人防合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人防合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與人防相關(guān)的各類合同，包括但不限于人防工程建設(shè)合同、人防設(shè)備采購合同、人防技術(shù)服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律審核，對合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作。對合同履行過程中出現(xiàn)的問題及時向相關(guān)部門反饋，并提出解決方案。負(fù)責(zé)收集、整理、保管合同相關(guān)資料，建立合同檔案。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的付款條款，確保付款方式、付款時間等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，及時核對款項(xiàng)收付情況。（二）各部門協(xié)作要求1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前應(yīng)及時與法務(wù)部門溝通，提交合同草案進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對合同草案進(jìn)行修改完善，確保合同條款合法合規(guī)。3.財(cái)務(wù)部門在審核合同付款條款時，如有疑問應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，確保付款安排合理可行。4.各部門在合同履行過程中應(yīng)密切協(xié)作，及時溝通信息，共同解決出現(xiàn)的問題。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出合同立項(xiàng)申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、對方當(dāng)事人、簽訂時間等基本信息，并附上相關(guān)背景資料。2.合同起草業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草工作，合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。3.合同審核業(yè)務(wù)部門將起草好的合同草案提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同草案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具《合同審核意見書》。法務(wù)部門主要審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及是否存在法律風(fēng)險等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對合同草案進(jìn)行修改完善，再次提交法務(wù)部門審核，直至合同文本符合要求。4.合同審批經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同草案，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程提交審批。審批流程根據(jù)合同金額大小、重要程度等確定，一般包括部門負(fù)責(zé)人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。如同意簽訂合同，應(yīng)在合同文本上簽字或蓋章；如不同意簽訂合同，應(yīng)說明理由并退回業(yè)務(wù)部門。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息準(zhǔn)確無誤，合同文本內(nèi)容與審批通過的版本一致。合同應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同主體資格審查業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的主體資格，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)文件，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履約能力。2.合同條款明確具體合同條款應(yīng)明確、具體、清晰，避免模糊不清或歧義性表述。對于合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款，應(yīng)詳細(xì)約定，確保雙方權(quán)利義務(wù)明確，便于合同履行和糾紛處理。3.合同附件完整性合同如有附件，應(yīng)確保附件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，與合同正文具有同等法律效力。附件應(yīng)包括但不限于技術(shù)方案、圖紙、清單、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)資料。4.簽字蓋章規(guī)范合同簽字蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保簽字蓋章的真實(shí)性、有效性。簽字人應(yīng)具有合法的授權(quán)，蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。四、合同履行管理（一）合同履行要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，確保合同標(biāo)的按時、按質(zhì)、按量交付或完成。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施，并向相關(guān)部門報(bào)告。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、交付或完成情況、付款情況等信息，以便及時跟蹤合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，確保各部門掌握合同變更情況，調(diào)整工作安排。（三）合同終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，合同自動終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評價。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定對合同資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。3.如合同終止后存在未結(jié)清的款項(xiàng)或其他遺留問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟進(jìn)處理，確保公司權(quán)益不受損害。五、合同風(fēng)險防范（一）常見合同風(fēng)險分析1.法律風(fēng)險：合同條款不符合法律法規(guī)要求，可能導(dǎo)致合同無效或部分無效，給公司帶來法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)損失。2.信用風(fēng)險：對方當(dāng)事人信用狀況不佳，可能無法履行合同義務(wù)，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失。3.履約風(fēng)險：合同履行過程中，因各種原因?qū)е乱环綗o法按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)，引發(fā)合同糾紛。4.付款風(fēng)險：合同付款條款不合理或?qū)Ψ酵涎痈犊睿赡苡绊懝举Y金周轉(zhuǎn)和正常經(jīng)營。（二）風(fēng)險防范措施1.加強(qiáng)法律審核：法務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)及公司規(guī)定對合同進(jìn)行法律審核，確保合同條款合法合規(guī)，防范法律風(fēng)險。2.做好信用調(diào)查：業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對對方當(dāng)事人的信用狀況進(jìn)行調(diào)查了解，評估其履約能力和信用風(fēng)險，避免與信用不良的企業(yè)簽訂合同。3.強(qiáng)化履約監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行過程的監(jiān)督管理，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決，確保合同順利履行。4.規(guī)范付款管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核合同付款條款，確保付款安排合理可行。在合同履行過程中，應(yīng)按照合同約定及時辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，防范付款風(fēng)險。5.建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制：公司應(yīng)建立合同風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和識別合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并采取相應(yīng)的防范措施。對重大合同風(fēng)險，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，共同研究解決方案。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.依法依規(guī)原則：合同糾紛的處理應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)及合同約定進(jìn)行，確保處理結(jié)果合法合規(guī)。2.協(xié)商解決優(yōu)先原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)首先通過協(xié)商方式解決，盡量避免訴訟或仲裁，降低糾紛處理成本。3.維護(hù)公司利益原則：在處理合同糾紛過程中，應(yīng)始終維護(hù)公司的合法權(quán)益，確保公司利益不受損害。（二）糾紛處理流程1.糾紛報(bào)告業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)及時向公司相關(guān)部門報(bào)告，并提交《合同糾紛報(bào)告表》，詳細(xì)說明糾紛的起因、經(jīng)過、現(xiàn)狀、涉及金額等情況。2.糾紛調(diào)查公司成立糾紛處理小組，對合同糾紛進(jìn)行調(diào)查了解，收集相關(guān)證據(jù)資料，分析糾紛原因，明確雙方責(zé)任。3.協(xié)商解決糾紛處理小組根據(jù)調(diào)查結(jié)果，與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，提出合理的解決方案，維護(hù)公司利益。4.仲裁或訴訟如協(xié)商無法解決糾紛，根據(jù)合同約定或法律法規(guī)規(guī)定，可選擇仲裁或訴訟方式解決。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與法務(wù)部門溝通，按照仲裁或訴訟程序辦理相關(guān)手續(xù)。5.糾紛處理結(jié)果跟蹤糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)跟蹤糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保公司權(quán)益得到有效維護(hù)。如對方未按照處理結(jié)果履行義務(wù)，應(yīng)及時采取措施申請強(qiáng)制執(zhí)行。七、合同檔案管理（一）檔案內(nèi)容合同檔案應(yīng)包括合同立項(xiàng)申請表、合同草案、合同審核意見書、合同審批表、合同文本、合同變更協(xié)議、合同終止證明、往來函件、糾紛處理資料等與合同相關(guān)的全部資料。（二）檔案整理與保管1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同檔案的整理工作，按照合同類別、簽訂時間等順序進(jìn)行編號、裝訂，確保檔案資料完整、有序。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的專用檔案柜中。檔案保管期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.合同檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案資料的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。2.因