守當?shù)氐姆煞ㄒ?guī)和社會公德。在乘坐交通工具、住宿、外出活動等過程中，要提高安全意識，防范各類安全事故的發(fā)生。如遇自然災害、突發(fā)事件等緊急情況，應保持冷靜，及時采取有效的應對措施，并第一時間向公司報告。2.保險購買公司為員工購買出差期間的意外保險，以保障員工在出差過程中的人身安全。員工應按照公司要求提供準確的個人信息，以便順利辦理保險手續(xù)。如員工在出差期間發(fā)生意外事故，應及時向公司報告，并按照保險公司的理賠流程辦理理賠手續(xù)。公司將積極協(xié)助員工處理相關事宜，確保員工能夠得到及時的救助和賠償。九、費用報銷與結算1.報銷流程員工出差結束后，應在5個工作日內整理好出差期間的所有費用報銷憑證，包括發(fā)票、車票、機票、住宿發(fā)票、出差申請表、出差工作報告等，按照公司財務制度填寫《差旅費報銷單》。將《差旅費報銷單》及相關報銷憑證提交至所在部門負責人審核，部門負責人應認真審核報銷內容的真實性、合理性和合規(guī)性，簽署意見后報財務部門審核。財務部門對報銷憑證進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與員工溝通并要求補充或更正相關資料。審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門按照公司財務制度進行費用報銷和結算。2.報銷標準執(zhí)行財務部門在審核差旅費報銷時，應嚴格按照本制度規(guī)定的差旅費用標準進行審核，對于超出標準的費用不予報銷。如因特殊情況需要超標準報銷的，需經(jīng)分管領導批準，并在報銷憑證上注明超標準原因及審批情況。對于不符合公司規(guī)定的報銷憑證，如虛假發(fā)票、白條等，財務部門有權拒絕報銷，并按照公司相關規(guī)定進行處理。十、監(jiān)督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對員工的差旅費用報銷情況進行審計檢查，核實報銷憑證的真實性、合理性和合規(guī)性，檢查差旅費用是否嚴格控制在預算范圍內。對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本制度規(guī)定的行為，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。2.員工監(jiān)督鼓勵公司員工對差旅費用報銷情況進行監(jiān)督，如